Apptension - la maison du logiciel de Pologne - économise près de $10 000 par mois, et nous n'utilisons qu'un seul outil pour y parvenir.

Mais cela n'a pas toujours été aussi facile.

En tant qu'éditeur de logiciels travaillant sur plusieurs projets à la fois, nous avons essayé plusieurs outils de suivi du temps et de planification des ressources.

En fin de compte, nous avons tout de même été un peu déçus.

Les outils de suivi du temps basés sur le remplissage de feuilles de calcul prennent plus de temps à utiliser et sont inexacts. Lassés des rapports approximatifs, nous avons décidé de créer notre propre outil, et c'est ainsi que nous l'avons fait. Teamdeck a pris vie.

Dès le départ, nous l'avons mis en œuvre en interne. Il nous a permis de suivre nos projets, tant pour les membres de l'équipe interne que pour ceux de l'équipe à distance, ainsi que pour les travailleurs à temps partiel.

"La réservation de la disponibilité des employés va au-delà de la liste traditionnelle des vacances et des jours de congé planifiés. À l'époque des nomades numériques et des équipes virtuelles, c'est un défi de gérer les membres de l'équipe répartis sur différents fuseaux horaires et travaillant selon des horaires flexibles" - Zbigniew Czarnecki, PDG de Apptension

Nous avons réalisé cette étude de cas pour vous montrer un exemple concret de la manière dont vous pouvez tirer profit de l'utilisation de la Teamdeck dans votre équipe.

A quoi sert Teamdeck ?

Faux l'allocation des ressources et le fait de ne pas prévoir leur disponibilité conduit à l'échec de l'opération. 26% des projets.

Pour éviter cela, nous avions besoin d'un outil qui nous permette de suivre le temps des employés, de planifier leurs disponibilités, les jours fériés et les congés personnels.

Nous voulions faire tout cela pour éviter les temps d'arrêt, sous-utilisation du salarié ou la surcharge de travail. En d'autres termes, nous voulions simplement mieux planifier et gérer leur travail.

Avec Teamdeck, nous pouvons tout faire.

1. Suivi facile du temps *

Dans Teamdeck, nous pouvons définir manuellement les heures consacrées à des projets particuliers, ou les suivre à l'aide d'un minuteur de bureau en un seul clic.

Comme il n'est pas nécessaire de faire des suppositions, nous obtenons des rapports plus précis et des feuilles de temps plus fiables. Nous pouvons également comparer le temps estimé avec le temps réel passé sur un projet et l'utiliser pour mieux estimer les tâches futures.

* Cela fait un moment que nous n'avons pas publié cette étude de cas...
Il y a quelques mois, nous avons lancé Teamdeck pour mobile. Notre application mobile vous permet d'étendre les fonctionnalités de Teamdeck à votre smartphone. Vous pouvez suivre votre temps de travail, consulter les feuilles de temps et parcourir le calendrier sans avoir à accéder à la version web de Teamdeck. 

Note : Teamdeck pour mobile n'est disponible que pour les utilisateurs enregistrés de Teamdeck. Assurez-vous que vous vous êtes inscrit sur le bureau avant d'essayer l'ouverture de session mobile. 

2. Programmation avancée des ressources

Un seul outil nous permet de suivre les jours de congé des employés, les jours fériés et les réservations de projets. Nous sommes en mesure de contrôler les horaires des membres de l'équipe, ce qui permet à nos chefs de projet de planifier plus facilement l'affectation des membres de l'équipe et de gérer plusieurs projets.

3. Des calendriers et des budgets plus précis

Nous avons également inclus Teamdeck dans notre pipeline de vente, ce qui nous a permis de mieux prévoir le temps et les employés disponibles lors de la négociation de nouveaux contrats. Les délais et les budgets sont devenus plus précis.

Comment nous avons bénéficié de Teamdeck

Ok, comme vous savez ce que vous pouvez faire avec Teamdeck, voyons quels sont les avantages de l'implémenter dans votre entreprise.

Nous avons divisé cette partie en gains financiers et en avantages du point de vue du gestionnaire de projet.

Combien d'argent économisons-nous chaque mois ?

Pour calculer le coût de la gestion des salariés dans notre entreprise, nous nous sommes posé trois groupes de questions, communément posées par les salariés eux-mêmes :

1. Sur quoi dois-je travailler aujourd'hui ? / Combien de temps dois-je y consacrer ?
2. Puis-je prendre un jour de congé ? Combien de jours de congé ai-je pris ? Ma demande de congé a-t-elle été approuvée ?
3. Combien de temps ai-je passé ce mois-ci ? Quel budget ai-je dépensé jusqu'à présent ? Quelle est l'utilisation actuelle des ressources ?

Comme nous employons actuellement une cinquantaine de personnes, nous avons utilisé ce chiffre et le taux horaire de $30 pour calculer combien d'argent nous gaspillons en fonction du temps que nous passons à répondre à ces questions.

Il a fallu une feuille de calcul et quelques mathématiques de base pour se rendre compte que, sans Teamdeck, nous avons perdu $11 130 euros de temps par mois pour les employés, afin de faire face à ces problèmes de gestion courants.

Teamdeck nous a aidés à réduire ce gaspillage à $1,249.50, ce qui nous permet d'économiser $9,880.50 par mois.

Ce qui est intéressant, c'est que 40% de nos employés ont passé le plus de temps à demander à leur chef de projet ce qu'il en était des tâches quotidiennes. Nous avons estimé que cela représentait 56 heures perdues chaque mois, soit $1 680 euros que nous aurions pu dépenser à meilleur escient.

Est-il plus facile pour nos chefs de projet de gérer les projets ?

Un autre avantage de Teamdeck est qu'il est plus facile pour les chefs de projet de gérer les projets, en sachant exactement quel employé est disponible à un moment donné, ou qui va terminer ses tâches sous peu.

Tout d'abord, nous pouvons établir des plans à long terme, en tenant compte des différents jours de congé et des jours fériés.

Nos chefs de projet sont en mesure de créer des rapports précis et de suivre le budget. Ils peuvent ensuite utiliser ces connaissances pour mieux affecter les employés aux projets futurs, planifier les budgets et créer de meilleures estimations pour nos clients, lorsqu'ils concluent de nouveaux contrats.

Les rapports peuvent être téléchargés au format PDF et joints à nos revues de sprint, ce qui facilite encore la communication entre les équipes.

Enfin, nous pouvons facilement savoir quand nos employés à temps partiel sont disponibles.

Tout cela permet à nos chefs de projet d'économiser beaucoup de travail et de gérer les équipes plus efficacement.

La gestion des ressources porte ses fruits

31% des entreprises interrogés par l'Access Group ont déclaré que le manque de visibilité de certaines ressources humaines au sein de l'organisation est un défi majeur auquel ils sont confrontés.

L'utilisation d'un outil de planification des ressources, de gestion des congés et de suivi du temps dans notre entreprise s'est avérée extrêmement bénéfique. Non seulement il nous a permis d'économiser de l'argent, mais il nous a aussi permis de mieux planifier et gérer les projets en cours et à venir. C'est également important pour la satisfaction des employés, explique Zbigniew Czarnecki :

"Il vaut la peine d'investir du temps pour passer en revue tous les aspects de la gestion des ressources. D'une part, nous éviterons de commettre des erreurs coûteuses et, d'autre part, nous préserverons le confort et le bonheur de nos employés."

Faites gagner du temps et de l'argent à votre entreprise : investissez dans un outil de gestion des ressources pour mieux suivre et répartir les employés dans les projets.