De nombreuses entreprises sont actuellement à la recherche d'idées d'optimisation des coûts en réponse à la pandémie mondiale et à ses conséquences économiques. Lorsqu'elles tentent de minimiser les coûts des ressources humaines, les équipes décident de geler les embauches ou utiliser plus efficacement leur technologie RH, tout cela afin de rester rentable et d'éviter les licenciements. Dans l'esprit d'une meilleure utilisation des technologies disponibles, nous souhaitons vous montrer comment les entreprises peuvent réduire leurs coûts grâce aux outils suivants gestion des ressources du projet.
Nos conseils s'appliquent à de nombreux secteurs d'activité, mais les entreprises qui travaillent pour plusieurs clients à la fois (agences, sociétés de conseil, éditeurs de logiciels) les trouveront peut-être particulièrement utiles. En effet, lorsque vous jonglez avec plusieurs projets simultanément, la planification et la gestion des ressources sont très difficiles.
Tout d'abord, définissons la gestion des ressources.
Dans notre guide de gestion des ressources du projetNous l'avons défini comme suit utiliser le plus efficacement possible les ressources limitées mises à votre disposition. De quel type de ressources s'agit-il ? Des personnes, bien sûr, mais aussi des équipements, des locaux, des véhicules ou d'autres choses encore, en fonction de la nature de votre activité. Dans cet article de blog, nous nous concentrerons toutefois sur la gestion des ressources humaines.
L'utilisation la plus efficace possible de vos ressources signifie que vous les utilisez de manière efficiente, affecter les bonnes personnes aux bons projets (l'allocation des ressources)et analysez le travail de votre équipe pour trouver des possibilités d'optimisation. Ces étapes sont essentielles pour réduire les coûts de l'entreprise, comme vous le verrez dans les paragraphes suivants.
L'utilisation bon logiciel de planification des ressources vous sera d'une aide précieuse. Bien sûr, l'application ne fera pas tout le travail à votre place, mais elle vous permettra de faire les choses efficacement et d'économiser ainsi du temps et de l'argent. Dans cet article de blog, vous verrez des écrans de Teamdeckune application utilisée par des équipes du monde entier.
Développement TeamdeckEn tant que fournisseur d'une application complète de gestion des ressources, nous discutons souvent avec nos clients de l'impact de la gestion des ressources sur leur budget.
Apptension a été l'une des premières entreprises à utiliser Teamdeck pour planifier et gérer le travail de ses employés. Piotr Bandosz, responsable des finances et du personnel d'Apptension, nous a dit :
Sans Teamdeck, nous avons gaspillé $11,130 en temps d'employés par mois pour faire face à des luttes managériales communes. Teamdeck nous a aidés à réduire ce gaspillage à $1,249.50, ce qui nous permet d'économiser $9,880.50 par mois.
Apptension est une équipe de 50 personnes, donc si vous dirigez une grande entreprise, vous pouvez vous attendre à des économies encore plus importantes. Comment cela est-il possible ? Entrons dans les détails - comment économiser de l'argent lorsque vous mettez en œuvre la gestion des ressources ?
Pourquoi la l'utilisation des ressources est-elle si cruciale ? En bref : elle profite à la fois à l'employeur et aux employés. Pensez à la sous-utilisation, par exemple. Les personnes en attente d'une tâche génèrent des coûts pour l'entreprise, mais peuvent également deviennent eux-mêmes très frustrés. D'autre part, la surutilisation peut conduire à des problèmes de santé publique. épuisement professionnel et des coûts supplémentaires pour l'employeur si vous payez plus pour heures supplémentaires. C'est très simple : avec une utilisation optimale, vous ne générez pas de coûts inutiles et les membres de votre équipe peuvent profiter d'un environnement de travail agréable. équilibré la charge de travail de l'équipe.
La gestion des ressources est essentielle pour maintenir une bonne utilisation des ressources. Elle exige que vous soyez attentif aux éléments suivants planification des ressources et d'assigner du travail aux employés qui peuvent prendre en charge davantage de tâches. Lorsque vous voyez les réservations de tous les membres de votre équipe dans la rubrique calendrier des ressourcesIl est donc beaucoup plus facile de repérer les personnes qui sont sous-utilisées ou surutilisées.
L'une des raisons pour lesquelles la gestion des ressources influe sur la rentabilité des projets est qu'elle vous aide à choisir les meilleures personnes pour une tâche donnée. Cela semble assez facile lorsque votre équipe compte, disons, dix personnes. Mais qu'en est-il si vous gérez plus de 200 employés ?
Outils de gestion des ressources comme Teamdeck vous donnent une bonne vue d'ensemble du vivier de talents. Vous voyez qui est disponible pour rejoindre un nouveau projet, mais vous pouvez aussi filtrer les membres de votre équipe par compétences, ancienneté ou localisation. Lorsque les meilleures personnes possibles travaillent sur un projet, celui-ci a plus de chances de réussir.
Pourtant, même si vos meilleurs talents parviennent à livrer le projet dans les délais et le budget impartis, il se peut qu'il soit à peine rentable. Tout dépend du budget convenu avec le client et de la méthode de facturation.
