Les estimations inexactes font partie des problèmes les plus courants en matière de gestion de projet. Lorsque vous démarrez un nouveau projet informatique, vous voulez savoir deux choses : combien de temps il va prendre et combien il va coûter. Pour répondre à ces questions, vous devez estimer les projets que vous êtes sur le point de mener. Il n'y a pas de règle magique qui dise que le projet X prend 12 semaines et coûte $150 000. Ou qu'un site web de type Y nécessite 10 semaines de développement et coûte $100 000.
Ce que vous apprendrez de cet article :
- Comment les chefs de projet se préparent-ils à l'estimation des coûts dans le cadre de la gestion de projet ?
- Quelles sont les techniques d'estimation utiles pour l'estimation d'un projet ?
- Comment se prépare-t-on à estimer les coûts à l'aide de formules ?
Il est impossible d'évaluer le calendrier ou le coût d'un projet sans procéder à une estimation minutieuse, même si la portée du projet est très similaire à ce que vous avez fait auparavant. Mais il y a pire : l'estimation ne vous donnera jamais une réponse 100% précise à ces questions non plus. Alors, pourquoi estimer ? Parce que c'est le seul moyen de faire des hypothèses sur le calendrier et le budget du projet, la charge de travail et les ressources nécessaires pour le mener à bien.
En estimant le projet, vous êtes également en mesure de programmer des employés possédant l'expérience et les compétences adéquates. Ce que vous pouvez faire, c'est utiliser des méthodologies et des techniques qui vous permettront d'estimer avec la plus grande précision possible. Voici comment utiliser la méthodologie Agile et la technique Planning Poker pour créer des estimations significatives de votre projet.
James Grenning a mis au point la session de poker de planification connue pour sa stratégie en 2002, appelée Scrum poker. Au début des années 1950, sa méthode d'estimation, Wide band Delphi, prenait trop de temps et présentait d'autres limites. Dans le cas de Grenning, le plan de poker visait à l'origine à résoudre un problème dans lequel les joueurs étaient trop enthousiastes et trop concentrés pour gagner. Mike Cohn, fondateur des alliances Agile et des alliances Scrum, a par la suite utilisé cette technique dans un article intitulé Agile Estimation and Planning.
La réussite d'un projet dépend essentiellement de la façon dont vous en comprenez le contenu. Cela inclut :
- Comprendre les attentes de votre client
- Comprendre les objectifs du projet et son but principal
- Création d'une liste de caractéristiques requises
Une fois que vous avez pris connaissance du cahier des charges du client et que vous disposez d'un maximum d'informations sur les exigences du projet, vous êtes en mesure de dresser la liste de toutes les caractéristiques et de les transmettre à votre équipe.
Pour ce faire, créez un carnet de commandes comprenant toutes les fonctionnalités à faire. Vous pourrez ensuite les classer par ordre de priorité, évaluer leur complexité et estimer le temps nécessaire à leur réalisation. Un carnet de commandes approprié doit comprendre les éléments suivants
- Histoires d'utilisateurs - décrivent les actions que les utilisateurs peuvent entreprendre à chaque étape de l'utilisation du produit.
- Critères d'acceptation - liste des éléments nécessaires à l'achèvement d'une histoire
- Points de récit - estimation de la quantité de travail, des risques et de la complexité en valeur relative.
- Tâches pour les histoires d'utilisateurs - liste des tâches à accomplir pour réaliser une histoire d'utilisateur.
Il est essentiel d'impliquer l'équipe de développement dans la création et la hiérarchisation du carnet de commandes afin de garantir des évaluations précises et réalistes.
Une fois la liste des caractéristiques prête, attribuez une priorité à chacune d'entre elles. Vous pouvez utiliser la méthode d'analyse MoSCoW pour les classer comme suit :
- Doit avoir
- Aurait dû
- Aurait pu
- N'aura pas
Lors de l'élaboration d'un projet, concentrez-vous sur les éléments que vous devez livrer en premier lieu. La construction d'un MVP vous donne la possibilité de tester des hypothèses sur votre idée avant d'achever l'ensemble du projet, de le montrer aux parties prenantes ou aux utilisateurs bêta, et de recueillir des commentaires importants pour le développement ultérieur du reste des fonctionnalités.
