La mise en place de projets avec des équipes virtuelles nécessite un ensemble de compétences, de tactiques et d'outils de communication différents de ceux nécessaires au lancement d'un projet impliquant des employés internes. Chez Apptension, l'éditeur de logiciels à l'origine de Teamdeck (l'outil d'aide à la création d'entreprise de logiciel de gestion des ressources), nous travaillons également avec des employés à distance. Et nous ne parlons pas des programmeurs situés dans les villes voisines.
Dans cet article, nous allons vous expliquer comment.. :
Les membres de notre équipe vivent et travaillent dans différents pays et fuseaux horaires, y compris au Japon et au Royaume-Uni. Nous connaissons les avantages et les inconvénients qu'il y a à travailler avec des personnes avec lesquelles on ne peut pas simplement se réunir dans une pièce et parler à propos de le projet. Ou encore se retrouver après le travail pour fêter un nouveau sprint réussi (ce qui, soit dit en passant, est très important pour constituer une équipe soudée).
Avant d'aborder ce sujet, résumons rapidement ce que sont les équipes virtuelles et si c'est vraiment une tendance émergente dans le recrutement et la gestion des employés.
Les équipes virtuelles sont des groupes d'employés qui travaillent sur le même projet à partir de différents endroits et qui communiquent entre eux par courrier électronique ou par des applications de messagerie.
Le travail à distance est de plus en plus courant dans les entreprises qui font appel à des travailleurs intellectuels, qui peuvent travailler de n'importe où, souvent avec un simple ordinateur portable et une bonne connexion Wi-Fi.
Selon la statistiques officielles mentionnées par la BBCEn 2016, plus de quatre millions de Britanniques ont travaillé à domicile. Le travail à distance permet d'économiser de l'argent pour les personnes qui n'ont pas besoin de faire la navette ou de louer un appartement dans une ville donnée.
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Qu'en est-il des "nomades numériques" ? D'après le Enquête sur les nomades numériquesParmi les personnes interrogées, 52% se considèrent comme "indépendantes du lieu de travail", tandis que les 40% restantes aimeraient l'être. Les nomades numériques aiment travailler à domicile (67%), dans des cafés (36%) et des espaces de coworking (33%), et visitent même jusqu'à 5 à 10 pays par an (30% des personnes interrogées).
La tendance générale à la flexibilité du travail, y compris les équipes virtuelles, a été reconnue dans le rapport du Forum économique mondial intitulé "La flexibilité du travail".L'avenir des emplois'. Les auteurs soulignent la nécessité de "redéfinir la frontière entre le travail et la vie privée". Si le travail à distance peut aider les employeurs à trouver et à embaucher plus facilement des travailleurs talentueux, et les employés à vivre leur vie de manière plus indépendante, il reste un problème à résoudre :
"Le défi pour les employeurs, les individus et les gouvernements sera de trouver les moyens de s'assurer que la nature changeante du travail profite à tous".
L'accessibilité croissante de l'internet, les solutions basées sur le nuage telles que Citrix ou Alternatives à Amazon WorkSpaces Pour le travail collaboratif, l'essor des espaces de coworking a rendu le travail en équipes virtuelles encore plus facile. Avec les bonnes tactiques et les bons outils de gestion, ces équipes ne sont pas si difficiles.
Lisez la suite pour savoir comment gérer des équipes virtuelles dans le cadre d'un projet.
Transformer en équipe un groupe d'individus qui ne se sont jamais rencontrés est un véritable défi.
Paradoxalement, on dit qu'il faut le faire, si possible, réunir l'équipe physiquement dès le début. Une réunion en face à face peut aider à gestion d'une équipe de projetIl s'agit d'apprendre à se connaître et à construire la confiance et les relations.
Si ce n'est pas possible, ne vous inquiétez pas. Faites de votre mieux pour aider vos employés à distance à développer un esprit d'équipe virtuel, par exemple en créant des groupes de discussion destinés à transmettre les "moments de fraîcheur". Vos employés peuvent y avoir des conversations décontractées, en échangeant des idées qui ne sont pas nécessairement liées aux projets qu'ils mènent.
