La popularisation du travail à distance a soulevé de nombreuses questions sur la gestion d'une équipe à distance, en particulier lorsqu'elle est internationale. Un tel système de travail nécessite une approche et des outils complètement nouveaux, ainsi que la définition de priorités. Dans l'article d'aujourd'hui, nous vous présentons 10 conseils pour gérer une équipe à distance travaillant dans différents pays.
Covid-19 a changé la façon de travailler de nombreuses entreprises. La présence de personnes dans des bureaux fermés augmentait le risque de propagation du virus, de sorte que la direction a dû trouver une solution. La direction a donc dû trouver une solution, qui s'est avérée être le travail à distance. Bien sûr, le travail à distance n'a pas été inventé en même temps que la pandémie, mais ce n'est que maintenant que les entreprises ont commencé à mettre en œuvre ce modèle à grande échelle. Certaines entreprises avaient déjà une expérience du travail à domicile. Pour d'autres, en revanche, il s'agissait d'un défi totalement nouveau, qui nécessitait une refonte complète des modèles de gestion existants.
Le travail à distance offre de nouvelles possibilités et pose de nouveaux problèmesIl est vrai qu'un système de transformation à distance bien mis en œuvre peut apporter de grands avantages à votre entreprise. D'autant plus qu'à l'heure actuelle, la capacité à travailler à distance est un critère très important pour qu'une organisation soit compétitive sur le marché. D'après le rapport de Growmotely, jusqu'à 97% des salariés interrogés ne souhaitent pas retourner au bureau à temps plein. Cela montre à quel point il est important de pouvoir utiliser au moins partiellement le bureau à domicile.
En outre, pour l'employeur, le travail à distance est synonyme de nombreux avantages qui valent la peine d'être pris en compte. Premièrement - réduction des coûts de fonctionnement de l'entreprise. Le simple fait que lorsque votre équipe travaille à domicile, vous n'avez pas besoin de louer un bureau aussi grand. Certaines entreprises ont même renoncé à avoir un bureau. Après tout, les coûts de location d'un tel espace sont très élevés.
Deuxièmement, les employés sont moins susceptibles d'être absents. Lorsqu'ils ne se sentent pas bien, mais pas encore très malades, ils préfèrent souvent ne pas prendre un jour de congé, mais travailler au lit. Il leur est aussi souvent plus facile de s'arrêter de travailler pendant une heure ou deux lorsqu'ils ont une course à faire, alors que s'ils travaillaient à domicile, ils prendraient probablement un jour de congé. Une étude de Stanford a également constaté que les employés qui peuvent travailler à domicile sont 22% plus productifs. 32,2% des responsables du recrutement interrogés ont confirmé que la productivité des travailleurs à distance avait augmenté.
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Bien entendu, les modèles de travail à distance ne sont pas uniformes et dépendent des besoins et des spécificités de votre entreprise. Il est certainement plus facile pour les entreprises technologiques et internationales d'envoyer des employés dans un bureau à domicile que pour les entreprises basées sur le travail manuel. Examinez votre organisation et décidez de la forme qui vous convient le mieux : le télétravail intégral ou le télétravail hybride ? Ou laissez le choix à vos employés - après tout, ils savent où ils travaillent le mieux. Quel que soit le modèle choisi, ce guide vous aidera à gérer une équipe à distance.
L'un des principaux changements pour les employés qui travaillent à distance est la communication. Au bureau, il est toujours facile de demander à un collègue voisin à qui s'adresser pour une question spécifique ou si quelqu'un est actuellement en congé ou en vacances. Lorsque l'on travaille à distance, la recherche de ces informations peut prendre beaucoup de temps, surtout dans une grande ou moyenne entreprise. Il est donc important d'utiliser un système qui facilite cette tâche.
Par exemple, la fonction Champs personnalisés de Teamdeck (logiciel de gestion des ressources), peut vous aider à regrouper les employés en fonction des services auxquels ils appartiennent et des compétences qu'ils possèdent. Cette fonction est très utile pour affecter des personnes à des projets et créer des rapports. Il est également plus facile de savoir qui est responsable de quoi dans l'entreprise.