L'attribution de priorités peut également vous aider à estimer le projet. En vous concentrant sur les fonctionnalités principales et sur celles que vous devez réaliser en premier, vous pouvez émettre des hypothèses plus précises quant à l'estimation de leur réalisation. Pour les fonctionnalités "qui pourraient être réalisées", vous pouvez commencer par une estimation approximative, car elles sont plus loin dans le processus de développement et beaucoup de choses peuvent changer avant que votre équipe ne les aborde (et si votre équipe les aborde, car après avoir recueilli des commentaires sur votre MVP, vous pouvez pivoter et ne pas inclure toutes les fonctionnalités initialement prévues).
Il est toutefois important d'estimer toutes les fonctionnalités, quelle que soit leur priorité (à l'exception de celles qui ne sont pas nécessaires, bien entendu), car vous souhaitez obtenir une vue d'ensemble de tout le projet en une seule fois. Au fur et à mesure que vous progressez dans le projet, vous pouvez réévaluer l'étendue des travaux, afin de vous assurer que vos estimations restent exactes.
Maintenant que votre carnet de commandes est terminé, il est temps d'estimer chacun de ses éléments. Pour ce faire, nous utilisons les story points. Il s'agit d'unités que les équipes agiles utilisent pour évaluer le travail nécessaire à la réalisation de chaque élément du carnet de commandes. Les story points permettent d'attribuer une valeur relative aux éléments du carnet de commandes. Ils ne sont pas liés au temps et peuvent avoir des valeurs différentes selon les équipes ; ils n'ont donc pas de valeur émotionnelle. Il y a donc de fortes chances que les membres de l'équipe ne gonflent pas les estimations par sécurité. Le poker de planification aide les équipes logicielles à planifier les flux de travail et à améliorer les taux de livraison des projets.
En utilisant les points de récit, une équipe peut faire une estimation :
La session de planification est l'une des techniques d'estimation au niveau brut, utilisant une version modifiée de la séquence de Fibonacci : 1, 2, 3, 5, 8, 13, 20, 40, 100. Pour estimer les éléments du carnet de commandes, les membres de l'équipe reçoivent les mêmes jeux de cartes de poker de planification avec des chiffres. Ensuite, après une brève présentation de l'élément du carnet de commandes par le Product Owner (qui ne vote pas) et une discussion, ils choisissent en privé la carte sur laquelle figure le nombre de points d'histoire qu'ils considèrent comme pertinents par rapport à la quantité de travail nécessaire pour réaliser cet élément et les révèlent en même temps.
Si les chiffres diffèrent, les membres de l'équipe discutent des raisons pour lesquelles ils ont choisi tel nombre de points d'histoire, puis votent à nouveau. Cela fait partie du processus de planification poker, une méthode d'estimation basée sur le consensus utilisée dans Agile pour estimer l'effort pour les histoires d'utilisateur. Ils procèdent ainsi jusqu'à ce qu'ils parviennent à un consensus, puis passent à l'élément suivant du carnet de commandes. Et si le nombre convenu est élevé, disons 20, 40 ou plus, cela signifie qu'une histoire peut nécessiter trop de travail pour un seul sprint et qu'il peut être nécessaire de la décomposer en tâches plus petites. Idéalement, la présentation de l'élément, la discussion et le vote devraient prendre environ deux minutes, ce qui permet d'estimer l'ensemble du backlog en peu de temps. Mais comme il s'agit ici d'estimer l'ensemble du backlog en une seule fois, prenez votre temps et ne vous inquiétez pas si l'évaluation de certaines histoires prend un peu plus de temps.
