Le processus d'intégration des nouveaux employés fait l'objet d'une grande attention de la part des entreprises. Les cadeaux de bienvenue, les chasses au trésor ou les messages personnels des cadres supérieurs sont autant d'expériences mémorables pour les nouveaux employés. Vous trouverez en ligne de nombreuses ressources précieuses pour élaborer la politique d'intégration des employés de votre entreprise. Ne manquez pas de consulter ce modèle de Trello ou un guide de Workable.
Il existe cependant un autre processus d'intégration qui est extrêmement important pour votre entreprise, mais dont on parle beaucoup moins. Il s'agit de l'intégration de nouvelles personnes dans une équipe de projet. Qu'il s'agisse de nouvelles recrues ou d'employés existants, l'intégration à un nouveau projet requiert une attention particulière.
La tâche de l'intégration des nouveaux membres de l'équipe relève généralement de la responsabilité des chefs de projet. Les enjeux sont considérables, à commencer par le bonheur des employés. Les personnes qui n'ont pas été correctement accueillies au sein du groupe peuvent se sentir exclues et, éventuellement, quitter l'entreprise. La réalisation du projet peut également être compromise : sans une bonne intégration, les nouveaux membres de votre équipe risquent tout simplement d'être moins efficaces au travail.
Heureusement, il existe des mesures à prendre pour intégrer rapidement de nouvelles personnes à l'équipe de projet. Dans cet article, nous les aborderons une à une.
Avant qu'ils n'entrent dans le bureau (ou dans la salle de discussion), vous devez déjà faire quelques préparatifs.
L'élément principal est que vous devez savoir que quelqu'un est sur le point de rejoindre votre équipe (et qui est cette personne). C'est relativement facile à faire lorsque vous travaillez dans une startup ou une petite agence. Le défi consiste à suivre les décisions de programmation lorsque votre entreprise travaille sur plusieurs projets en même temps. A calendrier des ressources est très utile lorsque vous voulez rester au courant des réservations de votre équipe :
Le calendrier des ressources de Teamdeck permet de contrôler facilement les personnes affectées à votre projet. Regroupez votre calendrier par projet pour parcourir rapidement les réservations.
Une fois que vous savez que quelqu'un rejoint votre équipe de projet, assurez-vous que les membres de l'équipe existante en sont également informés. Vous éviterez ainsi les conversations embarrassantes du type "vous êtes là pour faire quoi ? Il peut également être judicieux d'informer votre client de l'arrivée d'une personne supplémentaire au sein de l'équipe. Après tout, c'est aussi dans l'intérêt de son entreprise.
Lorsque vous vous préparez à intégrer de nouvelles personnes à l'équipe du projet, vous devez également penser à leurs postes de travail. Que vous travailliez au bureau ou à distance, assurez-vous que chacun dispose de tout l'équipement nécessaire et de l'accès au logiciel. Cela leur permettra non seulement de se sentir mieux accueillis, mais aussi de rationaliser le processus d'intégration.
Le nouveau membre de l'équipe doit se familiariser avec le reste de l'équipe, le client et tous les employés avec lesquels il aura des contacts réguliers. Parallèlement, votre équipe et les parties prenantes externes doivent être présentées au nouveau membre du groupe et à son rôle dans le projet. Pour briser la glace, vous pouvez organiser un déjeuner de groupe ou jouer à un jeu. Le fait d'être une équipe distribuée n'est pas une excuse. Il existe de nombreuses activités de renforcement de l'esprit d'équipe pour les équipes à distance.
La phase d'introduction est également l'occasion de présenter la culture organisationnelle de votre équipe et votre flux de travail habituel. Si vous travaillez en tant que chef de projet informatique, il y a de fortes chances que vous suiviez l'une des méthodologies les plus populaires. Même si les personnes que vous avez recrutées sont peut-être familières avec les bases de Scrum ou Kanban, les équipes ont tendance à apporter leur touche personnelle au processus. C'est pourquoi il est si important que le nouveau membre de l'équipe ait l'occasion de voir toutes les réunions et tous les rituels en action. Il serait bon qu'il observe d'autres personnes et qu'il participe aux réunions dès le début.
Encore une chose : veillez à ce que les nouveaux employés connaissent le fonctionnement de l'entreprise.
Bien que l'explication des politiques de l'entreprise et les visites des bureaux soient généralement prises en charge par l'équipe des ressources humaines, il est dans votre intérêt de vérifier qu'un employé donné connaît bien votre organisation. Faites-lui part de quelques conseils et assurez-vous qu'il se sente à l'aise sur son lieu de travail et qu'il comprenne mieux votre culture et vos valeurs fondamentales.
Lorsque vous introduisez de nouveaux membres de l'équipe dans le projet, pensez aux choses habituelles que vous feriez au début du projet. Vous devez recueillir toutes les exigences, comprendre la portée du projet et les détails concernant son budget ou son calendrier. Le nouveau membre de votre équipe doit connaître tous ces détails afin de comprendre pleinement le projet.
Pour en savoir plus sur l'intégration des projets, cliquez ici.
Si vous travaillez avec une personne qui vient d'être embauchée dans votre entreprise, vous devez être particulièrement clair sur vos attentes. Le premier projet dans une nouvelle entreprise est très important, car il donne le ton de la coopération future, mais il vous aide aussi à comprendre comment une personne donnée travaille.
Claire Lew, directrice générale de Connaître son équipe dit:
L'une des recommandations est de concevoir ce à quoi ressemblera le premier mois du nouvel embauché en termes de projet. De quoi sera-t-il responsable et quel sera le résultat idéal ? Il s'agit d'aider la personne à se familiariser avec l'entreprise, tout en lui donnant le sentiment d'avoir accompli quelque chose.
En réalité, le premier projet peut tout aussi bien s'avérer être une mission à haute pression et à délai court pour un client exigeant. Afin de réduire le stress et d'éviter les malentendus, fixez des objectifs clairs et faites le point régulièrement avec votre nouvel employé. Ainsi, si des difficultés apparaissent, vous devriez pouvoir les résoudre plus rapidement.
Un autre aspect du flux de travail de votre équipe que vous devez aborder lors de l'intégration concerne les outils que vous utilisez. Là encore, même si votre nouvel employé est familiarisé avec un logiciel donné, assurez-vous qu'il comprend le flux de travail particulier de votre équipe. De nombreuses applications utilisées par les équipes informatiques pour mener à bien des projets proposent des ressources pour les nouveaux utilisateurs. Slack montre comment effectuer les tâches les plus courantes. Atlassian enseigne aux gens comment utiliser leurs produits dans le cadre d'un cours Agile approfondi. A l'adresse TeamdeckNous avons récemment publié un guide à l'intention des nouveaux membres de l'équipe. ici. Rassemblez les ressources les plus pertinentes concernant les logiciels utilisés par votre équipe et partagez-les avec les nouvelles personnes qui rejoignent l'équipe.
Nous espérons que ces conseils vous aideront à accueillir en douceur de nouvelles personnes dans vos projets et à gérer votre équipe avec plus de confiance. Vous pouvez les adapter aux besoins de votre organisation et créer un programme formel d'intégration. Nous vous souhaitons bonne chance !
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