Lorsque vous travaillez sur plusieurs projets à la fois, il est normal que les choses deviennent un peu chaotiques, n'est-ce pas ?
Pourtant, vous disposez de nombreuses solutions sur le marché pour maintenir vos projets sur la bonne voie et vous assurer que le travail de votre équipe est bien planifié. Les chefs de projet utilisent souvent logiciel de planification des ressourcesmais qu'en est-il des applications de gestion des ressources ? Est-il nécessaire d'investir dans les deux types de solutions ?
Dans cet article de blog, nous partagerons quelques indicateurs qui votre entreprise devrait sérieusement envisager de mettre en œuvre un logiciel de gestion des ressources afin de mieux planifier et gérer le travail de votre équipe.
Pour chacun des signes que nous évoquons ci-dessous, nous vous montrons également comment une application de gestion des ressources robuste peut vous aider.
Avant d'aborder les problèmes particuliers auxquels les entreprises sont confrontées, rappelons brièvement ce que sont les outils de gestion des ressources.
Les logiciels de gestion des ressources vous aident à mieux planifier le travail de votre équipe et à en mesurer les résultats. Comme son nom l'indique, l'accent est mis ici sur votre équipe :
La plupart des applications de gestion des ressources comprennent des fonctions de planification et d'affectation des ressources. Vous pouvez également trouver des outils plus complets comme Teamdeck, qui combine la planification des ressources, le suivi du temps et la gestion des congés. Si vous souhaitez l'essayer, vous pouvez s'inscrire pour un essai gratuit.
Parlons maintenant des défis auxquels vous pourriez être confrontés :
Les raisons de l'échec des projets sont multiples, mais la gestion des ressources peut considérablement vous aider à mener à bien vos projets.
Tout d'abord, il faut se pencher sur l'allocation des ressources et sur l'évaluation de l'efficacité de l'action de l'UE. s'assurer que les bonnes personnes travaillent sur les bons projets. Ce n'est pas facile à faire quand on a une grande équipe et un gros portefeuille de projets. Afin de s'assurer que vous choisissez les meilleurs employés possibles pour un projet donné, il est utile de disposer d'un système de sélection à l'échelle de l'entreprise. calendrier des ressources.
Un tel calendrier permet de voir facilement quels employés sont disponibles pour participer à votre projet. En outre, un bon outil de planification des ressources vous aidera à filtrer les membres de l'équipe en fonction de leurs compétences, de leur ancienneté ou de leur localisation. Sur cette base, vous devriez être en mesure d'affecter les bonnes personnes au projet.
Une autre raison de l'échec d'un projet est l'incapacité à en suivre l'évolution. Les logiciels de gestion de projet permettent souvent de créer des diagrammes de Gantt pour illustrer le calendrier du projet. Cependant, vous devez également suivre le travail de votre équipe au moyen de feuilles de temps. Pourquoi ? Lorsque vous constatez, par exemple, que des personnes consacrent beaucoup plus de temps que prévu à une tâche donnée, c'est peut-être le signe que l'ensemble du projet risque d'être retardé.
Pourquoi la l'utilisation des ressources si important pour le bien-être de votre équipe et l'état de vos projets ? D'une part, en tant qu'employeur, vous ne voulez pas que vos équipes soient surchargées. Un logiciel de planification des ressources comme Teamdeck vous permet de repérer instantanément heures supplémentaires dans les feuilles de temps de vos employés et suivre leur charge de travail en temps réel.
L'utilisation équilibrée des ressources est également cruciale du point de vue de l'entreprise. Vous ne pouvez tout simplement pas vous permettre d'avoir dans votre équipe des personnes qui n'ont pas assez à faire. Ces membres de l'équipe sont également susceptibles d'être frustrés de leur manque d'affectation. Malheureusement, vous risquez de passer à côté de certaines personnes si vous ne disposez pas d'un outil centralisé de planification des ressources. Il est essentiel de mesurer régulièrement l'utilisation des ressources au sein de votre équipe pour assurer la satisfaction de vos employés et la rentabilité de votre entreprise.
Comment savoir si vos projets vont bien ? Vérifier la section "terminé" dans le gestionnaire de tâches de votre équipe est une option, mais nous vous suggérons de prêter également attention au temps que votre équipe consacre à un projet donné.
