La gestion des capacités est une stratégie utilisée par les entreprises pour utiliser au mieux l'efficacité de la production par rapport à la demande d'un service ou d'un produit. L'objectif final de la gestion des capacités est de :

  • Identifier et supprimer les goulets d'étranglement qui entravent le processus de fabrication ou de prestation de services. 
  • Augmenter la vitesse de production en optimisant les ressources disponibles, en éliminant les temps improductifs et les autres contraintes susceptibles d'affecter négativement la capacité.

La gestion des capacités aide les entreprises à relever les défis qui se présentent lorsqu'elles doivent répondre aux demandes des clients, que ce soit à court ou à moyen terme. Elle permet également de gérer les opérations de la chaîne d'approvisionnement et d'élaborer des plans d'organisation pour l'avenir. 

Les organisations doivent évaluer la quantité de leurs ressources disponibles, afin de s'assurer qu'elles atteignent le niveau de production au cours d'une période donnée. L'industrie manufacturière, le commerce de détail, les services et les technologies de l'information ont largement recours à la gestion des capacités.

En résumé, voici les principaux objectifs de la gestion des capacités : 

  • Reconnaître les besoins en capacité pour réaliser les projets charges de travail, à la fois actuels et futurs 
  • Créer et maintenir un plan de gestion des capacités solide
  • Veiller à ce que les objectifs de performance soient dûment atteints dans le respect des délais et du budget.
  • Contrôler en permanence la capacité afin d'aider à la gestion du niveau de service.
  • Aide à la détermination et à la résolution des incidents
  • Examiner l'impact des variations sur la capacité et prendre les mesures appropriées pour de meilleures performances lorsqu'il est plus rentable

Pourquoi la gestion des capacités est-elle importante ?

La gestion des capacités est une partie importante d'une organisation, mais pourquoi ? Voici quelques éléments pour en discuter ;

  1. La gestion des capacités permet aux organisations d'améliorer leur capacité à évaluer les coûts, en particulier pendant les périodes de croissance ou d'expansion. récessions. Il permet d'identifier les variations soudaines des prix et d'agir en fonction de la situation. 

  1. Planifier les cycles de production à l'avance et optimiser l'efficacité de la production.

  1. Réduire les coûts généraux de l'activité économique. 

  1. Aide à la la gestion des stocks et de traiter les problèmes au sein de la chaîne d'approvisionnement.

  1. Affecter les ressources humaines et matérielles de manière plus efficace.

  1. Et surtout, la gestion des capacités aide à la mise à l'échelle de l'entreprise. Elle fournit une analyse approfondie de la manière d'opérer avant de développer l'entreprise. 

Processus de gestion des capacités

Voici à quoi peut ressembler un processus typique de gestion des capacités. Toutefois, ces processus diffèrent d'une organisation à l'autre. 

  1. Identifier et décomposer les plans futurs. Les prévisions et les filières d'opportunités aident à comprendre le type de demande qui se présentera au cours des saisons à venir. Par exemple, il est nécessaire d'embaucher plus de personnel, de disposer de plus de machines ou de réparer ou d'entretenir les machines existantes.
  2. Comprendre les demandes des clients et analyser les opportunités. Les tendances du marché et les demandes des clients évoluent constamment. Cela permet de créer un pipeline d'opportunités. Il est essentiel de comprendre si des événements imprévus ou des facteurs saisonniers affectent la demande. 
  3. Évaluation approfondie de la production des ressources existantes. Avant d'augmenter la production en fonction du nouveau plan, l'organisation doit évaluer si les ressources ou l'infrastructure existantes peuvent gérer cette production. Si ce n'est pas le cas, il peut être nécessaire d'acquérir ou de louer de nouvelles machines, de nouveaux dispositifs ou de nouveaux équipements. Ensuite, pour faire fonctionner ces machines ou travailler sur ces appareils, il faudra également davantage de main-d'œuvre. Par ailleurs, le contrôle de la qualité ne peut être négligé. En fin de compte, le résultat doit être de la meilleure qualité possible. 

  1. Effectuer des recherches sur les ressources et les planification des capacités conformément à la décision. Une fois qu'un plan approprié est en place, il est temps de le mettre en œuvre et de l'exécuter. S'il est nécessaire d'introduire davantage d'appareils ou de machines pour accroître la production, le plan doit consister à acheter de nouvelles machines ou de nouveaux appareils, à les installer, à lancer le travail et à répondre aux exigences supplémentaires dans les délais impartis.

  1. Examiner régulièrement la capacité de production. Enfin, si vous ne surveillez pas et n'examinez pas en permanence la capacité de production, vous risquez de passer à côté de facteurs importants. En outre, comme pour tout autre processus, il est toujours possible de s'améliorer. 

