La gestion des congés est l'un des éléments clés de votre organisation. Elle vous permet d'optimiser votre flux de travail, d'éviter les goulets d'étranglement et d'augmenter la productivité de votre équipe. Vérifiez si votre organisation a besoin d'un système de gestion des congés et quel outil choisir !
Ce que cet article vous apprendra :
Soyons réalistes : dans la plupart des entreprises, la gestion des congés est un véritable gâchis. Les demandes envoyées sur les ressources ou par courrier électronique restent souvent sans réponse pendant des jours ou sont facilement oubliées. Les employés qui ne savent pas qui sera en congé à un moment donné ne peuvent pas planifier leurs tâches avec les autres membres de l'équipe. Goulots d'étranglement dus à l'absence de capacité suffisante pendant les périodes de forte activité telles que les vacances ou la fin de l'année. Les jours fériés tombent à des dates différentes selon les pays, ce qui est très important lorsque vous gérez une équipe internationale.
Une mauvaise gestion des congés a un impact très négatif sur le déroulement du travail dans l'ensemble de l'entreprise, entraînant retards et chaos. Il est donc conseillé d'introduire un logiciel de gestion des congés en ligne efficace et à toute épreuve.
Vous connaissez déjà les avantages d'un système de gestion des congés. Demandez-vous maintenant si votre entreprise en a besoin. Qui sait, vous disposez peut-être déjà de l'outil idéal à cette fin. D'un autre côté, puisque vous lisez cet article, vous êtes probablement à la recherche d'informations sur la manière d'améliorer la qualité de votre gestion des congés. Répondez donc à quelques questions et déterminez si votre entreprise a besoin d'une nouvelle solution.
Il vous sera difficile de vérifier à chaque fois le nombre de jours de congé d'un salarié avant d'accepter sa demande. demande de congé. En outre, la saisie manuelle des jours utilisés après chaque congé pris est une autre activité qui prend du temps et qui n'est peut-être pas nécessaire si le système le fait pour vous. Un bon système de gestion des congés vous empêchera automatiquement de prendre des congés dépassant le nombre de jours de congé disponibles.
Il est parfois facile d'oublier une demande de congé, c'est pourquoi votre système doit vous en informer par le canal que vous utilisez le plus souvent. Veillez à ce que votre outil de gestion des congés envoie une notification par courrier électronique indiquant qu'une demande a été reçue et vous rappelle de l'accepter.
Rien n'allonge plus le processus d'approbation que le fait de passer d'une personne à l'autre. Un employé envoie une demande de congé à son chef d'équipe, qui l'envoie à son chef de service, lequel doit la transmettre à quelqu'un d'autre, et ainsi de suite. Faites en sorte que les demandes aillent directement à la personne qui peut les approuver. Un système de gestion des congés bien conçu vous permettra d'acheminer automatiquement les demandes vers les bonnes personnes. Cela évite toute confusion et rend l'ensemble du processus rapide et clair.
Comme nous l'avons déjà mentionné, la gestion d'une équipe internationale est délicate en raison, entre autres, des jours fériés locaux. Ce n'est pas un problème lorsque vos employés travaillent dans un seul pays : vous célébrez tous les mêmes fêtes nationales et vous n'avez même pas besoin de les saisir dans le système.
Ce qui est différent, c'est que votre équipe se trouve dans dix pays différents et que chacun d'entre eux a des jours fériés locaux différents. Si vous avez du mal à suivre les jours fériés internationaux, trouvez un système qui bloque automatiquement les jours fériés pour les personnes travaillant dans un pays particulier.
Les vacances ne sont pas les mêmes. Outre les vacances classiques, il existe des congés de maternité, de maladie, à la demande ou de garde d'enfants. Chacun d'entre eux est pris en compte de manière légèrement différente en fonction du contrat et des circonstances. Il est donc important que vos employés puissent définir des raisons et des périodes de vacances personnalisées. Cela évitera toute confusion supplémentaire dans la comptabilisation des jours de congé.
Les vacances affectent d'autres aspects de l'organisation, tels que gestion des ressources du projet. Il serait très fastidieux de calculer à chaque fois l'incidence des jours de congé sur la capacité de votre entreprise.
Un bon système de gestion des congés doit donc pouvoir s'intégrer facilement à d'autres outils de gestion du travail... Idéalement, la gestion des congés, des ressources, des tâches et du temps devrait être possible à partir d'un seul et même outil.
