Les entreprises consacrent généralement beaucoup d'efforts à l'allocation des ressources. Vous voulez que chacun soit occupé tout en veillant à ce que ses tâches soient utiles (ce qui signifie souvent facturables) pour l'entreprise. La situation devient vraiment délicate à mesure que votre équipe s'agrandit, en particulier lorsque vous devez affecter des personnes à plusieurs projets en même temps.
L'article contient :
Quelques formules pour mesurer le taux d'utilisation des ressources
Que signifie la disponibilité dans l'utilisation des ressources ?
Le rôle influent de la logiciel de gestion des ressources dans l'utilisation des ressources
Différences entre l'utilisation productive et l'utilisation facturable
Comment mettre en œuvre l'utilisation des ressources
L'un des moyens les plus simples de vérifier si vos efforts d'allocation sont couronnés de succès est de suivre l'utilisation et la capacité des ressources de votre équipe. Avant de vous présenter les différentes mesures et formules d'utilisation des ressources, nous aimerions définir l'utilisation des ressources de manière compréhensible. C'est pourquoi nous présentons dans cet article - comme dans beaucoup d'autres - une comparaison des définitions, des significations et des termes utilisés par les chefs de projet.
La connaissance de l'utilisation des employés ou des ressources est liée aux termes "surutilisation" et "sous-utilisation". Ces deux notions doivent être connues. Pourquoi ? Trop de travail ou de tâches au cours d'un projet (multitâche) ne signifie pas qu'il sera achevé complètement ou avec les fonctions prévues. Avant de commencer, jetez un coup d'œil aux conclusions de l'étude de Gartner Comment éviter de surcharger votre équipe de projet informatique.Le fait de surcharger les gens se retourne généralement contre eux, en réduisant les performances et en augmentant le nombre d'erreurs. Les études de Gartner montrent que les équipes dont le taux d'utilisation est faible peuvent réduire de 30%, voire plus, le temps nécessaire pour apporter une valeur ajoutée à l'entreprise. Sachant cela, il est logique de fermer et de surveiller les taux d'utilisation des ressources.
En paraphrasant la définition du Project Management Institute (PMI), on peut dire que la gestion de projet consiste à utiliser des connaissances, des compétences, des aptitudes, des dispositifs, des outils, des logiciels, des processus et des techniques spécifiques pour produire quelque chose de "valeur pour les gens". On pourrait facilement interpréter que la gestion de projet consiste à faire des choses en utilisant ce que l'on a. Mentalement et physiquement.
Et si nous voulions être sarcastiques, nous pourrions utiliser l'ambiguïté de l'expression "valeur pour les gens" et dire que le concept de projet proposé par le PMI peut également signifier la création d'un mouvement social, y compris un mouvement politique ou religieux.
Mais par rapport à la définition du PMI mentionnée ci-dessus, la proposition de l'Association for Project Management peut être considérée comme plus rigoureuse. Cette dernière met l'accent sur des critères impartiaux et mesurables, tels que le temps et le budget.
Dans le monde des affaires, les deux - bien que négociables - imposent un certain cadre au projet. Qu'il s'agisse d'une mission pour un client ou d'une mission qu'un chef d'entreprise a confiée au service marketing, la mission doit être réalisée dans les délais prévus ou, en réalité, commercialement viables, et produire un retour sur investissement. Ainsi, selon l'APM : La gestion de projet est l'application de processus, de méthodes, de compétences, de connaissances et d'expérience en vue d'atteindre des objectifs de projet spécifiques conformément aux critères d'acceptation du projet dans le cadre de paramètres convenus. La gestion de projet a des résultats finaux qui sont limités dans le temps et dans le budget. Ainsi, contrairement à la simple gestion, si nous parlons de projets dans le cadre de la gestion de projet, chacun contient des exigences telles que le temps et le budget pour chaque projet qui doit être achevé. Quelques exemples de ressources de projet (avec quelques exigences) sont présentés ci-dessous :
Créer une bombe atomique dont la force explosive n'est pas inférieure à celle de la bombe Tsar, dans un délai de 24 mois et avec un budget de $50 millions d'euros.
la construction d'un barrage sur la Vistule jusqu'au 31 mars 2025, sans dépasser le budget de 120 millions d'USD
développement d'une application de bureau (y compris l'analyse du chemin de conversion et le choix de la meilleure application) en 8 semaines pour un fabricant de chaussures, avec 12 000 USD
rafraîchir le positionnement de la marque (y compris la distribution de nouveau matériel BTL) en 12 mois dans le cadre d'un budget de $100 000
Les exemples ci-dessus nous permettent d'imaginer le nombre important d'étapes, de tâches administratives et de procédures impliquées dans chaque projet. Combien de personnes - ayant les compétences requises - participent à chacun d'entre eux ?
