Les feuilles de temps ont rarement bonne presse auprès des employés. Il est vrai qu'elles sont souvent à la hauteur de leur mauvaise réputation : personne n'aime signer une tonne de papiers juste pour "prouver" qu'il a effectué un certain temps de travail. D'un autre côté, les feuilles de temps peuvent être réellement bénéfiques pour les managers et les membres de leur équipe.
Que retiendrez-vous de cet article ?
Commençons par la question qui nous occupe :
C'est simple : la gestion des feuilles de temps est une pratique de contrôle et d'analyse des feuilles de temps des employés et du suivi du temps (heures de travail enregistrées). Il peut également s'agir de prendre différentes mesures, par exemple de calculer la paie des employés ou de facturer le client sur la base de ces feuilles de temps.
Le temps de travail était autrefois résumé sur une feuille de papier, d'où le nom de feuille de temps. Aujourd'hui, les feuilles de temps en ligne sont beaucoup plus populaires, bien qu'il y ait plusieurs options ici aussi : des simples feuilles de calcul aux outils logiciels dotés d'une intelligence artificielle.
Comme je l'ai mentionné au début de cet article, les feuilles de temps sont réputées pour être plutôt impopulaires parmi les employés. Plongeons dans ce sujet et essayons de répondre à une question qui revient souvent :
Pas nécessairement, mais il y a certainement des cas où les feuilles de temps sont une véritable perte de temps qui peut grandement contribuer à l'insatisfaction des gens à l'égard de leur lieu de travail.
Historiquement, les feuilles de temps ont été un moyen de prouver que les gens ont effectivement fait leur travail. C'est là que les choses deviennent problématiques. Tout d'abord, cela peut facilement créer une culture dans laquelle les gens ont l'impression que leurs feuilles de temps sont plus importantes que les effets de leur travail. Il n'est pas agréable de devoir prouver que l'on a travaillé ou que l'on est surveillé (et chronométré) de si près par ses supérieurs.
De plus, cela n'incite pas les gens à être plus efficaces au travail. Pourquoi chercher une meilleure solution si l'on peut simplement enregistrer plus de temps dans la feuille de temps (et éventuellement être mieux payé) ?
Cela ne veut pas dire que payer à l'heure est nécessairement mauvais, même dans le cadre d'un projet. Bien que nous n'entrions pas dans les détails de l'utilisation des feuilles de temps pour déterminer les revenus mensuels d'une personne, nous comprenons qu'il s'agit d'un cas d'utilisation important pour les entreprises qui travaillent, par exemple, avec des free-lances. C'est pourquoi nous avons créé une rubrique distincte guide sur le calcul de la masse salariale des employés.
Enfin, les gens sont vraiment incapables de se souvenir du temps qu'ils ont réellement passé à travailler sur quelque chose. C'est pourquoi remplir des feuilles de temps à la fin de la semaine ou, pire encore, du mois, s'apparente davantage à l'écriture d'une fanfiction qu'à la collecte de données fiables.
En définitive, on peut dire que les feuilles de temps n'ont que peu d'effet, à moins que.. :
Ce dernier aspect mérite d'être souligné, car de nombreuses équipes s'appuient encore sur de simples feuilles de calcul pour effectuer le travail (la plupart des entreprises ont heureusement abandonné les feuilles de papier). C'est un pas dans la bonne direction puisqu'un document en ligne peut être facilement mis à jour et consulté par plusieurs membres de l'équipe en cas de besoin, mais il s'agit toujours d'une feuille à remplir, ce qui n'est pas la chose la plus pratique à faire.
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Les outils modernes de suivi du temps de travail des employés sont souvent dotés de dispositifs de démarrage et d'arrêt qui peuvent être activés et désactivés d'un simple clic. D'autres proposent des balises qui enregistrent automatiquement les entrées et sorties.
Du point de vue de la gestion, un autre aspect important est que la Le logiciel de projet de feuille de temps est associé à un outil de gestion des congés. Les personnes doivent pouvoir enregistrer leur temps de travail et leur temps libre, sinon vous risquez de vous inquiéter des feuilles de temps vides d'une personne qui est juste en vacances.