Comme nous utilisons Slack pour la plupart de nos communications quotidiennes, nous avons créé le canal #internal où se déroulent des conversations informelles. En outre, nous encourageons nos employés à créer leurs propres canaux, à se concentrer sur les sujets qui les intéressent, puis à inviter d'autres collègues partageant les mêmes idées. Les gens peuvent également apprendre à se connaître par le biais d'activités amusantes. Il y a des jeux conçus spécifiquement pour les équipes à distance. Ils sont parfaits pour briser la glace au début de votre projet.
Lorsqu'on travaille avec des équipes à distance, il est très important de favoriser la camaraderie entre les employés afin qu'ils soient plus enclins à travailler ensemble, à partager leurs connaissances et à s'entraider dans le cadre d'un projet.
La réussite du lancement d'un projet dépend de deux facteurs :
Plus vous serez en mesure de le faire, plus il sera facile pour votre équipe de répondre aux attentes.
L'une des principales différences entre le lancement d'un projet avec une équipe virtuelle et la gestion d'une équipe interne est qu'il faut veiller à éviter la microgestion.
Commencez par fixer des objectifs clairs et précis pour votre projet. Expliquez-les clairement à toutes les personnes impliquées dans le processus afin d'éviter toute confusion et toute question individuelle par la suite. Utilisez des tableaux partagés tels que Jira ou Trello pour attribuer les tâches afin que tous les employés puissent savoir qui est responsable de quoi.
Lors de l'attribution des tâches, tenez compte de la disponibilité des employés. En travaillant avec des équipes virtuelles, vous devez garder à l'esprit ce qui suit :
En regroupant tous ces éléments, le calendrier partagé vous aidera à maintenir le bon déroulement du projet. Vous pourrez également éviter les retards causés par l'absence de certains membres de l'équipe, qui n'ont pas été inclus dans le flux de travail.
Il est essentiel d'établir un processus de communication clair dès le départ lorsque l'on travaille avec des équipes à distance.
Étant donné que la majorité de vos communications se feront par le biais d'e-mails et d'applications de messagerie, Wade Foster de Zapier indique que lors du recrutement d'employés à distance, il est recommandé de engager de bons rédacteurs. De bonnes compétences en communication écrite de la part de vos employés permettront d'éviter les malentendus.
En tant que chef de file du projet, trouvez un moyen d'établir un calendrier de réunions commun avec votre équipe. Des appels quotidiens réunissant toutes les personnes impliquées dans le projet peuvent aider à comprendre l'état d'avancement du projet : ce qui est fait, ce qui doit être fait et comment le faire.
Il vous sera également plus facile de contrôler le déroulement des opérations.
Pour les autres appels, comme les réunions de planification de projet ou les sessions de révision, les appels de clients, etc., essayez de tout planifier à l'avance et d'inscrire les réunions dans les calendriers de vos employés. L'utilisation d'un système téléphonique virtuel contribuera à augmenter la productivité, à diminuer les erreurs de communication et à réduire les appels manqués. Les employés peuvent émettre et recevoir des appels téléphoniques à domicile de n'importe où et à n'importe quel moment, ce qui améliore la satisfaction des employés et rend le travail à distance plus productif. Gardez à l'esprit les décalages horaires et prévenez vos coéquipiers à l'avance.
L'un des plus grands défis en matière de communication avec votre équipe virtuelle est la mise en place d'appels ad hoc. Parfois, lorsque quelque chose d'urgent se présente, vous pouvez vouloir prendre un appel dès que possible, mais avec la communication asynchrone, ce n'est pas toujours possible. Une solution pourrait consister à fixer un moment de la journée où tous les membres de votre équipe (ou du moins la majorité d'entre eux) sont disponibles, et à passer ces appels pendant ces heures.