Ainsi, comme nous l'avons dit plus haut, la gestion de projet est l'application du processus. Ou nous pouvons le dire directement : le projet est un processus. Et ce processus est appelé cycle de vie de la gestion de projet. Sur Internet, on peut trouver la décomposition en 3, 4, 5, voire 6 et 7 phases de ce processus. Mais la plus populaire appartient au PMI et en suppose 5.
Comme vous pouvez le constater, chaque phase est un groupe de tâches, et chaque phase comporte un grand nombre de questions et de défis différents. Il convient également d'ajouter - en particulier pour ceux qui en sont au tout début de leur rôle de gestionnaire de projet - que ces phases ne doivent pas toujours être traitées de manière chronologique. Certains éléments peuvent être lancés plus tôt, tandis que d'autres constituent un processus continu au cours du projet (par exemple, la gestion des performances ou - pour être plus précis par rapport au sujet de cet article - l'utilisation de l'outil de planification des ressources). Et chacun d'entre eux est - d'une manière ou d'une autre - optimisé tout au long du processus. Le nivellement des ressources est une technique importante utilisée pour équilibrer l'allocation des ressources et éviter la surutilisation ou la sous-utilisation au cours du cycle de vie du projet.
Pour en revenir au sujet principal, à quel moment du cycle de vie du PM l'utilisation des ressources est-elle importante ?
Sur les 5 phases du processus, l'utilisation des ressources se trouve dans la troisième phase. Elle fait partie de la phase de suivi et de contrôle ou, plus précisément, de la gestion des performances.
Initiation et conception
Planification
Lancement et exécution
Surveillance et contrôle - il comprend le contrôle des performances, c'est-à-dire l'utilisation des ressources
Clôture du projet
Pour les dirigeants, l'utilisation des ressources est l'indicateur de performance le plus précieux et le plus utile dans le cadre de la gestion des performances.
Comme nous le savons, la planification et l'ordonnancement des ressources sont essentiels pour garantir le bon déroulement d'un projet. L'utilisation efficace des ressources est une autre pièce de ce puzzle, ou - comme nous aimerions le dire - la gestion des ressources. Alors que l'allocation des ressources consiste - pour simplifier - à affecter une ressource qualifiée à une tâche, l'utilisation des ressources mesure l'efficacité et le temps consacré par cette ressource à la tâche qui lui a été confiée (travail facturable ou stratégique, heures/minutes non facturables, heures/minutes d'administration, etc.)
L'utilisation des ressources est un indicateur qui aide les chefs de projet et les gestionnaires de ressources à savoir comment leurs employés passent leur temps au cours d'un projet. Grâce à cette connaissance, ils peuvent prendre des décisions beaucoup plus efficaces en matière de ressources, ce qui permet d'accroître la productivité et la rentabilité. L'utilisation des ressources mesure la productivité de chaque employé et/ou la formule du taux d'utilisation de l'ensemble de l'équipe. Elle permet de contrôler si vos employés sont surutilisés ou sous-utilisés et de déterminer la politique de gestion de la charge de travail.
Pour être plus précis, du point de vue des chefs de projet et des entreprises, calculer le taux d'utilisation des ressources est un terme utilisé pour décrire le pourcentage du temps disponible d'un employé qui est utilisé pour des tâches ou des projets facturables. Les taux d'utilisation des ressources indiquent la part du temps de votre équipe consacrée à des tâches facturables, ainsi que la productivité de chaque membre de l'équipe. La prévision des ressources aide les chefs de projet à prévoir les besoins futurs en ressources sur la base des mesures d'utilisation actuelles.
En d'autres termes, l'utilisation des ressources est une mesure qui indique si l'ensemble de votre équipe ou des employés spécifiques sont pleinement occupés. Elle fait référence au processus de planification du projet et à l'utilisation optimale des ressources disponibles dans l'entreprise.
Par exemple, si vous savez qu'une personne est déjà surutilisée et qu'elle a tout simplement trop de travail, vous pouvez chercher quelqu'un d'autre avec un ensemble de compétences similaires qui pourrait s'intégrer dans votre projet. Cette mesure permet également d'identifier les personnes sous-utilisées, afin de leur confier de nouveaux projets.
