Commencer un nouveau travail de gestion de projet peut être stressant : que vous soyez un gestionnaire de projet expérimenté ou que vous débutiez votre carrière de gestionnaire de projet, vous serez probablement confronté à de nouveaux défis. La bonne nouvelle, c'est que vous avez obtenu le poste, et que votre nouvel employeur a donc confiance en vos compétences en matière de gestion de projet. Il est temps pour vous de vous préparer et de commencer un nouvel emploi du bon pied. Nous avons préparé plusieurs conseils pour vous préparer à briller dans votre nouveau poste.
Il y a des choses que vous pouvez faire avant votre premier jour de travail. Tout d'abord, occupez-vous des formalités administratives nécessaires. Y a-t-il des documents que vous devez remettre à l'équipe des ressources humaines de votre nouvelle entreprise ? Vous pouvez également vérifier les avantages sociaux dont vous bénéficiez. Ils sont parfois assortis d'options, et il est donc préférable d'y réfléchir à l'avance.
N'oubliez pas la logistique : l'une des meilleures choses que vous puissiez faire pour éviter tout stress inutile est de planifier et de tester votre trajet. Assurez-vous d'avoir une idée claire du code vestimentaire de votre nouveau bureau, des modalités de stationnement, de l'accès au bâtiment, etc. Prenez le temps d'analyser votre équipement. Si vous travaillez dans un bureau, vous avez probablement un poste de travail qui vous attend. En revanche, si vous travaillez à distance, il vous incombera peut-être de vous procurer le matériel nécessaire. Si, à un moment ou à un autre de cette période de préparation au travail, vous avez des questions, n'hésitez pas à les poser. N'hésitez pas à contacter votre nouvel employeur.
Il peut être utile de faire des recherches sur votre nouvelle entreprise. Il est vrai que vous avez probablement fait quelques recherches en vue de l'entretien et que vous avez donc une bonne idée de ce que fait l'entreprise et de son organisation. Vous avez donc une bonne idée de ce qu'elle fait et de son organisation. Il est maintenant temps de mieux comprendre la culture de l'entreprise. Consultez les canaux de médias sociaux de l'entreprise ou parcourez le manuel de l'employé si vous l'avez déjà reçu. Ne réfléchissez pas trop ! Cette tâche est censée vous rendre plus confiant quant au changement de carrière à venir, et non pas vous inciter à rechercher des "signaux d'alarme".
Enfin, n'oubliez pas de mettre à profit le temps passé entre deux emplois pour vivre un peu et vous détendre. Vous avez mérité ce temps libre : profitez-en ! Votre priorité doit être d'arriver sur votre nouveau lieu de travail avec beaucoup d'énergie positive, de ne pas perdre le sommeil et d'essayer de vous préparer au travail.
L'intégration des nouveaux employés est un processus important dans toutes les organisations. Votre nouvel employeur dispose probablement d'une procédure fixe ou même d'un parcours spécial pour les nouveaux chefs de projet qui rejoignent l'équipe. Les détails de la l'intégration des projets Le processus diffère d'une entreprise à l'autre. Une chose est sûre : vous allez apprendre beaucoup de nouvelles informations. Pour ne pas vous laisser submerger, essayez de couvrir les quatre aspects suivants lorsque vous organisez vos nouvelles connaissances et posez des questions complémentaires :
Passons-les en revue un par un.
Processus. Si vous êtes censé gérer des projets pour une organisation, vous devez connaître les procédures établies en la matière. Il y a de fortes chances que vous ayez déjà discuté des principes de base lors de votre processus de recrutement et que vous connaissiez, par exemple, la méthodologie de gestion de projet préconisée par votre nouvelle entreprise. Renseignez-vous sur les modèles, les habitudes en matière d'établissement de rapports, les réunions (y compris le réunions scrum), les procédures de communication, le cycle de vie du projet, etc. Votre objectif est de gérer le projet d'une manière qui soit à la fois efficace et familière à votre équipe.
Bien sûr, vous avez pu être nommé responsable de la création de nouveaux processus et de la mise en place d'une culture de gestion de projet dans une entreprise donnée. Toutefois, il est utile de connaître les processus antérieurs afin de les améliorer.
