Les chefs de projet pensent généralement du point de vue des multitâches. Des réunions à longueur de journée, des notifications constantes sur le slack et un millier de tâches à la minute sont leur pain quotidien. Cependant, de nombreux emplois ne ressemblent pas à cela. Les employés qui travaillent dans l'analyse, la création et le développement de produits ont besoin de temps pour se concentrer et entrer dans le "flux" ou la "phase" où ils sont le plus productifs. Comment aider votre équipe à se concentrer ?
Nous vivons à l'ère du multitâche. Nous travaillons tout en écoutant de la musique, nous prenons le bus tout en consultant notre smartphone, nous préparons le dîner tout en répondant à des courriels. Nous faisons rarement une seule chose à la fois et, enfin, nous avons de plus en plus de mal à nous concentrer et à maintenir notre attention pendant de longues périodes.
Selon le National Center for Biotechnology Information (Centre national d'information sur la biotechnologie), En 2000, notre capacité d'attention moyenne était de 12 secondes. En 2015, elle n'était plus que de 8,25 secondes! Nous avons de plus en plus de mal à rester concentrés car nous sommes habitués à nous fournir constamment de nouveaux stimuli. Les distracteurs sont omniprésents et affectent la productivité et la qualité de notre travail. Il s'agit d'un défi de taille pour les organisations où l'utilisation efficace du temps est essentielle. Malheureusement, beaucoup d'entre elles veulent en faire le plus possible en un minimum de temps, mais au final, elles réduisent les capacités de leurs employés.
Les entreprises commettent de nombreuses erreurs qui nuisent à l'efficacité des équipes.
Tout d'abord, il n'existe pas de calendrier de travail en équipe et le rythme de travail est déterminé par des tâches ad hoc.
Deuxièmement, la planification du travail ne tient pas compte des différences individuelles.
Troisièmement, le calendrier de travail est établi du point de vue du gestionnaire de projet, et non du point de vue du dirigeant.
Quatrièmement, les entreprises ne valorisent pas le temps de leurs employés et ne hiérarchisent pas les tâches, par exemple en organisant trop de réunions auxquelles tout le monde participe même si elles ne sont pas nécessaires.
Cinquièmement, les entreprises n'analysent pas leurs données de performance, par exemple les rapports de temps ou le retour d'information de leur équipe.
Cela signifie-t-il qu'il n'y a pas d'espoir et que nous sommes tous condamnés à être inefficaces ? Absolument pas ! Il existe de nombreuses façons d'améliorer les performances, en commençant par une bonne outil de gestion des employés, une approche flexible et la prise de conscience du processus de focalisation. Dans cet article, nous aborderons des conseils pour améliorer la qualité et le confort de votre travail grâce à une bonne planification.
Chaque personne est différente. Oui, nous savons que cela ressemble à un cliché, mais lorsque vous recherchez le modèle de travail idéal, vous devez tenir compte des préférences individuelles de vos collaborateurs. Certains travaillent mieux le matin, d'autres le soir. Certains s'ennuient vite et aiment la variété, tandis que d'autres préfèrent se concentrer sur une tâche importante avant de passer à la suivante. Utilisez les logiciel de planification des ressources pour attribuer les bonnes tâches aux bonnes personnes. La fonction d'attribution des rôles sera également très utile : chacun pourra ainsi voir d'un coup d'œil qui est responsable de quoi.
Pendant gestion de la charge de travailIl est donc important de fixer des objectifs ambitieux et de donner à votre équipe un sentiment de réussite et de croissance. Cependant, il est facile de tomber dans le piège de la surcharge de travail. S'ils ont travaillé efficacement pendant un mois et obtenu un étape du projetLe mois suivant, ils reçoivent encore plus, et ainsi de suite. Cette stratégie est à très court terme - tout le monde finira par être épuisé, frustré, moins productif et démotivé parce qu'il aura l'impression que le travail ne s'arrête jamais. Pour éviter cela, contrôler la charge de travail de votre équipe. Vous pouvez essayer de travailler par intervalles, une semaine étant plus intense et l'autre un peu moins, ou vous pouvez veiller à maintenir un équilibre dans votre charge de travail quotidienne. Utiliser logiciel de gestion des ressources pour s'assurer que vos employés ne sont pas soumis à une pression trop forte. L'incorporation d'un salle de données virtuelle peut également renforcer la sécurité et l'efficacité de la gestion des projets.
Selon une étude de l'Université de Californie Irvine, il faut 23 minutes et 15 secondes à une personne pour revenir à un état de concentration sur une tâche après avoir été distraite. Cela peut sembler peu, mais si chaque jour un employé a 3 réunions et 10 messages sur Slack, cela devient une énorme perte d'efficacité. Comment éviter cela ? Suggérez à vos employés de se réserver un temps de concentration. En utilisant le calendrier, ils peuvent se fixer une réunion - par exemple, 2 heures dans la journée. Vous pouvez être sûr que lorsque votre équipe disposera d'un temps pendant lequel elle pourra se concentrer uniquement sur sa tâche, la productivité augmentera.
