Vous utilisez des feuilles de calcul Excel pour la gestion de projet ? Vous devriez peut-être reconsidérer la question.

 

En naviguant sur Internet, vous trouverez divers modèles Excel de gestion de projet : un modèle de diagramme de Gantt, un modèle de budget, un modèle de calendrier de projet, etc.

Apparemment, de nombreuses entreprises utilisent encore des feuilles de calcul pour planifier et gérer leurs projets. En discutant avec des logiciel de gestion des ressources nous apprenons souvent qu'ils avaient l'habitude d'utiliser des feuilles de calcul pour suivre leur temps ou leurs activités. suivre les congés des employés. 

Quel est donc le problème ? Si les modèles Microsoft Excel fonctionnent bien pour une entreprise, doit-elle pour autant investir dans un outil de gestion de la performance dédié ? Cet article de blog a pour but de vous permettre d'évaluer si les feuilles de calcul sont réellement pratiques pour votre organisation. Si c'est le cas, c'est parfait, mais vous verrez probablement des coûts cachés liés à l'utilisation de ces feuilles de calcul pour les tâches suivantes la gestion des projets et des ressources.

Pourquoi les entreprises utilisent-elles des feuilles de calcul pour la gestion de projets ?

Avant d'aborder les nombreux problèmes auxquels vous pouvez être confronté lorsque vous utilisez une feuille de calcul pour le suivi d'un projet ou la gestion d'un projet et d'une entreprise, nous allons nous pencher sur les questions suivantes. planification des ressourcesSi l'on veut que les entreprises utilisent Excel, parlons des raisons qui les poussent à le faire. À notre avis, les entreprises décident de gérer leurs projets avec Excel parce que les feuilles de calcul semblent accessibles, faciles à utiliser et gratuites. Après tout, tout le monde a un tableur installé sur son ordinateur. Des alternatives dans le nuage comme Google Sheets sont également largement disponibles. Le problème est que, bien que populaires, les feuilles de calcul n'ont pas été conçues pour la gestion de projets. Par conséquent, leur utilisation en tant que telle peut s'avérer tout sauf facile, gratuite et efficace.

Principaux pièges de la "gestion de projet Excel".

Examinons les principaux problèmes auxquels les chefs de projet doivent faire face lorsqu'ils utilisent des feuilles de calcul pour créer un plan de projet ou gérer des tâches en cours.

Les feuilles de calcul sont :

• l'utilisation est longue et fastidieuse. Supposons que votre équipe ait trouvé des moyens efficaces de planifier et de gérer des projets à l'aide de feuilles de calcul. Vous avez peut-être même préparé des modèles Excel de gestion de projet qui fonctionnent bien pour votre entreprise. Pourtant, l'organisation, la mise à jour et la connexion des feuilles de calcul peuvent s'avérer un processus très fastidieux et chronophage. Imaginez que vous apportiez la moindre modification à votre diagramme de Gantt Excel et que vous deviez recolorer un grand nombre de cellules. C'est comme interagir avec un livre de coloriage pour adultes, mais pas de façon amusante.

• n'est pas adapté au suivi de projet en temps réel. Lorsque vous utilisez des fichiers Excel, vous ne pouvez pas être sûr qu'ils sont à jour ou qu'il n'y a pas plusieurs versions qui circulent. Avec les feuilles de calcul basées sur le cloud, la situation est meilleure, mais les autres limites des feuilles de calcul s'appliquent toujours.

• n'est pas facile à maîtriser. Puisque tout le monde a une certaine expérience des feuilles de calcul, celles-ci devraient être un outil intuitif pour les membres de votre équipe, n'est-ce pas ? Bien sûr, lorsqu'il s'agit de tableaux et de listes très simples. Toutefois, pour compenser l'absence de fonctions de gestion de la performance, vous devrez probablement incorporer des formules avancées ou des modules complémentaires dont l'apprentissage peut s'avérer difficile pour vos employés.

• limiter. Là encore, les feuilles de calcul n'ont pas été conçues pour la gestion de projets ou de ressources. Il n'est donc pas surprenant qu'ils soient dépourvus de nombreuses fonctions utiles dont les membres de votre équipe auront souvent besoin. Il n'est pas possible d'y stocker des fichiers, d'y ajouter des notes ou de recueillir des commentaires. Nous sommes sûrs que certains d'entre vous répondront à cette affirmation en disant : "Bien sûr, vous pouvez faire ces choses. Il suffit de trouver des solutions de rechange". Cependant, ces solutions de contournement peuvent prendre beaucoup de temps à mettre en place et donc coûter beaucoup d'argent. En outre, elles ne sont pas toujours aussi efficaces qu'une simple application de gestion de la maintenance.