La seule façon de le savoir est de passer en revue les options et de choisir celle qui correspond le mieux à vos besoins. Les techniques d'optimisation des ressources peuvent contribuer à améliorer l'efficacité et la précision de vos calculs d'utilisation des ressources.
La formule type d'utilisation des ressources est la suivante :
Cette valeur, exprimée en pourcentage, vous indique quelle part du temps de votre équipe est consacrée au travail.
Même si cela semble simple, plusieurs questions se posent lorsqu'il s'agit de mesurer l'utilisation des ressources. Faut-il baser le calcul sur le temps de travail effectif (feuilles de temps) ou plutôt le temps de travail planifié ? Qu'en est-il des vacances et des congés payés? À quelle fréquence devriez-vous suivre le plan d'utilisation des ressources de votre équipe ? Une stratégie d'allocation des ressources bien définie peut avoir un impact significatif sur la précision des calculs du taux d'utilisation des ressources.
La réponse est : cela dépend. Il y a tellement de variables qu'il est pratiquement impossible de recommander une solution universellement bonne. La seule façon de le savoir est de passer en revue les différentes options et de choisir celle qui répond le mieux à vos besoins.
Une façon de mesurer l'utilisation de la capacité des ressources est de comparer leur disponibilité avec les heures de travail planifiées.
Une planification efficace des ressources est essentielle pour garantir que les réservations correspondent à la disponibilité de l'équipe.
Le principal avantage de cette méthode est que si le score est trop faible, vous pouvez encore optimiser vos plans. Consultez votre calendrier et vérifiez si vos projets sont correctement planifiés. Un plan complet d'affectation des ressources peut contribuer à garantir que toutes les ressources sont utilisées efficacement et que les lacunes sont réduites au minimum. Peut-être certaines personnes ont-elles des lacunes dans leurs réservations, ou bien deux développeurs travaillent-ils 4 heures par semaine sur un projet alors qu'une seule personne pourrait y travailler à temps plein ?
Déterminez comment vous pouvez combler les lacunes dans l'emploi du temps de votre équipe. Peut-être devriez-vous lancer un projet de R&D ou instaurer des congés pour l'innovation ? Non seulement cela vous aidera à éviter les pertes de productivité, mais c'est aussi un bon moyen de maintenir l'engagement des personnes. La sous-utilisation est plus frustrante pour vos employés que vous ne le pensez.
Méfiez-vous des personnes qui ont trop à faire. Il y a un risque que leurs tâches ne soient pas exécutées à temps (de plus, vous ne voulez pas qu'ils soient épuisés). Leur surbooking peut suggérer que vous devez engager de nouveaux membres de l'équipe.
Enfin, le calcul de l'utilisation estimée des ressources est un moyen facile pour votre équipe de vente de connaître l'espace restant dans votre pipeline de production. Ainsi, vous risquez moins de manquer des opportunités commerciales (ou de vous engager dans des projets que vous n'êtes pas en mesure de livrer à temps).
Dans l'ensemble, l'analyse de votre score d'utilisation des ressources basé sur les réservations vous permet d'optimiser et d'améliorer l'utilisation et l'affectation des ressources et de prévoir les besoins en matière de ventes ou de recrutement.
Une autre façon de mesurer les ressources et d'atteindre des taux d'utilisation optimaux consiste à comparer les heures enregistrées par votre équipe (feuilles de temps) avec leurs heures disponibles. Nombreux sont ceux qui pensent que c'est la seule façon de montrer précisément comment calculer l'utilisation des ressources, car vous travaillez sur des heures de travail réelles, et pas seulement sur des estimations. Le suivi des ressources est essentiel pour surveiller et enregistrer avec précision l'utilisation des ressources au fil du temps.
Nombreux sont ceux qui pensent que c'est la seule façon de montrer précisément comment calculer l'utilisation des ressources, car vous travaillez sur des heures de travail réelles, et pas seulement sur des estimations.
Comme il s'agit d'un score rétrospectif, vous ne pouvez généralement pas réparer les dégâts, même si votre score est décevant. Il vous aide cependant à prendre de meilleures décisions à l'avenir.
Les données historiques concernant l'utilisation des ressources de l'équipe diffèrent et peuvent être un bon indicateur de la nécessité d'engager du personnel supplémentaire (ou de trouver des missions supplémentaires pour les membres actuels de votre équipe). Vous pouvez également vérifier la productivité de vos employés.
