Influence d'un logiciel de gestion des ressources sur la réalisation d'un projet dans les délais.
Comment démarrer un projet en perdant moins.
Le lancement d'un projet est un moment où l'on émet des hypothèses et prend des décisions qui peuvent, en fin de compte, le faire ou le défaire.
À ce stade, il faut se préparer, rassembler un maximum d'informations à l'aide d'un système de gestion de documents, évaluer la charge de travail et répartir les ressources de manière réfléchie. Parfois, l'utilisation d'un logiciel de gestion de projet personnel peut s'avérer une excellente idée.
D'un autre côté, c'est aussi le moment pour vous de donner le ton à l'ensemble du projet et d'établir une culture efficace et positive pour votre équipe.
Chez Teamdeck - qui a créé le logiciel de gestion des ressources - nous nous engageons à aider nos collègues chefs de projet à mieux estimer, planifier, exécuter et contrôler les projets. C'est pourquoi nous avons préparé un ebook gratuit sur les meilleures pratiques de gestion des ressources.
Cet article est un extrait de notre ebook, dans lequel nous discutons des prochaines étapes cruciales, qui sont essentielles pour assurer la réussite de votre projet. Un ordre du jour structuré pour la réunion de lancement du projet est essentiel pour rationaliser la réunion et la rendre efficace, en impliquant activement l'équipe et les parties prenantes, et en procédant à des ajustements pour les lancements de projets agiles.
Une bonne compréhension du projet signifie que vous connaissez les attentes des parties prenantes en ce qui concerne le produit final et l'étendue du travail de votre équipe. Les critères de réussite doivent être clairement définis. Parmi les critères potentiels et mesurables, citons : le respect des délais de livraison, le respect du budget initial et la réalisation des objectifs de vente. Ces critères fournissent non seulement une orientation claire, mais servent également de repères pour évaluer l'avancement et la réussite du projet.
Les détails du projet, tels que les buts et objectifs, le calendrier, le budget et les produits à livrer, devraient déjà figurer dans l'énoncé du projet. Lisez-le attentivement et résumez les détails que vous avez pu en tirer et ceux qui manquent. Il est essentiel de s'assurer que le cahier des charges est complet et qu'il aborde tous les aspects essentiels du projet. Un cahier des charges bien rédigé jette les bases d'une planification et d'une exécution efficaces du projet.
Si quelque chose n'est pas clair, n'attendez pas pour appeler le client. Il est important de rassembler autant d'informations que possible sur le projet avant même de commencer à planifier le travail. Cette approche proactive permet d'identifier rapidement les problèmes potentiels et de les résoudre en temps utile, évitant ainsi tout malentendu ou retard à un stade ultérieur du projet.
Lorsque vous estimez avoir suffisamment de détails, invitez votre client à la réunion de lancement du projet. Vous pouvez le faire en personne, via Skype, ou même organiser une conférence téléphonique plus professionnelle. Il s'agit d'une salle de réunion où vous pouvez parler de la portée du projet, des attentes du client, de ce que vous pouvez fournir et de la manière dont vous pouvez le faire. Cette réunion donne le ton du projet et permet de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde en ce qui concerne les objectifs du projet et les résultats attendus.
Lorsque vous comprenez parfaitement les objectifs communs du projet, il est temps d'identifier les personnes dont vous aurez besoin pour le mener à bien et les responsabilités de chacun. Une définition claire des rôles et des responsabilités des membres de l'équipe de projet permet d'éviter la confusion et de garantir la responsabilité. Chaque membre de l'équipe doit savoir ce que l'on attend de lui et comment son travail contribue aux objectifs généraux du projet.
Cela signifie que vous devez faire un suivi pour identifier les rôles au sein du projet - qui exactement devez-vous impliquer ? Ou : quels sont les rôles sans lesquels le projet ne peut être mené à bien ? Il s'agit d'identifier les compétences et l'expertise clés requises pour le projet et de les faire correspondre aux membres de votre équipe. Il est également essentiel de tenir compte de la disponibilité et de la charge de travail de votre équipe afin de s'assurer qu'elle peut consacrer le temps et les efforts nécessaires au projet.
En fonction du projet et des exigences du client, vous pouvez avoir besoin de développeurs frontend et/ou backend, de graphistes, de motion designers ou de spécialistes du marketing et de rédacteurs. Chaque rôle doit être clairement défini, avec des tâches et des responsabilités spécifiques attribuées à chaque membre de l'équipe. Cela permet de s'assurer que tous les aspects du projet sont couverts et que rien ne passe à travers les mailles du filet.
Lorsque vous savez exactement qui vous devez impliquer dans le projet, trouvez les meilleurs employés pour ce travail. Vous pouvez le faire en évaluant leurs compétences - utilisez pour cela une matrice de compétences. Une matrice de compétences est un simple tableau qui reprend les compétences des employés et permet de les évaluer et de les noter afin de déterminer s'ils sont capables ou non d'accomplir les tâches. Cet outil est inestimable pour identifier les bonnes personnes pour les bonnes tâches, garantissant ainsi que votre équipe de projet est bien équipée pour relever les défis du projet.