Outils. La plupart des chefs de projet ne peuvent imaginer faire leur travail sans avoir accès à des logiciels qui les aident à rester organisés et à tenir les membres de l'équipe au courant. Vous devrez peut-être apprendre à utiliser un nouvel outil, à moins que votre nouvelle entreprise n'utilise des applications qui vous sont déjà familières. Le plus souvent, vous aurez affaire à ce type d'outils en ligne :
Voir aussi Des applications Slack pour les chefs de projet qui améliorent la productivité
Si vous gérez un projet logiciel, vous devez également savoir quels sont les outils utilisés par votre équipe (par exemple, les outils de suivi des bogues, les référentiels de code, les outils de wireframing). Connaître les applications et les outils utilisés par les membres de votre équipe est également essentiel dans des secteurs très spécialisés comme la construction. Il se peut que vous ne connaissiez pas parfaitement une application spécifique, mais vous devez savoir ce qu'elle fait et qui l'utilise. Grâce à cela, vous pourrez communiquer efficacement avec votre équipe.
Projets. Généralement, lorsque vous débutez en tant que nouveau chef de projet au sein d'une organisation, c'est parce qu'il y a un projet qui a besoin d'un chef. L'une de vos premières priorités doit être d'en savoir le plus possible sur le projet. La portée, le calendrier, les exigences, les budgets, les risques, les dépendances : tout ce dont vous avez besoin pour commencer votre travail. En fonction de l'état d'avancement du projet, vous devrez peut-être aussi parler à votre prédécesseur : il se peut que vous repreniez un projet de quelqu'un d'autre. Posez-lui des questions sur les progrès réalisés jusqu'à présent, sur les problèmes apparus en cours de route et sur les relations avec les parties prenantes. Essayez d'encourager les réponses franches : l'édulcoration ne fera que rendre votre travail plus difficile à long terme. Examinez la documentation du projet et vérifiez si elle est à jour et complète. Si ce n'est pas le cas, posez des questions sur les éléments dont vous n'êtes pas sûr.
Si possible, essayez également de recueillir des informations sur les autres projets de votre entreprise. Vous serez peut-être en mesure de remarquer certaines tendances et de découvrir des domaines d'amélioration ou des risques. Vous en apprendrez également davantage sur les membres de votre équipe.
Clients. Tout projet s'accompagne de parties prenantes. Que vous gériez un projet interne ou qu'un client externe ait fait appel à votre entreprise, vous devez savoir de qui il s'agit. L'un des aspects essentiels du rôle d'un gestionnaire de projet est d'établir une bonne relation avec les parties prenantes. Cela ne veut pas dire que vous devez être un béni-oui-oui, bien au contraire : lorsque votre client a confiance en votre jugement, il devrait être plus facile de le dissuader de faire quelque chose que vous et votre équipe n'approuvez pas. En apprenant à connaître votre client, essayez d'en savoir plus sur son activité. L'objectif du projet que vous êtes sur le point de gérer, la base d'utilisateurs, les recherches effectuées avant le lancement : ces informations vous aideront à prendre de meilleures décisions concernant le projet.
Lorsque vous commencez un nouvel emploi dans le domaine de la gestion de projet, il est très important de vous présenter correctement. Vous devez vous rappeler qu'il existe trois groupes de collègues :
Votre équipe de projet. Comme vous l'imaginez sans doute, la relation d'un chef de projet avec son équipe est cruciale. Commencez par déterminer qui fait partie de votre équipe de projet et quel est son rôle (tant au niveau de l'entreprise que du projet). Écoutez activement leurs points de vue : ils peuvent vous dire des choses sur le projet ou le client, que vous ne pourrez pas apprendre de personnes qui n'ont pas travaillé dans l'équipe.
Encourager le retour d'information et la communication franche. Construire une culture de la transparence des projets vous aidera à développer la confiance entre vous et votre équipe. Dès le début, essayez d'être très clair sur votre rôle en tant que chef de projet et fixez des règles de base. Cela vous aidera à maintenir l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée et prévenir fuite de l'emploi.
