Les entreprises qui gèrent un ou plusieurs projets à la fois, comme les agences ou les éditeurs de logiciels, doivent s'assurer que leurs efforts de planification sont efficaces. Une façon d'y parvenir est de mesurer le taux d'utilisation facturable. Dans cet article de blog, nous vous montrons comment calculer le taux d'utilisation à l'aide d'un outil de planification robuste. logiciel de gestion des ressources - Teamdeck. Mais tout d'abord, expliquons pourquoi le suivi de cette mesure peut être bénéfique pour votre entreprise.
Qu'obtiendrez-vous avec cet article ?
Lorsque vous facturez vos clients à l'heure en utilisant le modèle "temps et matériel", vous savez que toutes les heures de travail de votre équipe ne sont pas prises en compte dans le calcul de la facture globale. Les heures facturables comprennent généralement le temps que vos employés ont consacré à des activités facturables : par exemple, le développement d'un logiciel pour les clients ou la rédaction d'un texte pour leur campagne. Cependant, vous devez également tenir compte du travail non facturable, qui comprend généralement des sessions de formation, la rédaction de propositions pour les clients, le travail sur des projets internes, etc.
Bien sûr, le travail non facturable peut être nécessaire pour assurer le fonctionnement de votre entreprise. Cependant, vous devez garder un œil sur le nombre de et calculer les heures facturables et ceux qui ne sont pas facturables, afin de garantir la rentabilité de votre entreprise. Si le ratio est mauvais, vous risquez de commencer à perdre de l'argent - après tout, vous devez toujours payer vos employés et couvrir les coûts opérationnels.
Vous vous demandez peut-être si vous devez commencer à suivre l'utilisation des services facturables si vous suivez déjà l'utilisation globale des employés.
Vous voyez, quand vous calculer l'utilisation des ressourcesEn général, vous comparez le nombre d'heures de travail d'une personne par rapport à sa capacité globale. Cela en dit long : vous pouvez repérer les membres de l'équipe qui sont surchargés de travail ou identifier les personnes sous-utilisées. Cependant, comme vous le savez déjà, toutes les heures ne sont pas égales. Ce n'est pas parce qu'une personne est occupée que son travail contribue directement aux bénéfices de votre entreprise. En revanche, lorsque vous suivez l'utilisation facturable, vous pouvez voir quelle est la proportion de la disponibilité de chacun qui est consacrée à des activités facturables.
Il ne s'agit pas de dire que l'utilisation facturable de chacun doit être aussi élevée que possible. Après tout, il y a probablement des personnes dans votre entreprise qui ne travaillent pas du tout sur des projets de clients. Pour eux, vous pouvez vous fier à l'utilisation globale pour vous assurer que leur charge de travail est équilibrée. Cependant, lorsqu'il s'agit de membres de l'équipe qui contribuent au travail des clients, leur taux d'utilisation facturable peut vous donner des indications précieuses.
Tout d'abord, le suivi des taux d'utilisation vous permet d'évaluer l'ordonnancement dans la gestion de projet. Si une personne qui devrait travailler principalement sur des tâches facturables a un taux d'utilisation de 20%, cela peut indiquer que son emploi du temps n'a pas été planifié de manière optimale. Il se peut que le estimations du projet Le temps alloué à l'employé n'était pas exact, et cet employé n'a tout simplement pas besoin de tout ce temps alloué pour faire son travail. Peut-être participe-t-il à un trop grand nombre de réunions potentiellement inutiles. Quoi qu'il en soit, il y a matière à optimisation.
Imaginons une situation différente : supposons que le taux d'utilisation facturable d'un employé soit de 110%. Cela signifie qu'il passe plus de temps à travailler que sa capacité ne le permet. Il n'est pas rare qu'un projet nécessite quelques heures supplémentaires juste avant la date limite. Toutefois, si vous ne repérez pas à temps un employé surchargé de travail, vous risquez de le voir se sentir frustré, voire de décider de quitter votre entreprise.
Enfin, le calcul de l'utilisation facturable est un excellent moyen d'évaluer quelles fonctions sont les plus demandées et à quel moment. Ces informations permettent de déterminer avec précision prévisions en matière de ressources humaines et de planifier correctement les processus d'embauche.
Vous l'avez peut-être déjà deviné, mais pour recueillir des données fiables sur l'utilisation des ressources, votre équipe doit utiliser un outil de suivi du temps. Sans cet outil, vous aurez affaire à des estimations plutôt qu'à des informations précises. Bien entendu, il existe encore d'autres les avantages de logiciel de suivi du temps de travail des agencesSi vous ne l'avez pas encore fait, n'hésitez pas à l'essayer !
Les feuilles de temps de votre équipe vous fournissent des informations sur le temps passé sur les différents projets. Cependant, pour ne prendre en compte que le travail facturable, vous avez besoin d'un outil qui permette à vos employés de marquer leurs entrées de temps enregistrées comme étant facturables ou non facturables.
Teamdeck permet aux membres de votre équipe de faire cette distinction. Ils peuvent utiliser les étiquettes de feuilles de temps pour marquer leurs entrées de temps comme "facturable", "heures supplémentaires", "travail à domicile", etc. Vous pouvez choisir des étiquettes et des icônes personnalisées qui répondent à vos besoins.
