Le suivi du temps de travail des employés en ligne peut vous aider à contrôler les performances de votre équipe, à identifier les domaines d'amélioration ou simplement à suivre les présences de vos employés. Il s'agit également d'un outil précieux de gestion de projet - si vous souhaitez en savoir plus, consultez notre guide sur la gestion de projet et le suivi du temps (ou, tout simplement gestion du temps des projets).
Le suivi du temps de travail des employés offre de multiples avantages aux organisations. Il n'est donc pas étonnant que des entreprises de différentes tailles et opérant dans différents secteurs d'activité recherchent des outils parfaits pour le suivi des heures de travail de leurs employés. Existe-t-il un logiciel de suivi des temps qui convienne à toutes les entreprises ? Probablement pas. Mais nous sommes convaincus que, grâce à la vaste gamme d'applications de suivi des temps, chaque entreprise peut trouver un outil qui réponde exactement à ses besoins.
Qu'obtiendrez-vous avec cet article ?
Cet article de blog devrait vous aider à mieux comprendre les besoins de votre organisation et à orienter votre recherche du meilleur logiciel de suivi des temps. La première étape consiste à prendre une minute pour réfléchir au "pourquoi" de votre recherche.
Réfléchissez : qu'est-ce que je veux accomplir ? Imaginez ensuite votre équipe en train d'utiliser une application de suivi du temps. Quels appareils et quelles options préfèrent-ils ? Enfin, vous pouvez choisir les fonctionnalités des applications de suivi des temps dont vous bénéficierez le plus. Une fois ces étapes franchies, vous disposez d'une liste de contrôle des logiciels de suivi du temps. Il ne vous reste plus qu'à vérifier si l'outil que vous évaluez peut répondre à vos besoins.
Avant de parcourir les sites web des différents outils et de comparer leurs caractéristiques ou leurs prix, concentrez-vous sur les besoins de votre entreprise. Il est absolument essentiel que vous sachiez pourquoi vous avez besoin d'un outil de suivi du temps.
Voici quelques raisons possibles. Ne vous sentez pas obligé d'en choisir une, mais essayez de hiérarchiser vos objectifs. En connaissant la principale motivation de votre équipe pour suivre son temps, vous pourrez réduire votre recherche aux outils qui soutiennent le mieux cet objectif.
Le logiciel de suivi du temps des employés aide les gestionnaires de projets à :
Peut-être avez-vous une autre raison de mettre en place un logiciel de suivi des temps dans votre entreprise. L'essentiel est que vous exposiez clairement votre principale motivation. Si vous êtes à la recherche d'une nouvelle application de suivi du temps des employés, vous devriez vous concentrer sur les outils qui vous rapprochent de cet objectif.
Lorsqu'il s'agit de comprendre la gestion de projet, il convient tout d'abord de se référer à la définition de l'Institut de gestion de projet (PMI). Comme le suggère l'Institut, la gestion de projet consiste à utiliser des compétences, des aptitudes, peut-être des talents, des connaissances, des dispositifs, des instruments, des logiciels, des techniques, des processus, des méthodes et tout ce qu'il faut pour apporter de la "valeur aux gens".
L'expression "valeur pour les personnes" - en raison de son ambiguïté - nous incite à penser que le résultat de la gestion de projet peut être n'importe quoi - des chaises aux mouvements sociaux, y compris les mouvements religieux. Tout ce qui est utile à un certain nombre d'individus.
En revanche, si l'on utilise la définition de l'Association for Project Management (APM), la compréhension de la gestion de projet sera plus conservatrice et permettra de distinguer la gestion pure de la gestion de projet. Comme on dit :
La gestion de projet est l'application de processus, de méthodes, de compétences, de connaissances et d'expérience pour atteindre les objectifs spécifiques d'un projet conformément aux critères d'acceptation du projet et dans le respect des paramètres convenus. La gestion de projet a des résultats finaux qui sont limités dans le temps et dans le budget.
Si l'on compare les deux définitions, on constate certaines similitudes. Dans les deux cas, nous constatons que la gestion de projet consiste - disons - à gérer les choses et à utiliser les connaissances, l'expérience, les méthodes, les processus et les procédures pour accomplir le travail.
Mais seule la dernière définition est de type commercial. Dans la définition de l'APM figurent trois aspects qui n'apparaissent pas dans la compréhension du PMI. Il s'agit du temps, du budget et des "critères d'acceptation du projet". Comme nous le savons, dans le monde des affaires, chaque projet a sa raison d'être. Qu'il s'agisse d'une demande interne ou externe. Et chaque projet doit être réalisé à un moment précis, dans les limites du budget et avec l'accord du commissaire.
Et c'est là que réside la principale différence entre le management et la gestion de projet. Selon l'APM, la différence entre les deux termes se résume au temps. Le moment où le projet est prêt à être exécuté ou déjà exécuté. Alors que la gestion est une opération continue, la gestion de projet a son résultat final fourni dans un laps de temps fini.
Compte tenu de ce qui précède, le lien entre un logiciel de suivi du temps et le processus de gestion de projet devient tout à fait évident.
