Maîtriser l'art subtil de la gestion de la charge de travail est une tâche importante pour plusieurs fonctions axées sur les projets dans les entreprises. Les chefs de service ou les cadres s'occupent souvent de l'attribution des projets et de la gestion de la charge de travail à l'échelle de l'entreprise, tandis que les chefs de projet doivent assigner des tâches à leurs équipes de projet. Quelle que soit l'échelle, les principales stratégies pour une gestion réussie de la charge de travail reposent sur les mêmes principes.
Ce que vous obtiendrez grâce à cet article :
Les significations de la gestion de la charge de travail et la philosophie qui les sous-tend
Le rôle des logiciel de gestion des ressources dans les processus de gestion de la charge de travail
Quelles sont les stratégies de planification de la charge de travail les plus efficaces ?
Comparons quelques définitions avant de vous présenter quelques suggestions relatives aux outils de gestion de la charge de travail (ou de planification de la charge de travail - si vous préférez, les deux signifient la même chose).
Chacune d'entre elles renseigne sur le rôle non pas d'un chef de projet ou d'un leader, mais d'un ou de plusieurs employés dans des projets complexes. Ce qui attire l'attention, c'est la division entre l'équipe et l'employé. Quelques-uns d'entre eux se concentrent sur une équipe et des employés. Mais seul Forecast - notre proche concurrent sur le marché des outils de gestion de la charge de travail - considère qu'il s'agit d'un employé particulier. Quelle est la meilleure philosophie ? Comment analyser les performances de chaque employé ? Qu'est-ce qui est mis en avant par l'un ou l'autre d'entre eux ? Voyons cela de plus près.
Le terme "gestion de la charge de travail" désigne le processus d'attribution des tâches aux employés et à leurs familles. s'assurer qu'ils disposent de suffisamment de temps pour les réaliser.
La gestion de la charge de travail consiste à distribuer et à organiser efficacement le travail au sein des équipes.
Se soucier du temps des employés (qui leur permettra d'accomplir leurs tâches) - il s'agit d'une suggestion de Teamhood - outil de gestion de la charge de travail. On peut dire que gérer efficacement la charge de travail d'une équipe signifie que le responsable est capable de fixer des délais réalisables. Mais comment éviter les délais irréalistes ou sur quoi se baser si l'on veut prioriser le travail et assigner d'autres tâches ? Laissons ces questions sans réponse pour l'instant et passons à autre chose.
En paraphrasant les mots de l'outil de gestion de la charge de travail Asana - notre concurrent et fournisseur d'outils de gestion de la charge de travail - par gestion de la charge de travail, ils entendent non seulement la distribution et la mesure du travail, mais aussi l'efficacité du processus de gestion de la charge de travail. Ils suggèrent que le processus de gestion de la charge de travail est effectué de manière efficace. L'outil de gestion de la charge de travail augmente l'exécution du travail des employés (ou des ressources, comme nous pourrions le dire) et - ce qui est très intéressant et mérite d'être pris en compte - il permet d'améliorer la qualité de l'exécution du travail. leur satisfaction. À la fin de chaque journée, l'employé est plus satisfait qu'accablé.
L'entreprise met l'accent sur l'amélioration des performances professionnelles des employés et (ce qui est le plus important si l'on envisage une relation à long terme avec un employé particulier) sur la satisfaction à la fin de la journée. Satisfaction pour les deux parties : pour le manager et pour son équipe.
Plusieurs questions relatives aux outils de gestion de la charge de travail et à l'avancement des projets se posent ici. Tout d'abord, le bien-être d'un employé découle également de ce qui se passe dans sa vie personnelle, sur laquelle nous n'avons que peu d'influence. Deuxièmement, il faut avoir une relation suffisamment bonne avec lui pour savoir exactement ce qui, dans ou par le travail, le satisfait (ce qui n'apparaît pas toujours dans les déclarations d'un employé qui, sous la pression du travail, n'est peut-être pas disposé à parler de tout de peur que je veuille faire autre chose que ce qu'il a à faire en ce moment). Enfin, et c'est peut-être le plus important, comment mesurer cette satisfaction ? Comment choisir les meilleurs outils de gestion de la charge de travail ?
L'outil de gestion de la charge de travail consiste à assigner des tâches à une équipe de manière à tirer le meilleur parti de ses compétences et de ses capacités et à lui permettre d'obtenir les meilleures performances et de produire des résultats de la plus haute qualité.
Smartsheet suggère - un autre projet outil de planification et notre concurrent - à première vue - quelque chose de plus concret sur ce qui doit être fait. Ces outils de gestion de la charge de travail mettent également l'accent sur les compétences du chef de projet et sur leur lien étroit avec les performances de l'équipe. Mais seulement les compétences qui sont utiles pour faire ressortir les compétences des employés et leur donner un espace pour évoluer. Comment faire ? Comment augmenter la performance des employés et les compétences utiles à l'entreprise à un moment donné ?