La tâche n'est pas si simple, car chacun essaie de vous convaincre que sa solution est la meilleure. Nous avons donc résumé ci-dessous quelques-uns des meilleurs outils disponibles sur le marché.
Teamdeck - logiciel de gestion des ressources basé sur le cloud - est un outil universel, direct et transparent pour gérer les différents aspects du travail. Il a été créé par un éditeur de logiciels expérimenté pour répondre aux besoins d'autres éditeurs de logiciels et de l'industrie technologique. Toutefois, il est rapidement apparu que la méthode efficace de gestion du travail propre à l'éditeur était également adoptée par d'autres secteurs, tels que les agences de création, les organisations financières, les startups en pleine croissance et les grandes entreprises modernes. Teamdeck.io comprend un logiciel de gestion des congés avec des fonctions de gestion des congés et des absences.
Le système facilite les processus de gestion des congés : il permet d'envoyer les demandes de congé des employés, en précisant les raisons et la durée du congé, et de les adresser aux personnes appropriées. Il facilite la gestion d'une équipe internationale en tenant compte des éléments suivants les jours fériés locaux et les fuseaux horaires du pays concerné.
Les congés en cours de tous les membres de l'équipe sont immédiatement téléchargés dans leur panneau de disponibilité et d'horaire, de sorte que vous pouvez toujours voir rapidement quelles ressources vous avez à votre disposition. Le système de gestion des congés de Teamdeck est disponible pour tous les employés que vous sélectionnez, y compris les freelances, qui peuvent facilement marquer leur temps d'absence, par exemple pour toute la semaine, ou juste quelques heures dans une journée.
Le fonction de motifs personnalisés vous donne la possibilité d'utiliser un type de congé individuel, de le marquer comme payé ou non payé et d'affecter les employés et les départements concernés à une politique de congé individuelle. Ainsi, outre les types de congés classiques tels que les congés annuels ou les congés de maladie, vous pouvez également contrôler et gérer facilement d'autres raisons de prendre des jours de congé.
Vous pouvez effectuer tout le processus à l'intérieur de l'application, mais Teamdeck vous enverra une notification supplémentaire par email lorsqu'une demande de congé est reçue. Si vous voulez vérifier les statistiques des jours de congé de votre organisation, Teamdeck générera un rapport clair et complet pour vous.
Il s'agit d'un outil de gestion des ressources humaines simple et facile à utiliser pour la gestion des congés. Il est basé sur un calendrier partagé, de sorte que toute personne ajoutée au système peut voir immédiatement les disponibilités de ses collègues. Il vous permet d'envoyer facilement des demandes et de les accepter immédiatement, et vous donne la possibilité de créer des rapports. Si ce dont vous avez besoin ne figure pas dans les types de congés par défaut, vous pouvez facilement créer des options personnalisées.
Ce logiciel RH permet à chaque employé d'accéder à son compte individuel pour connaître le nombre de jours de congé qu'il lui reste et l'état d'acceptation de ses demandes. L'application est disponible en version web et mobile. Sage HR est intégré à Slack, ce qui vous permet d'accepter les demandes d'information de vos clients. employé demandes de congés directement à partir de cet outil.
Podio est un outil créé pour ceux qui ne se satisfont pas des solutions toutes faites. Le système offre de nombreuses possibilités de personnalisation et peut être adapté aux besoins individuels de l'entreprise. Tout d'abord, l'interface Podio est construite sur l'API, ce qui permet aux développeurs de développer le système de manière flexible afin de répondre aux besoins de l'entreprise dans son ensemble.
Deuxièmement, le système offre de nombreuses possibilités d'intégration avec d'autres outils. En téléchargeant des extensions sélectionnées, vous pouvez utiliser d'autres applications au sein de Podio. Le système n'est pas un système typique de gestion des congés, mais vous pouvez l'intégrer avec, par exemple, Google Calendar ou Teamdeck. Vous pouvez ainsi mettre en œuvre des fonctionnalités sur mesure pour votre entreprise et bénéficiez des fonctionnalités dont vous avez besoin pour suivre et accepter les jours de congé de vos employés. Et plus encore.
Dans bamboo HR, les employés peuvent rapidement et facilement soumettre des demandes de congé et les managers peuvent tout aussi rapidement et facilement les accepter. Le système indique les conflits de calendrier Les deux parties peuvent ajouter une note à la soumission pour justifier la demande et la décision. Les deux parties peuvent ajouter une note à la soumission pour justifier la demande et la décision.