Il est judicieux de comparer les heures estimées pour le projet avec les heures réelles suivies par votre équipe. Idéalement, vous devriez observer l'évolution des valeurs au fil du temps. Jetez un coup d'œil à ce tableau créé dans la suite de rapports de projet de Teamdeck :
Les barres vertes foncées représentent les réservations de votre équipe - les heures estimées. Les barres vert clair correspondent aux heures réelles enregistrées via une application de suivi du temps. Vous pouvez constater que depuis le début du projet, les personnes ont enregistré un peu plus d'heures que les estimations initiales. La différence entre les estimations et les heures réelles était visible, mais pas très importante. Le 17 janvier, cependant, l'équipe a enregistré deux fois plus d'heures que prévu. Pour les responsables, c'est un indicateur que quelque chose ne va pas dans le projet. Peut-être y a-t-il eu une demande de changement inattendue de la part du client ? Ou peut-être l'une des tâches s'est-elle avérée beaucoup plus difficile que prévu ? Il est vrai que quelques heures supplémentaires ne devraient pas être un problème majeur, mais imaginez que cette situation se prolonge pendant des semaines ou des mois. Si vous n'utilisez pas votre logiciel de gestion des ressources pour le suivi du temps, vous risquez de ne pas vous rendre compte que le projet n'est pas sur la bonne voie.
La plupart des entreprises utilisent une application de gestion de projet. Il peut s'agir d'un simple tableau Kanban ou d'une solution complète avec des fonctionnalités de planification des ressources. Toutefois, si votre outil de gestion de projet ne se concentre que sur les tâches et les étapes du projet, vous aurez besoin d'une autre application pour gérer votre projet et votre équipe aussi bien que vous le souhaitez.
Heureusement, les outils de gestion des ressources disposent généralement d'intégrations intégrées avec les applications de gestion de projet, d'une API publique ou d'un système de gestion des ressources. Zapier applications.
Cela peut être le cas pour plusieurs raisons. Nous avons déjà mentionné l'allocation des ressources comme un défi considérable pour les gestionnaires de projets. Un autre problème réside dans le fait que de nombreuses entreprises travaillent sur plusieurs projets à la fois. Sans un outil de planification des ressources, il est facile d'engager deux fois les mêmes personnes ou de causer des pertes de temps. les conflits de calendrier des projets. Enfin, il est extrêmement difficile de planifier un projet si l'on n'a pas de visibilité sur la disponibilité et les absences prévues des employés. Imaginez que vous réserviez un programmeur pour un projet à rythme soutenu et que vous découvriez qu'il a deux semaines de vacances en plein milieu du projet.
Comme vous pouvez l'imaginer, les applications de gestion des ressources peuvent vous éviter tous ces problèmes, à condition qu'elles offrent des fonctions de gestion des congés en plus des capacités de planification des ressources.
Teamdeck vous permet d'afficher les horaires, les disponibilités et les vacances de chacun. Vous pouvez ainsi planifier vos projets avec plus de confiance. Et si vous devez apporter des modifications ? Teamdeck dispose d'une fonction "glisser-déposer".Calendrier en ligneVous pouvez ainsi facilement modifier le planning et retourner à la gestion de votre équipe.
Vous savez déjà que certains outils de planification des ressources combinent la planification avec la gestion des congés (système de gestion des congés). C'est une excellente occasion de faire passer les processus RH de votre entreprise à la vitesse supérieure.
Malheureusement, de nombreuses équipes s'appuient encore sur des feuilles de calcul et une communication non structurée pour gérer les congés. Cette méthode n'est efficace pour personne : les employés trouvent qu'il est fastidieux d'envoyer une demande de congé et les responsables peuvent facilement se perdre dans le chaos.
En conséquence, les chefs de projet peuvent avoir très peu de visibilité sur la disponibilité des ressources et les absences planifiées. Bien entendu, cela peut conduire à des erreurs de planification coûteuses. Gestion efficace des ressources et la planification des capacités n'est possible que si vous savez qui, dans votre équipe, est disponible et quand.
Avec Teamdeck, les employés peuvent demander des congés en quelques clics. Chaque absence acceptée est visible dans le calendrier des ressources, ce qui permet aux chefs de projet d'en tenir compte lors de la planification de nouveaux projets.
Il est essentiel de connaître le nombre d'heures facturables et non facturables suivies par vos équipes pour le suivi de la rentabilité des projets. Une fois que vous avez vu la répartition des heures, vous pouvez essayer de rechercher des optimisations et, par exemple, réduire les heures non facturables de accroître l'efficacité des réunions de votre équipe.
Comment calculer les heures facturables ? Dans Teamdeck, les employés peuvent assigner des étiquettes comme "non facturable" à leurs entrées de temps lors du suivi du temps. Tout ce que vous avez à faire en tant que gestionnaire est de créer un rapport simple pour analyser les équipes ou les projets sélectionnés. De plus, vous pouvez utiliser le même rapport pour calculer la masse salariale des employés ou le montant que vous devriez facturer à votre client.
Nous espérons que vous avez compris que les logiciels de gestion des ressources peuvent constituer un excellent complément à la boîte à outils de votre équipe. Il vous faut maintenant trouver l'outil qui convient à votre équipe. Nous vous suggérons de commencer par lire un vue d'ensemble des outils de planification des ressources les plus courants. Utilisez-le pour comparer les caractéristiques et les prix des différents outils basés sur l'informatique en nuage disponibles sur le marché.
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