Je recommande d'utiliser les deux méthodes de calcul de l'utilisation des ressources. Comparez l'utilisation réelle (enregistrée) à l'utilisation estimée (basée sur les réservations) et analysez les différences. Elles peuvent mettre en évidence des problèmes d'estimation de la charge de travail ou des problèmes de gestion de projet. Vérifiez s'il y a des personnes ou des projets dont le taux d'utilisation est constamment supérieur ou inférieur à l'estimation. Cette analyse vous permet de repérer les domaines d'amélioration et de prendre des mesures. L'analyse de l'utilisation des ressources aide les chefs de projet à comprendre les schémas et à prendre des décisions fondées sur des données pour les projets futurs.
Maintenant que vous connaissez les différentes formules de calcul de l'utilisation des ressources, il est temps de compliquer un peu les choses. Jusqu'à présent, nous avons utilisé le terme "heures disponibles". Mais qu'est-ce que cela signifie ? Faut-il considérer la disponibilité comme le temps pendant lequel votre employé était au travail ? Ou bien faut-il inclure les vacances et les jours fériés ?
À première vue, on pourrait penser que le fait d'inclure le temps libre dans la disponibilité globale est contre-intuitif. disponible ensuite. Toutefois, si vous travaillez avec des salaires fixes, vous devrez peut-être encore rémunérer vos employés pendant cette période.
En tant qu'employeur, vous voudrez peut-être savoir combien de temps les membres de votre équipe passent réellement à travailler. Si vous décidez d'inclure les congés dans votre calcul, n'oubliez pas que le taux d'utilisation idéal des ressources de votre équipe peut être nettement inférieur pendant les mois de vacances (décembre et août). La planification de la disponibilité des ressources permet de s'assurer que les bonnes ressources sont disponibles en cas de besoin, même pendant les périodes de vacances.
Certaines entreprises utilisent 2080 comme nombre fixe d'heures (52 semaines * 40 heures). D'autres calculent le nombre réel d'heures de travail disponibles au cours d'une année donnée. Si vous souhaitez effectuer un filtrage plus avancé (par exemple, inclure les heures de vacances, exclure les jours fériés, prendre en compte les heures d'ouverture de l'entreprise), vous pouvez utiliser la fonction de filtrage. salariés à temps partiel), vous devriez envisager d'utiliser un logiciel de gestion des ressources.
Lorsque votre définition des "heures disponibles" est prête, vous devez vous demander ce que vous appelez "heures de travail". Parlez-vous de toutes les heures que vos employés consacrent à des activités liées à leur travail, par exemple la création d'un projet interne ? Ou peut-être des heures qu'ils consacrent à des activités que vous pouvez facturer à vos clients ?
Vous pouvez calculer ce que l'on appelle "l'utilisation productive", qui prend en compte toutes les heures de travail, et "l'utilisation facturable". Cette dernière est particulièrement utile pour les agences, les cabinets de conseil ou les éditeurs de logiciels, c'est-à-dire les entreprises qui travaillent sur des projets pour leurs clients. Grâce à l'utilisation facturable, vous pouvez mesurer le temps que vos employés consacrent à un travail réellement rémunérateur. La facturation des ressources est essentielle pour le suivi et la gestion des heures facturables pour les projets des clients.
Vous avez peut-être défini la formule que vous utiliserez pour mesurer la disponibilité et l'utilisation des ressources, mais vous devez tenir compte de l'évolution constante des données. La disponibilité future des personnes change chaque fois qu'elles demandent un jour de congé ou qu'elles tombent malades, ce qui affecte également vos réservations.
Il y a tout lieu de penser que vos données doivent être mises à jour régulièrement et que votre score d'utilisation de l'équipe doit également être ajusté en temps réel. Le moyen le plus simple d'y parvenir est d'utiliser un logiciel de gestion des ressources. La gestion des ressources en temps réel permet des ajustements dynamiques de l'allocation des ressources en fonction des données actuelles. Nous avons conçu Teamdeck comme un outil de gestion des ressources qui peut automatiser vos efforts afin que vous puissiez vous concentrer sur votre travail. des tâches de gestion de projet.
Teamdeck utilise trois types de données pour vos calculs :
la disponibilité (ainsi que les congés ou les jours fériés),
les réservations (heures de travail planifiées),
les feuilles de temps (heures de travail enregistrées).
Vous pouvez ainsi calculer l'utilisation estimée et réelle de l'équipe et les comparer. Ce logiciel est accompagné d'une suite de rapports qui vous permet de visualiser vos données et de les partager avec les membres de votre équipe (ou avec le client). Les outils de gestion des ressources offrent des fonctions complètes de suivi, d'analyse et d'optimisation de l'utilisation des ressources.
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