Le système de gestion des congés convertit les jours sélectionnés en heures pour faciliter la planification de la capacité de l'entreprise. Un système de gestion des congés Politique en matière de PTO ne convient peut-être pas à toutes les entreprises, c'est pourquoi il est possible de créer des paramètres personnalisés dans Bamboo HR. En quelques clics dans l'application, plusieurs types de rapports de congé peuvent être générés. Les responsables peuvent ainsi facilement vérifier les tendances en matière de congés, même celles qui ne sont pas évidentes à première vue. Il leur est ainsi plus facile de planifier le flux de travail stratégique de l'organisation.
Hi Bob est un système de gestion des congés facile à utiliser. Il permet aux employés de choisir n'importe quel type de congé comme les vacances, les jours de maladie, Suivi du PTOIl peut s'agir d'un congé de maladie, d'un congé annuel ou d'un congé parental. Ils peuvent préciser la durée de leur congé et envoyer des demandes directement à leurs supérieurs.
Un avantage important de l'application est son intégration avec Slack et MS Teams, de sorte que les gestionnaires peuvent rapidement approuver les congés tout en utilisant leurs outils de communication quotidiens. Bien entendu, l'ensemble est également disponible sous forme d'application web et mobile.
L'application vous permet également de créer et d'attribuer des politiques personnalisées pour des groupes d'employés et des postes sélectionnés, ce qui rend l'outil très flexible, quelle que soit la forme d'emploi. Le système signale automatiquement les demandes de congé actuelles, passées et en suspens des employés, ce qui vous permet de vérifier facilement les statistiques et les statuts des différents types de demandes pour les employés et les départements.
La gestion des congés est une question qui se pose à toutes les organisations, quels que soient leur taille, leur secteur d'activité ou leur mode de travail. Ne laissez pas le manque de procédures et d'outils appropriés réduire votre efficacité et la satisfaction de vos employés. Analysez les besoins de votre entreprise, vérifiez les points faibles de votre solution actuelle et laissez un système professionnel de gestion des congés libérer un nouveau potentiel pour votre équipe.
Selon une étude du CIPD, les salariés prennent en moyenne 6 jours de congé par an pour diverses raisons. Cela peut sembler peu, mais l'absence de procédures adéquates pour organiser ce temps libre peut nuire à l'organisation du travail et avoir un effet boule de neige.
La gestion des congés, ou gestion du temps libre, est le processus d'acceptation, d'optimisation et de suivi des jours de congé et des vacances des employés au sein d'une organisation. Elle a un impact colossal sur la santé de votre entreprise et vous devez en faire une priorité. Quels avantages peut-elle apporter à votre entreprise ? Comment évaluer si votre organisation a besoin d'un outil de gestion des congés ?
Même le travail le plus intéressant et le plus stimulant peut être fatigant et les employés ont tout à fait le droit de se reposer et de recharger leurs batteries en vue du prochain défi. Il est très frustrant que votre équipe ait l'impression de ne pas pouvoir prendre des vacances bien méritées parce que l'entreprise a besoin d'elle et qu'il n'y a personne pour la remplacer. Selon le chercheur Mark Rosekind de Alertness Solutions, "l'effet de répit des vacances peut augmenter les performances de 80%. Les temps de réaction des vacanciers de retour de vacances ont augmenté de 40%".
Une personne qui sait qu'une organisation se soucie de son bien-être et de l'équilibre entre sa vie professionnelle et sa vie privée sera tout simplement plus productive, car ses besoins seront satisfaits. Il incombe à la direction de faire tout ce qui est en son pouvoir pour que chacun puisse prendre ses jours de congé et que le travail se déroule sans heurts. C'est la marque d'une bonne gestion des congés.
Chaque entreprise a ses priorités et ses projets les plus importants. Cependant, il est naturel que des tâches et des demandes urgentes surgissent parfois, qui n'avaient pas été planifiées dans le calendrier. Il n'y a rien de mal à cela, tant que cela ne se fait pas au détriment des responsabilités essentielles.
La gestion des congés vous permet de mieux évaluer si un employé dispose de l'espace nécessaire pour s'occuper de tâches supplémentaires avant son départ, ou s'il est préférable qu'il se concentre sur des priorités qui ne peuvent pas attendre son retour deux semaines plus tard.
La gestion d'une équipe travaillant à distance depuis différents pays nécessite un système de gestion des congés performant qui tienne compte des différents fuseaux horaires et des jours fériés nationaux dans de nombreux pays.
