Lorsque vous dirigez une entreprise ou une startup, vous souhaitez peut-être en surveiller les moindres détails. Si vous embauchez des développeurs de logiciels, des concepteurs et des chefs de projet, le suivi des heures de travail est probablement ce que vous faites quotidiennement. Ce n'est peut-être pas la tâche que vous préférez au travail, elle peut être décourageante et frustrante, mais dans la plupart des services professionnels, elle est devenue indispensable.
Le suivi du temps permet de gérer la productivité des employés, de contrôler le temps passé sur une tâche donnée et, en fin de compte, d'optimiser l'affectation future de la main-d'œuvre dans l'entreprise.
Plus important encore, cela permet de montrer aux clients ce pour quoi ils paient réellement.
"Le suivi du temps est une nécessité pour les professionnels qui facturent à l'heure" - Fast Company
C'est du moins la principale raison de le faire.
Des études ont montré que les entreprises qui n'ont pas recours à la gestion du temps perdent plus de $18 000 en moyenne chaque année.
S'il est correctement mis en œuvre, le suivi du temps peut aider votre entreprise à être plus efficace et plus transparente avec ses équipes et ses clients, selon Small Business Trends :
"Un logiciel approprié de suivi des temps et des projets peut aider les entreprises à comprendre et à rendre compte des contributions de leurs employés, malgré les mesures plus difficiles à mettre en œuvre pour mesurer ces contributions.
Idéalement, le suivi du temps peut réduire les approximations lors de l'affectation de la main-d'œuvre ou de l'estimation des projets futurs, aidant ainsi l'entreprise à mieux planifier son budget.
La réalité est cependant bien différente, comme l'indique le rapport de McKinsey & Company :
"En moyenne, les grands projets informatiques dépassent de 45 % le budget et de 7 % le temps imparti, tout en produisant 56 % de valeur en moins que prévu. Les projets de logiciels présentent le risque le plus élevé de dépassement de coûts et de délais".
C'est ce que vous vous dites peut-être maintenant :
Pourquoi, s'il est si nécessaire de suivre les heures de travail, vous dites que ce n'est peut-être pas bon pour moi ?
Je l'explique tout de suite.
De nombreuses entreprises mettent en œuvre logiciel de suivi du temps des employés pour le plaisir de le faire.
Dans son "Project manager's guide to time tracking", Michał Bielak s'intéresse à un cas très important :
"...le suivi du temps, lorsqu'il n'est pas mis en œuvre correctement, peut laisser vos employés débordés et, en fait, même pas légèrement plus productifs."
Il s'agit d'un problème réel dans la communauté des développeurs, bien exprimé par M. Anne Dev dans "I'm A Bad Developer, That's the Only Reasonable Explanation" (Je suis un mauvais développeur, c'est la seule explication raisonnable). Il décrit à quel point il a été intimidé, effrayé et même honteux par les applications de gestion du temps qu'il a dû affronter :
"Je me sentais comme une merde et j'étais en colère. J'avais l'impression d'être un fardeau pour mon équipe. Et j'avais l'impression que comparer quatre heures de déjeuner avec un client à quatre heures de codage était une connerie. Mais avaient-ils raison de dire que je n'étais pas à la hauteur ? Ou bien étais-je dans le déni de ma valeur personnelle et de ma productivité ?"
Vous pouvez constater l'ampleur de ce problème dans les réponses et les commentaires qu'il a reçus sur Medium et de la part de la Commission européenne. Communauté Hacker News. Les collègues développeurs compatissent car ils se sont également sentis mal jugés dans leur travail par des personnes qui ne comprennent pas que le développement de logiciels est délicat et ne peut pas toujours être mesuré en heures strictes ou comparé à d'autres projets.
Alors, comment tirer le meilleur parti du suivi du temps, sans pour autant énerver vos employés ?
Le meilleur moyen est d'éviter ces cinq erreurs courantes :
Pour de nombreux employés, le suivi du temps est une source de perturbation. Ils doivent consacrer du temps supplémentaire pour remplir les feuilles de temps.
Il existe de nombreux logiciels pour les gestionnaires de projets, tels que Harvest ou Basecamp, mais ils exigent que les utilisateurs se souviennent de remplir les formulaires spécifiques afin de suivre leurs heures de travail. Ces rapports peuvent être inexacts, ce que je développerai dans un instant, mais ils sont également chronophages pour les employés.
Il existe cependant des outils de suivi en temps réel, comme Toggl, qui ne nécessitent pas de remplir de feuilles de temps. Au lieu de cela, les employés démarrent et arrêtent l'outil de suivi chaque fois qu'ils en ont besoin. Cela leur permet de faire leur travail et leur épargne quelques frustrations.