Gestion et planification des capacités

Souvent, il y a une confusion entre gestion et planification des capacités. Bien qu'elles soient similaires à certains égards, elles sont également très différentes. Tout d'abord, la gestion des capacités a une portée générale, tandis que la planification des capacités peut être considérée comme un sous-ensemble de la gestion des capacités. Cependant, l'objectif final des deux est de s'assurer que la capacité est suffisante au bon moment pour répondre à la demande.

Selon Mike Wise, auteur de l'ouvrage Blog Microsoft DataDrivenLa planification des capacités se distingue de la gestion des capacités par le fait que la planification des capacités a un caractère " jetable ". En d'autres termes, la planification des capacités est quelque chose qui se fait en amont. Il s'agit de l'identification et de l'évaluation des besoins, alors que la gestion des capacités correspond à l'ensemble du cycle de vie de la surveillance, de la collecte et de l'analyse des données, de l'optimisation de l'infrastructure et de la reprise de la surveillance.

Les organisations numériques qui prévoient de mettre en place une stratégie gagnante de planification et de gestion des capacités doivent considérer ces termes comme des entités distinctes. 

En résumé, la gestion des capacités est un cycle continu qui vise à améliorer les performances. Au contraire, la planification des capacités est une activité menée initialement.  

Meilleures pratiques pour améliorer la gestion des capacités

Avant de se lancer dans la gestion des capacités, il est important d'en faire une priorité et d'y accorder toute l'attention nécessaire. Une gestion efficace des capacités comprend les éléments suivants :

  • Données historiques. Reportez-vous aux problèmes antérieurs survenus dans le cadre de la gestion des capacités et recherchez des schémas similaires. Peut-être y a-t-il eu un mois ou une saison spécifique où la gestion de la capacité a été difficile ?

  • Facteurs de ressources. Considérez le nombre de personnes qui sont parties depuis le dernier cycle de gestion des capacités et évaluez l'impact de ces départs sur une période qui serait chargée en travail. Vous devez également garder une trace des personnes que vous avez engagées à l'extérieur pour une courte durée. De cette manière, vous pouvez noter les heures de travail, les coûts impliqués et leur disponibilité. 

  • Facteurs opérationnels. Examiner et gérer tout facteur opérationnel susceptible d'influer sur la gestion de la capacité de travail. Par exemple, la mise en œuvre de logiciel de centre de contact en nuage peut améliorer l'efficacité des opérations de service à la clientèle en offrant des fonctionnalités telles que le routage automatique des appels, l'analyse en temps réel et l'intégration avec d'autres canaux de communication.

Voici quelques bonnes pratiques pour tirer le meilleur parti de la gestion des capacités

  • Attribuer des capacités en fonction des priorités de l'entreprise. Cela permet aux équipes de se concentrer sur ce qui est important et sur les projets ayant un plus grand potentiel de retour sur investissement.

  • Garder un œil sur la demande réelle des entreprises. Il est essentiel de savoir quelles sont les demandes adressées aux équipes. Qu'il s'agisse de clients qui achètent des services ou de projets internes qui débloquent la croissance de l'entreprise. Une bonne connaissance de la demande permet de s'assurer que l'offre de ressources reste à un niveau adéquat. Si les entreprises ont besoin de renforcer leur personnel pour faire face à des charges de travail supplémentaires, il peut être judicieux de faire appel à un service d'assistante virtuelle pour aider à porter le fardeau.  

  • Élaborer des stratégies en fonction des différentes situations. En matière de travail, il y a toujours de multiples variables en jeu. Il est essentiel de comprendre quelles sont ces variantes et comment elles peuvent influer sur la capacité. Cela permet de s'assurer que la solution apportée à ces scénarios est la plus efficace. Par exemple, comprendre les risques liés aux ressources et planifier les situations de pénurie de ressources. 

  • Attention aux distractions. Dans le domaine des technologies de l'information en particulier, les distractions sont monnaie courante. Elles peuvent détourner les ressources nécessaires au travail prioritaire. Par exemple, un membre du personnel contacte directement un développeur et lui demande de prendre en charge un travail de codage qui doit être effectué uniquement par le membre du personnel. De tels scénarios, petits mais significatifs, peuvent consommer le temps nécessaire pour se concentrer sur des travaux plus importants. 

  • Prévoir les écarts. Comme nous le savons, la planification des capacités repose principalement sur des estimations et des prévisions. Malheureusement, les prévisions ne sont pas toujours exactes. C'est pourquoi la planification de la gestion de la capacité nécessite des ajustements récurrents. D'autre part, il peut également y avoir des changements au sein de l'organisation. Par exemple, un le projet urgent doit être classé par ordre de priorité soudain, et les autres projets passent au second plan. 

