Nous avons tous entendu parler et peut-être même expérimenté l'effet paralysant des goulets d'étranglement sur une organisation. Le terme "goulot d'étranglement" désigne toute situation causée par des problèmes de personnel ou des problèmes techniques qui retardent la réalisation d'un projet. Ces situations peuvent être provoquées par un département surchargé de travail, un dysfonctionnement technique ou même le stress qui réduit la productivité de l'ensemble de l'équipe.
En général, la capacité du système est mesurée par la capacité du goulet d'étranglement. Cette situation peut être préjudiciable à la fois pour le fonctionnement interne de l'équipe, lorsque la frustration monte et que les esprits s'échauffent, et pour l'image que l'entreprise donne d'elle-même à l'extérieur. Après tout, personne ne veut paraître incompétent ! À cela s'ajoutent les charges financières que ces goulets d'étranglement entraînent, car la rentabilité peut chuter de manière significative. Dans cet article, nous allons passer en revue les étapes pour identifier les goulots d'étranglement, comment les résoudre et comment Teamdeck s'inscrit dans la solution de cette énigme.
Le moyen le plus rapide d'identifier un goulet d'étranglement est d'examiner le flux de travail de votre entreprise et de déterminer si le travail est réalisé de manière fluide ou par à-coups (En savoir plus sur les goulets d'étranglement). système de gestion des flux de travail). Cette dernière situation est symptomatique du problème. Il convient de noter que les goulets d'étranglement ne doivent pas vous effrayer parce que ils sont monnaie courante dans toute entreprise. Bien qu'ils soient une cause de frustration, s'énerver ne fera que vous empêcher de résoudre le problème efficacement et plus rapidement. Il est intéressant de noter que la plupart des goulets d'étranglement se produisent au cours des processus d'essai des logiciels et d'examen de la qualité.
La première étape pour reprendre le contrôle lors d'un goulot d'étranglement consiste à surveiller la situation de près et à identifier les problèmes les plus urgents. La mauvaise façon d'aborder ces problèmes est de les aborder de manière quantitative. Si nous jetons aveuglément de l'argent et des ressources humaines sur le problème, il est peu probable que nous le résolvions. Ce ne sera qu'une perte de temps et d'efforts. Il faut d'abord établir un diagnostic approprié. Ce n'est qu'ensuite qu'il faut prendre des mesures pour résoudre le problème. Les solutions doivent être de nature qualitative. Une fois que nous avons identifié les éléments qui contribuent le plus au goulet d'étranglement, nous pouvons mettre en œuvre des solutions appropriées. Voici quelques solutions courantes pour lutter contre les goulets d'étranglement :
Les employés qui sont au cœur de la tempête métaphorique devraient être désignés pour traiter les problèmes les plus critiques. S'occuper de détails à ce stade entraînera des retards importants et des coûts supplémentaires.
Il s'agit d'une opinion très impopulaire qui peut susciter le mécontentement des employés, mais elle peut contribuer à résoudre le problème à court terme. Vous pouvez l'utiliser avec parcimonie comme solution rapide, mais surcharger les employés peut entraîner de la frustration et de l'épuisement. Il convient de se concentrer sur des idées qui garantissent l'efficacité du système dans son ensemble sans abuser de la main-d'œuvre.
Il s'agit des ressources humaines et matérielles. La tenue de registres vous permettra d'identifier les activités pour lesquelles les ressources sont gaspillées dans des activités sans valeur ajoutée.
L'élaboration de protocoles de bonnes pratiques avec lesquels chaque employé se familiarisera permettra une meilleure gestion du temps (avec des logiciel de suivi du temps de travail des agences), moins de temps d'arrêt et, dans le cas d'un taux de rotation élevé, permettra aux nouveaux employés de se mettre rapidement au diapason des travailleurs plus expérimentés.
Tenez-vous au courant des dernières avancées technologiques et des outils les plus récents. Une technologie plus efficace permettra à vos travailleurs de se concentrer sur d'autres aspects du processus de production et d'orienter leurs efforts vers les éléments les plus problématiques du goulet d'étranglement.
L'affectation de personnel supplémentaire au maillon problématique de la chaîne de production peut contribuer à réduire le goulot d'étranglement. Bien entendu, cela doit être fait avec un certain degré de planification afin de s'assurer que la personne possédant le savoir-faire adéquat est sur place pour proposer des solutions. Par exemple, si le département marketing n'a accès qu'à un seul graphiste occupé, l'embauche d'un deuxième graphiste permettra de résoudre le problème et de remettre le département marketing sur les rails.
Les fêtes de fin d'année sont synonymes d'absences massives des employés. Cette situation est préjudiciable au flux de travail de l'organisation. Coordonnez les périodes de vacances avec les employés à l'avance afin d'éviter de paralyser les services par des absences massives.
