Voulez-vous recevoir des mises à jour de Slack concernant le travail et la disponibilité de votre équipe ? Vous pouvez le faire en connecter Teamdeck à Slack à l'aide de notre intégration intégrée. Dans cet article de blog, nous allons vous montrer comment connecter ces applications et mettre en place des notifications utiles pour la gestion des ressources sur Slack.
L'intégration de Slack est disponible pour toutes les organisations ayant plus de deux utilisateurs de Teamdeck.
Vous devez disposer des autorisations de propriétaire pour configurer l'intégration dans Teamdeck. Vous devez également être en mesure d'approuver les nouvelles applications dans l'espace de travail Slack de votre équipe.
Rendez-vous sur votre compte Teamdeck et cliquez sur Paramètres dans la barre de menu supérieure. Allez ensuite dans Intégrations où vous verrez Slack parmi les connexions possibles.
Cliquez sur "Démarrer l'intégration". L'étape suivante consistera à autoriser cette intégration dans votre compte Slack.
Une fois l'intégration approuvée, vous pouvez retourner sur votre compte Teamdeck. Dans "Settings" -> "Integrations" -> "Slack - manage integration" vous verrez une liste de notifications possibles que vous pouvez configurer dans votre espace de travail Slack. Nous allons les passer en revue une par une dans la prochaine section de ce billet de blog.
La première catégorie de mises à jour que vous pouvez envoyer à votre espace de travail Slack concerne les réservations de votre équipe. Par exemple, vous pouvez décider d'envoyer une notification Slack chaque fois qu'il y a une nouvelle réservation dans votre équipe. Vous devez tout d'abord activer cette notification et choisir le canal sur lequel vous souhaitez recevoir les mises à jour. Dans notre cas, il y a un canal Slack pour les PM qui semble être l'endroit idéal pour poster de telles mises à jour.
Désormais, lorsqu'une modification est apportée aux réservations d'une personne (ajout d'une nouvelle réservation, modification d'une réservation, suppression d'une réservation), vous verrez une note à ce sujet dans le canal Slack choisi :
La deuxième option de la catégorie "Réservations" consiste à envoyer un résumé quotidien des réservations. Vous devez spécifier le canal sur lequel vous souhaitez recevoir la mise à jour. De plus, vous devez sélectionner l'heure à laquelle vous souhaitez la recevoir.
En outre, vous pouvez sélectionner jusqu'à trois champs personnalisés contenant des informations supplémentaires que nous pouvons ajouter au résumé Slack. En fonction des champs personnalisés utilisés par votre entreprise, il peut s'agir par exemple de l'intitulé du poste de votre employé.
Vous pouvez également utiliser l'intégration de Slack et Teamdeck pour obtenir un aperçu rapide de la disponibilité de votre équipe. Lorsque vous planifiez le travail de vos employés, vous devez vous assurer qu'ils ne sont pas surchargés, mais vous devez également garder un œil sur les personnes sous-utilisées...le manque de travail rend les gens malheureux également.
Heureusement, vous pouvez mettre en place une mise à jour hebdomadaire sur Slack pour voir la liste des personnes qui répondent à certains critères et vérifier la capacité qu'il leur reste pour la semaine prochaine.
Si tous vos employés ont des inscriptions correspondant à leur capacité, vous recevrez un message comme celui-ci :
Les mises à jour hebdomadaires sont certainement utiles, mais vous voudrez peut-être vérifier quels membres de l'équipe sont disponibles à la demande. Vous pouvez le faire en activant le raccourci Slack "Ressources disponibles".
Une fois qu'il est activé, vous pouvez vous rendre sur Slack, commencer à taper "/", puis rechercher Teamdeck dans la boîte à suggestions.
Choisissez le raccourci Ressources disponibles et une fenêtre modale apparaîtra pour vous permettre de spécifier votre demande - la plage de dates que vous recherchez et d'autres critères qui pourraient être importants pour vous. Lorsque vous aurez rempli le formulaire, vous verrez apparaître un message Slack contenant une liste des ressources disponibles et leur capacité journalière pour la période sélectionnée.
En regardant ce message, il est facile de voir que nous pourrions certainement ajouter des réservations au calendrier de Mike ou même l'affecter à un nouveau projet, car il semble être entièrement disponible la semaine prochaine. Alice a également une certaine capacité.
Les deux options suivantes disponibles dans l'intégration Teamdeck + Slack concernent les congés de votre équipe.
Le premier type de notification vous informe des mises à jour apportées au calendrier de vacances des personnes - nouvelles vacances, vacances modifiées, vacances supprimées. Il est particulièrement utile pour repérer les demandes de congés envoyées par vos employés :
En outre, vous pouvez décider de ne pas recevoir de mises à jour concernant les vacances ajoutées par certaines personnes de votre équipe. Par exemple, il se peut qu'une personne des RH soit chargée d'ajouter des vacances aux calendriers des employés. En ignorant ses mises à jour, vous ne verrez que les demandes faites directement par d'autres employés.
Comme pour les réservations, vous pouvez également obtenir un récapitulatif quotidien des vacances. C'est un excellent moyen pour vos chefs d'équipe de savoir lesquels de leurs subordonnés directs sont absents du bureau. Vous pouvez également établir un récapitulatif des demandes de congés en attente pour vous assurer que les employés n'attendent pas trop longtemps une décision concernant leur demande de congé.
La dernière option de la catégorie Vacances est un raccourci. Activez-la pour permettre à vos employés de demander des vacances directement depuis Slack, sans avoir à entrer dans Teamdeck. Il leur suffira de taper "/" dans n'importe quel canal, puis de choisir le raccourci approprié - "Request Vacation".
Une fenêtre modale s'affiche, qu'ils doivent remplir :
Une fois soumise, une telle demande de vacances apparaîtra dans Teamdeck en tant que demande en attente. Elle peut également apparaître dans Slack si les mises à jour de vacances sont activées. Ce qui est important, c'est que lorsque l'un des managers modifie le statut de cette demande de vacances en l'acceptant ou en la rejetant, l'employé en sera également informé via Slack :
C'est un excellent moyen de créer un processus transparent pour traiter les demandes de congés des employés.
La dernière catégorie de mises à jour que vous pouvez envoyer à votre espace de travail Slack via l'intégration de Teamdeck concerne les feuilles de temps. Tout d'abord, vous pouvez décider d'envoyer des mises à jour sur les entrées de temps nouvelles, modifiées ou supprimées apparaissant dans les feuilles de temps de votre équipe :
En outre, vous pouvez également mettre en place des notifications quotidiennes qui rappelleront aux employés de remplir leurs feuilles de temps.
L'utilisation Slack pour la gestion des ressources peut être un excellent moyen de stimuler votre productivité et de vous assurer qu'aucune mise à jour importante ne passe inaperçue. Combinés, Teamdeck et Slack aident les chefs de projet et les responsables d'équipe non seulement à planifier minutieusement le travail de leurs équipes, mais aussi à le suivre en temps réel sans tracas inutile.
Si vous avez des questions sur l'intégration Teamdeck + Slack, écrivez-nous via le chat. Nous serons heureux de répondre à vos questions et de vous aider à établir la connexion.
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