Vos responsables. Rencontrer son patron est une étape inévitable (et essentielle) du processus d'intégration. L'un des conseils les plus intéressants concernant cette relation vient d'Owen Gadeken, qui a écrit :
"Vous vous demandez peut-être maintenant : "Qu'en est-il de la rencontre avec mon nouveau patron ?". Oui, c'est toujours important, et vous avez probablement déjà eu au moins une réunion. Mais je vous recommande de reporter délibérément toute réunion de suivi jusqu'à ce que vous soyez en mesure de rassembler suffisamment d'informations pour faire au moins une évaluation préliminaire de votre projet ; sinon, vous risquez de faire des promesses ou de prendre des engagements que vous ne pourrez pas tenir. "
Source : Gadeken, O. C. (2009). So you're the new project manager : tips for a good start. Document présenté au PMI® Global Congress 2009-North America, Orlando, FL. Newtown Square, PA : Project Management Institute.
Autres collègues. Vous aurez probablement intérêt à faire connaissance avec le plus grand nombre possible de collègues, surtout si votre organisation emploie moins de 500 personnes, par exemple (cette tâche pourrait s'avérer impossible dans les grandes entreprises). Vous pouvez même demander à votre équipe : "Qui dois-je connaître ? "Qui dois-je connaître ?" En tant que chef de projet, vous devrez peut-être collaborer avec les équipes des ressources humaines, les chefs de bureau, les ventes, les finances, etc. Savoir qui est qui vous met en bonne position. Bien entendu, vous devez également faire la connaissance de vos collègues chefs de projet et, si possible, les connaître, trouver une personne qui pourrait devenir votre mentor.
À un moment donné, on attendra de vous que vous vous mettiez au travail : pour de nombreuses organisations, ce sera quelques jours seulement après votre introduction dans l'organisation. La transition entre l'intégration et le "vrai travail" peut être difficile, car vous passerez d'une situation où l'on s'occupe de vous à une situation où vous serez (très probablement) seul. Comment aborder cette période difficile ?
Set (jeu de mots) objectifs mesurables et les prioritésIl s'agit d'une liste de points à vérifier, tant pour votre équipe de projet que pour vous-même. Cette liste sera votre ressource la plus précieuse en cas de doute.
Attentes en matière de partage avec votre équipe. Vos collaborateurs directs apprécieront de connaître leurs objectifs et leurs principales responsabilités. Quant à vous, vous serez plus confiant dans l'exécution de votre stratégie.
Exprimez vos préoccupations et vos opinions, surtout lorsqu'il s'agit de processus de gestion de projet. Certes, personne n'aime cette personne qui rejoint l'équipe et veut tout changer dès le premier jour. Mais il n'est pas inutile d'avoir un regard neuf : il se peut que vous remarquiez plus de lacunes et de points à améliorer que d'autres. Tant que vous communiquez calmement et de manière factuelle, vous ne devriez pas avoir de problèmes. N'oubliez pas que c'est vous qui devrez en fin de compte assumer les conséquences de processus et de méthodes défectueux. Il est probablement préférable de collaborer avec vos collègues pour améliorer certains points.
Voici quelques conseils qui vous aideront à rester organisé pendant les premières semaines difficiles d'un nouvel emploi :
Les premières semaines dans un nouveau poste peuvent être difficiles. Néanmoins, si vous suivez nos conseils, vous devriez être en mesure de bien appréhender vos responsabilités et vos tâches à venir. En cas de doute, vous pouvez toujours vous tourner vers les ressources en ligne destinées aux gestionnaires de projet. Nous publions régulièrement des guides utiles pour les gestionnaires de projet, alors n'oubliez pas d'ajouter le blogue de Teamdeck à vos favoris ! Et si vous n'avez pas encore essayé notre application, inscrivez-vous pour voir ce que les autres PM en disent.
Le calendrier des ressources (ou calendrier de gestion de projet, ou calendrier de planification de projet, logiciel de planification des ressources) vous permet de planifier, de gérer et d'allouer les ressources de manière plus efficace et efficiente - surtout si Microsoft Excel a joué un rôle prépondérant dans votre...
Quel est l'objectif ultime des chefs de projet ? Réussir leurs projets. Les chefs de projet eux-mêmes admettent que cela n'arrive pas très souvent : selon la dernière enquête Pulse of the Profession, moins de 60% des projets sont achevés soit...
La gestion des capacités est une stratégie utilisée par les entreprises pour utiliser au mieux l'efficacité de la production par rapport à la demande d'un service ou d'un produit. L'objectif final de la gestion des capacités est le suivant : Identifier et...