La vélocité de l'équipe indique le rythme de développement du projet. Elle permet de comprendre deux choses :
- La quantité de travail que votre équipe est capable d'accomplir en un seul sprint
- Quelle est la date prévue pour l'achèvement de l'ensemble du champ d'application, en supposant qu'il soit fixé ?
La vélocité est différente pour chaque équipe. Vous pouvez l'évaluer après les premières itérations, lorsque votre équipe a déjà travaillé sur certaines caractéristiques. Par exemple, si vous avez inclus quatre éléments du backlog de produit dans la première itération pour un nombre total de 20 points de récit, et que l'équipe a terminé trois d'entre eux, ce qui équivaut à 15 points de récit, il s'agit de la vélocité actuelle de votre équipe. N'oubliez pas que seuls les éléments terminés comptent. Même si l'équipe a réussi à commencer le quatrième élément mais ne l'a pas terminé, il ne compte pas.
Le maître de mêlée joue un rôle crucial en facilitant le processus d'estimation et en garantissant des évaluations précises au cours de ces sessions.
Après avoir négocié les story points et évalué la vélocité de l'équipe, vous êtes en mesure de déterminer le calendrier du projet. Pour ce faire, additionnez la vélocité de l'équipe des trois dernières itérations et divisez-la par trois. Par exemple, si la vélocité de ces itérations était de 20, 23 et 17, la vélocité moyenne serait d'environ 20 points. Si la quantité totale de travail a été estimée à 100 points d'histoire, alors, avec une vitesse moyenne de 20 points, il faudra 5 itérations pour achever le projet. En supposant qu'une itération dure deux semaines, vous devriez livrer le projet en 10 semaines.
Pour déterminer le budget de votre projet, vous pouvez utiliser cette formule de base : (nombre total de story points / vélocité * heures d'équipe par sprint) + coûts non salariaux = budget estimé. En divisant le nombre total de story points par la vitesse moyenne, multipliez le nombre de sprints par 40 heures par semaine et par membre de l'équipe pour obtenir le coût de la main-d'œuvre. Ajoutez ensuite les coûts non salariaux tels que les coûts d'investissement, les coûts d'équipement, les coûts de maintenance, les coûts de formation, etc. Par exemple, nous avons un projet estimé à 100 points d'histoire et la vitesse moyenne de notre équipe est de 20. En affectant une équipe de 5 personnes au projet avec des taux horaires de $50, les heures de l'équipe par sprint valent $20.000 et $100.000 pour 5 sprints. Avec un coût hypothétique hors main-d'œuvre de $50.000, le budget estimé pour notre projet serait de $150.000. Compte tenu des intervalles de confiance sur les niveaux exemplaires de 80-120%, la fourchette déclarée de notre budget est maintenant de $120.000 à $180.000.
N'oubliez pas qu'aucune estimation n'est exacte à 100%. Il est préférable de réestimer votre projet toutes les quelques itérations, car certains éléments, comme la disponibilité des ressources, la vitesse de travail de l'équipe ou la portée du projet, peuvent changer au fil du temps. En réestimant, vous vous assurez que votre estimation est à jour. L'utilisation d'un logiciel de suivi du temps et de planification des ressources vous aidera également à gérer la disponibilité de votre équipe et à la réaffecter si nécessaire. Avec les bonnes techniques et les bons outils, vous pouvez rendre vos estimations plus fiables et mieux planifier votre prochain projet.
Une estimation précise du projet est cruciale pour une gestion de projet réussie. En comprenant les attentes et les objectifs, en créant un carnet de commandes détaillé, en hiérarchisant les caractéristiques et en utilisant des techniques telles que les story points et le Planning Poker, vous pouvez améliorer la précision de vos estimations. Une réestimation régulière et l'utilisation d'outils de suivi du temps et de gestion des ressources améliorent encore la fiabilité des délais et des budgets de votre projet. En suivant ces pratiques, vous pouvez surmonter les défis posés par des estimations imprécises et garantir de meilleurs résultats pour vos projets.
Utiliser facilement la technique d'estimation du Planning Poker
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