La gestion de projets comporte son lot de défis. Qu'il s'agisse de parties prenantes difficiles ou de pénuries de ressources, un gestionnaire de projet doit savoir naviguer dans des situations délicates. Ce qui rend la tâche encore plus ardue, c'est que les gestionnaires de projet sont souvent confrontés à un grand nombre de tâches et à des délais stricts.
En fait, de nombreux chefs de projet récemment interrogée par le Digital Project Manager (gestionnaire de projet numérique) a admis que le manque de temps a été leur plus grand défi.
Si vous êtes un chef de projet qui souhaiterait que la machine à remonter le temps d'Hermione Granger soit disponible à l'achat, nous avons de bonnes nouvelles pour vous. Non, pas en ce qui concerne les fournitures magiques. Pour votre temps. Vous pouvez probablement optimiser votre travail en utilisant des applications robustes et en améliorant les processus de gestion de projet au sein de votre organisation. De plus, il vous aidera à atteindre vos objectifs professionnels.
Quels sont les principaux objectifs d'un gestionnaire de projet efficace ? Tout d'abord, ils veulent livrer leurs projets dans les délais et dans le respect du budget. En outre, ils espèrent améliorer des processus tels que la gestion des risques, l'estimation du projet ou la communication au sein de l'équipe. Comment pouvez-vous vous rapprocher de ces objectifs ?
Certes, vous devez continuer à travailler sur vos compétences en matière de résolution de problèmes, de leadership et de gestion de projets. Mais tout de même, Parfois, vous avez simplement besoin d'un outil qui vous permettra de gagner du temps et de travailler plus intelligemment. Dans cet article de blog, nous vous montrons comment Teamdeck, un logiciel de gestion des ressourcesIl aide les chefs de projet tout au long du cycle de vie du projet.
Un gestionnaire de projet efficace sait que chaque étape du projet contribue à sa réussite et à son impact global. Bien sûr, chaque projet a ses propres caractéristiques et défis, mais les principales phases du projet restent les mêmes. Voyons comment une application comme Teamdeck peut aider les chefs de projet à optimiser leur travail à chaque étape.
Les chefs de projet se rendent compte que l'allocation des ressources fait partie intégrante de la réussite du projet. Mettez les bonnes personnes sur les bons projets, et vous aurez plus de chances que le projet se déroule sans accroc.
Si l'affectation des membres de l'équipe aux projets est l'une de vos responsabilités en tant que chef de projet, vous savez que la tâche peut être très ardue. Lorsque votre entreprise est petite, vous connaissez probablement tous les employés, mais lorsque le pool de ressources s'agrandit, vous pouvez facilement vous perdre et commencer à vous poser des questions : "Qui serait la bonne personne pour ce projet ?"
Teamdeck vous fournit un calendrier des ressources de l'entreprise où vous pouvez consulter une liste d'employés. Cependant, vous avez besoin d'en savoir plus sur eux que leur simple nom pour prendre une décision éclairée quant à leur intégration dans votre équipe. Selon les besoins de votre organisation, vous pouvez ajouter des catégories personnalisées et saisir davantage d'informations sur les membres de votre équipe : leurs compétences techniques, leur niveau d'ancienneté, leur lieu de résidence, etc. En tant que chef de projet, vous pouvez également voir les projets antérieurs auxquels une personne donnée a participé dans votre entreprise, ce qui peut s'avérer utile dans les cas suivants l'allocation des ressources à un projet similaire.
Un autre défi auquel les gestionnaires de projet sont confrontés lors de la planification du projet consiste à traduire les estimations en un calendrier. Bien sûr, vous savez que la phase de conception prendra, disons, 120 heures, mais vous ne pouvez pas simplement supposer qu'elle durera trois semaines. Vous devez tenir compte des jours fériés, des vacances des employés et de la capacité actuelle des personnes. Un calendrier des ressources contenant des données sur les réservations en cours et les congés prévus sera très utile à cet égard. Vous pouvez facilement établir le calendrier d'un projet et vérifier s'il est conforme aux dates importantes du projet.
