Suivi du budget du projet avec le logiciel de planification des ressources Teamdeck.io

L'élaboration d'un budget solide pour un projet nécessite beaucoup de planification, mais très souvent elle n'est pas suffisante. D'après l'étude Enquête du Project Management InstituteEn outre, moins de 60% des projets sont achevés dans les limites de leur budget initial. Pour savoir où va votre projet, vous devez en suivre l'évolution et vérifier si vos estimations correspondent aux données réelles.

Teamdeck vous permet de rester au courant du budget actuel de votre projet, des bénéfices de votre entreprise et des risques potentiels. Vous pouvez également partager ces informations avec votre équipe ou vos clients.

Prêt à devenir un chef de projet davantage axé sur les données ?

Tout d'abord, vous n'avez pas encore créé votre compte Teamdeck, s'inscrire maintenant. Les fonctionnalités décrites dans cet article sont disponibles dans le logiciel rapports section.

Vous pouvez créer un nouveau rapport à partir de zéro (en cliquant sur créer un produit personnalisé), mais je suggère d'utiliser un modèle appelé "Budget du projet". Nommez votre rapport et sélectionnez une plage de dates appropriée.

Comparez vos estimations aux données réelles

En examinant le premier graphique, appelé Inscriptions et feuilles de tempsVous pouvez voir comment vos estimations (réservations) se comparent au temps réel passé à travailler sur un projet donné. Cliquez sur paramètres -> groupe par et basculer entre projets et les personnes de voir la même comparaison sous différents angles.

Un tel tableau peut vous aider à identifier les risques et les domaines d'amélioration si vous souhaitez remettre votre projet sur les rails.

Contrôler le budget actuel de votre projet et le bénéfice global

Si vous utilisez notre modèle de rapport "Budget du projet", vous pouvez voir un tableau appelé Budgets. C'est ici que vous pouvez calculer le bénéfice de votre entreprise et voir quels sont les coûts de chaque projet.

Si vous créez votre rapport à partir de zéro, lisez la suite. Vous utiliserez les mêmes mesures et formules que celles décrites ci-dessous, mais vous devrez d'abord les définir ou les importer à partir d'autres rapports. Voici comment créer des mesures personnalisées pour vos rapports.

Ce tableau est créé par défaut pour les projets à budget fixe. Si vous avez un contrat en régie, vous trouverez une instruction appropriée dans la section ci-dessous.

La première chose à faire avec votre Budgets est de le remplir. Deux colonnes doivent être remplies : Budget du projet et Taux interne USD. Le premier représente le budget de votre projet : le montant que votre client vous paiera pour le travail effectué. Le second est le taux horaire moyen que vous payez à vos employés. Veillez à saisir les taux internes séparément pour chaque personne travaillant sur le projet.

Deux mesures personnalisées seront ensuite calculées pour vos projets : Profit et Coûts. Vos coûts sont constitués de l'argent que vous dépensez pour rémunérer vos employés travaillant sur un projet donné. Le bénéfice est égal à la somme d'argent qui vous reste lorsque vous soustrayez les coûts susmentionnés du budget de votre projet.

Calculer le budget de votre projet sur la base des feuilles de temps de votre équipe

Vous facturez vos clients sur la base d'un contrat en régie ? Dans ce cas, vous n'êtes pas en mesure de spécifier un budget fixe pour votre projet, mais vous pouvez le calculer sur la base des feuilles de temps de votre équipe.

Utiliser le Budgets (vous pouvez supprimer le tableau Budget du projet ) et ajoutez une colonne de valeurs personnalisées appelée par exemple "Taux externe".

Une fois la colonne dans votre tableau, remplissez-la en fonction du montant horaire que vous facturez à votre client.

Créons une autre colonne qui indiquera le montant que votre client doit vous payer pour une période donnée. Cliquez sur métriques dans le menu supérieur droit de votre tableau et choisissez ajoutez un produit personnalisé -> ajouter un champ de calcul personnalisé.

Créez un calcul appelé "revenus" ou "recettes" avec la devise comme format de données. Saisissez ensuite la formule :

(Feuilles de temps : Temps / 60) * Valeurs personnalisées : Taux externe

Notez que si vous spécifiez des taux différents pour des personnes différentes, vos coûts et revenus seront calculés séparément pour chaque ligne remplie :

Maintenant que vous avez votre recettes calculée, vous devez également modifier la formule de Profit. Modifiez-le de :

Valeurs personnalisées : Budget du projet - sum(nested(Group:People, Custom formulas : Costs USD))

à

sum(nested(Group : People, Custom formulas : Revenue)) - sum(nested(Group:People, Custom formulas : Costs USD))

Et voilà ! Votre bénéfice global est prêt.

Obtenez plus d'informations sur les données de la feuille de temps de votre équipe

Avec les rapports de Teamdeck, vous pouvez lister le temps suivi par votre équipe mais aussi creuser plus profondément dans les feuilles de temps. Chaque entrée de temps enregistrée par vos employés peut être accompagnée d'une "description" - le commentaire d'un membre de l'équipe à propos d'une entrée donnée. Vous pouvez importer ces descriptions dans le rapport sur le budget de votre projet. Il vous suffit d'ajouter une colonne "description de la feuille de temps" à l'un des tableaux de votre rapport :

Vous pouvez également consulter les descriptions des réservations de votre équipe et les comparer aux commentaires des feuilles de temps :

Une telle analyse peut vous aider à identifier les différences entre le travail planifié et le travail réel et à mieux comprendre comment le budget du projet est dépensé.

Visualiser le taux de combustion

Vous pouvez ajouter un graphique linéaire à votre rapport afin d'analyser le taux de combustion de votre projet.

Choisir Réservations : Heure et Feuilles de temps : Temps comme les indicateurs que vous souhaitez visualiser et utiliser filtre pour sélectionner les projets pertinents.

Un tel tableau vous aidera à comprendre où en est votre projet. Les réalisations ont-elles dépassé les estimations ? Le budget de votre projet est-il menacé à cause de cela ? Identifiez les tendances alarmantes dès qu'elles apparaissent.

Informer les autres de l'avancement de votre projet

Teamdeck vous permet de partager des rapports avec les membres de votre équipe ou des parties prenantes externes. Il vous suffit de cliquer sur action et décidez avec qui vous souhaitez partager votre rapport. Les personnes disposant d'un compte teamdeck peuvent obtenir des droits d'édition sur votre rapport, tandis que les autres peuvent le consulter.

Créez votre propre rapport

Êtes-vous un gestionnaire de projet axé sur les données ? L'analyse des données peut vous aider à prendre de meilleures décisions commerciales afin que vous puissiez gérer les projets plus efficacement. Si vous utilisez Teamdeck, les informations en temps réel sur les performances de votre équipe sont à portée de main : Commencez dès maintenant![/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]