• ne se prête pas à la collaboration. La gestion de projets à l'aide de feuilles de calcul présente un paradoxe particulier. D'une part, vous souhaitez inclure les membres de votre équipe dans le processus et les faire participer à la gestion des tâches ou à la gestion de l'information, et d'autre part, vous souhaitez que les membres de votre équipe participent à la gestion des projets. l'allocation des ressources. D'autre part, la structure des feuilles de calcul et les formules qui y sont utilisées peuvent être très faciles à dérégler, de sorte que vous n'êtes peut-être pas disposé à laisser plusieurs personnes collaborer sur ces feuilles.

• risque de se compliquer. Oui, il est possible de planifier un seul aspect d'un projet dans une feuille de calcul. Cependant, lorsque votre entreprise travaille sur des projets de grande envergure, la structure de la feuille de calcul s'étendra rapidement à plusieurs fichiers/feuilles. La raison en est qu'il est difficile de refléter les multiples dépendances et relations des projets dans une seule feuille. Bien entendu, une structure de feuille de calcul complexe peut être très difficile à gérer, en particulier pour les nouveaux membres de l'équipe.
• n'est pas présentable à vos clients. Il est fréquent que les clients souhaitent avoir un aperçu de l'avancement du projet ou de l'état actuel du budget. Leur envoyer une feuille de calcul complexe et énigmatique n'est pas une solution optimale. En conséquence, les chefs de projet passent des heures à rédiger des rapports sur l'état d'avancement du projet. rapports sur l'état d'avancement du projet et la création de présentations pour les clients. Il s'agit d'un travail supplémentaire qui pourrait très bien être évité (comment ? voir la section suivante de ce billet de blog).

Comment les planificateurs de ressources remplacent-ils les feuilles de calcul ? pour la gestion de projets?

Tout d'abord, les projets dédiés et les outils de planification des ressources Les logiciels de gestion de projet permettent de relever les défis présentés dans la section précédente. Ils ont été conçus en tenant compte de ces processus particuliers et disposent donc naturellement de fonctionnalités permettant de planifier des projets, d'ordonnancer des ressources ou de mettre à jour le calendrier d'un projet. En outre, ils offrent généralement les fonctionnalités suivantes, qui peuvent améliorer les performances de votre équipe et vous faire gagner beaucoup de temps et d'argent :

• Rapports de projets. Imaginez que vous puissiez rapidement générer un tableau de bord de la gestion de projet pour garder un œil sur les indicateurs critiques ou exporter un rapport visuellement attrayant pour votre client. Les applications de gestion de la maintenance et des ressources vous permettent de calculer facilement les principaux indicateurs clés de performance, tels que le taux d'épuisement, taux d'utilisation des ressourcesou les marges bénéficiaires. Non seulement vous pouvez impressionner vos clients avec des rapports précis, mais vous pouvez également utiliser ces analyses pour trouver des opportunités d'optimisation au sein de votre organisation.
• Notifications en temps réel. Bien sûr, vous pouvez mettre en place des notifications de feuilles de calcul en utilisant des solutions de contournement créatives ou des applications telles que Zapier. Néanmoins, les outils destinés aux gestionnaires de projet proposent généralement des notifications et des intégrations intégrées. Par exemple, vous pouvez recevoir un coup de pouce chaque fois qu'une tâche est achevée ou qu'une nouvelle demande de congé est soumise par votre employé.

Bien entendu, un logiciel de gestion de projet robuste vous aidera à résoudre de nombreux autres problèmes auxquels vous êtes peut-être actuellement confronté. L'essentiel est de choisir une application qui réponde aux besoins de votre équipe et qui soit compatible avec le budget de votre entreprise.  

Alternatives aux feuilles de calcul et à Excel dans la gestion de projet

De nombreuses organisations se demandent si elles doivent ou non dépenser de l'argent pour des applications alors qu'il existe une alternative gratuite comme Microsoft Excel. Heureusement, il existe de nombreuses applications gratuites ou très abordables sur le marché. Vous trouverez quelques exemples dans nos articles de blog :

• Outils de planification des capacités
• Logiciel de planification de projet
• Système de gestion des congés - comment choisir

Gardez à l'esprit que payer pour une application peut signifier économiser de l'argent à long terme. Imaginez que, grâce à un puissant outil de GR, votre équipe gagne quelques heures par semaine. Multipliez ce chiffre par le taux horaire de vos employés et calculez le retour sur investissement - vous pourriez être surpris. L'une des entreprises utilisant Teamdeck a estimé qu'elle économisait environ $10k par mois. $10k chaque mois grâce à l'adoption d'une application de gestion des ressources dédiée - vous pouvez lire une étude de cas complète. ici.

Vous cherchez des alternatives aux feuilles de calcul dans la gestion de projet ?

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