L'utilisation d'un logiciel qui sert également de calendrier pour votre équipe vous permet de comparer les heures de travail planifiées avec les heures enregistrées. Les chefs de projet qui s'appuient sur des données peuvent utiliser ces informations pour évaluer l'état de leur projet et déterminer s'il y a lieu de procéder à des ajustements.
Ce n'est qu'un exemple de comment la gestion des feuilles de temps peut aider les gestionnaires de projets Il y a d'autres avantages à utiliser les feuilles de temps de votre équipe. En fait, je vais consacrer la prochaine section à des idées sur la manière dont vous pouvez utiliser les feuilles de temps de votre équipe au profit de l'équipe et du projet.
Un outil indispensable pour les entreprises qui travaillent en régie. Étant donné que vous facturez à vos clients le travail effectué par votre équipe dans le cadre du projet, vous pouvez simplement utiliser leurs feuilles de temps comme base de votre facture. De nombreux outils de gestion des ressources vous permettent d'exporter les données des feuilles de temps ou de les partager avec des tiers.
L'analyse des feuilles de temps de votre équipe est une excellente occasion d'approfondir les données et d'identifier les possibilités d'amélioration. De nombreux logiciels de suivi du temps offrent la possibilité d'étiqueter les entrées de temps enregistrées avec des catégories prédéfinies ou d'y ajouter des commentaires. Vous pouvez ainsi analyser le temps que votre équipe consacre à des activités non facturables. Il est vrai qu'une grande partie de ce temps est probablement justifiée, mais vous pouvez également observer des tendances inquiétantes. De quoi s'agit-il ? Une abondance de réunions peut être un signal d'alarme. Les personnes qui passent beaucoup de temps à effectuer des tâches administratives en sont un autre. Il pourrait s'avérer que l'investissement dans des outils de collaboration ou de partage des connaissances permette d'économiser de l'argent à long terme. Le moral de votre équipe bénéficiera également d'un processus plus solide.
Les données historiques, telles que les feuilles de temps, peuvent également être utilisées pour prévoir les besoins en matière de recrutement. En examinant les chiffres des années ou des mois précédents, les entreprises sont en mesure de repérer les tendances qui sont susceptibles de se reproduire. Un des clients de Teamdeck remarqué que les employés possédant des compétences spécifiques sont plus demandés au cours de certains mois. Lisez comment créer votre propre rapport de feuilles de temps pour les prévisions en matière de ressources humaines ici.
Parfois, les difficultés rencontrées dans le cadre d'un projet sont assez faciles à déceler à la simple lecture des feuilles de temps enregistrées. Par exemple, des personnes peuvent commencer à faire beaucoup d'heures supplémentaires afin de respecter les étapes suivantes.
Toutefois, il est bon de comparer régulièrement les heures de travail enregistrées par votre équipe avec le calendrier prévisionnel. Vous pourrez ainsi repérer les incohérences avant qu'elles n'entraînent un dépassement des délais.
Une autre chose importante à garder à l'esprit lorsqu'il s'agit de la gestion des feuilles de temps est que les feuilles de temps ne peuvent pas remplacer une communication régulière avec votre équipe.
Les chiffres vous indiquent qu'il se passe quelque chose. Mais pour comprendre le "pourquoi", vous devez en discuter avec l'équipe du projet. Non seulement vous pourrez aller au fond du problème, mais c'est aussi un excellent moyen d'instaurer une culture d'entreprise dans laquelle les employés sont réellement entendus et respectés. Ainsi, ils seront moins enclins à considérer les feuilles de temps comme un mal nécessaire au-dessus de leur tête.
Feuilles de temps ne vous diront pas à elles seules tout ce que vous devez savoir sur l'efficacité de votre équipe ou la qualité du travail, mais elles peuvent fournir des signaux importants sur lesquels les chefs de projet doivent agir. La mise en place d'une politique délibérée et transparente de gestion des feuilles de temps, soutenue par une communication ouverte avec votre équipe, vous aidera à garder vos projets sous contrôle tout en maintenant un niveau élevé de satisfaction des employés.
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