La gestion de la capacité est toujours un processus continu. Une fois qu'un plan est élaboré, il est pertinent de le mettre à jour régulièrement. Il est essentiel de planifier la gestion des capacités sur une base annuelle afin de se tenir au courant de tous les facteurs internes et externes importants qui influencent les capacités.

Termes clés liés à la gestion des capacités

La gestion des capacités est un vaste concept qui comprend divers termes dont vous n'avez pas forcément connaissance. Nous définirons une composante, la capacité, le rapport de capacité, le système d'information sur la gestion des capacités (SIGC), la performance, les gestionnaires de capacité et le plan de capacité.

Composant. Conformément à la Institut CIPS "Un composant est une structure fondamentale d'un service particulier, une partie essentielle d'un service. Par exemple, une base de données est le "composant" d'un serveur. Les composants sont importants et doivent donc être achetés, construits, entretenus et contrôlés.

Capacité. La définition de la capacité selon la Institut CIPS est qu'elle "représente les ressources disponibles qui peuvent être mobilisées pour répondre à un certain niveau de demande". Prenons un exemple : dans un restaurant, la capacité est de.. :

  • Nombre de personnes disponibles
  • Nombre de tables et de chaises disponibles
  • La période d'ouverture du restaurant 

Plan de capacité. Il s'agit essentiellement de définir des scénarios pour les demandes attendues. Par exemple, les ressources nécessaires dans un certain délai. Les plans de capacité aident les entreprises à fournir le bon service à la clientèle.  

Rapport de capacité. Un document qui comprend des données relatives au service fourni, aux ressources déployées et à l'ensemble des activités de l'entreprise. la performance de l'équipe. Les rapports de capacité aident les avengers à prendre les bonnes décisions. 

Système d'information sur la gestion des capacités (CMIS). Un référentiel virtuel pour rassembler et stocker les données relatives à la capacité.

Performance. Dans le cadre de la gestion des capacités, il s'agit d'une mesure qui reflète la rapidité avec laquelle un système peut répondre aux demandes.

Défis rencontrés lors de la gestion de la capacité 

La gestion de la capacité est une tâche essentielle au sein d'un espace de travail. Mais elle n'est pas facile. Selon les ForbesLes défis les plus courants rencontrés au cours du processus de gestion de la capacité sont décrits ci-dessous. Examinons-les en détail.

Défi des données. Chaque jour, les responsables de la planification des capacités doivent faire face à une multitude d'informations qui doivent être ajoutées à la base de données de la Commission européenne. feuilles de calcul pour les projetsLa plupart du temps, il s'agit d'un travail manuel. Pour que le processus de gestion des capacités se déroule sans heurts, les données ajoutées doivent être exactes et mentionnées dans un format approprié. Par exemple, les mêmes unités de mesure. Une fois les données ajoutées, elles doivent intégrer des détails sur l'offre et la demande. Ensuite, ils utilisent des formules pour obtenir des informations sur la capacité disponible. 

Défi de la complexité. Un défi de complexité est assez similaire à un défi de données. Étant donné que la planification des capacités implique que les gestionnaires travaillent avec d'innombrables calculs et formules complexes, des erreurs sont inévitables. Par exemple, l'ajout de données inexactes dans la feuille de calcul. Malheureusement, de telles erreurs peuvent nuire à l'ensemble du processus. En outre, les choses peuvent empirer parce que la gestion des capacités implique généralement plusieurs niveaux ou couches. La réalisation de tous ces niveaux nécessite du temps, des ressources et des données. En bref, un trop grand nombre d'employés impliqués dans le processus de planification augmente le risque d'erreurs. C'est pourquoi des processus appropriés doivent être mis en place pour éviter cela. 

Défis en matière de communication :  La communication est la pierre angulaire de toute entreprise prospère. Un manque de communication ou, pire, une communication inadéquate peut entraîner une multitude de problèmes. Pour éviter de tels scénarios, il est essentiel que tous les employés qui participent au processus de gestion des capacités échangent régulièrement des informations. Une communication claire et transparente garantit le bon déroulement du processus de gestion des capacités. Le processus de gestion de la capacité outils de communication d'entreprise rendra le processus plus rapide et plus simple.

Maintenant que nous avons discuté des défis récurrents au cours d'un processus de gestion des capacités, il est temps d'apprendre les stratégies les plus efficaces pour surmonter ces problèmes.