Une fois que vous avez identifié les rôles et les personnes capables de les remplir, vérifiez la disponibilité de vos employés et affectez-les au projet suivant. Il s'agit d'établir un calendrier et de planifier les ressources afin que les membres de votre équipe ne soient pas surchargés et puissent donner le meilleur d'eux-mêmes. Une gestion efficace des ressources est essentielle pour garantir que votre projet reste sur la bonne voie et qu'il soit achevé dans les délais et le budget impartis.
Conseil utile : Si vous n'utilisez pas de matrice de compétences, vous pouvez utiliser une liste de salariés décrivant leurs compétences et leur expérience. Cela permet d'éviter la sous-utilisation des employés et la surréservation, car la visibilité des ressources disponibles permet d'assurer une meilleure affectation de la main-d'œuvre.
Il y a tout lieu de penser que la phase de planification peut faire ou défaire votre projet. Des estimations inexactes, de mauvaises décisions personnelles et la négligence des risques potentiels sont souvent à l'origine des retards et des changements de budget. Une planification efficace implique non seulement de définir les tâches et les activités nécessaires à la réalisation du projet, mais aussi d'anticiper les difficultés potentielles et d'élaborer des stratégies pour les atténuer. Lors de la planification d'un projet externe, il est essentiel de donner le ton et la vision, d'établir des objectifs, des tâches et des calendriers communs et de préparer l'équipe de projet à la réunion officielle de lancement avec le client.
Selon les données de 2016, seuls 49% des projets sont achevés dans les délais. En outre, 53% de tous les projets restent dans les limites du budget. - PMI. Ces statistiques soulignent l'importance d'une planification de projet et d'une gestion des ressources efficaces pour garantir la réussite du projet.
La gestion des ressources du projet est l'un des éléments clés d'une planification efficace et de la phase de lancement du projet. Vous avez déjà identifié les rôles nécessaires à la réussite du projet et les personnes capables de s'acquitter des tâches qui leur sont confiées. Il est maintenant temps d'allouer les ressources de manière efficace et de veiller à ce qu'elles soient utilisées de manière optimale tout au long du projet.
Pour une meilleure gestion des employés et des projets, une estimation de la durée pendant laquelle vous aurez besoin de certaines personnes impliquées dans les domaines suivants vous aidera à démarrer un projet. Un calendrier des ressources à jour est essentiel et vous facilitera grandement la tâche. Ce calendrier doit inclure non seulement la disponibilité des membres de votre équipe, mais aussi les autres engagements qu'ils peuvent avoir, tels que d'autres projets ou des congés personnels.
En sachant qui et pendant combien de temps sera nécessaire à votre projet, établissez un calendrier de projet. Il devrait inclure des éléments tels que la disponibilité des ressources, les autres projets auxquels ils peuvent participer ou les engagements qu'ils peuvent avoir, leurs jours de congé et les jours fériés nationaux. Lorsque vous travaillez avec des membres d'une équipe à distance, tenez compte des fuseaux horaires. Ce niveau de planification détaillée permet de s'assurer que le calendrier de votre projet est réaliste et réalisable.
De cette façon, vous éviterez la surréservation ou la sous-utilisation des employés, et vous établirez le bon déroulement du projet dès le début. Teamdeck est un outil de gestion des ressources et de suivi du temps, avec des fonctionnalités de suivi du temps des employés et de gestion des congés, que vous pouvez utiliser pour l'allocation et le suivi des employés et des ressources. Ces outils offrent une visibilité en temps réel de la disponibilité et de l'utilisation des ressources, ce qui permet de prendre des décisions éclairées et de procéder aux ajustements nécessaires.
Pour créer un plan d'action de projet complet, vous devez estimer le temps dont vos employés ont besoin pour réaliser les activités. Les estimations peuvent être délicates car, lorsqu'elles sont mal faites, elles peuvent faire plus de mal que de bien à votre projet. Une estimation précise nécessite une connaissance approfondie des tâches à accomplir, des compétences requises et de la capacité de votre équipe. Cela inclut des considérations spécifiques pour l'estimation des ressources et des tâches pour les projets internes, telles que la préparation de l'équipe de projet pour la réunion officielle de lancement et l'organisation d'une réunion interne de lancement du projet.
Dans son article "Why do we estimate ?", John Cutler souligne l'importance du contexte lors de l'estimation. Les estimations doivent être basées sur des données historiques et sur le contexte spécifique du projet en cours. Cela permet de s'assurer que les estimations sont réalistes et réalisables.
D'un autre côté, pour beaucoup, estimer les tâches en heures équivaut à lire dans une feuille de thé. C'est pourquoi, d'après notre propre expérience, il est plus sûr de mesurer les histoires d'utilisateurs en points d'histoire. Les points d'histoire sont les unités de mesure qui vous permettent d'évaluer la taille des différentes histoires d'utilisateur. Ils sont relatifs, ce qui signifie qu'une histoire à 4 points est deux fois plus grande qu'une histoire à 2 points. Cette technique d'estimation relative permet de s'assurer que les estimations sont cohérentes et comparables d'une tâche à l'autre.