Les gestionnaires de projet efficaces savent qu'il est essentiel de demander à votre client quelles sont les échéances externes que votre équipe doit respecter, par exemple une campagne de marketing coordonnée par une autre agence. Il se peut que vous deviez négocier certaines de ces dates avec votre client ou modifier la portée du projet, mais il est préférable de le savoir dès le début du projet.
Une fois le projet lancé, un bon gestionnaire de projet doit être au courant des différents aspects du processus. De la gestion de la disponibilité changeante de votre équipe à la supervision du budget, Teamdeck vous aidera à travailler de manière productive.
Les gestionnaires de projet efficaces savent que planifier le calendrier d'un projet est une chose, mais qu'il faut toujours garder la main et procéder à des ajustements si nécessaire. L'une des choses qui vous aidera à garder le contrôle sur le calendrier de votre projet et sur le rythme de travail des personnes / ressources capacité est la visibilité des horaires de vacances des membres de votre équipe. Teamdeck vous offre cette possibilité : vous pouvez voir les vacances autorisées et les congés payés des membres de votre équipe. demandes de congés dans le calendrier des ressources.
Toutes les absences ne pouvant être planifiées longtemps à l'avance, il est préférable que vous soyez informé des nouvelles demandes de congé (via Slackpar exemple). Vous éviterez ainsi de réserver deux fois la même personne, et vous aurez la possibilité de modifier l'ensemble du programme si nécessaire.
Équilibré l'utilisation des ressources est essentiel au bien-être de votre équipe. Les employés ne peuvent pas donner le meilleur d'eux-mêmes s'ils travaillent trop. Cependant, les employés ne peuvent pas donner le meilleur d'eux-mêmes lorsqu'ils sont surchargés de travail, sous-utilisation rend également votre équipe malheureuse. De plus, aucun de ces cas n'est bon pour l'entreprise. En tant que chef de projet, vous devez surveiller l'utilisation des ressources. C'est plus facile lorsque le heures supplémentaires est clairement indiqué, comme c'est le cas dans Teamdeck. La sous-utilisation est également facile à repérer car vous voyez exactement la capacité restante des personnes.
Pourquoi est-il important de suivre l'utilisation des personnes par le biais d'un calendrier central des ressources ? Un calendrier rapport sur la feuille de temps du projet faire le travail ? Rapports de projet sont tout à fait utiles. Nous en parlerons plus en détail dans la section suivante de ce billet de blog. Cependant, vous devez surveiller la charge de travail totale de votre équipe, et pas seulement le projet que vous gérez (lire à propos de gestion de la charge de travail).
Imaginez une situation où un employé enregistre le "bon" nombre d'heures dans ses feuilles de temps pour votre projet et consacre du temps supplémentaire à d'autres projets, comme la formation d'un nouvel employé. Vous pouvez facilement manquer cela si vous n'analysez que les feuilles de temps de votre projet. En examinant les feuilles de temps de Teamdeck calendrier des ressourcesEn revanche, vous verrez tous les projets dans lesquels une personne est impliquée.
Le contrôle du budget est un élément important d'une gestion de projet réussie. Les gestionnaires de projet doivent connaître le montant des coûts générés jusqu'à présent, à tout moment du projet. Pour que ces calculs soient précis, les membres de l'équipe doivent suivre leur travail, idéalement en temps réel.
Comment Teamdeck peut aider ici ? Pour commencer, nous offrons un moyen pratique pour les employés de remplir leurs feuilles de temps à l'aide d'un tracker de temps mobile ou d'une application web. En plus de cela, vous pouvez créer un rapport sur les coûts du projet qui sera mis à jour automatiquement chaque fois qu'il y aura une nouvelle entrée de temps dans la feuille de temps. C'est un gain de temps considérable : vous établissez ce rapport une fois, au début du projet, et vous le vérifiez ensuite régulièrement au lieu de refaire les calculs.