Lorsque votre équipe suit son temps avec Teamdeck et utilise des étiquettes de feuilles de temps, vous pouvez facilement créer un rapport d'utilisation facturable.
Accédez à la section des rapports dans le menu supérieur, puis cliquez sur l'icône plus dans le coin inférieur droit pour ajouter un nouveau rapport. Choisissez "créer un rapport personnalisé" - nous allons créer un rapport à partir de zéro, et non à partir d'un modèle.
Donnez un nom à votre titre et sélectionnez la plage de dates appropriée. Il est maintenant temps d'ajouter des graphiques et des tableaux à votre rapport. Commençons par un simple diagramme à barres qui nous montrera le temps facturable passé par membre de l'équipe. Cliquez sur "Ajouter un graphique" et "Ajouter un diagramme à barres". Par défaut, vous verrez une comparaison des réservations, des feuilles de temps, des heures de vacances et des disponibilités de chacun. Cliquez sur "métriques" (c'est l'icône avec trois colonnes) et décochez les métriques inutiles. A la place, descendez jusqu'à la catégorie "Timesheet tags" et sélectionnez "Billable".
Ce simple tableau vous permet de voir combien d'heures facturables chaque personne a enregistrées. Cependant, il ne vous donne pas beaucoup d'indications sur le taux d'utilisation des heures facturables. Ajoutons une autre mesure à ce graphique : "Feuilles de temps : temps". Vous pouvez maintenant voir d'un coup d'œil la proportion d'heures facturables par rapport à l'ensemble des heures enregistrées par une personne donnée.
Ajoutons maintenant un tableau à votre rapport qui nous permettra de calculer les taux d'utilisation facturables pour tous les employés.
Par défaut, un nouveau tableau ajouté au rapport est organisé par projets. Vous pouvez modifier ce paramètre en cliquant sur "regroupement" et en remplaçant les personnes par des projets dans l'éditeur de glisser-déposer. Si vous n'avez pas besoin de voir les données ventilées par jours, vous pouvez les supprimer du regroupement en toute sécurité. Cliquez sur "appliquer" pour enregistrer ce regroupement.
Pendant que vous y êtes, allez dans les métriques et décochez les colonnes inutiles (réservations, disponibilités, vacances). Notre suggestion est d'ajouter une colonne pour les étiquettes des feuilles de temps : facturable. Actuellement, votre tableau devrait ressembler à ceci :
Il s'agit essentiellement des mêmes informations que celles figurant dans le diagramme à barres que nous avons créé précédemment. Il serait intéressant d'ajouter au tableau le taux d'utilisation exprimé en pourcentage. Vous pouvez le faire en cliquant sur "metrics", puis "add custom", et enfin "add custom calculation field". L'utilisation facturable n'est pas une métrique calculée par défaut dans Teamdeck car toutes les organisations n'utilisent pas les timesheet tags, mais nous pouvons taper une formule d'utilisation et créer une métrique personnalisée.
La formule d'utilisation est la suivante :
(Heures facturables/Toutes les feuilles de temps)*100
Cliquez sur "enregistrer et appliquer" - vous verrez une nouvelle colonne apparaître dans votre rapport. Vous y verrez les taux d'utilisation de vos employés.
Dans notre cas, certains membres de l'équipe ont un taux d'utilisation très élevé. Il est clair que la plupart de leurs heures sont consacrées au travail avec les clients. D'un autre côté, nous avons également des ressources dont le taux d'utilisation est de 0%. Il se peut que leur travail ne concerne pas des services facturables, et nous ne devrions donc pas nous attendre à ce qu'ils enregistrent des heures facturables.
Une dernière chose que nous pouvons faire pour rendre le rapport encore plus intéressant est de modifier la formule dans la ligne "total" du tableau. Actuellement, il s'agit de la somme des valeurs de toutes les lignes. Si cette formule est utile pour les deux premières colonnes, elle ne nous apprend pas grand-chose sur la colonne "Utilisation facturable". Une valeur moyenne serait bien meilleure. Heureusement, nous pouvons facilement la calculer. Cliquez sur cette cellule et tapez :
= moyenne(nested(Group : People, Custom formulas : Billable utilization))
Notez que Teamdeck vous donnera des suggestions lorsque vous commencerez à taper les noms des variables. Cliquez sur Entrée pour voir le résultat. Nous savons maintenant que le taux d'utilisation moyen facturable pour notre équipe est de 53.05%
Le suivi des performances de votre équipe est une excellente occasion de repérer les domaines qui pourraient être optimisés dans l'intérêt de votre organisation. Vos employés apprécieront également que vous gardiez un œil sur leur utilisation - après tout, ils ne veulent pas être surchargés de travail.
Si vous pensez que Teamdeck pourrait être un outil utile pour votre équipe, n'hésitez pas à l'essayer. Vous pouvez inscrivez-vous pour un essai routier ou planifier un appel avec Anielanotre expert en matière de réussite des clients. Nous serons heureux de vous aider à tirer le meilleur parti de cette application et à améliorer considérablement les processus de gestion des projets et des ressources de votre entreprise.
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