Stratégies de gestion des capacités 

Les gestionnaires du monde entier ont élaboré quelques stratégies de gestion des capacités afin d'obtenir de meilleurs résultats et d'accroître la capacité de production de l'entreprise. Découvrez ces stratégies de gestion des capacités largement utilisées :

  1. Stratégie de décalage : Dans cette stratégie conservatrice et réactive, le gestionnaire commence par comprendre la capacité, puis attend jusqu'à ce qu'il y ait une augmentation appropriée et régulière de la demande. Ensuite, il augmente la production à un niveau spécifique qui suffit à répondre aux besoins du marché à ce moment-là. Cette stratégie présente toutefois un inconvénient. L'entreprise risque de ne pas pouvoir vendre davantage en cas d'augmentation inattendue de la demande, car l'augmentation de la production prend du temps. D'autre part, l'absence de stocks peut entraîner l'attrition de la clientèle. Il convient de noter que cette stratégie est utilisée par les dirigeants lorsqu'une capacité supplémentaire est nécessaire alors que l'entreprise fonctionne déjà à pleine capacité ou plus. 

  1. Stratégie principale : Alors que la stratégie de retard est plus subtile et comporte moins de risques, la stratégie d'avance en est presque l'opposé. C'est-à-dire qu'elle est plus risquée et plus agressive par nature. Dans ce cas, l'entreprise augmente sa capacité de production avant même qu'il y ait une augmentation de la demande. Une telle stratégie repose sur la simple hypothèse que si la demande augmente à l'avenir, la production supplémentaire suffira. Il est clair que cette stratégie n'est pas viable pour les petites entreprises. De plus, cette approche présente également quelques inconvénients : augmentation des coûts de stockage des stocks et gaspillage des stocks.

  1. Stratégie dynamique: La stratégie dynamique s'appuie sur des prévisions et se concentre principalement sur les tendances actuelles du marché. Dans ce cas, le directeur prend les données relatives aux ventes et les tendances actuelles, et les analyse ensemble pour apporter des ajustements à la production. La stratégie dynamique est probablement la plus sûre de toutes, car les gestionnaires utilisent des données d'une précision décente qui les aident à qualifier leurs objectifs de capacité. En outre, elle diminue le risque de pénurie ou de perte de stocks.

  1. Stratégie de match : La stratégie d'adéquation est un mélange de stratégies d'avance et de retard. Dans ce cas, l'entreprise augmente sa capacité après avoir examiné les demandes actuelles du marché. Toutefois, les augmentations sont minimes. Lorsqu'il apparaît qu'il y aura une augmentation de la demande, l'entreprise monte en flèche dans le processus de production. Toutefois, l'augmentation n'est pas énorme, elle reste faible. Ainsi, lorsque la demande augmente, l'entreprise peut s'efforcer d'accroître ses ventes. 

Exemples de gestion des capacités

La gestion des capacités est utilisée aussi bien par les éditeurs de logiciels que par les équipes chargées des opérations financières, les agences de création et les équipes chargées des produits. Prenons l'exemple d'un fabricant de téléviseurs. Deux choses sont en place pour un fabricant de téléviseurs :

  • Ils doivent s'assurer qu'ils sont en mesure de répondre aux demandes des consommateurs tout au long de l'année avec les ressources disponibles. 
  • Récemment, l'entreprise a prévu que la demande de téléviseurs pourrait grimper en flèche en raison de la coupe du monde de football qui débute dans huit mois. En outre, elle a également réalisé que les téléviseurs HD seraient les plus demandés.

Étant donné que la demande va exploser, les responsables de l'entreprise doivent connaître le nombre approximatif de téléviseurs qu'il faudra vendre pour répondre à la demande croissante. L'étape suivante consiste donc automatiquement à examiner si la capacité actuelle est suffisante pour répondre à la demande supplémentaire. Une telle analyse peut indiquer qu'il faudrait davantage de ressources et de main-d'œuvre pour faire face à la demande croissante, mais il est également possible que la capacité de l'entreprise ne soit pas suffisante pour répondre à la demande. prévu que la demande pourrait diminuer dès la fin de la coupe du monde. Dans ce cas, l'entreprise peut donc préférer louer les machines ou travailler avec d'autres entrepreneurs pendant cette période, plutôt que d'acheter de nouvelles machines ou d'embaucher du personnel. 

Dès que le bail et la main-d'œuvre seront en place, la production pourra commencer. Toutefois, l'entreprise devra la lancer au moins 2 à 3 mois avant le début de la coupe du monde. Cela permettra de s'assurer que les téléviseurs ont atteint les canaux de vente au détail et qu'ils sont disponibles exactement au moment où la demande augmente. 

Quelques exemples supplémentaires,

  • Une agence de création peut fournir 700 modèles par semaine.
  • Une boulangerie peut cuire 80 tartes par jour.
  • Une ligne de production automobile peut assembler 200 voitures par mois.

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