Décidez d'une application de messagerie que tous les membres de l'équipe utiliseront. Slack, Hipchat, Google Hangouts ou Skype - tout est possible. Choisissez-en une et assurez-vous que tous les employés l'utilisent pour communiquer entre eux pendant le projet.
La bonne boîte à outils est essentielle pour gérer une équipe à distance. Comme vous ne pouvez pas vous réunir physiquement dans une pièce pour discuter du projet, vous avez besoin d'outils en ligne permettant le travail collaboratif pour planifier les missions, programmer les tâches et communiquer.
Permettez-moi de vous présenter rapidement les outils que nous utilisons et qui nous aident à gérer plus de 50 employés, y compris des employés à distance, situés dans des lieux et des fuseaux horaires différents.
1. JIRA
Pour planifier et assigner des tâches à nos employés, nous utilisons Jira. Cet outil unique nous permet de planifier, de suivre et de gérer facilement tous nos projets.
Gestion d'équipes virtuelles vous voulez que tout le monde puisse voir l'état des tâches dans le flux de travail, la personne assignée et la personne responsable du rapport. Dans Jira, vous pouvez configurer votre flux de travail, ce qui rend la gestion des tâches sur les tableaux encore plus facile. Ainsi, tout le monde sait exactement ce qui se passe.
2. Confluence
Collaboration d'équipe, comme le travail sur des documents partagés, y compris des notes de réunion, des plans de projet, des exigences de produit, des bases de connaissances et de la documentation - pour cela, nous utilisons Confluence.
Son intégration avec Jira nous permet de gérer très facilement les ressources liées au projet. La possibilité de créer des documents partagés liés aux tâches assignées aide nos employés à mieux comprendre le projet.
3. Teamdeck
Enfin, nous utilisons notre logiciel de planification des ressources pour la planification des ressources, le suivi du temps et la gestion des congés. Grâce à lui, nous pouvons vérifier la disponibilité des employés, les inscrire à des projets et suivre le temps qu'ils y ont consacré.
Teamdeck facilite également le travail avec les équipes virtuelles, les travailleurs à temps partiel et les indépendants. Un calendrier de planification permet aux gestionnaires de projet d'accéder rapidement aux réservations des employés, à leurs vacances, à leur disponibilité horaire, etc. Cela accroît la visibilité de l'équipe, ce qui permet d'améliorer l'efficacité de l'équipe. l'allocation des ressources dans la gestion des projets.
4. Bitbucket
Bitbucket est un système de contrôle de version d'Atlassian. Nos programmeurs l'utilisent pour travailler ensemble sur un projet depuis n'importe quel endroit et n'importe quel fuseau horaire. Il permet un travail collaboratif sur la qualité du code par le biais de révisions de code par les pairs.
5. Fente
Nous utilisons Slack pour toutes nos communications quotidiennes. Nous pouvons y avoir des conversations individuelles, des chats de groupe et des canaux ouverts ou privés pour toutes sortes de discussions. De plus, le grand nombre d'add-ons et de bots permet d'adapter encore plus Slack aux besoins de nos équipes.
Par exemple, comme nous utilisons Culture Amp pour les enquêtes à 360 degrés, nous avons ajouté leur bot à notre Slack. Ainsi, nos employés sont informés des enquêtes à venir par chat.
La gestion d'une équipe virtuelle repose sur des compétences, des tactiques et des outils de communication (tels que le système de gestion des employés) que vous utilisez.
Étant donné que vous ne pourrez généralement pas vous rencontrer en personne pour discuter du projet, de ses objectifs et de ses enjeux, la manière dont vous le ferez en ligne sera déterminante pour le succès ou l'échec du projet.
L'utilisation d'outils en ligne pour le travail collaboratif et l'alignement sur les bons processus et la transparence vous aideront à atteindre vos objectifs et à réaliser le projet comme prévu. Trouvez ceux qui vous conviennent le mieux, intégrez votre équipe et créez de grandes choses avec des personnes réparties dans le monde entier.
Avez-vous une expérience de travail avec des équipes virtuelles ? Partagez-la avec nous dans les commentaires.
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