Calculer la variance du coût des ressources dans la gestion de projet pour suivre la rentabilité du projet

L'écart sur coût des ressources est l'un des éléments suivants les indicateurs clés de performance de la gestion des ressources que vous devez absolument surveiller. Cette mesure est généralement exprimée en pourcentage. Il indique le rapport entre les coûts prévus par membre de l'équipe de projet et les coûts réels par membre de l'équipe. 

En quoi cela est-il utile ?

Tout d'abord, le suivi de la variance des coûts des ressources vous permet de contrôler la rentabilité de votre projet. C'est particulièrement important lorsque vous travaillez sur la base d'un budget fixe. Que se passe-t-il lorsque vous constatez que les membres de votre équipe génèrent plus de coûts que prévu ? Vous pouvez mettre en œuvre les optimisations nécessaires pour vous assurer que le projet n'a pas d'incidence négative sur vos résultats. 

Les entreprises qui fonctionnent avec des budgets de temps et de matériel devraient également vérifier régulièrement la variance du coût des ressources afin de pouvoir réagir en temps utile à des schémas inquiétants. 

La comparaison entre les coûts estimés et les coûts réels peut également vous donner des indications précieuses sur le coût de la vie. processus d'estimation des projets dans votre entreprise. Certes, les estimations ne sont jamais parfaites, mais certaines équipes ont tendance à sous-estimer considérablement certains aspects de leurs projets. De tels schémas devraient être évidents lorsque vous comparez la variance du coût des ressources des différents rôles au sein de votre équipe de projet ou des différentes étapes du projet. 

Comment calculer l'écart de coût des ressources dans la gestion de projet ?

La formule la plus simple consiste à diviser les coûts réels de votre équipe (heures suivies multiplié par les coûts horaires des employés) par les coûts prévus (estimations du projet multipliées par les coûts horaires). Vous voyez maintenant combien vous devriez facturer à votre client par rapport à ce que vous pensiez lui facturer. Si vous voulez aller plus loin, vous pouvez également faire la différence entre les coûts internes - l'argent que vous payez aux membres de votre équipe + les coûts administratifs - et l'argent que vous recevez du client. De cette manière, vous serez en mesure de déterminer le bénéfice que votre organisation génère. 

Comme vous pouvez l'imaginer, pour obtenir des données fiables sur les coûts réels de votre équipe, vous devez utiliser les outils suivants logiciel de suivi du temps des employés. Nous allons maintenant vous montrer comment calculer facilement la variance du coût des ressources à l'aide d'une application complète de gestion des ressources, Teamdeck.

Créer un rapport sur les écarts de coût des ressources avec le logiciel de planification des ressources du projet Teamdeck

Teamdeck est logiciel de gestion des ressources avec de puissantes fonctions de reporting accessibles à tous les utilisateurs. créer un compte ici. Vous pouvez tester Teamdeck gratuitement pendant 7 jours. Après l'essai gratuit, le coût par membre de l'équipe est de $3.99, ce qui inclut la planification des ressources, le suivi du temps et la gestion du temps. système de gestion des congés caractéristiques. 

Votre compte Teamdeck est prêt ? Afin de créer un rapport significatif sur vos équipes de projet, vous devez leur demander de commencer à suivre leur temps en utilisant L'application mobile de suivi du temps de Teamdeck ou en saisissant leur temps de travail via l'application web. 

Cependant, si vous souhaitez simplement voir comment un tel rapport fonctionne, vous pouvez rapidement mettre en place un compte de démonstration, rempli d'échantillons de données. Il vous suffit de cliquer sur "Jouer avec des données d'exemple" lorsque vous êtes dans la section Organisations de Teamdeck. 

Que vous travailliez sur les données réelles de votre équipe ou sur des échantillons de données, les étapes suivantes sont les mêmes. Allez dans Rapports dans le menu supérieur et cliquez sur l'icône plus dans le coin inférieur droit. Aujourd'hui, nous allons vous montrer comment créer un rapport de variance du coût des ressources à partir de zéro, cliquez donc sur "Créer un rapport personnalisé".

Ensuite, nommez votre rapport et définissez une plage de dates appropriée. 

Les rapports de Teamdeck fonctionnent de la manière suivante : c'est vous qui décidez de leur contenu. Vous pouvez générer différents types de graphiques et de tableaux avec des champs interactifs. Pour commencer, créons un diagramme à barres qui nous donnera une bonne idée de la comparaison entre les estimations et les données réelles. 

Cliquez sur l'icône plus dans le coin et choisissez le diagramme à barres. Par défaut, il se compose de barres illustrant les réservations (heures programmées), les feuilles de temps (heures suivies), les heures disponibles et les heures de vacances de vos équipes. Nous n'avons besoin de comparer que les réservations et les feuilles de temps, alors allez dans Métriques et décochez les vacances ainsi que la disponibilité. 

