En tant que chef de projet ou chef d'équipe, vous avez toujours besoin de suivre les coûts de votre projet. Qu'il s'agisse d'un projet interne ou d'un projet parrainé par des parties prenantes externes, le fait de connaître le montant des coûts générés vous permet de mieux diriger votre équipe et d'améliorer éventuellement le plan de gestion des coûts.
Qu'obtiendrez-vous avec cet article ?
Dans cet article de blog, nous allons vous montrer comment suivre les dépenses d'un projet à l'aide de Logiciel de planification des ressources Teamdeck. Nous nous concentrerons sur les coûts générés par les membres de votre équipe travaillant sur le projet - une telle analyse sera particulièrement utile pour les entreprises qui travaillent en régie, où chaque heure compte dans le budget global. Les autres coûts liés au projet sont évidemment importants, mais ils sont généralement beaucoup plus faciles à suivre.
Pour commencer, récapitulons les principaux avantages de l'utilisation d'une application robuste pour le suivi du budget d'un projet.
Nous pensons qu'il est assez sûr de dire que vous comprenez l'importance du suivi des coûts d'un projet. Le problème, c'est que de nombreuses entreprises s'appuient encore sur des outils obsolètes pour contrôler les budgets des projets, notamment des feuilles de calcul. Nous sommes d'avis que l'utilisation d'un outil de planification de projetqu'il s'agisse d'un logiciel de gestion de projets marketing ou un logiciel axé sur les ressources comme Teamdeck, vous donne un avantage significatif.
Tout d'abord, les données doivent être précises et actualisées. Après avoir soigneusement planifié le budget, vous devez être en mesure de savoir si tout se déroule comme prévu. Il n'est pas facile d'assurer l'exactitude des feuilles de calcul, surtout lorsque vous devez suivre le travail de plusieurs membres de l'équipe.
Leur demander de remplir des feuilles de temps peut aider, mais cela peut être une option peu pratique, surtout si votre équipe travaille en déplacement (par exemple, gestion d'événements). Teamdeck est une source unique de vérité pour votre équipe. de l'équipe charge de travail et feuilles de temps.
Tous les employés peuvent saisir manuellement leurs heures de travail ou utiliser un logiciel de gestion des temps. suivi du temps de travail sur mobileselon ce qui vous semble le plus confortable. Les chefs de projet peuvent facilement calculer les coûts du projet en fonction du temps passé par chaque membre de l'équipe sur le projet.
L'autre aspect important du suivi des coûts d'un projet est la possibilité d'approfondir rapidement les données. Vous voudrez peut-être étudier les dépenses générées par les différentes équipes ou évaluer les comparaisons entre les différentes semaines. Les applications dotées de fonctions de rapport de projet vous permettent de le faire facilement, sans perdre trop de temps à remanier le rapport. Votre rapport sur les coûts du projet est toujours là et toujours à jour, prêt à être analysé plus en détail ou partagé avec d'autres personnes.
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La première chose à faire est de créer un compte Teamdeck. Vous pouvez tester l'application gratuitement pendant sept jours et explorer toutes les fonctionnalités pendant cette période, y compris les rapports de projet puissants. S'inscrire ici.
Avant de commencer à analyser les coûts de vos projets, vous devez avoir des données à suivre. Pour les nouveaux utilisateurs de Teamdeck, il y a deux options :
Une fois que vous avez des données à analyser, vous pouvez vous rendre dans le menu supérieur de l'application et cliquer sur "rapports".
Lorsque vous cliquez sur "créer un nouveau rapport", vous avez le choix entre des modèles de rapport et la possibilité d'en créer un à partir de zéro. Dans ce tutoriel, nous commencerons par un rapport vide, et nous cliquerons donc sur "créer un rapport personnalisé".
Note: un modèle appelé Budget du projet sera une alternative intéressante pour le suivi des coûts et du budget si vous souhaitez prendre une longueur d'avance.
Maintenant que vous avez votre rapport de projet, vous devez le nommer et sélectionner la plage de dates.
Vous êtes prêt ? Commençons à ajouter des graphiques et des tableaux à votre suivi du budget du projet rapport.
Comparer les coûts estimés et les coûts réels est un tableau utile à avoir dans vos rapports de suivi des coûts du projet. Dans Teamdeck, vous pouvez calculer les estimations en utilisant les réservations de votre équipe et utiliser leurs feuilles de temps comme coûts réels. Créons un graphique en ligne avec ces deux valeurs :
En regardant ce graphique, nous pouvons voir que la ligne des feuilles de temps a franchi la ligne des réservations à un moment donné, et que le temps réellement passé a été beaucoup plus élevé que les estimations depuis lors. C'est un bon point de départ pour une analyse plus approfondie du budget de notre projet.
Note : Comme vous pouvez le constater, un seul des projets est visible sur ce graphique. C'est parce que nous avons utilisé un filtre et décidé de n'analyser que ce projet en particulier :
Ajoutons maintenant un tableau permettant de calculer le coût du projet sur la base des feuilles de temps de nos ressources.