Dans de nombreuses organisations, on a tendance à qualifier chaque tâche de très urgente et de très importante. L'idée sous-jacente est que le fait de classer chaque tâche par ordre de priorité amènera l'employé à prendre chaque tâche au sérieux de la même manière. En conséquence, les gens sont submergés par une pression excessive et sont incapables de se concentrer sur une seule chose parce qu'ils pensent constamment aux 5 prochaines tâches ASAP qui les attendent. Lors de la planification du travail, utilisez l'option de hiérarchisation - marquez les tâches en fonction des délais et de l'urgence afin que vos employés puissent élaborer leurs propres stratégies de travail.
Les réunions d'entreprise sont nécessaires et importantes. Mais pas toutes. Une erreur organisationnelle courante consiste à organiser des réunions chaque fois qu'il faut "discuter" de quelque chose. C'est particulièrement vrai pour les personnes qui coordonnent le travail, comme les chefs de projet - leur travail consiste à vérifier que tout fonctionne comme il se doit, à communiquer et à rassembler des informations, et à décider des prochaines étapes. Dans leur cas, la réunion est souvent l'outil principal de leur travail. Pour les personnes qui effectuent le travail, chaque réunion est une pause dans le flux et une distraction qui nécessite du temps après coup pour revenir à l'état de concentration antérieur.
Lorsque vous préparez votre programme de travail quotidien ou hebdomadaire, essayez de limiter le nombre de réunions à celles qui sont nécessaires. Vérifier le calendrier en ligne régulièrement pour s'assurer que vos employés n'ont pas besoin d'être appelés toutes les heures et qu'ils ont le temps de créer en toute tranquillité. Une bonne idée serait un plan de travail - chaque tâche devrait comporter une description détaillée des exigences et des étapes, de sorte que chacun puisse facilement vérifier les résultats sans perdre de temps en réunions inutiles.
Les gens ont besoin de pauses. Statistiquement, vous devriez prendre une Pause de 15 minutes toutes les 1,5 heures pour rafraîchir votre cerveau et augmenter votre productivité. Malheureusement, il n'y a souvent pas de place pour une pause dans un emploi du temps intensif. En conséquence, les gens travaillent plus mais accomplissent moins de choses, car leur productivité diminue. Essayez le modèle de planification des pauses, encouragez vos employés à inscrire de courtes pauses dans leur agenda, à s'éloigner de l'ordinateur pendant un moment, à sortir sur la terrasse pour prendre l'air avec une tasse de café ou à faire quelques exercices physiques simples pour oxygéner le cerveau. Vous serez surpris des effets positifs.
De nombreux grands projets semblent s'éterniser. Il est très démotivant de travailler sur la même chose depuis des mois alors que la fin est encore loin. Il est alors facile de stagner et de perdre sa motivation et sa productivité. Essayez de diversifier les tâches confiées à votre équipe. Si quelqu'un travaille sur la même chose depuis une semaine, impliquez-le dans quelque chose de nouveau, afin qu'il puisse prendre du recul et revenir avec des idées fraîches. Certains préfèrent varier leur travail et passer d'une tâche à l'autre, d'autres préfèrent se concentrer sur un projet du début à la fin. La flexibilité est essentielle.
Ce point est lié au précédent. Si vous travaillez sur un grand projet qui doit être achevé et que vous n'avez pas la possibilité de diversifier votre travail, divisez-le en étapes. L'achèvement d'une étape de travail est un succès. Le succès est une source de motivation. Si vous travaillez sur un projet de six mois, décomposez-le en étapes du projet et célébrez avec votre équipe la réalisation de chaque étape.
Lorsque vous mettez en œuvre une stratégie visant à accroître la productivité, vous devez garder un œil sur tous les processus en cours au sein de l'équipe. Utilisez un outil qui vous permet d'avoir toutes les informations en un seul endroit.
Teamdeck en est un bon exemple : il s'agit d'un système qui permet de créer un programme de travail bien pensé, de planifier des réunions dans un calendrier, de répartir les tâches, de vérifier la charge de travail des employés, de contrôler le temps de travail à l'aide de feuilles de temps, d'attribuer des rôles, d'ajouter des descriptions de tâches, et bien d'autres choses encore ! Un travail bien planifié, où chacun dispose d'un espace de concentration et de détente et sait exactement ce qu'il doit faire, est le secret d'une productivité accrue.
Chaque organisation souhaite une chose : une productivité élevée et de bons résultats. Pour atteindre cet objectif, le facteur le plus important à prendre en compte est celui des conditions de travail de votre équipe, qui doivent être adaptées à leurs tâches et à leurs postes. Un horaire de travail soigneusement planifié augmentera vos performances à des niveaux dont vous n'avez même pas rêvé auparavant !
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