La gestion de la charge de travail est (...) ce que nous appelons la capacité à distribuer travailler de manière égale, en donnant à chaque employé sa juste part et pas plus. À moins qu'un cas particulier ne nécessite un surcroît de travail, vous ne devez pas surcharger qui que ce soit. Les outils de gestion de la charge de travail peuvent vous aider.
Il s'agit là de la définition la plus controversée. L'entreprise Forecast va beaucoup plus loin et donne également des informations sur le rôle de la compétence. Mais la capacité vise à distribuer le travail de manière égale et de façon à ce que chaque employé reçoive une "part équitable" - quelle qu'en soit la signification. Un bon outil de gestion de la charge de travail peut être utile à cet égard.
Mais en fin de compte, nous savons qu'il s'agit de ne surcharger personne, à l'exception de cas très particuliers - mais quelles sont les tâches importantes ? Chaque tâche n'est-elle pas très importante ? Le travail de chacun peut-il être égal ? Qu'en est-il des différences d'expérience, de la complexité du projet, des exigences telles que le moment où les tâches doivent être effectuées et, surtout, de la rentabilité de l'entreprise (certains projets sont plus importants que d'autres ; certains d'entre eux nécessitent plus de temps pour atteindre le résultat escompté) ? Chaque lecteur de cet article sur les outils de gestion de projet et de gestion de la charge de travail sait que les besoins de l'entreprise déterminent ce qui doit être fait et ce qui peut être considéré comme un "cas particulier". Point à la ligne.
Le rôle d'au moins une bonne ressource gestion de la charge de travail est d'aider non seulement à mesurer la performance des équipes et à planifier les ressources, mais aussi à gérer la charge de travail.
Chacun a sa propre vision de la gestion efficace de la charge de travail d'une équipe. Chacun insiste sur deux points : les outils de gestion de la charge de travail sont importants.
Tout d'abord, la gestion de la charge de travail est un processus, qui prend du temps en raison des nombreuses questions et explications qui sont utilisées pendant un certain temps.
Deuxièmement, une gestion efficace et intelligente de la charge de travail suppose qu'un dirigeant dispose d'un ensemble particulier de compétences qui aident les membres de l'équipe à atteindre les objectifs commerciaux individuels qu'ils attendent, voire parfois des objectifs très personnels. Quel type de compétences et quelle sera la base de la prise de décision ?
Processus - en raison du grand nombre de questions et de réponses ; les bons choix dépendent des connaissances ou de l'expérience d'un dirigeant particulier
Attribution des tâches aux membres de l'équipe et maintenir la performance de l'équipe et l'avancement du projet
Ensemble des - disons - compétences en matière de gestion de la charge de travail (nous pourrions ajouter "interpersonnel" ou simplement "l'ensemble des compétences non techniques" - parce que ce n'est pas clair dans les significations données ci-dessus)
Prendre soin des membres de l'équipe (parce que c'est la raison pour laquelle ils sont performants avec un résultat attendu pour une entreprise). Voici deux défis à relever. Le premier est la question de savoir si, en tant que dirigeant, vous devez vous occuper davantage d'une équipe ou d'un travailleur en particulier. Deuxièmement, le mot "care" a également plusieurs significations dans chacune des citations susmentionnées. Voici donc une autre question : qu'est-ce qui doit être dans l'œil du dirigeant lorsqu'il gère la charge de travail de chacun ?
Les meilleurs outils de gestion de la charge de travail - ils peuvent aider à la gestion de projet
Vous ne vérifiez pas la capacité et la charge de travail de l'équipe actuelle (planification de la capacité des ressources)
Vous n'attribuez pas les tâches en fonction des priorités et des compétences des employés
Vous ne pensez pas aux modifications et aux réaffectations
Vous êtes "réfractaire à la connaissance" et ne voulez pas apprendre des meilleurs.
Vous ne pensez pas à l'Agile
Vous ne pensez pas à utiliser un outil de gestion de la charge de travail ou un logiciel de gestion de projet.
Surréservation (ou sous-réservation)
Moins de productivité et d'efficacité
Plus de stress et d'anxiété
Plus de procrastination
Moins d'engagement et possibilité de quitter l'équipe
Mais plus sérieusement, pourquoi la gestion de la charge de travail est-elle importante ? Le suivi de la charge de travail actuelle et du travail de l'équipe (en particulier des équipes à distance) aide les chefs de projet à repérer plus tôt les tendances et les domaines problématiques, ce qui leur donne une chance de résoudre les problèmes avant qu'ils ne s'aggravent. La possibilité d'allouer des ressources, d'ajuster les calendriers des projets ou d'améliorer la gestion de la charge de travail est ainsi facilitée.Le plan d'exécution, en particulier, si vous pouvez utiliser les meilleurs outils de gestion de la charge de travail et les outils de gestion de projet..
Quelles sont les stratégies de gestion de la charge de travail les plus efficaces ?
