Accueil " Blog " Logiciel de gestion de projet pour les agences - Quels types d'outils les agences utilisent-elles ?

Selon Ad AgeL'année 2019 s'est avérée être "l'année la plus faible pour la croissance des agences depuis la Grande Récession". Puis les choses se sont aggravées. 2020 a surpris les agences numériques avec de nombreux défis et incertitudes. Dans cette optique, il n'est peut-être pas surprenant que les entreprises aient à cœur d'accroître leur rentabilité et de ravir les clients avec des projets réussis.

Que retiendrez-vous de cet article ?

L'une des étapes permettant d'améliorer les performances de votre agence numérique consiste à évaluer la manière dont vous planifiez et gérez les projets créatifs. Votre équipe a-t-elle du mal à estimer précisément ses efforts ? Est-elle connue pour ses dépassements de budget ou ses retards dans la livraison des projets ? Vos employés expriment-ils leur mécontentement ? Tous ces signaux peuvent indiquer que les processus et les outils de gestion de projet de votre agence posent problème. 

Il est vrai que pour améliorer les prouesses de votre équipe en matière de gestion de projet, vous devrez peut-être recruter d'excellents chefs de projet et remanier différents processus. Cependant, vous pouvez également constater des gains rapides en mettant en œuvre les éléments suivants les outils de planification et de gestion des projets créatifs.

Toutes les agences, en particulier celles dont le personnel est dispersé, devraient disposer d'une solide pile de gestion de projets, c'est-à-dire d'un ensemble d'applications qui les aident à collaborer et à lancer des projets avec succès.

Dans cet article de blog, nous décrirons les différentes catégories d'outils que vous pourriez vouloir inclure dans la pile de gestion de projet de votre équipe. Une fois que vous saurez quels sont les domaines qui ont besoin d'aide, il vous sera plus facile de trouver le logiciel qui répondra à vos besoins. Mais si vous avez besoin de outils de gestion de projet de l'agenceNous vous couvrons également. 

Logiciel de gestion de projet de l'agence utiliser n'importe quel gestionnaire de projet pour suivre l'avancement des travaux

Comment sont utilisés les logiciels de gestion de projets des agences ?

Tout d'abord, nous avons essayé de proposer des domaines de gestion de projet qui sont familiers à la plupart des agences numériques. Bien sûr, en fonction des rôles au sein de votre équipe et du type de projets sur lesquels vous travaillez habituellement, vous pourriez découvrir que seules quelques-unes de ces catégories d'applications sont utiles à votre agence.

C'est très bien ! Choisissez ceux qui pourraient rendre le travail de votre équipe plus efficace, et profitez des avantages d'une pile de gestion de projet adaptée à vos besoins exacts.

Planification de projets dans l'agence de création

Quelle que soit la nature des projets menés par votre équipe, vous avez besoin d'outils pour effectuer les préparatifs nécessaires avant même de donner le coup d'envoi du projet.

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Avec un calendrier des ressources comme celui disponible dans Teamdeck, vous pouvez planifier une charge de travail équilibrée pour vos employés

 

Gérer plusieurs projets de clients en utilisant un logiciel professionnel de gestion de projets créatifs avec des fonctions de gestion des tâches

Gestion de projets d'agences au quotidien

Quels sont les outils dont vous pourriez avoir besoin après le lancement du projet ? Il s'agit essentiellement d'applications qui vous aideront à gérer les activités quotidiennes de l'équipe de projet et à faire avancer le projet.

  • Gestion des tâches

    C'est un outil qui permet à votre équipe de gérer ses tâches (par exemple, à l'aide d'un tableau Kanban). Il s'agit d'une application de gestion de projet essentielle, car vous pouvez facilement suivre l'avancement du projet et repérer les goulets d'étranglement potentiels.
    Des applications que vous pourriez vouloir consulter : JIRA, Asana - ces deux applications sont bien plus que de simples gestionnaires de tâches, mais elles disposent de fonctionnalités qui permettent aux équipes de mettre à jour le statut de leurs tâches.

Logiciel de gestion de projet créatif pour gérer les projets

Avec Asana, vous pouvez visualiser le calendrier de votre projet et avoir une vue d'ensemble de ce que votre équipe doit faire.