Connaître la capacité de votre entreprise est la base d'une bonne gestion des ressources. Grâce à la gestion des congés, vous serez en mesure de savoir quels employés sont en congé et d'affecter efficacement des remplaçants, de répartir les tâches en fonction de la capacité des départements concernés et d'apporter un soutien là où il est nécessaire.
Les goulets d'étranglement sont un moment de crise pour toutes les entreprises. Ils surviennent lorsque vous ne disposez pas de suffisamment de ressources (argent, employés, technologie, temps) pour accomplir une tâche donnée. Les congés des employés génèrent souvent des goulets d'étranglement, car une équipe incomplète a moins de capacité que d'habitude. Une gestion efficace des congés vous permettra de vous préparer à l'avance à ces situations et de minimiser la difficulté à maintenir un rythme de travail normal.
Les congés des employés ne sont pas des informations qui n'ont d'importance que pour le chef d'entreprise. Une entreprise est un système d'éléments en interaction, de sorte que chaque employé doit connaître la disponibilité des autres membres de l'organisation. Et il ne s'agit pas seulement des membres d'une même équipe. Lorsqu'ils planifient leur travail, les employés ont besoin de savoir si la personne qui peut les aider dans une tâche particulière sera disponible à ce moment-là. Cela vaut pour tous les services et tous les postes. La gestion des congés garantit donc une structure claire du flux de travail et se traduit par une plus grande efficacité.
Avant d'en savoir plus sur la gestion des congés, vous devez également savoir où se situe un système de gestion des congés sur le marché afin d'avoir une vue d'ensemble et de prendre des décisions d'achat plus précises pour un logiciel de gestion des congés.
La gestion des congés fait partie de la gestion des temps et des présences. Examinons donc ces deux aspects. Mais pour ne pas aller trop loin dans des questions qui ne sont pas l'objet de ce chapitre, la gestion du temps est le processus de planification et de contrôle du temps consacré à des activités spécifiques. En particulier celles qui sont liées à l'augmentation de l'efficacité, de l'efficience et de la productivité. En d'autres termes, il s'agit de savoir comment répartir le temps entre différentes actions et rester productif pour chacune d'entre elles.
La gestion des présences est la manière dont vous suivez les heures de travail de vos employés. Il s'agit d'un système permettant de documenter les heures de travail et de repos des employés. Son principal objectif est de prévenir la perte de temps des employés en suivant leurs heures de travail, leurs heures de connexion, leurs départs, leurs pauses et leurs congés.
Il est donc temps d'aborder le terme principal de notre conversation : la gestion des congés. Il n'est pas nécessaire de réfléchir longuement à ce que signifie la gestion des congés. La gestion des congés (ou simplement la gestion des congés, ou la gestion des PTO) fait référence à la gestion des demandes de congé des employés. Plus précisément, il s'agit des congés parentaux, des congés de maladie, des congés parentaux, des congés de maternité, des vacances et d'autres décisions de congé parfois non planifiées.
L'objectif principal de ce complexe d'actions appelé "gestion des congés" est de garantir que les employés bénéficient de leurs avantages sociaux en toute tranquillité, sans que cela n'ait d'incidence sur le fonctionnement de l'entreprise.
La gestion des congés consiste à administrer les congés des employés conformément à la politique de l'entreprise en matière de congés, non seulement pour respecter la législation, mais aussi pour améliorer l'engagement des employés, la productivité et l'image de marque de l'employeur. (GreytHR.com)
Comme on peut le lire plus loin sur le site Web de GreyHR, la gestion des congés comporte trois volets généraux : la conception des politiques de congé, la mise en œuvre et l'exécution des politiques de congé, et le travail régulier d'administration des congés. Néanmoins, GreyHR ne mentionne pas l'énorme proximité entre la gestion des congés et la gestion d'une entreprise ou, pour être plus pertinent, entre les congés d'un employé et l'avancement des projets.
L'objectif de la gestion des congés est de traiter les demandes de congé des employés de manière équitable et précise afin que l'entreprise fonctionne sans heurts et que les employés bénéficient des avantages auxquels ils ont droit. (Lucidchart.com)
Alors que GreyHR met l'accent sur l'engagement et la productivité (et l'image de marque de l'employeur) en tant que préoccupation incontestable de la planification des congés des employés, Lucidhart s'intéresse à la performance inébranlable de l'entreprise en tant que critère ou centre d'intérêt qui détermine les décisions relatives à l'approbation des congés.
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