Le suivi de la rentabilité des projets est essentiel pour les agences, les éditeurs de logiciels ou les sociétés de conseil de toute nature. Lorsque vous travaillez avec plusieurs clients sur plusieurs projets, vous devez simplement vous assurer que vos efforts génèrent des bénéfices. En outre, l'analyse de la rentabilité de vos projets vous aidera à améliorer votre stratégie de tarification et vos flux de trésorerie futurs. Il peut s'avérer, par exemple, que vous facturez trop peu ou que vous consacrez trop d'heures non facturables.
Que retiendrez-vous de cet article ?
Mais il faut aussi suivre la rentabilité au fur et à mesure de l'avancement du projet, et non pas une fois qu'il est terminé. Pourquoi ? Parce que plus tôt vous repérez les points à améliorer, par exemple le fait que vos employés consacrent beaucoup de temps non facturable aux réunions avec les clients, plus vous pouvez vous attaquer à ces problèmes.
Avez-vous besoin d'outils comptables spécialisés pour contrôler les bénéfices de vos projets ? Pas nécessairement. Dans cet article de blog, nous allons vous montrer comment un outil de planification des ressources et de comptabilité peut vous aider à gérer vos projets. logiciel de suivi du temps des employés, Teamdeckpeut être un outil pratique pour garder un œil sur les coûts et les bénéfices du projet.
Avant de commencer à élaborer le rapport de rentabilité de votre projet, vous devez s'inscrire à Teamdeck (vous pouvez l'essayer gratuitement pendant 7 jours, sans carte de crédit). Vous serez en excellente compagnie : plus de 3500 clients issus d'agences interactives, d'entreprises de logiciels et de startups. utiliser Teamdeck de planifier et de gérer le travail de leurs équipes au quotidien.
Passons maintenant au rapport de rentabilité de votre projet. Nous allons aborder deux types de budgets de projet typiques : le prix fixe et le temps et le matériel. 
Lorsque vous disposez d'un budget fixe, il vous suffit de suivre les coûts de votre projet et de les soustraire du prix total. Le suivi de dépenses telles que les licences de logiciels ou les frais de déplacement est généralement relativement simple, car le service comptable les contrôle. Toutefois, la majeure partie des coûts de votre projet réside dans la main-d'œuvre de votre équipe. Comment suivre ces coûts ?
La méthode la plus simple consiste à adopter le suivi du temps dans votre entreprise. Il comporte de nombreux avantagesL'un d'entre eux est le fait que vous suiviez les dépenses du projet avec précision. Bien entendu, pour que vos feuilles de temps soient fiables, votre équipe doit suivre son temps régulièrement, idéalement en temps réel. Des outils de suivi du temps robustes tels que Teamdeck offrent des fonctions pratiques de suivi du temps. suivi du temps de travail de l'équipe pour le web et mobile des appareils.
Lorsque vos équipes suivent le temps qu'elles consacrent aux différents projets, vous pouvez facilement créer une base de données sur le temps passé dans les différents projets. rapport sur les coûts du projet dans Teamdeck :
1. Allez dans la suite de rapports dans la barre de menu supérieure et cliquez sur l'icône "créer un nouveau". Choisissez l'option "créer un rapport personnalisé", car nous voulons créer un rapport à partir de zéro sans utiliser de modèle.
2. Ajoutez un nouveau tableau. Par défaut, il affichera tous les projets de votre entreprise ainsi que les données relatives aux feuilles de temps, aux réservations et aux vacances. Pour suivre les coûts du travail de votre équipe, vous n'avez besoin que des feuilles de temps, vous pouvez donc supprimer les autres colonnes. Votre tableau devrait ressembler à ceci (avec seulement vos projets listés dans la colonne de gauche) :
[/vc_column_text]
3. Comme vous ne voulez suivre que les coûts d'un seul projet, vous pouvez filtrer les autres. Cliquez sur "Filtres", puis ajoutez-en un nouveau qui est censé filtrer les informations par nom de projet. Saisissez le nom du projet que vous souhaitez analyser et cliquez sur "appliquer".
4. L'étape suivante consiste à calculer les coûts générés par chaque employé travaillant sur ce projet. Vous pouvez voir leurs feuilles de temps en cliquant sur la petite flèche dans le tableau, à côté du nom du projet :
5. Nous allons supposer que chacun d'entre eux a un taux horaire différent. Ajoutons une nouvelle colonne dans laquelle nous pourrons saisir cette valeur. Allez dans Métriques -> Ajouter une colonne personnalisée -> Ajouter une colonne de valeurs personnalisées. Saisissez le nom de votre nouvelle colonne (par exemple : "Taux horaire interne") et choisissez le type de données "devise". Vous verrez une nouvelle colonne apparaître dans votre tableau avec des cellules vides.
