En tant que propriétaire d'une agence ou responsable d'une équipe créative, vous avez probablement déjà entendu dire que le suivi du temps augmentait la productivité d'une agence et donnait un coup de fouet à votre activité. Pourtant, certaines équipes se méfient du suivi du temps parce qu'il peut leur sembler gênant. En fin de compte, cependant, si vous choisissez l'outil de suivi du temps de travail le plus adapté à vos besoins, vous serez en mesure d'en tirer le meilleur parti. meilleur logiciel de suivi du temps des employés Pour répondre aux besoins de votre équipe et favoriser une culture du suivi du temps, il s'agit d'un outil très utile. Dans cet article de blog, nous passerons en revue les différents avantages que votre agence pourrait constater une fois que vous aurez commencé à suivre le temps.
En demandant à vos employés de suivre leur temps, vous bénéficiez d'une excellente visibilité sur l'emploi du temps des équipes créatives. Vous saurez qui est surchargé de travail et qui a trop peu de tâches. Vous saurez également quels projets risquent d'être retardés ou de dépasser le budget. Ces informations vous permettent de :
Si vous n'utilisez pas de feuilles de temps pour facturer vos clients, il y a de fortes chances que vous ne leur facturiez pas assez. De nombreux employés oublient de noter qu'ils ont passé une heure ou deux de plus à travailler sur un projet donné. Malheureusement, ces heures non facturées ont tendance à s'accumuler si l'on se place dans une perspective mensuelle ou annuelle. En tant qu'agence, vous ne pouvez pas vous permettre de telles fuites d'argent. Des feuilles de temps précises vous permettent de savoir ce que tout le monde a fait. Aucun travail de client ne passera inaperçu.
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La vie d'une agence peut être trépidante et la plupart des employés sont habitués à faire des heures supplémentaires. Cependant, les agences ne doivent pas ignorer la charge de travail de leurs employés, car les conséquences d'une surutilisation peuvent être très graves. Dans le même temps, les employés qui n'ont tout simplement pas assez de tâches particulières pour remplir leurs journées sont également mécontents. En tant que chef d'équipe, vous devez vous efforcer de maintenir l'équilibre entre le travail et la vie privée. l'utilisation des ressources. Grâce aux feuilles de temps, vous pouvez facilement repérer les personnes qui ont trop de travail et celles qui sont sous-utilisées.
De nombreuses agences facturent leurs clients selon le modèle du temps et du matériel. Si c'est votre cas, vous n'avez aucune excuse pour ne pas suivre le temps de travail des membres de votre équipe. Lorsque vous disposez de feuilles de temps précises, il est très simple d'établir une facture sur la base de celles-ci. Votre service financier appréciera certainement d'avoir accès à des données complètes sur le travail du projet.
Prévision des ressources signifie prévoir le nombre de ressources dont vous aurez besoin et à quel moment. Les données historiques collectées à partir des feuilles de temps de votre équipe vous seront d'une aide précieuse à cet égard. Examinez le temps passé par vos équipes au cours des différents mois ou semaines, et vous constaterez probablement des tendances (par exemple, un plus grand nombre d'heures passées à travailler sur des campagnes de vacances d'hiver). Cette année, au lieu de vous précipiter pour recruter de nouveaux employés ou d'employer des free-lances à un coût plus élevé, vous saurez que vous devez vous assurer davantage de ressources humaines à l'avance.
Les agences travaillent souvent avec des entrepreneurs ou des indépendants. Demandez-leur de suivre le temps passé avec votre équipe et vous verrez combien de temps ils consacrent à votre projet et combien vous devez les payer. Si vous utilisez TeamdeckVous pouvez également demander à ces personnes de consigner leur disponibilité quotidienne. Vous saurez ainsi exactement combien de temps ils peuvent consacrer à votre projet et à quel moment.
Certes, les estimations sont rarement *vraiment* exactes, mais le suivi du temps vous aidera à affiner le processus d'estimation de votre agence. Commencez par analyser vos projets antérieurs en examinant les estimations et les données réelles (heures planifiées et temps suivi). Essayez d'identifier des modèles : il se peut, par exemple, que votre équipe sous-estime souvent la phase de conception du projet. Grâce à ces informations, vous pourrez rédiger les prochaines estimations avec plus d'assurance.
Dans les paragraphes précédents, nous avons mentionné des schémas souvent visibles dans les feuilles de temps. En examinant les entrées de temps de votre équipe, vous pouvez également repérer des domaines d'amélioration concernant leur productivité. Par exemple, vous serez peut-être surpris par le nombre d'heures que vos employés passent assis dans des salles de réunion. réunions. Il y a fort à parier que vous trouverez immédiatement des idées pour optimiser les processus internes de votre entreprise ou affiner les techniques de gestion de projet. Il est encore plus utile que votre équipe suive le temps, en étiquetant les heures non facturables et les heures facturables. Vous verrez ainsi d'un coup d'œil quelles sont les activités qui vous coûtent le plus cher.
Les heures facturables sont également très importantes lorsqu'il s'agit d'évaluer la rentabilité de vos projets. Il se peut que votre équipe travaille d'arrache-pied sur un projet, qu'elle parvienne à le livrer dans les délais, mais que votre agence ne fasse guère de bénéfices. Si c'est le cas, vous devriez certainement chercher à optimiser votre tarification ou à négocier vos conditions contractuelles. Par exemple, si vous considérez la mise en œuvre des changements demandés par le client comme du temps non facturable et que cette tâche représente pourtant la majeure partie des feuilles de temps de votre équipe, peut-être devriez-vous la facturer après tout. Le suivi du temps vous fournit les outils nécessaires pour expliquer et justifier ces décisions auprès de vos clients.
Vous souhaitez que l'équipe de votre agence soit heureuse et engagée au travail. Cela va de soi. En comptabilisant leur temps de travail, vous êtes sûr de maîtriser leur charge de travail. Quelqu'un a-t-il récemment commencé à enregistrer des heures supplémentaires? Vous le verrez dans la feuille de temps et pourrez réagir ou améliorer le courant. gestion des heures supplémentaires. Votre équipe appréciera de travailler dans une entreprise où ses efforts sont remarqués. Ils constateront également que le suivi du temps a un effet positif sur leur productivité personnelle.
Il existe sur le marché de nombreux outils de gestion de projet (également dédiés à l'industrie créative) ou, plus spécifiquement, des applications de suivi du temps de travail. Ils vont de la plateforme complète aux outils dédiés aux tâches et responsabilités spécifiques. Chacun possède des capacités et des cas d'utilisation légèrement différents, et offre parfois toutes les fonctionnalités nécessaires à un prix raisonnable.
Dans l'un de nos récents articles, nous avons énuméré des conseils pour comment choisir un logiciel de suivi du temps de travail des employés. En bref, vous devez déterminer ce que vous souhaitez réaliser avec une application de suivi et comment votre équipe l'utilisera. Choisissez ensuite l'outil qui répond le mieux à vos besoins.
En TeamdeckAvec le logiciel de gestion des ressources, un outil pratique de suivi du temps fait partie d'un logiciel complet de gestion des ressources qui peut également vous aider à planifier les ressources ou à gérer les congés. Si vous voulez regarder de plus près notre application, Essai GRATUIT de 30 jours ou Planifier une consultation avec Anielanotre expert en matière de réussite des clients.
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