Il est essentiel de trouver un juste équilibre entre les activités facturables et non facturables. En effet, si vos employés consacrent trop de temps à des tâches non facturables, le projet risque de ne pas être rentable. En tant que chef de projet, vous êtes avantagé lorsque vous connaissez la répartition des activités suivantes heures facturables et non facturables. Avec Teamdeck, c'est possible.
Lorsque votre équipe enregistre son temps, elle peut étiqueter les entrées de temps avec des étiquettes telles que heures supplémentaires approuvées, non facturables, r&detc. Vous pouvez définir vos propres balises en fonction des besoins de votre entreprise. Un chef de projet peut voir la répartition des différentes balises dans la base de données de son équipe. rapport sur les feuilles de temps.
Tout au long du projet, vous développerez probablement des idées pour améliorer gestion du flux de travail des projets ou l'ajustement des processus de gestion de projet. Il arrive que les membres de votre équipe suggèrent eux-mêmes différentes idées d'optimisation. Par exemple, ils peuvent signaler que la communication avec les clients prend beaucoup de leur temps précieux. Lorsque votre entreprise utilise Teamdeck, vous pouvez toujours creuser dans les données pour vous assurer qu'une observation donnée est correcte. Les étiquettes des feuilles de temps peuvent vous montrer exactement combien de temps votre équipe consacre aux réunions avec les clients, de sorte que vous saurez s'il y a place à l'amélioration.
La clôture du projet est le moment où le chef de projet peut regarder en arrière et analyser l'ensemble du projet. L'un des rapports que nous recommandons de créer est la comparaison entre les heures estimées et les heures réelles.
Il vous permet de vérifier si les estimations de votre équipe étaient exactes et de repérer les étapes présentant les écarts les plus importants entre les heures planifiées et les heures suivies. Par exemple, il peut s'avérer que la phase de conception est notoirement sous-estimée dans différents projets. Peut-être les personnes chargées de l'estimer devraient-elles ajouter une marge supplémentaire à leurs estimations initiales ?
Une telle analyse sera utile non seulement pour vous, mais aussi pour les autres chefs de projet et la direction de votre entreprise. Elle peut aider tout le monde à éviter les erreurs du passé et à s'assurer que des pratiques de gestion de projet efficaces sont présentes dans les futurs projets de votre entreprise.
Une excellente application ne remplacera pas les compétences en leadership ou la capacité à communiquer avec les membres de votre équipe. En revanche, elle peut vous aider à accroître votre productivité, à repérer à temps les tendances alarmantes ou à vous concentrer sur l'amélioration de la qualité de votre travail. automatiser certaines de vos tâches de gestion de projet. Le résultat ? Un processus de gestion de projet efficace qui a un impact positif sur les résultats de votre entreprise et sur le bien-être de votre équipe.
Vous voulez devenir un chef de projet efficace ? Essayez Teamdeck ! Essai GRATUIT de 30 jours.
Le calendrier des ressources (ou calendrier de gestion de projet, ou calendrier de planification de projet, logiciel de planification des ressources) vous permet de planifier, de gérer et d'allouer les ressources de manière plus efficace et efficiente - surtout si Microsoft Excel a joué un rôle prépondérant dans votre...
Quel est l'objectif ultime des chefs de projet ? Réussir leurs projets. Les chefs de projet eux-mêmes admettent que cela n'arrive pas très souvent : selon la dernière enquête Pulse of the Profession, moins de 60% des projets sont achevés soit...
La gestion des capacités est une stratégie utilisée par les entreprises pour utiliser au mieux l'efficacité de la production par rapport à la demande d'un service ou d'un produit. L'objectif final de la gestion des capacités est le suivant : Identifier et...