Des tâches et des attentes clairement définies constituent la base du travail en général. Cependant, dans le mode à distance, cela devient quelque chose de crucial. Il est difficile de décrire l'ampleur des frustrations, des malentendus et des retards qui peuvent résulter de l'absence d'un cahier des charges clairement défini. C'est pourquoi il est si important que vos employés sachent exactement ce que vous attendez d'eux, ce qu'ils doivent faire et quel est leur délai. Utilisez un tableau de répartition qui est mis à jour en temps réel. De cette manière, chaque employé se verra confier des tâches spécifiques au cours d'un sprint. Ils sauront exactement quelles sont leurs responsabilités et quand vous attendez d'eux qu'ils franchissent une étape particulière. Il est de votre responsabilité, en tant que responsable, de veiller à la clarté et à l'ouverture.
Lorsque vous travaillez à distance, vous devez vous attendre à perdre une partie du contrôle. Vous n'êtes pas en mesure de contrôler en permanence ce que font vos employés. Il est très important d'engager des personnes capables de gérer leur temps et leurs objectifs. L'indépendance et la confiance sont essentielles pour gérer une équipe internationale qui ne travaille pas depuis un bureau. Bien entendu, il ne s'agit pas de laisser les employés seuls et de ne plus avoir d'informations sur l'avancement du projet.
Vous devez fournir à votre équipe un soutien maximal et des informations détaillées sur les tâches qu'elle doit accomplir. Il est également très important de suivre les phases clés des projets importants afin de savoir ce qui se passe dans l'entreprise et si tout se déroule comme prévu. Cependant, si vous essayez de contrôler en permanence chaque élément du travail de votre équipe, vous n'obtiendrez pas du tout les résultats escomptés. Vous perdrez beaucoup de temps à vérifier que chacun fait ce qu'il est censé faire. Vos employés se sentiront frustrés et contrôlés, et leur motivation interne diminuera parce qu'ils ne se sentiront pas responsables de leur propre travail.
Au bureau, vous pouvez toujours demander à quelqu'un "avez-vous le temps pour une courte réunion ? Ou bien vous pouvez simplement venir et présenter votre dossier en 5 minutes. Lorsque l'équipe travaille à distance, l'affaire devient beaucoup plus compliquée. En particulier lorsque vous employez de nombreuses personnes dans le monde entier et que vous ne pouvez pas contrôler leur emploi du temps pour une journée, une semaine ou un mois entier. C'est également très important si vous employez des personnes qui travaillent dans des fuseaux horaires différents ou à temps partiel.
Dans ce cas, la gestion de la disponibilité devient encore plus compliquée. Pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise, vous devez connaître la disponibilité de votre équipe. Cela vous aidera à planifier votre calendrier de la manière la plus optimale possible. C'est là que notre outil est utile. Dans le calendrier Teamdeck, vous trouverez les éléments suivants Disponibilité fonction.
Chaque employé peut indiquer ses disponibilités à tout moment, ce qui facilite la planification des équipes et des réunions. Vous pouvez également ajouter une disponibilité répétée au lieu de la définir jour par jour.
Lorsque l'on gère une équipe à distance travaillant dans différents pays, il est également très important de tenir compte des jours fériés locaux. C'est là que le Unités organisationnelles est très utile. Elle vous permet de regrouper votre équipe par lieu et de lui attribuer les jours fériés appropriés. Ainsi, lorsque vous souhaitez planifier une réunion ou une tâche pour votre employé, le calendrier tient compte du pays dans lequel il se trouve et des jours fériés qui s'y appliquent.
Gestion du temps des projets - l'avez-vous déjà entendu ? Vous ne pouvez pas continuer à demander à chaque membre de l'équipe "l'avez-vous déjà fait ?", "quand le ferez-vous ?", "allons-nous respecter le délai ?". Même dans le cadre d'un travail stationnaire, cela serait totalement inefficace, à plus forte raison lorsque vous employez de nombreuses personnes dans le monde entier ! Vous devez mettre en place un système de gestion des projets et des calendriers de travail.
