La différence la plus importante entre la façon dont vous communiquez au bureau et à distance est peut-être le fait que, pour que la communication à distance soit efficace, elle doit être délibérée. Vos efforts conscients pour établir des processus de communication efficaces au sein de votre équipe à distance porteront leurs fruits. Dans cet article de blog, nous allons passer en revue les plus grands défis de la communication à distance et la manière dont vous pouvez les atténuer. Nous dresserons également la liste des outils que votre équipe à distance aura intérêt à utiliser. Après avoir lu cet article, vous serez en mesure d'introduire les meilleures pratiques de communication à distance.
Mais avant d'entrer dans les détails, il est impératif que vous pensiez à documenter les processus de communication de votre entreprise. Créez un espace dans la base de connaissances/l'espace de travail de votre organisation où vous pourrez stocker les directives relatives à la manière dont les personnes doivent communiquer. Dressez la liste des outils qu'ils doivent utiliser. Veillez à ce que les nouveaux embauchés lisent ce document/cette page pendant la phase d'intégration. processus d'intégration.
De plus, il ne faut pas qu'il devienne obsolète. Vous et vos employés devez vous pencher régulièrement sur ces processus de communication et procéder à des ajustements si nécessaire. Si vous êtes chef de projet, vous pouvez discuter du travail à distance. la communication au sein de l'équipe pendant les rétrospectives de sprint.
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Quels sont les premiers défis de la communication à distance qui vous viennent à l'esprit ? Peut-être pensez-vous aux fuseaux horaires et à la difficulté de rester synchronisé. Ou peut-être vous inquiétez-vous des problèmes liés à une connexion internet peu fiable. Ces préoccupations sont valables, mais les défis décrits ci-dessous s'avèrent souvent plus sérieux, même s'ils ne sont pas faciles à anticiper ou à remarquer.
Le manque de visibilité qui pourrait être difficile pour les équipes éloignées est évident à plusieurs niveaux :
Le calendrier des ressources de Teamdeck est une source unique de vérité concernant la disponibilité et la charge de travail de votre équipe. Vous pouvez voir qui est assigné à quel projet, qui est en vacances, et qui est en train de travailler. capacité à gauche (si vous cherchez des personnes qui peuvent rejoindre votre projet).
Lorsque vous communiquez avec une personne qui travaille à distance, vous ne disposez pas du contexte qu'offre la communication directe. Par essence, vous ne voyez pas le langage corporel, et la plupart du temps, vous ne savez pas ce que cette personne a fait récemment, quelle est son humeur, etc. Prenons l'exemple suivant : vous recevez un message très bref de l'un de vos collègues qui vous demande de partager certaines informations. Dans un premier temps, vous vous dites peut-être "Cette personne m'en veut-elle ? Est-elle agacée ? Je n'ai rien fait de mal". Vous pouvez comprendre comment cela peut conduire à une mauvaise communication, voire à un conflit. C'est pourquoi il est essentiel de :
Les personnes travaillant dans des équipes à distance doivent faire un effort conscient pour rester en contact. Il est assez facile de limiter la communication à de courts messages échangés sur Slack ou par courriel, surtout si les rôles des personnes sont indépendants ou s'ils travaillent dans des fuseaux horaires différents. En tant que chef d'équipe, vous pouvez favoriser l'esprit d'équipe en encourageant la tenue régulière d'appels vidéo, activités de renforcement de l'esprit d'équipeou même un canal de discussion dédié à la publication de mèmes (vous pouvez trouver des idées pour d'autres canaux de renforcement de la culture ici).
Ce point est un peu délicat. Vous pourriez vous demander comment il se fait qu'il y ait moins d'occasions de tenir des réunions en tête-à-tête. Après tout, les gens peuvent discuter en privé quand ils le souhaitent : de nombreux outils de communication utilisés par les équipes à distance permettent des conversations privées.
C'est vrai pour les discussions entre employés, mais les entretiens en tête-à-tête entre les responsables et les subordonnés directs risquent d'être rapidement oubliés si vous ne voyez pas votre équipe tous les jours. Par ailleurs, vous pourriez avoir un faux sentiment de sécurité lorsque vous discutez régulièrement avec votre équipe...tout le monde a l'air heureux, il n'est pas nécessaire d'organiser des réunions 1:1 supplémentaires. Il n'y a que cela, quel que soit le bien-être perçu de votre équipe.
Il est vrai que ce défi n'est pas l'apanage des équipes à distance. Les membres de l'équipe au bureau peuvent également avoir moins d'occasions de rencontrer leur patron qu'ils n'en ont besoin. Toutefois, lorsqu'il s'agit de travailleurs à distance, vous devez vous assurer qu'ils ont l'occasion de vous parler de temps en temps. Vous pouvez programmer une heure fixe pour ces réunions ou rappeler régulièrement aux employés de choisir un créneau horaire pour un entretien individuel. De cette manière, vous serez en mesure de mieux vous connecter avec vos employés distants et aussi créer un climat de confiance avec votre équipe.
Une remarque importante concernant les outils : il ne suffit pas de créer des comptes et de faire savoir à votre équipe que "c'est là si vous voulez l'utiliser". Assurez-vous que tout le monde sait quelles sont les plateformes à utiliser et comment les utiliser. Là encore, vous devez documenter ces lignes directrices et les rendre accessibles à vos employés actuels et aux futurs nouveaux embauchés. Si l'un des outils que vous utilisez ne fonctionne pas comme vous l'espériez, repensez votre boîte à outils. Le paysage technologique est vaste et vous trouverez probablement des applications qui répondent aux besoins de votre équipe.
Nous avons demandé à Rohit Gupta de la société PixpaL'équipe de l'Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail (ESA), une plateforme qui aide les créatifs à créer de magnifiques sites web de portfolio, a parlé de son approche du travail à distance et de ses outils :
Chez Pixpa, nous travaillons entièrement à distance depuis trois mois, et nous avons l'intention de continuer à le faire à partir de maintenant. Bien que ce changement nous ait été imposé par les fermetures dues à la pandémie, nous avons rapidement adopté la nouvelle normalité et sommes passés au travail à distance en toute transparence. Le travail à distance présente de nombreux avantages : le temps et le stress des trajets quotidiens ont disparu, l'équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée est rétabli et les niveaux de productivité sont en hausse. En tant qu'équipe à distance, nous nous concentrons sur le maintien et le développement de notre culture, sur la camaraderie entre les membres de l'équipe et sur la promotion de la collaboration.
Nous utilisons Slack, Asana, Zoom et Github pour toutes nos communications et collaborations professionnelles. Nous avons une collaboration libre et non structurée au sein de l'équipe qui ne correspondrait pas à la définition des réunions scrum.
Utiliser un logiciel de planification des ressources conçu pour aider les équipes à distance, pas seulement dans les secteurs des technologies de l'information ou de la création.
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