  • Logiciel de gestion de projet d'agence pour le suivi du temps

    Cette application sera particulièrement utile si votre agence facture ses clients sur la base des heures passées sur le projet. Les outils de suivi du temps vous aideront à calculer le temps facturable et le temps non facturable de vos employés.
    Des applications que vous pourriez vouloir consulter : Teamdeck, Toggl

  • Gestion des congés

    Il est beaucoup plus facile de suivre les absences et les disponibilités de votre équipe lorsque vous disposez d'une application dédiée à la gestion des congés. Vous aurez plus de contrôle sur les allocations de vacances de votre équipe et gagnerez beaucoup de temps avec les demandes de congés numériques.
    Des applications que vous pourriez vouloir consulter : TeamdeckSage HR

  • Communication interne pour une meilleure collaboration au sein de l'équipe

    Que votre équipe travaille à distance ou dans un bureau, elle a besoin d'un outil qui lui permette de communiquer efficacement. Les entreprises utilisent souvent des applications de communication par chat et par vidéo.
    Des applications que vous pourriez vouloir consulter : SlackGoogle Meet, Google Meet

  • Prendre contact avec le client

    Vous et vos chefs de projet avez besoin d'un moyen d'entrer en contact avec le client. Certains logiciels de gestion de projets marketing offrent des fonctionnalités qui vous permettent de mener et de stocker des conversations avec les clients dans l'application.
    Des applications que vous pourriez vouloir consulter : Basecamp, Slack

Basecamp, un outil de gestion de projet flexible pour gérer les tâches et suivre les projets

Basecamp vous permet de décider quels messages vos clients peuvent voir et lesquels ne sont visibles que par l'équipe du projet. 

  • Gestion de fichiers / Partage de fichiers

    Du contrat et de la déclaration de travail aux actifs créatifs, votre équipe a besoin d'un système pour organiser et partager les fichiers du projet.
    Des applications que vous pourriez vouloir consulter : Dropbox, Google Drive

Gestion des tâches récurrentes, gestion des factures, nombreux tableaux de bord de projets et planification des projets - c'est la routine du gestionnaire de projet numérique.

Mise en œuvre des projets

Cette catégorie est consacrée aux outils que les membres de votre équipe utilisent pour travailler efficacement tout au long du cycle de vie du projet. Les outils suivants ne sont peut-être pas ceux qui vous viennent à l'esprit lorsque vous pensez "pile de gestion de projet", mais ils aident votre équipe de projet à gérer ses tâches et à mener à bien les projets.

  • Brainstorming pour le travail créatif

    Au cours de la phase d'idéation du projet, et à des stades ultérieurs également, votre équipe appréciera un outil qu'elle pourra utiliser pour partager ses idées en toute transparence avec les membres de l'équipe à distance, les clients ou d'autres collaborateurs.
    Des applications que vous pourriez vouloir consulter : Miro, Conceptboard

La gestion des agences digitales et les agences de publicité se battent toujours avec des projets complexes

Miro fait office de tableau blanc virtuel pour votre équipe, qui peut ainsi collaborer à distance en toute simplicité.

Les échéances de plusieurs projets uniquement avec la solution de suivi du temps

Comment créer un logiciel de gestion de projet d'agence efficace ?

Il est fort probable qu'en lisant les sections précédentes, vous ayez pris des notes mentales du type "J'ai besoin de ce type d'outil et de celui-là aussi". C'est une bonne chose, mais il faut savoir qu'une boîte à outils efficace pour une agence doit comprendre des applications qui fonctionnent bien ensemble. Il est essentiel de réfléchir à la manière dont vous pouvez connecter les outils utilisés par les membres de votre équipe.

Par exemple, vous pouvez intégrer votre gestionnaire de tâches à l'application de communication de votre équipe et recevoir des notifications sur les tâches nouvellement achevées directement sur, disons, un canal Slack choisi. Une autre idée serait d'extraire automatiquement les noms de vos projets de l'application principale de gestion de projet et de les utiliser pour le planificateur de ressources ou l'outil de suivi du temps. 

Il existe plusieurs options pour connecter les applications :

Pour plus d'informations sur la gestion de projet dans l'industrie créative, cliquez ici :

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