Les goulets d'étranglement sont souvent dus à de mauvaises décisions de la part des dirigeants et à un manque d'organisation au niveau de la direction. Par exemple, dans une organisation où une personne est chargée de jongler avec plusieurs départements, elle peut être le point d'étranglement où se produit le goulet d'étranglement. Déléguer les processus de prise de décision à un autre employé réduira les goulets d'étranglement, car les décisions seront prises plus rapidement. Pour cela, il faut bien sûr que la personne à l'origine des retards renonce à ses tendances à la microgestion !
Teamdeck est idéal pour coordonner la gestion des goulots d'étranglement, car il incite à des pratiques de travail efficaces. C'est un outil parfait pour la gestion de l'allocation des ressourcesles quarts de travail des employés et les absences. Vous pouvez résoudre les problèmes mentionnés ci-dessus, tels que le choix des bonnes personnes pour le problème, en utilisant simplement la fonction de Teamdeck, qui permet d'allouer les ressources humaines en fonction de leur expérience, de leur expertise et de leur disponibilité. Cela permet une planification à long terme car vous pouvez analyser la structure de votre organisation sur de longues périodes. De plus, vous pouvez savoir à l'avance où des problèmes potentiels peuvent survenir en raison d'un manque de personnel.
La fonction du programme qui permet de contrôler régulièrement la charge de travail des employés est également utile pour maximiser l'efficacité des employés. Les chefs d'équipe peuvent toujours connaître la charge de travail actuelle de leur équipe. Cela permet de déléguer les employés qui ont plus de temps libre pour aider ceux qui sont surchargés de travail. Une autre fonctionnalité intéressante est la capacité de Teamdeck à surveiller vos dépenses régulièrement. Ceci est crucial pour lutter contre les goulots d'étranglement qui ont un effet négatif sur le budget d'un projet.
Les goulets d'étranglement sont inévitables, même dans les entreprises les plus efficaces. Les dysfonctionnements techniques, les absences des employés et la myriade de problèmes potentiels qui en découlent sont omniprésents. Bien sûr, la recherche de solutions technologiques ou organisationnelles est cruciale... Mais il est également important de ne pas oublier les problèmes de santé mentale auxquels les employés et les chefs d'équipe peuvent être confrontés en cas de goulot d'étranglement. L'une des principales choses à ne pas faire en cas de goulot d'étranglement est de laisser l'agressivité dominer le processus de résolution des problèmes.
Il est beaucoup trop facile de laisser la colère dicter la discussion. Un dialogue interne malsain peut gravement affecter les performances de l'entreprise et causer de graves problèmes qui dureront bien plus longtemps que le goulot d'étranglement. Une réaction émotionnelle immature aux retards de production peut conduire les employés à des niveaux de stress plus élevés, menant à l'épuisement professionnel et à la dépression. Une main-d'œuvre malheureuse sera incapable de résoudre les problèmes. Elle fait preuve de moins d'enthousiasme et, dans le pire des cas, l'équipe peut chercher un emploi ailleurs, ce qui crée encore plus de problèmes à résoudre. Compte tenu de la prévalence et de l'omniprésence des goulets d'étranglement, la direction doit aborder le problème avec empathie et compréhension. Il s'agit là de l'étape la plus importante dans la résolution des problèmes d'une organisation.
Bien qu'il s'agisse d'un cercle vicieux qui se manifeste de temps à autre, les goulets d'étranglement sont un élément essentiel de la croissance de toute entreprise. Puisqu'ils sont inévitables, autant les accepter et les considérer comme des occasions de réfléchir aux différents aspects de notre organisation. Ils sont le carburant du progrès et nous permettent d'explorer de nouvelles solutions technologiques ou de nouveaux styles de gestion.
Cela nous aidera à regagner en productivité et à aplanir temporairement les plis les plus gênants. Nous vivons un âge d'or pour traiter ces questions, car la révolution technologique des 30 dernières années a changé notre façon de travailler et de résoudre les problèmes.
Cela nous donne, entre autres, des programmes innovants comme Teamdeck, un logiciel de planification des ressources pour traiter les questions d'organisation sur le lieu de travail. Dans le même temps, un sens croissant de la responsabilité et de l'éthique des entreprises est devenu plus prédominant. Aujourd'hui, de plus en plus de managers comprennent l'importance de traiter les employés avec dignité. Ces deux avancées dans le monde de l'entreprise ont donné naissance aux outils et aux conseils susmentionnés pour traiter les problèmes d'organisation sur le lieu de travail. gestion des capacités goulets d'étranglement. Il est dans la nature humaine de trouver des solutions aux problèmes et nous ne serons jamais à court de crises à résoudre, alors autant les résoudre le plus humainement possible.
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