Nous ne sommes pas parfaits - admettons-le. Il nous arrive de faire des erreurs, de mentir ou d'oublier. Dès lors, comment un suivi du temps basé sur le remplissage rétroactif de feuilles de calcul peut-il être précis ?
Une autre recherche montre combien de choses nous ne comptons pas lorsque nous suivons notre temps au travail, simplement parce qu'elles ne sont pas facturables : il s'agit principalement des courriels, des réunions ou de la communication au sein d'une équipe. Ne pas compter les courriels, par exemple, entraîne de graves pertes d'argent.
Selon la Harvard Business Review, l'économie américaine perd 50 millions d'heures de productivité, soit $7,4 milliards par jour. Cela est dû au fait que les gens oublient de comptabiliser le temps passé à lire et à répondre aux courriels comme du temps de travail.
Le suivi du temps n'est pas quelque chose que nous aimons faire. Pour beaucoup d'entre nous, cela n'est pas naturel ou n'a même pas de sens.
Il est du devoir d'un manager d'éduquer les employés sur l'importance des suivi du temps de travail et de leur montrer comment le faire correctement.
Comme le dit Michał Bielak dans son guide du Premier ministre :
"Il n'est pas possible de réunir un jour les membres d'une équipe dans une salle et de leur dire : "À partir de maintenant, nous utiliserons ce logiciel de suivi du temps de travail pour voir comment se déroule votre travail. Cliquez ici, cliquez là, parfait, merci, la réunion est terminée".
L'absence de contexte peut conduire à des situations telles que celle décrite par M. Anne Dev, mentionnée plus haut dans cet article : les gens peuvent commencer à se sentir mal par rapport au temps qu'ils ont passé sur les feuilles de temps, ils deviennent frustrés et en colère par rapport à l'ensemble du processus.
J'en ai déjà parlé un peu auparavant : les employés ont tendance à remplir les feuilles de temps après avoir terminé la tâche, ce qui donne lieu à des suppositions et à des hypothèses.
Les rapports fondés sur un suivi imprécis du temps sont trompeurs, ce qui cause à l'entreprise des problèmes de gestion et des difficultés financières.
Pire encore, 9,1% des travailleurs remplissent leurs feuilles de temps une fois par semaine, et 3,6% le font une fois par mois, ce qui augmente encore l'imprécision des données qu'ils saisissent. Rappelez à vos travailleurs de remplir régulièrement les feuilles de temps ou passez à des outils de suivi en temps réel.
Comment pouvez-vous allouer vos ressources si les données que vous obtenez à partir des feuilles de temps sont inexactes ?
Ne sachant pas exactement combien de temps vos employés consacrent à certaines tâches, vous risquez de sous-estimer ou de surestimer les projets futurs, ce qui peut même affecter le budget de votre entreprise.
Une bonne prévision des projets est cruciale dans la gestion des projets, vous ne voulez donc pas prendre ces décisions sur la base de données erronées.
Alors que le suivi du temps vous permet de garder un œil sur le nombre d'heures que vos employés ont consacrées aux tâches, la gestion des ressources vous aide à allouer vos ressources de manière efficace, en fonction de la capacité de travail et des membres de l'équipe disponibles.
De cette manière, vous vous assurez de ne pas submerger les employés avec trop de travail, évitant ainsi les temps d'arrêt dans d'autres équipes.
Sur la base de cette idée simple, nous avons créé Teamdeck.io - un outil simple de planification des ressources qui aide à rapports sur les feuilles de temps ou avec la mise en œuvre de stratégies de gestion du temps. Forts d'une solide expérience dans le développement de logiciels, nous comprenons l'importance d'une bonne répartition de la main-d'œuvre dans les projets récents et à venir, afin d'assurer la fluidité de l'entreprise, ainsi que la satisfaction des employés et des clients.
La raison de la mise en œuvre d'un outil de planification des ressources est de commencer à se concentrer sur l'ensemble du processus, en obtenant une vue d'ensemble de votre équipe. En utilisant un tel outil, vous pouvez contrôler tous les employés en même temps, en surveillant les projets auxquels ils sont affectés, les congés et les jours de repos.
Le suivi du temps axé sur les tâches peut conduire à ignorer la situation dans son ensemble, alors que la gestion des ressources vous aide à mieux répartir les effectifs non seulement en fonction du temps qu'ils consacrent à une tâche donnée, mais aussi en fonction de leur disponibilité et de leur capacité de travail.
Je n'essaie pas de vous convaincre de choisir entre le suivi du temps et la planification des ressources (il est tout à fait logique d'utiliser les deux), mais j'espère que vous êtes plus conscient des dangers du suivi du temps, surtout s'il n'est pas mis en œuvre correctement au sein de l'organisation.
Si vous souhaitez tirer le meilleur parti du suivi du temps dans votre entreprise, n'oubliez pas de suivre ces quelques étapes :
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