Selon Ad AgeL'année 2019 s'est avérée être "l'année la plus faible pour la croissance des agences depuis la Grande Récession". Puis les choses se sont aggravées. 2020 a surpris les agences numériques avec de nombreux défis et incertitudes. Dans cette optique, il n'est peut-être pas surprenant que les entreprises aient à cœur d'accroître leur rentabilité et de ravir les clients avec des projets réussis.
Que retiendrez-vous de cet article ?
L'une des étapes permettant d'améliorer les performances de votre agence numérique consiste à évaluer la manière dont vous planifiez et gérez les projets créatifs. Votre équipe a-t-elle du mal à estimer précisément ses efforts ? Est-elle connue pour ses dépassements de budget ou ses retards dans la livraison des projets ? Vos employés expriment-ils leur mécontentement ? Tous ces signaux peuvent indiquer que les processus et les outils de gestion de projet de votre agence posent problème.
Il est vrai que pour améliorer les prouesses de votre équipe en matière de gestion de projet, vous devrez peut-être recruter d'excellents chefs de projet et remanier différents processus. Cependant, vous pouvez également constater des gains rapides en mettant en œuvre les éléments suivants les outils de planification et de gestion des projets créatifs.
Toutes les agences, en particulier celles dont le personnel est dispersé, devraient disposer d'une solide pile de gestion de projets, c'est-à-dire d'un ensemble d'applications qui les aident à collaborer et à lancer des projets avec succès.
Dans cet article de blog, nous décrirons les différentes catégories d'outils que vous pourriez vouloir inclure dans la pile de gestion de projet de votre équipe. Une fois que vous saurez quels sont les domaines qui ont besoin d'aide, il vous sera plus facile de trouver le logiciel qui répondra à vos besoins. Mais si vous avez besoin de outils de gestion de projet de l'agenceNous vous couvrons également.
Tout d'abord, nous avons essayé de proposer des domaines de gestion de projet qui sont familiers à la plupart des agences numériques. Bien sûr, en fonction des rôles au sein de votre équipe et du type de projets sur lesquels vous travaillez habituellement, vous pourriez découvrir que seules quelques-unes de ces catégories d'applications sont utiles à votre agence.
C'est très bien ! Choisissez ceux qui pourraient rendre le travail de votre équipe plus efficace, et profitez des avantages d'une pile de gestion de projet adaptée à vos besoins exacts.
Quelle que soit la nature des projets menés par votre équipe, vous avez besoin d'outils pour effectuer les préparatifs nécessaires avant même de donner le coup d'envoi du projet.
Un outil de planification de projet vous aidera à organiser les exigences du projet, à définir la portée du projetet planifier le calendrier de travail. De nombreuses applications de gestion de projet vous permettent de visualiser le plan de votre projet, par exemple sous la forme d'un diagramme de Gantt.
Les applications que vous pourriez vouloir consulter : aller à un article de blog où nous évaluée outils de planification de projet
Gestion des ressources marketing a sa propre catégorie parmi les logiciels pour gestion de projets de marketing. Avez-vous besoin d'un planificateur de ressources alors que vous disposez déjà d'un outil de planification de projet ? Oui, vous en avez besoin ! Planifier la portée et le calendrier de votre projet est une chose, mais vous devez également planifier le travail des membres de votre équipe...l'allocation efficace des ressources est cruciale dans la gestion de projet.
Des applications que vous pourriez vouloir consulter : Teamdeck - notre propre solution de planification des ressources pour les équipes créatives.
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Avec un calendrier des ressources comme celui disponible dans Teamdeck, vous pouvez planifier une charge de travail équilibrée pour vos employés
Quels sont les outils dont vous pourriez avoir besoin après le lancement du projet ? Il s'agit essentiellement d'applications qui vous aideront à gérer les activités quotidiennes de l'équipe de projet et à faire avancer le projet.
Gestion des tâches
C'est un outil qui permet à votre équipe de gérer ses tâches (par exemple, à l'aide d'un tableau Kanban). Il s'agit d'une application de gestion de projet essentielle, car vous pouvez facilement suivre l'avancement du projet et repérer les goulets d'étranglement potentiels.
Des applications que vous pourriez vouloir consulter : JIRA, Asana - ces deux applications sont bien plus que de simples gestionnaires de tâches, mais elles disposent de fonctionnalités qui permettent aux équipes de mettre à jour le statut de leurs tâches.
Avec Asana, vous pouvez visualiser le calendrier de votre projet et avoir une vue d'ensemble de ce que votre équipe doit faire.
