La gestion des ressources est importante pour chaque entreprise car elle permet d'accroître l'efficacité et la satisfaction des employés et d'économiser du temps et de l'argent. Dans cet article, nous introduirons le thème de la gestion des ressources. gestion des ressources du projet et comment le mettre en œuvre dans votre organisation.
Pour citer le Association des gestionnaires de projets:
La gestion des ressources consiste à acquérir, allouer et gérer les ressources, telles que les individus et leurs compétences, les finances, la technologie, les matériaux, les machines et les ressources naturelles nécessaires à un projet. La gestion des ressources garantit que les ressources internes et externes sont utilisées efficacement, dans le respect des délais et du budget. Les ressources peuvent être obtenues en interne auprès de l'organisation hôte ou auprès de sources externes.
Leur bonne gestion est d'une importance colossale pour l'efficacité de toute entreprise.
Le chaos est le pire ennemi de l'optimisation du travail. Cela peut se produire lorsque vous avez trop de tâches et trop peu d'employés, mais aussi lorsque vous avez trop d'employés qui n'ont rien à faire. Lorsque les projets sont mal planifiés ou que l'équipe ne dispose pas des compétences nécessaires. Ou lorsque vous avez trop de besoins et d'informations à traiter qui ne sont pas bien structurés et gérés. Plus votre entreprise est grande, plus vous gérez de processus et de projets, plus il est facile de se perdre dans le dédale des responsabilités, des délais et des compétences de vos employés. Et c'est précisément la prévention du chaos qui est l'une des principales tâches de la gestion des ressources.
Il vous permettra de :
Tout d'abord, vous avez besoin d'un système (comme logiciel de gestion des ressources) où vous pouvez voir quelles sont les ressources dont vous disposez et où elles sont nécessaires. Le choix du système dépend de la nature de votre activité : il peut s'agir de votre carnet personnel, d'un tableau blanc dans la salle de conférence, d'un fichier Excel ou d'un système d'information dédié. outil de gestion du travail. Tous les moyens sont bons tant qu'ils fonctionnent et que les informations sont à jour.
Il est difficile d'assurer la fluidité du travail lorsque les personnes concernées ne savent pas où en est le projet, qui est responsable de telle ou telle tâche ou comment se présente le calendrier. De nombreux services et entités sont impliqués dans le travail d'un éditeur de logiciels : développeurs, chefs de projet, service marketing, clients. Dans ce cas, la transparence des processus devient essentielle.
Transparence du projet permet également de réagir rapidement aux problèmes et aux retards potentiels, car il permet de remarquer immédiatement si un goulot d'étranglement se forme à un endroit ou à un autre. Pour assurer la transparence des processus, des outils tels que planificateur d'horaires en lignes, étapes du projetLes tableaux de bord et les feuilles de temps seront utiles. Il peut également être utile de présenter le projet sous forme de graphique, par exemple un diagramme, un tableau ou une chronologie.
La capacité de votre équipe est votre principale ressource - sans elle, rien ne peut avancer. Gestion des ressources ou planification des ressources vous permet de gérer le temps et le travail de vos employés de la manière la plus efficace possible. Comment procéder ? L'équilibre est essentiel : il est important que votre équipe ne soit pas submergée de tâches, car cela réduit la motivation, l'engagement et la satisfaction au travail. L'exploitation des salariés n'a rien à voir avec la productivité.
D'un autre côté, le fait d'avoir peu de responsabilités ou de travailler en deçà de ses compétences est également néfaste, car les employés risquent de s'ennuyer et de se décourager. Trouvez un juste milieu en utilisant les données disponibles : vérifiez les rapports de feuilles de temps pour voir si l'équipe fait trop d'heures supplémentaires ou, à l'inverse, pas assez. Rencontres individuelles sont également une bonne occasion de demander directement aux employés s'ils se sentent à l'aise dans leur travail.
Même le processus le plus utile devient un obstacle si vous l'utilisez de manière redondante ou dans le mauvais contexte. La communication au sein de l'équipe est importante. Les réunions d'avancement sont importantes. La planification du travail est importante. Le retour d'information des clients est important... MAIS, si les employés doivent passer deux heures par jour à parler entre eux du travail en cours, deux autres heures à planifier le travail de l'équipe et à tenir des réunions d'avancement, et encore une autre heure à écouter les commentaires des clients, il reste soudain beaucoup moins de temps pour le travail qu'il ne devrait en rester. L'exemple ci-dessus peut sembler absurde, mais croyez-moi, il existe de nombreuses entreprises qui passent de longues heures chaque jour à discuter de leurs tâches en cours parce qu'aucun processus n'est automatisé ou clair.