Résumons ce qui précède. Nous savons déjà que dans les entreprises, dans la gestion de projet, l'analyse des performances de l'équipe et des employés est une partie essentielle du travail sur les projets. Et l'objectif du suivi des performances est, selon le PMI
la gestion des performances est une approche systématique visant à améliorer et à développer les performances et les capacités des individus et des équipes afin d'accroître l'efficacité dans l'ensemble de l'organisation
Vous savez déjà quelle est la différence entre la gestion de projet et la gestion tout court. Il s'agit du budget, des critères d'acceptation et, bien sûr, du temps. Dans cette optique, voici les indicateurs utilisés pour suivre et améliorer les performances et la productivité des employés.
C'est l'indicateur le plus évident et le plus populaire. Si vous connaissez la durée des différentes phases, vous êtes en mesure de prévoir la durée et le budget des projets futurs. Vous pouvez ainsi augmenter les estimations budgétaires et gestion des ressources du projet.
Cet ICP vous indique le rapport global entre le travail directement rentable et les coûts internes de chaque employé. Les entreprises ont des positions très différentes sur la relation de valeur entre le temps "facturable" et le temps "non facturable", et nous sommes d'avis qu'ils sont tout aussi importants l'un que l'autre. Quel que soit votre point de vue, vous devez savoir combien de temps votre équipe consacre au temps non facturable pour être en mesure de fixer des prix et de planifier le travail de manière compétitive.
Un indicateur utile pour évaluer le bien-être et la santé de vos employés. Un taux excessif d'heures supplémentaires par employé signifie que vous devriez envisager d'embaucher plus de personnel afin que vos employés actuels ne soient pas surchargés.
Cette mesure est interprétée de différentes manières. Par exemple, pour comprendre la santé des employés - à la fois en termes de bien-être physique et d'engagement. Parfois, il s'agit d'un indicateur du dévouement des employés (mais il faut être conscient du phénomène du présentéisme, qui n'est pas synonyme de bonne qualité de travail ou d'enthousiasme). Si votre équipe fait continuellement des heures supplémentaires, il est peut-être temps d'augmenter les effectifs.
La capacité des employés est une excellente mesure de la performance productive. À l'instar des heures supplémentaires, elle vous indique qui est proche de l'épuisement et qui a la possibilité d'assumer un peu plus de travail. Cette mesure est très utile pour répartir le travail de manière équilibrée au sein de votre équipe et pour comprendre qui a besoin d'un soutien supplémentaire.
Les agences de publicité et les entreprises de construction peuvent avoir le même logiciel de suivi des temps mais l'utiliser de manière très différente. Il est essentiel que l'outil que vous choisirez soit bien adapté aux besoins de vos employés. C'est pourquoi vous devez les imaginer en train de l'utiliser lorsque vous vous apprêtez à acheter une application de suivi des temps.
Les membres de votre équipe auront-ils besoin d'utiliser leur téléphone pour suivre leur temps, ou sont-ils assis devant leur ordinateur portable la plupart du temps ? Est-il judicieux que vos employés utilisent une solution de suivi du temps automatique (certains outils reconnaissent les applications et les sites web que les employés visitent et créent des feuilles de temps sur la base de ce type de données), ou veulent-ils saisir leurs entrées de temps manuellement ?
En ayant une idée précise de la manière dont votre équipe utilise le suivi du temps, vous pourrez choisir un outil que vos employés adopteront rapidement. Dans le cas contraire, vous risquez de payer pour une application qui ne sera pas pratique et qui prendra du temps à utiliser.
Maintenant que vous connaissez bien les objectifs de votre entreprise et les besoins de votre équipe, vous pouvez examiner les caractéristiques particulières des outils de suivi du temps des employés les plus répandus et déterminer ceux qui vous sont utiles. En établissant une sorte de "liste d'achat", vous serez moins tenté de vous laisser influencer par des vendeurs ou des messages marketing convaincants. Vous resterez concentré sur vos besoins et choisirez un logiciel qui y répond réellement.
Vous trouverez ci-dessous une liste de fonctionnalités que vous pouvez trouver dans différentes applications de suivi du temps des employés. De laquelle avez-vous besoin ?
Nous espérons que cet article de blog vous aidera à identifier vos besoins en matière de suivi du temps et à choisir le meilleur outil pour votre entreprise. Les outils de suivi du temps ne sont certainement pas des logiciels à taille unique, c'est pourquoi nous vous recommandons d'étudier attentivement les options qui s'offrent à vous. Enfin, nous souhaitons vous donner un aperçu de l'outil de suivi du temps que nous avons développé au cours des cinq dernières années.Teamdeck. C'est peut-être l'application que vous recherchez ?
Teamdeck est un logiciel de gestion des ressources du projetEn d'autres termes, en plus d'un suivi du temps, il offre également projet et outil de planification des ressources et système de gestion des congés caractéristiques. Il s'agit essentiellement d'une application unique pour votre équipe, qui vous permet de planifier leur travail, de suivre leurs performances et de connaître leur disponibilité.
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