Votre tableau devrait ressembler à ceci :

Bien entendu, si votre équipe est composée de nombreuses personnes, le diagramme à barres sera beaucoup moins lisible. L'écart sur coût des ressources est généralement calculé pour un seul projet, vous pouvez donc filtrer les autres projets. Cliquez sur Filtres et ajoutez un filtre approprié.

Cliquez sur appliquer et profitez d'un graphique rempli uniquement de données pertinentes. En regardant ce graphique, vous pouvez voir quels employés ont effectué plus d'heures que prévu et quels employés sont restés en dessous de leur nombre d'heures estimé. Toutefois, pour obtenir des chiffres précis, il est préférable d'ajouter un tableau informatif.

Cliquez sur l'icône plus dans le coin et ajoutez un tableau. Vous pouvez répéter certaines étapes du tableau précédent : décochez les mesures inutiles (ne laissez que les feuilles de temps et les réservations pour l'instant) et filtrez le projet concerné.

Vous pouvez également modifier le regroupement des données dans votre tableau. Par défaut, les données sont d'abord regroupées par projet, puis par membre de l'équipe. Pour modifier ce paramètre, cliquez sur Groupement et modifiez les blocs de données. Vous pouvez même supprimer complètement les "projets" si vous utilisez un filtre. 

Dans notre exemple de rapport, le regroupement final se présente comme suit :

Maintenant que votre tableau se compose de deux colonnes de données (Inscriptions et Feuilles de temps), il est temps d'ajouter d'autres colonnes représentant les coûts estimés et réels. Tout d'abord, vous devez ajouter une colonne pour les coûts horaires de votre équipe. Cliquez sur Métriques, puis sur "Ajouter une colonne personnalisée" -> "Ajouter une colonne de valeurs personnalisées". Nommez votre nouvelle colonne (par exemple "Coût horaire") et sélectionnez le format de données de la devise.

Lorsque vous appliquerez ces modifications, vous verrez qu'une colonne vide a été ajoutée au tableau. Le fonctionnement est similaire à celui d'une feuille de calcul Excel - cliquez sur n'importe quelle cellule pour y saisir des données. 

Une fois que les coûts horaires de votre équipe sont en place, vous pouvez ajouter des colonnes qui calculeront automatiquement leurs coûts totaux estimés et réels. Encore une fois, allez à Metrics et cliquez sur "Add customs", mais maintenant choisissez "Add custom calculation field" puisque nous voulons que Teamdeck calcule le résultat par lui-même. Nommez la colonne, choisissez le format de données de la devise et entrez la formule. 

Pour les coûts programmés, la formule sera la suivante :

= (réservations : temps / 60) * valeurs personnalisées : Coût horaire

Pour les coûts réels :

= (Feuilles de temps : Temps / 60) * Valeurs personnalisées : Coût horaire

Dès que vous commencez à taper une variable, Teamdeck vous propose des options disponibles. 

Actuellement, votre tableau doit comporter 5 colonnes, dont deux nouvelles pour les coûts estimés et les coûts réels. 

La dernière colonne que nous devons ajouter au tableau est celle qui fait l'objet de ce rapport : l'écart de coût des ressources. Pour le calculer, créons une autre colonne de champ de calcul personnalisé. Cette fois, vous devez choisir le format de données pourcentage et saisir la formule suivante :

= (Formules personnalisées : coût réel / Formules personnalisées : coûts prévus)*100

Remarque : si vos colonnes sont nommées différemment, vous devez adapter la formule en conséquence.

Une nouvelle colonne apparaît dans votre tableau avec la valeur de l'écart sur coût des ressources pour chacun de vos employés travaillant sur un projet donné. 

Si la valeur est supérieure à 100%, cela signifie que ce membre de l'équipe a enregistré plus de temps que prévu. Si la valeur est inférieure à 100%, cela signifie que l'estimation initiale n'a pas été atteinte. 

Une dernière chose que vous pourriez vouloir faire est de modifier la façon dont la ligne "total" est calculée. Par défaut, il s'agit de la somme de toutes les valeurs d'une colonne donnée. Une valeur moyenne serait beaucoup plus utile ici. La dernière ligne est cliquable et modifiable comme une cellule de tableur, il suffit donc d'entrer la formule suivante :

= average(nested(Group : People, Custom formulas : resource cost variance))

Voulez-vous essayer Teamdeck dans votre entreprise ?

Des éditeurs de logiciels et des agences de création de différents continents utilisent Teamdeck pour planifier et contrôler le travail de leurs équipes. Si vous pensez que votre organisation pourrait également bénéficier d'une gestion efficace des ressources, essayez-nous. Nous vous encourageons à planifier un appel avec Anielanotre Customer Success Expert, qui vous fera découvrir l'application et aidera votre équipe à l'intégrer en douceur. 

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