Le concept d'heures facturables est certainement familier aux entreprises qui facturent leurs clients à l'heure. Les sociétés de conseil en informatique et les agences travaillent souvent sur la base de ce que l'on appelle le "temps et le matériel". Cela signifie qu'ils doivent suivre le temps que les membres de l'équipe consacrent au travail du client et émettre des factures sur la base des heures suivies.
Ce que vous obtiendrez grâce à cet article :
Cependant, toutes les heures enregistrées par les employés ne sont pas des heures facturables. Travailler sur des propositions pour des clients potentiels, participer à des sessions de formation, prendre part à des réunions de travail, tout cela peut être considéré comme des heures non facturables. Naturellement, en tant que chef d'entreprise, vous souhaitez suivre le travail de votre équipe, et le calcul des heures facturables et non facturables présente des avantages considérables.
Pourquoi calculer les heures facturables et les heures non facturables ?
Tout d'abord, en connaissant la répartition exacte des heures travaillées, vous pouvez facturer vos clients avec précision. Un autre avantage du suivi du temps consacré à différentes activités est qu'il vous permet d'évaluer le taux horaire et les honoraires de votre entreprise. Vos tarifs sont-ils trop bas pour que vos projets soient rentables ?
Enfin, le fait de savoir combien de temps vos employés consacrent aux tâches facturables et non facturables vous aidera à trouver des pistes d'amélioration au sein de votre organisation. Si les employés passent beaucoup d'heures à participer à des réunions non facturables, peut-être devriez-vous vous concentrer sur l'enseignement... gestion efficace des réunions. Visibilité sur les activités de votre équipe feuilles de temps vous permet d'optimiser les processus de l'entreprise et d'améliorer vos résultats.
Teamdeck est un Logiciel de gestion des ressources en mode Saas qui aide les entreprises à planifier et à mesurer le travail de leurs équipes. Des dizaines d'agences, d'éditeurs de logiciels et d'équipes produit utilisent Teamdeck pour comme logiciel de planification des ressources, système de gestion des congésou juste le meilleur employé logiciel de suivi du temps.
Pour calculer les heures facturables et non facturables avec Teamdeck, vous utiliserez les données collectées à partir des feuilles de temps de vos employés.
Suivi du temps et calcul des heures facturables avec Teamdeck est simple et pratique. Les membres de l'équipe peuvent utiliser un suivi du temps de travail sur mobile ou de saisir manuellement leurs entrées de temps.
Comment commencer ? S'inscrire pour obtenir un essai GRATUIT de 30 jours et tester l'application. Le plan pour les équipes de plus de deux personnes coûte $3.99 par membre de l'équipe par mois, toutes fonctionnalités incluses. L'équipe de Teamdeck vous aidera à intégrer votre équipe de manière transparente, et le compte de votre entreprise sera opérationnel en un jour.
Lorsque vous vous inscrivez à Teamdeck, vous avez accès à une suite de rapports robuste, où vous pouvez créer rapports sur l'état d'avancement du projet, projet modèles de rapports budgétaireset modèles de rapports de paie pour les employéset bien d'autres choses encore. C'est également là que vous pouvez suivre les heures facturables de votre équipe.
Avant d'entrer dans les détails de votre rapport d'heures facturables, expliquons comment Teamdeck peut reconnaître les heures facturables et non facturables.
Chaque fois qu'une personne enregistre du temps - manuellement ou à l'aide d'un système de suivi du temps start-stop -, elle peut ajouter étiquettes pour feuilles de temps à leur entrée. Ces étiquettes sont configurables au niveau de l'entreprise et peuvent comprendre, par exemple, les éléments suivants
Vous devez essentiellement définir une étiquette pour chaque catégorie d'heures de travail que vous souhaitez pouvoir analyser ultérieurement.
Les rapports de Teamdeck vous permettent de décomposer le temps suivi par votre équipe en fonction de ces étiquettes, y compris le temps facturable et non facturable. Voyons comment cela fonctionne.
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Connectez-vous à Teamdeck, allez dans Rapports et cliquez sur l'icône plus dans le coin inférieur droit pour créer un nouveau rapport. Ici, vous serez en mesure de sélectionner un modèle de rapport. Dans cet article de blog, nous allons vous montrer comment créer un rapport sur les heures facturables à partir de zéro, donc cliquez sur "créer personnalisé".
Un rapport vide s'affiche. Donnez-lui un nom et sélectionnez la plage de dates que vous souhaitez analyser.
Maintenant, cliquons sur "Ajouter un tableau" pour charger quelques données. Vous verrez un tableau par défaut contenant tous les projets de votre entreprise et quelques colonnes prédéfinies. Vous pouvez supprimer toutes les colonnes à l'exception de "feuilles de temps". Vous pouvez également filtrer les informations visibles dans le tableau pour, par exemple, ne voir qu'un projet particulier. Mais pour l'instant, laissons-les toutes :
Vous remarquerez qu'il y a une petite icône en forme de flèche à côté de chaque projet. Si vous cliquez dessus, vous pourrez explorer les données de la feuille de temps. Par défaut, vous verrez les noms des personnes travaillant sur un projet donné, puis les jours. Nous pouvons modifier ces paramètres pour afficher les heures facturables et non facturables.
Cliquez sur l'icône "regroupement" dans le coin supérieur droit de votre tableau. Vous pouvez maintenant faire glisser et déposer différentes dimensions de données. Supposons que nous voulions voir les heures facturables par projet et les détailler par semaine. Faites glisser "Étiquettes de feuille de temps" et "Semaines" dans la partie gauche de l'éditeur de groupement. Vous êtes prêt ? Cliquez sur "Appliquer".
Désormais, lorsque vous cliquez sur l'icône en forme de flèche située à côté de chaque projet, vous verrez apparaître une ventilation des étiquettes de votre feuille de temps, y compris les heures non facturables et les heures facturables.
Une fois que vous avez un rapport montrant les heures facturables de votre équipe dans Teamdeck, vous pouvez facilement calculer le montant que vous devriez facturer à vos clients. Tout ce que vous avez à faire est d'ajouter le taux horaire de votre équipe au rapport.
Ajoutez deux nouvelles colonnes à votre rapport. Commencez par cliquer sur "Metrics", puis sélectionnez "Add custom" et "Add custom values column". Nommez la nouvelle colonne (par exemple, taux) et choisissez le type de données de la devise. Une nouvelle colonne apparaît, dans laquelle vous pouvez inscrire des données comme vous le feriez dans les cellules d'une feuille de calcul.
Vous pouvez introduire un taux horaire différent pour chaque projet ou même pour chaque membre de l'équipe travaillant dans le cadre de ces projets. Dans l'image, vous pouvez voir un taux fixe pour l'ensemble du projet "Candy arcade app".
Il est maintenant temps de calculer la valeur de la facture sur la base du nombre d'heures facturables et du taux pour une heure de travail. Ajoutez une autre colonne en allant dans "Métriques", mais cette fois-ci, choisissez "Ajouter un champ de calcul personnalisé" et "Ajouter un champ de calcul personnalisé". Nommez la colonne (par exemple, coût), définissez le type de données de la devise et saisissez la formule suivante :
(Feuilles de temps : Temps/60) * Valeurs personnalisées : Taux
Veillez à diviser la feuille de temps par 60, car les données sont stockées dans notre système sous forme de minutes et non d'heures.
Et voilà, c'est fait ! Votre tableau devrait maintenant afficher le prix exact de vos services que vous pouvez inscrire sur la facture :
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