Lorsque vous rassemblez toutes les tâches et tous les calendriers des projets à long terme dans un tableau clair, il vous sera beaucoup plus facile de vérifier que tout se déroule comme prévu et vous pourrez vous impliquer uniquement lorsque c'est nécessaire. Un tel logiciel de gestion des ressources du projet permet de gagner énormément de temps. Il garantit également que vous ne manquerez rien, car l'outil automatisé se souviendra des éléments importants pour vous !
Ce conseil est également important lorsque vous travaillez de manière fixe, mais lorsque vous travaillez à distance, il devient crucial car vous n'avez pas vraiment d'autres options. Vous ne pouvez pas superviser tout ce qui se passe dans votre entreprise sans une gestion moderne et des les outils de communication. Les introduire dans votre entreprise n'est même plus une question de choix - sans eux, vous ne pouvez tout simplement pas travailler au quotidien.
Lorsque l'on travaille à distance, il est essentiel d'améliorer la communication entre les membres de l'équipe. Au bureau, le courrier électronique est souvent suffisant, car pour chaque petite chose, il suffit de se rendre à un autre bureau. Lorsque les employés restent au bureau à domicile, le courrier électronique n'est pas la meilleure solution, car il n'est pas pratique pour une communication continue, rapide et réactive. Envisagez un service de messagerie instantanée comme Slack ou Skype pour faciliter l'échange rapide d'informations entre les personnes. Lorsque vous travaillez dans une entreprise internationale, les réunions en face à face sont très rares, et vous avez donc besoin d'un outil de réunion en ligne pratique. Zoom, Google Meets ou Microsoft Teams feront parfaitement l'affaire. Comme nous l'avons déjà mentionné, il est également extrêmement important de gérer le travail de votre équipe. Attribuer des tâches, vérifier l'avancement des projets, fixer des étapes et des délais, créer des rapports et gérer le calendrier et les congés. Vérifiez ce que des outils tels que Teamdeck, Asana ou Jira vous offrent.
Il est difficile de maintenir le sentiment d'appartenance à une équipe lorsque l'on ne voit même pas ses collègues. Le sentiment d'aliénation et de solitude est l'un des principaux inconvénients du travail à distance et un grand défi pour les employeurs. Il va sans dire qu'il est important pour les employés et leur motivation de sentir qu'ils font partie de leur équipe. Nous avons écrit un peu plus à ce sujet dans cet article. Alors, comment s'occuper correctement du développement de l'esprit d'équipe tout en gérant une équipe à distance travaillant dans différents pays ?
Pour commencer, vous devez vous concentrer sur ce que vous avez à votre disposition au quotidien, à savoir la communication en ligne. Il est très utile que chaque jour, au moins pendant une courte période, l'ensemble de l'équipe dispose d'un appel de statut. Vous pouvez y discuter du travail en cours et des progrès réalisés, mais aussi demander à chacun comment il va et comment il se sent. Cela contribue à donner l'impression que vous êtes régulièrement en contact. Il est également judicieux d'avoir Rencontres 1:1Vous pouvez vous rencontrer, non seulement avec votre supérieur, mais aussi avec d'autres personnes de l'entreprise. Vous pouvez mettre en place un système qui associe les employés par paires aléatoires et organise une réunion d'une demi-heure au cours de laquelle ils peuvent apprendre à mieux se connaître.
Réunions régulières avec l'ensemble de l'entreprise sont également très importants, car ils permettent de discuter des changements majeurs et des réalisations. Les chats et les canaux, par exemple sur Slack, vous permettent également de rester au courant de ce qui se passe avec d'autres personnes dans l'entreprise. C'est aussi une bonne idée d'organiser une variété d'activités pour les employés, telles que des sports en ligne ou un club de lecture. Chaque fois que vous en avez l'occasion, il est également utile d'organiser un événement de renforcement de l'esprit d'équipe afin que les employés puissent se rencontrer en personne. En apprenant à connaître vos collègues de cette manière, vous pourrez plus facilement nouer des relations par la suite, même si ce n'est qu'en ligne.