Une fois que vous avez établi les points de récit (l'échelle peut être de 1 à 10), vous devez les adapter à la vélocité de l'équipe. Si l'équipe a pu prendre suffisamment de temps pour réaliser 14 points d'histoire lors de l'itération précédente, elle est susceptible de réaliser la même quantité de travail à nouveau. Cela permet de fixer des objectifs réalistes et réalisables pour le projet.
Lorsque vous disposez des estimations de points de récit pour tous les éléments souhaités de votre projet, vous pouvez diviser ce nombre par la vitesse de l'équipe et obtenir le nombre d'itérations nécessaires pour achever le projet. Cela permet de s'assurer que le calendrier du projet est réaliste et réalisable.
Lorsque vous consacrez du temps à la gestion de certaines personnes, tenez compte de leur capacité en termes de ressources, c'est-à-dire de la quantité de travail qu'elles peuvent accomplir compte tenu de leur expérience et des "heures de travail" disponibles au cours de la journée. Cela permet de s'assurer que les membres de votre équipe ne sont pas surchargés et qu'ils peuvent donner le meilleur d'eux-mêmes.
Assurez-vous de bien comprendre la différence entre le temps idéal et le temps écoulé. Le premier correspond au temps réellement consacré à une tâche donnée, tandis que le second inclut l'attente, les perturbations, le changement de contexte et les préparatifs. Cette distinction est cruciale pour garantir que vos estimations sont réalistes et prennent en compte les différents facteurs qui peuvent influer sur le temps réel nécessaire à l'accomplissement d'une tâche.
Notez que lorsque vous demandez aux développeurs combien de temps prendra une tâche donnée, ils vous fourniront une estimation en "temps idéal", c'est-à-dire une période de travail ininterrompue. Cela permet de fixer des attentes réalistes et de s'assurer que le calendrier du projet est réalisable.
L'exécution est le moment où le plan est traduit en action. Cette phase implique que le gestionnaire de projet coordonne les personnes et les ressources, et qu'il intègre et réalise les activités du projet conformément au plan de gestion du projet. Pendant l'exécution, il est essentiel de garder un œil sur l'avancement du projet pour s'assurer qu'il va dans la bonne direction. Des réunions régulières sur l'état d'avancement du projet peuvent s'avérer très utiles. Ces réunions doivent porter sur ce qui a été fait, ce qui est en cours et ce qui reste à faire.
La communication est essentielle au cours de cette phase. Utilisez un logiciel de gestion de projet pour tenir tout le monde au courant et suivre l'évolution du projet. Des outils tels que Teamdeck peuvent faciliter la planification, la gestion des tâches et le suivi du temps. Ces outils offrent une visibilité en temps réel de l'avancement du projet et permettent d'identifier rapidement les problèmes éventuels, ce qui permet de les résoudre en temps utile.
Les processus de suivi et de contrôle sont nécessaires pour suivre, examiner et réguler l'avancement et les performances du projet et identifier les domaines dans lesquels des modifications du plan sont nécessaires. Cette phase permet de s'assurer que les objectifs du projet sont atteints en mesurant et en contrôlant les performances du projet.
Parmi les outils et les techniques que vous pouvez utiliser pour cette phase, citons les évaluations de performance, la gestion de la valeur acquise et les logiciels de gestion de projet. Des séances régulières de compte rendu et d'examen permettent de maintenir le projet sur la bonne voie. Ces sessions permettent d'examiner l'avancement du projet, d'identifier les problèmes éventuels et de procéder aux ajustements nécessaires pour s'assurer que le projet reste sur la bonne voie.
La clôture d'un projet consiste à finaliser toutes les activités de tous les groupes de processus de gestion de projet afin d'achever officiellement le projet ou la phase. Il s'agit notamment d'obtenir l'approbation du client, de remettre la documentation du projet, de libérer les ressources du projet et de procéder à un examen final du projet.
Un examen post-projet vous aide à comprendre ce qui s'est bien passé et ce qui pourrait être amélioré dans les projets futurs. Il s'agit d'une étape importante pour l'amélioration continue de la gestion de projet. Les enseignements tirés de ces analyses peuvent s'avérer précieux pour améliorer vos processus de gestion de projet et garantir la réussite des projets à venir.
Le début de la création d'un nouveau projet ne doit pas être aussi stressant et décourageant que certains le disent. Si vous avez établi la bonne procédure dès le départ et que vous l'avez suivie étape par étape, votre première réunion de travail peut non seulement être plus facile, mais vous pouvez aussi éviter de commettre certaines erreurs courantes.
Comprendre de quoi il s'agit.
Parlez à votre client avant de planifier quoi que ce soit, organisez une réunion de lancement du projet.
Comprendre les rôles au sein du projet.
Trouvez les meilleurs employés pour le poste et vérifiez leur disponibilité.
Établir un plan de projet.
Estimer les ressources et les tâches.
De cette manière, vous vous assurez de tout savoir sur les exigences du projet, la disponibilité de vos propres ressources, les attentes fixées et le calendrier avant le lancement du projet.
Faites en sorte que votre équipe donne le meilleur d'elle-même grâce à un logiciel de planification des ressources efficace
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