6. Une colonne de valeurs personnalisées fonctionne comme une colonne de tableur. Vous pouvez cliquer sur une cellule et y ajouter manuellement un nombre. Remplissons cette colonne avec les tarifs de votre équipe. Vous pouvez laisser la première ligne vide car nous n'avons pas de taux horaire standard pour l'ensemble de l'équipe.
7. Ajoutons maintenant une colonne qui calculera les coûts générés par chaque employé travaillant sur ce projet. Ajoutez une nouvelle colonne, mais cette fois-ci, au lieu de choisir une "colonne de valeurs personnalisées", vous sélectionnerez "ajouter un champ de calcul personnalisé", parce que nous devons faire des calculs ici.
Nommez votre colonne (par exemple, "Coûts"), choisissez un type de données monétaires et saisissez la formule :
(Feuilles de temps : Temps / 60) * Valeurs personnalisées : Taux horaire interne
Lorsque vous commencez à taper le nom de vos colonnes, Teamdeck vous suggère le champ approprié à placer dans la formule. N'oubliez pas de diviser les feuilles de temps par 60 si vous voulez travailler en heures - le temps est stocké dans notre système en minutes.
Et voilà, une nouvelle colonne avec des coûts attribués à chaque employé.
8. La dernière chose que nous voulons faire est d'additionner toutes les valeurs des coûts individuels dans la ligne "Total". Cliquez dessus et entrez la formule suivante :
= sum(nested(Group : People, Custom formulas : Costs))
Encore une fois, au fur et à mesure que vous tapez les valeurs, Teamdeck vous proposera des noms de colonnes correspondants.
Le tour est joué ! Vous disposez d'un rapport précis sur les coûts du projet, que vous pouvez comparer à votre budget fixe pour connaître la rentabilité du projet.
Seriez-vous en mesure de créer un tel tableau dans votre feuille de calcul Excel ? Oui, mais il nécessiterait des mises à jour régulières au fur et à mesure que les personnes suivent leur temps de travail. Avec Teamdeck, vous obtenez toujours des données précises sur les feuilles de temps, ce qui vous permet de suivre les coûts presque en temps réel. C'est beaucoup plus pratique et rapide que de maintenir un rapport basé sur une feuille de calcul.
Lorsque vous facturez vos clients sur la base d'un modèle de temps et de matériel, il est probable que vous suiviez déjà le temps de votre équipe. Il est essentiel de disposer de données précises sur les feuilles de temps afin de facturer les clients avec exactitude.
Avec Teamdeck, les membres de votre équipe peuvent suivre leur temps facilement, et vous êtes en mesure de suivre les profits de votre projet avec une grande précision. Dès que quelqu'un saisit une nouvelle entrée de temps dans sa feuille de temps, votre rapport de rentabilité du projet aura des informations à jour.
Pour créer un rapport qui calcule les bénéfices de votre projet, vous devez répéter les étapes 1 à 6 du rapport sur les prix fixes décrit dans la première partie de cet article de blog.
À ce stade, vous disposez d'un tableau reprenant les feuilles de temps de votre équipe et leurs taux horaires internes (c'est-à-dire l'argent que vous leur payez pour chaque heure de travail). Il est maintenant temps d'ajouter une colonne pour leurs taux horaires externes (c'est-à-dire l'argent que vous facturez à votre client pour une heure de travail d'un employé donné). Vous pouvez le faire en ajoutant une nouvelle colonne de valeurs personnalisées et en tapant des valeurs dans les cellules.
Le bénéfice de votre entreprise est la différence entre le taux externe et le taux interne. Créons une colonne qui calcule le bénéfice et le multiplie par les heures travaillées par vos employés sur ce projet. Ajoutez un nouveau "champ de calcul personnalisé". Nommez-le (par exemple, "Bénéfices"), choisissez le type de devise et saisissez la formule suivante :
(Valeurs personnalisées : taux horaire externe - Valeurs personnalisées : taux horaire interne) * (Feuilles de temps:Temps/60)
La dernière chose à faire est d'additionner les bénéfices de vos employés dans la ligne "total". Cliquez dessus et saisissez :
Votre table finale devrait ressembler à ceci :
Bien entendu, vous pouvez personnaliser davantage en filtrant les informations ou en ajoutant de nouvelles colonnes. Les rapports de Teamdeck sont très puissants, vous devriez donc être en mesure de les adapter aux besoins de votre organisation.
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