Une bonne gestion des ressources est donc la clé d'un bon déroulement des opérations. Veillez à ce que les réunions sur l'état d'avancement soient fréquentes (par exemple, tous les matins) mais brèves (15-20 minutes). Veillez à ce que la planification du travail soit régulière, mais pas trop fréquente (vous pouvez diviser le travail en sprints hebdomadaires). Laissez deux personnes dédiées écouter les commentaires des clients, et non l'ensemble de l'équipe. Il est également bon de permettre aux employés de se concentrer sur une tâche intéressante pendant une longue période sans être interrompus. Permettez aux employés d'utiliser le mode "ne pas déranger" sur Skype ou Slack lorsqu'ils en ont besoin. C'est une bonne chose, une gestion efficace des ressources permet de s'assurer que les employés savent à quoi s'attendre, à quoi ressemble la routine quotidienne du bureau et quelles sont leurs responsabilités. L'attitude est une force psychologique puissante pour un flux de travail plus fluide et plus efficace, et la gestion des ressources rend cela possible.
Il est difficile de bien gérer un projet lorsque l'on est constamment surpris par des situations inattendues. Bien entendu, la flexibilité est très importante. Le monde des affaires est dynamique et vous devez être capable de vous adapter à des situations soudaines et imprévisibles. Cependant, le travail est très différent lorsque ces situations se produisent et lorsqu'elles se produisent en permanence. Il est donc dans votre intérêt de gagner en contrôle et en prévisibilité dans les domaines où cela est possible. De cette manière, les problèmes inattendus ne perturberont pas le fonctionnement de l'ensemble de l'éditeur de logiciels. Il vous sera également beaucoup plus facile de trouver une solution appropriée.
La gestion des ressources est l'un des fondements de votre entreprise, car vous pouvez prévoir avec précision ce dont vous disposez. Combien d'employés avez-vous à votre disposition, sur combien de projets travaillent-ils, de combien de temps disposent-ils, quel est le budget, quelles sont les technologies utilisées par votre organisation, etc.Quelles sont les technologies utilisées par votre organisation ? Ces connaissances et une gestion habile des ressources vous permettent de mieux contrôler le projet, même lorsque les choses ne se déroulent pas comme vous le souhaitez.
La gestion des ressources vous permet d'exercer un contrôle accru lorsque cela s'avère nécessaire :
Le manque de temps et d'argent fait partie des blocages les plus fréquents dans le fonctionnement d'une entreprise. De plus, ces deux facteurs s'alimentent l'un l'autre, créant un cercle vicieux. Le manque de temps vous empêche de gagner de l'argent. Le manque d'argent signifie que vous ne pouvez pas embaucher plus de personnes et que vous manquez de temps pour de nouveaux projets.
Saviez-vous que seulement 43% des entreprises déclarent qu'elles respectent habituellement ou toujours le budget lors de la mise en œuvre de projets ? (L'état de la gestion de projet en 2020, Wellingtone 2020)? Cette statistique montre clairement l'ampleur du problème. La gestion des ressources consiste à gérer la capacité de votre entreprise de manière à ce que le travail se déroule sans heurts. Il est également important de créer un airbag financier afin de ne pas perturber le fonctionnement de l'entreprise en temps de crise.
Travailler dans une entreprise mal gérée est frustrant. Le sentiment que les employés perdent leur temps, que l'organisation n'investit pas dans leur développement, que l'employeur ne se soucie que de son propre profit, que le travail est écrasant, qu'il y a trop de tâches et que l'entreprise est en plein chaos sont autant de facteurs qui contribuent à ce que de nombreuses personnes commencent à se poser des questions : L'endroit où je travaille est-il la meilleure option pour moi ? Si la réponse est "non", ils commenceront par déposer leur préavis. Nous ne vivons plus à l'époque de la recherche impitoyable du profit par les entreprises. Les salariés sont en droit d'attendre de l'entreprise qu'elle veille à l'équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie privée et à leur satisfaction. Sans une bonne gestion des ressources, cela n'est pas possible.
D'après mon expérience, les employés sont très anxieux lorsqu'ils ne savent pas sur quel projet ils vont travailler ensuite ; parfois, s'ils n'ont pas de calendrier précis, ils commencent à penser qu'ils ont fait quelque chose de mal ! La gestion des ressources est donc un processus crucial dans un éditeur de logiciels, car elle va non seulement refléter le degré d'organisation de l'entreprise, mais aussi réduire le stress de ses employés.
Patryk Ziemkowski, responsable du développement chez Apptension
Tous ces facteurs contribuent à l'enjeu principal, à savoir une plus grande chance de réussite. Il n'y a pas grand-chose à dire : les entreprises qui gèrent mieux leurs ressources obtiennent de meilleurs résultats sur le marché parce qu'elles utilisent leur temps, leurs capacités et leur argent de manière plus efficace, ont des employés plus heureux et donc plus engagés et plus productifs, travaillent davantage dans les délais, font moins d'erreurs et sont capables de mener à bien plus de projets que les organisations dans lesquelles règne le chaos. La gestion des ressources est importante non seulement parce qu'il est amusant de s'en vanter dans une présentation. Plus important encore, il confère à votre éditeur de logiciels un véritable avantage concurrentiel.
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