Cette application sera particulièrement utile si votre agence facture ses clients sur la base des heures passées sur le projet. Les outils de suivi du temps vous aideront à calculer le temps facturable et le temps non facturable de vos employés.
Des applications que vous pourriez vouloir consulter : Teamdeck, Toggl
Gestion des congés
Il est beaucoup plus facile de suivre les absences et les disponibilités de votre équipe lorsque vous disposez d'une application dédiée à la gestion des congés. Vous aurez plus de contrôle sur les allocations de vacances de votre équipe et gagnerez beaucoup de temps avec les demandes de congés numériques.
Des applications que vous pourriez vouloir consulter : TeamdeckSage HR
Communication interne pour une meilleure collaboration au sein de l'équipe
Que votre équipe travaille à distance ou dans un bureau, elle a besoin d'un outil qui lui permette de communiquer efficacement. Les entreprises utilisent souvent des applications de communication par chat et par vidéo.
Des applications que vous pourriez vouloir consulter : SlackGoogle Meet, Google Meet
Prendre contact avec le client
Vous et vos chefs de projet avez besoin d'un moyen d'entrer en contact avec le client. Certains logiciels de gestion de projets marketing offrent des fonctionnalités qui vous permettent de mener et de stocker des conversations avec les clients dans l'application.
Des applications que vous pourriez vouloir consulter : Basecamp, Slack
Basecamp vous permet de décider quels messages vos clients peuvent voir et lesquels ne sont visibles que par l'équipe du projet.
Gestion de fichiers / Partage de fichiers
Du contrat et de la déclaration de travail aux actifs créatifs, votre équipe a besoin d'un système pour organiser et partager les fichiers du projet.
Des applications que vous pourriez vouloir consulter : Dropbox, Google Drive
Cette catégorie est consacrée aux outils que les membres de votre équipe utilisent pour travailler efficacement tout au long du cycle de vie du projet. Les outils suivants ne sont peut-être pas ceux qui vous viennent à l'esprit lorsque vous pensez "pile de gestion de projet", mais ils aident votre équipe de projet à gérer ses tâches et à mener à bien les projets.
Brainstorming pour le travail créatif
Au cours de la phase d'idéation du projet, et à des stades ultérieurs également, votre équipe appréciera un outil qu'elle pourra utiliser pour partager ses idées en toute transparence avec les membres de l'équipe à distance, les clients ou d'autres collaborateurs.
Des applications que vous pourriez vouloir consulter : Miro, Conceptboard
Miro fait office de tableau blanc virtuel pour votre équipe, qui peut ainsi collaborer à distance en toute simplicité.
Collaboration avec une équipe créative
Il existe de nombreuses applications qui permettent à votre équipe de travailler sur des actifs créatifs de manière plus productive : elles simplifient le processus de retour d'information, les transferts de développeurs et le prototypage rapide.
Des applications que vous pourriez vouloir consulter : InVision, Figma
Gestion du code
Ces types d'applications seront utiles aux agences numériques disposant de leurs propres équipes informatiques. Imaginez que vos ingénieurs travaillent sur leurs propres morceaux de code, mais qu'ils doivent tous s'unir pour créer une application parfaite pour le client. Les outils de gestion du code permettent aux programmeurs d'examiner le code de chacun et de planifier des déploiements en douceur.
Des applications que vous pourriez vouloir consulter : Bitbucket, GitHub
Il est fort probable qu'en lisant les sections précédentes, vous ayez pris des notes mentales du type "J'ai besoin de ce type d'outil et de celui-là aussi". C'est une bonne chose, mais il faut savoir qu'une boîte à outils efficace pour une agence doit comprendre des applications qui fonctionnent bien ensemble. Il est essentiel de réfléchir à la manière dont vous pouvez connecter les outils utilisés par les membres de votre équipe.
Par exemple, vous pouvez intégrer votre gestionnaire de tâches à l'application de communication de votre équipe et recevoir des notifications sur les tâches nouvellement achevées directement sur, disons, un canal Slack choisi. Une autre idée serait d'extraire automatiquement les noms de vos projets de l'application principale de gestion de projet et de les utiliser pour le planificateur de ressources ou l'outil de suivi du temps.
Il existe plusieurs options pour connecter les applications :
Choisissez Teamdeck.io. - l'équipe gestion des ressources et des projets logiciel sélectionné par Hill-Knowlton, Wunderman Thompson, Circus Maximus.
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