Par exemple, lorsque vous facturez à l'heure (temps et matériel), il est utile d'analyser le temps facturable et non facturable de votre équipe. Suivi du temps de travail des employés est un aspect important de la gestion des ressources. Il permet d'apporter des améliorations au niveau personnel (par exemple, réajuster sa charge de travail) et au niveau du projet ou même de l'organisation.
Accédez à l'espace de travail de votre équipe rapport sur les feuilles de temps et voyez quelle est la répartition des heures facturables et non facturables. Prenez ensuite le temps de réfléchir à la manière dont vous pouvez améliorer ce ratio en votre faveur. Par exemple, vous remarquerez peut-être que vos équipes de projet passent beaucoup de temps à participer à des réunions interminables ou à effectuer des tâches administratives telles que l'établissement de rapports sur les projets. Vous verrez littéralement où vous perdez de l'argent.
Comment y remédier ? L'amélioration des processus internes de votre entreprise est une idée. Une autre serait d'aborder les budgets futurs différemment et, par exemple, d'allouer une plus grande marge de manœuvre.
La communication est essentielle, en particulier pour les entreprises qui ont opté pour le travail à distance. Si vous êtes dans cette situation, vous pouvez consulter notre article de blog sur le travail à distance. une communication efficace pour les équipes à distance.
Cependant, il est également vrai que la communication peut être frustrante et prendre du temps. Un exemple ? Imaginez que vous êtes responsable d'une équipe et que vous avez la conversation suivante avec votre collègue :
Un autre exemple est celui des personnes qui ne sont pas sûres de ce sur quoi elles doivent se concentrer un jour donné. Cela peut paraître surprenant, mais ce n'est pas un phénomène rare, en particulier pour les fonctions qui soutiennent plusieurs projets au cours d'une semaine (par exemple, les illustrateurs, les spécialistes DevOps).
Cela peut paraître anodin, mais de telles conversations peuvent prendre des heures sur les semaines de vos employés. Ne serait-il pas formidable d'éliminer ces allers-retours et de disposer à la place de systèmes efficaces pour planifier et gérer le temps de travail ou de vacances ? C'est là que les outils de gestion des ressources s'avèrent utiles.
Lorsque votre équipe s'engage à gérer les ressources, il est facile pour les employés de vérifier leurs priorités pour les jours à venir. Les allocations et les demandes de congés peuvent également être gérées de manière transparente. Vous économisez de l'argent en tant qu'entreprise et les membres de votre équipe peuvent se concentrer sur la communication qui leur importe.
Vous est-il déjà arrivé de passer par un processus de recrutement coûteux pour finalement embaucher un employé qui n'avait pas grand-chose à faire ? Ou peut-être avez-vous obtenu quelques projets pour vous rendre compte que vous n'avez pas assez de ressources pour les mener à bien ? capacité pour les livrer et a dû engager des freelances ou externaliser des équipes pour un coût supplémentaire ? Ces deux scénarios auraient pu être évités grâce à la prévision des ressources. Cela signifie que vous essayez de prévoir le nombre de ressources dont vous aurez besoin et à quel moment.
Comment la gestion des ressources peut-elle vous aider à les prévisions en matière de ressources humaines?
Tout d'abord, vos responsables ont une meilleure visibilité de la capacité de votre équipe et de sa charge de travail actuelle, ce qui leur permet de planifier le pipeline de production en conséquence. Deuxièmement, vous pouvez analyser les données historiques des feuilles de temps de votre équipe afin d'identifier des modèles. Par exemple, de nombreuses agences connaissent une demande saisonnière de ressources : il y a des mois où il y a tout simplement plus de travail. En sachant cela à l'avance, vous pouvez vous préparer à une pénurie de ressources et lancer un processus de recrutement ou négocier un meilleur accord avec une société d'externalisation. Vous optimiserez ainsi vos dépenses et serez en mesure de mieux planifier vos finances.
Lorsque vous êtes confronté à une crise, votre premier réflexe peut être de limiter les dépenses. Investir dans une application de gestion des ressources peut sembler contre-intuitif alors que vous souhaitez désespérément économiser de l'argent, n'est-ce pas ? En réalité, tant que votre équipe dirigeante s'engage dans une politique efficace de gestion des ressources, vous ne pouvez pas vous permettre d'investir dans une application de gestion des ressources. planification et gestion des ressourcesLe retour sur investissement devrait être élevé.
Prenons l'exemple d'Apptension, l'entreprise qui estime économiser $10k chaque mois grâce à Teamdeck. Combien dépense-t-elle pour ce logiciel ? Une licence pour une personne coûte $3.99, donc une équipe de 50 personnes paie $199.50 chaque mois. Comme vous pouvez le constater, ce n'est qu'une fraction des économies qu'ils sont en mesure de réaliser grâce à la gestion efficace de leurs ressources.
Vous vous demandez quel serait le retour sur investissement pour votre entreprise ? Discutons-en ! Planifier un appel avec AnielaElle discutera de vos besoins en matière de gestion des ressources et vous montrera comment Teamdeck peut vous aider à réduire les coûts de votre entreprise.
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