Il y a une chose qui peut être à la fois le fléau et la bénédiction de tout manager. Les ragots. Au bureau, il suffit parfois de dire quelque chose à quelques personnes pour que tout le monde soit au courant. Et il ne s'agit pas forcément de sujets négatifs ou difficiles, mais aussi d'idées de développement, d'organisation d'événements, de l'arrivée de nouvelles personnes dans l'équipe et d'autres sujets d'actualité. La gestion d'une équipe à distance exige toutefois que vous soyez beaucoup plus vigilant quant à la connaissance qu'ont les employés de tout ce qu'ils devraient savoir.
Au bureau, vous discutez simplement pendant le déjeuner ou à la machine à café. Lorsque vos employés sont au bureau à domicile, il est de votre responsabilité d'être transparent et de les tenir informés de toutes les choses importantes. Il faut parfois s'y habituer et changer ses habitudes. Vous devrez certainement écrire plus souvent des courriels à l'ensemble de l'équipe et utiliser un espace de discussion commun. Cependant, vous pouvez être sûr que le fait de tenir l'équipe informée de ce qui se passe dans l'entreprise vous aidera beaucoup dans votre gestion. Il est beaucoup plus agréable de travailler avec des personnes qui savent tout ce qui se passe. En outre, les employés auront le sentiment de faire partie de l'entreprise et s'intéresseront davantage à ses affaires.
Lorsque tous les employés sont éloignés les uns des autres, dans des pays et des contextes culturels différents, il est difficile de maintenir un sentiment de communauté au sein de l'entreprise. Veillez donc à ce que votre entreprise ait sa propre personnalité et sa propre identité. Créez une communication cohérente pour votre entreprise. Définissez ce qui est important pour elle, quelles sont ses valeurs, quelle est sa mission. Faites en sorte que vos employés sentent qu'ils appartiennent à un lieu qui a son propre caractère. Il est important que chacun se sente à l'aise dans l'entreprise. Demandez donc à vos collaborateurs ce qu'ils pensent de la politique de l'entreprise. Peut-être ont-ils des suggestions ou des idées à formuler ? C'est très précieux. En particulier lorsque vous travaillez à distance, vous devez impliquer les employés dans l'organisation de l'entreprise et leur donner le sentiment que leur voix est importante. Faire partie d'un groupe et d'une organisation accroît le sentiment d'appartenance et la motivation.
Lorsque votre équipe travaille à partir du bureau, l'onboarding a tendance à suivre un schéma similaire. Lors de la réunion avec un nouvel employé, vous lui parlez un peu de l'entreprise et de ce sur quoi vous travaillez. En réalité, la plupart des informations clés concernant les tâches, les processus, le déroulement des opérations et tout ce qui compte vraiment sont obtenues par l'employé auprès de ses collègues en leur posant des questions sur les sujets qui les préoccupent. Avec le travail à distance, cette possibilité n'existe pas. Les employés sont immédiatement confrontés à de nouvelles responsabilités. Il est plus difficile de demander des conseils parce qu'ils ne savent pas toujours immédiatement à qui s'adresser. Certaines choses sont également plus difficiles à expliquer en ligne. Bien sûr, presque tout peut être fait en ligne et le soutien de l'équipe est très important. Pour faciliter au maximum l'acclimatation d'un nouvel employé, il est essentiel de mettre en place un excellent processus d'intégration.
Organisez des réunions avec d'autres membres de l'équipe qui présenteront au nouveau collaborateur les différents aspects de l'entreprise. Vous pouvez également organiser une séance de questions-réponses avec les membres de l'équipe à distance, qui répondront non seulement aux questions, mais donneront également un aperçu de la situation. Essayez de proposer un cours en ligne, par exemple sur une plateforme d'apprentissage en ligne. De cette manière, un nouvel employé pourra toujours se référer à une leçon jusqu'à ce qu'il se sente à l'aise dans son nouveau lieu de travail.
La gestion d'une équipe à distance travaillant dans différents pays est un défi de taille. L'optimisation d'un tel modèle de travail vous obligera à adopter une nouvelle approche et à procéder à quelques changements. Cependant, vous pouvez être sûr que si vous appliquez les conseils ci-dessus, vous constaterez rapidement une amélioration dans la gestion de votre équipe à distance.
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