La connaissance est l'élément essentiel de la mise en œuvre de la gestion de la charge de travail et de l'utilisation d'outils de gestion de la charge de travail de l'équipe. Il existe de nombreuses causes potentielles de déséquilibre de la charge de travail (par exemple, une mauvaise gestion du flux de travail, une mauvaise répartition des tâches, des estimations de projet inexactes, la sous-performance de certains membres de l'équipe) et, pour résoudre le problème, vous devez comprendre d'où il vient. Il est préférable d'être conscient de ce qui suit :
Que faut-il faire au niveau du projet ?
Qui est censé travailler sur quoi,
Comment la charge de travail réelle se compare-t-elle aux estimations du projet ?
La partie "ce qui doit être fait" peut être couverte par la documentation du projet ou par un logiciel de gestion de projet. Chez Teamdeck, où nous pouvons assigner des tâches, nous utilisons Jira pour suivre toutes les tâches de notre carnet de commandes. De cette manière, nous savons ce qui doit être fait (et dans quel délai). D'autres outils populaires pour la gestion de projets et de tâches sont Trello, Asana et Podio.
Pour le suivi de la charge de travail, en revanche, je recommande de mettre en place un fichier calendrier des ressources. Bien que certains outils de gestion des tâches soient dotés de fonctions de gestion d'équipe, de nombreuses entreprises décident d'utiliser un logiciel de gestion de la charge de travail.
Son objectif est de répartir le travail entre les employés, de suivre la charge de travail et de gérer les absences. La gestion de projet et outils de planification des capacités peuvent souvent être intégrés l'un à l'autre, de sorte qu'il n'est pas nécessaire de saisir les données deux fois ou de s'inquiéter de la perte d'informations.
Un calendrier des ressources vous donne la visibilité nécessaire sur la charge de travail actuelle, passée et future de votre équipe. Tous vos employés y sont répertoriés, ainsi que les projets qui leur sont attribués.
Lorsque vous parcourez le calendrier des ressources de votre équipe, soyez attentifs aux éléments suivants :
Heures supplémentaires
Différences entre le temps de travail planifié et le temps de travail effectif
Salariés n'ayant pris que peu ou pas de jours de vacances (à l'exception des congés de maladie)
Voici les signaux d'alerte les plus courants qui peuvent vous inciter à prendre des mesures. Certains outils de gestion de projets de ressources vous avertissent des heures supplémentaires ou de la surutilisation des employés :
Le logiciel de gestion de projet Teamdeck vous permet de créer un rapport sur la charge de travail, mis à jour en temps réel et doté de fonctionnalités avancées. Il est plus pratique que l'affichage du calendrier lorsqu'il s'agit de comparer les heures estimées avec le temps réel suivi.
Tout d'abord, essayez de déterminer l'origine du problème et vérifiez si vous utilisez un bon logiciel de gestion de projet pour la gestion des tâches. Parfois, les heures supplémentaires sont dues au fait que le projet a été sous-estimé au départ, alors que dans d'autres cas, c'est un membre de l'équipe peu performant (ou pas assez compétent) qui est à l'origine des retards.
Lorsque la charge de travail n'est pas répartie uniformément au sein de l'équipe, vérifiez si vous pouvez attribuer les tâches quotidiennes aux employés les moins occupés, à l'aide d'un logiciel de gestion de projet. Ce n'est pas toujours possible, notamment en cas de conflit de compétences ou d'expérience. Dans ce cas, vous pouvez essayer de faire appel à une aide indépendante ou de répartir les employés entre plusieurs projets.
La comparaison entre le temps de réservation et le temps des feuilles de temps est l'indicateur utilisé pour la gestion et l'optimisation de la charge de travail.
Gardez toutefois à l'esprit qu'une nouvelle personne, même un professionnel très expérimenté, aura besoin d'un certain temps pour se familiariser avec le projet et ses exigences, et que ce n'est donc pas toujours la solution la plus rapide. Il est bon que les outils soient dotés de fonctions avancées.
Si toute l'équipe est surchargée de travail et que cela n'est pas dû à un goulot d'étranglement au sein de l'équipe, mais plutôt à une modification des exigences ou à des estimations inadéquates, vous devrez peut-être négocier le calendrier de ce projet. Il se peut que le délai ne soit pas extensible, auquel cas vous pouvez essayer de réduire la durée du projet en recourant, par exemple, à la procédure accélérée. Il s'agit d'une pratique qui consiste à faire se chevaucher certaines tâches d'un projet qui devaient initialement se dérouler l'une après l'autre :
Dans l'article Techniques de planification de projets vous trouverez une liste de suggestions utiles pour gérer efficacement une charge de travail. (Mais cela ne veut pas dire qu'elle vous évitera d'utiliser des logiciel de planification des ressources).
Il existe des moyens de faire face aux problèmes de charge de travail lorsqu'ils surviennent, mais il est certainement préférable de les prévenir à l'avance. C'est pourquoi une approche fondée sur les données et une culture d'équipe sont des éléments essentiels d'une gestion efficace de la charge de travail.
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