Commencez par ajouter un tableau à votre rapport. Par défaut, il comporte quelques colonnes, mais vous pouvez toutes les supprimer, à l'exception des feuilles de temps. Nous devons maintenant ajouter deux nouvelles colonnes, l'une pour spécifier le coût horaire du travail ("taux horaire") et l'autre pour le coût total ("coûts du projet").
Les deux colonnes seront composées de valeurs qui ne sont pas collectées dans Teamdeck par défaut : nous devons soit les saisir manuellement (les taux horaires), soit créer un calcul automatique (pour multiplier le temps et les coûts horaires). Cliquez sur "metrics" et ensuite sur "add custom".
Vous verrez alors trois options différentes, dont nous allons expliquer rapidement le fonctionnement :
Ajoutons maintenant les colonnes !
Tout d'abord, cliquez sur "ajouter une colonne de valeur personnalisée" et donnez-lui un nom (dans notre cas, il s'agit du "taux horaire"). Ensuite, choisissez le type de données qui seront stockées ici.
Lorsque vous enregistrez cette colonne, elle doit apparaître dans votre rapport. Cliquez sur la cellule vide et tapez la valeur de l'heure de travail de votre équipe. Vous n'arrivez pas à trouver une valeur unique parce que tous les membres de votre équipe ont des taux horaires différents ? Ne vous inquiétez pas ! Nous aborderons ce scénario dans un instant.
Pour l'instant, ajoutons une colonne pour le coût total du projet. Cliquez sur "Ajouter un champ de calcul personnalisé" et utilisez la formule suivante :
Feuilles de temps : Temps / 60 * Valeurs personnalisées : Taux horaire
Vous vous demandez peut-être pourquoi nous devons diviser la première valeur par 60. La raison en est simple : les feuilles de temps sont stockées dans notre système sous forme de minutes. Pour qu'elles soient traitées comme des heures, nous devons les diviser par 60.
Votre table est prête :
Que se passe-t-il si des ressources ayant des coûts horaires différents travaillent sur le projet ?
Vous pouvez laisser la même configuration de table que dans les paragraphes précédents, mais vous devez spécifier les taux de chacun. Accédez à la liste des personnes en cliquant sur la flèche située à côté du nom du projet :
Tapez maintenant le taux de chaque personne dans la cellule vide de sa ligne. Vous remarquerez que le champ calculé commence à se remplir avec les coûts générés par chaque employé.
Bien entendu, vous souhaitez également connaître les coûts globaux. Afin de résumer tous les coûts des ressources particulières, vous devez cliquer sur la cellule "coûts du projet" dans le champ total et tapez la formule suivante :
=sum(nested(group : People, Custom formulas : Costs of the project))
Cliquez sur Entrée - la dernière ligne affiche alors la somme des coûts de chaque personne :
Teamdeck vous permet également d'analyser uniquement les facturable ou non facturable heures (lire comment calculer les heures facturables). Chaque entrée de temps enregistrée par vos ressources peut être classée de manière appropriée (à l'aide de ce que l'on appelle les "étiquettes de feuille de temps"). Pour générer, par exemple, des coûts facturables, il suffit d'introduire un filtre :
De même, vous pouvez vous concentrer uniquement sur les heures non facturables et, par conséquent, calculer les coûts internes.
Connaître le montant à payer pour les activités non facturables peut aider à prendre des décisions d'optimisation des coûts, à la fois en termes de budget du projet, mais aussi, par exemple, en réduisant le nombre d'activités non facturables. réunions inutiles.
Il peut arriver que vous ne soyez pas en mesure d'expliquer certaines tendances dans les données simplement en regardant les chiffres. C'est pourquoi vous pouvez ajouter une colonne pour les descriptions des feuilles de temps dans votre rapport. Les descriptions sont des commentaires que vos employés font lorsqu'ils enregistrent une entrée de temps donnée. En regardant la description, vous pouvez savoir précisément ce qu'un membre de l'équipe a fait lorsqu'il a enregistré des heures supplémentaires, par exemple.
Il y a de fortes chances que vous souhaitiez partager votre rapport budgétaire avec d'autres personnes : le client, vos responsables et votre équipe. Avec Teamdeck, vous pouvez générer un lien vers votre rapport et l'envoyer aux personnes concernées. Jouez avec le rapport que nous avons créé dans cet article de blog. ici.
Nous espérons que ce tutoriel vous aidera à créer un rapport de suivi des coûts pour vos projets. Si vous avez des besoins en matière de rapports de coûts que nous n'avons pas abordés dans cet article de blog, nous vous encourageons à planifier un appel avec Aniela. Elle se fera un plaisir de vous montrer comment vous pouvez créer un rapport à mise à jour automatique qui répond parfaitement aux besoins de votre équipe.
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