Quel est l'aspect le plus difficile de la fonction de chef de projet ? Jongler avec des tâches multiples ? Gérer les attentes des parties prenantes ? Naviguer dans des situations délicates ? Il va sans dire que les chefs de projet n'ont pas la vie facile. Après tout, chaque projet qu'ils entreprennent est différent.
Ce que vous obtiendrez grâce à cet article :
Bien sûr, certains défis liés aux projets sont presque inévitables, mais vous pouvez vous y préparer ! Aujourd'hui, nous allons aborder quelques défis courants en matière de gestion de projet et vous montrer comment vous pouvez les éviter ou les relever.
Nous parlons ici de vos attentes envers les membres de votre équipe et des attentes des parties prenantes concernant le travail de l'équipe. Bien que ces deux cas soient légèrement différents, vous pouvez utiliser des stratégies similaires pour résoudre les deux problèmes.
Lorsqu'il s'agit de vos clients, assurez-vous de comprendre l'objectif commercial sous-jacent au projet. Que veut-il atteindre ? Comment ce projet va-t-il les aider à atteindre cet objectif ? Si vous n'avez pas de réponses, cela entraînera toujours des problèmes de gestion de projet.
N'ayez pas peur de poser des questions et, une fois que vous êtes prêt à valider votre candidature, vous pouvez vous adresser à la Commission européenne. la portée du projetLes attentes sont également discutées. Parfois, il est même utile de préciser ce qui n'entre pas dans le champ d'application du projet. Pour que votre équipe comprenne les attentes du projet, vous devez également l'encourager à poser des questions et à expliquer clairement les raisons des différentes tâches. N'oubliez pas que les membres de votre équipe doivent également comprendre parfaitement les objectifs commerciaux du projet.
Les problèmes liés aux ressources dans les projets peuvent avoir de graves conséquences. Après tout, vous avez besoin de personnes suffisamment compétentes pour donner vie à votre projet. Les problèmes peuvent survenir dès la phase de planification du projet, lorsque vous souhaitez constituer l'équipe.
Si votre entreprise n'utilise pas de calendrier des ressources pour gérer tous les employés, vous risquez d'éprouver de grandes difficultés à identifier les ressources appropriées pour rejoindre l'équipe du projet. Idéalement, vous devriez pouvoir rechercher, par exemple, des compétences spécifiques dans la réserve de ressources de votre entreprise. Bien entendu, vous devez également vous assurer que les personnes que vous souhaitez intégrer à votre équipe sont disponibles pour travailler pendant une période donnée.
Là encore, un calendrier des ressources s'avère très utile. Avoir une visibilité sur la capacité de vos ressources (en savoir plus sur les planification de la capacité des ressources) et la disponibilité sont des éléments essentiels de la gestion des risques. Si, par exemple, l'un des membres de votre équipe est indisponible en raison de circonstances imprévues, vous serez en mesure de trouver un remplaçant plus rapidement.
Une prévision efficace des ressources est également essentielle si vous voulez éviter les pénuries de ressources. Êtes-vous sûr d'avoir suffisamment de personnel pour mener à bien le projet ?
Lire comment utiliser les données historiques des projets pour prévisions en matière de ressources humaines.
Il est vrai que l'estimation des projets est un élément complexe de l'activité de l'entreprise. la gestion des projets et des ressourceset les estimations sont rarement extrêmement précises. Toutefois, cela ne signifie pas que vous devez abandonner et supposer que les prévisions de votre équipe seront très éloignées de la réalité. Il y a des choses que vous pouvez faire pour faire pencher la balance en votre faveur :
Lorsqu'on interroge les gestionnaires de projet sur les difficultés qu'ils rencontrent dans ce domaine, il est probable qu'ils mentionnent en tête de liste le problème de l'élargissement du champ d'application du projet (scope creep). Il s'agit d'un phénomène assez courant, qui se produit lorsque la portée du projet s'accroît de manière incontrôlée. Ce phénomène peut être dû à une mauvaise définition de la portée du projet, aux pressions exercées par les parties prenantes externes et internes, ou à l'absence d'un processus de gestion du changement bien défini.
Heureusement, en tant que gestionnaire de projet, vous disposez de plusieurs stratégies pour gérer le glissement de périmètre, voire pour l'éviter. Tout commence par un cahier des charges bien préparé. Efficace gestion de l'étendue du projet vous sera d'une aide précieuse : une fois que vous aurez défini et validé toutes les exigences du projet, vous pourrez avoir davantage confiance dans la portée de votre projet.
Que faire si vous avez l'impression que la portée de votre projet échappe à tout contrôle ? Vous trouverez des conseils utiles dans notre guide pour le glissement de périmètre dans la gestion de projet.
Même dans les - disons - gestion de projets de marketing Si l'on considère que les entreprises sont des entreprises industrielles ou des entreprises spécialisées dans la communication, il est difficile d'éviter les malentendus en raison d'un leadership faible et d'une mauvaise communication.
Les chefs de projet doivent communiquer efficacement avec les membres de leur équipe de projet, mais aussi avec les clients, les autres parties prenantes, voire leurs propres responsables. Chacune de ces parties peut avoir besoin d'un style de communication différent et de canaux de communication différents. Il est impératif que le chef de projet élabore un plan de communication et le partage avec toutes les personnes concernées.
Définir les canaux de communication, établir des règles concernant les mises à jour du projet (par ex. rapports sur l'état d'avancement du projet) et, surtout, éviter les réunions inefficaces! Il permet de maintenir un niveau adéquat de la transparence des projets et éviter les problèmes de communication dans vos projets.
De nombreuses équipes ayant opté pour le travail à distance en raison de la pandémie mondiale, la communication peut être devenue un défi, même pour les entreprises qui l'avaient bien gérée jusqu'alors. Même en disposant d'une caméra pour les réunions avec zoom pourrait ne pas suffire. Est-ce également le cas pour votre équipe ? Lisez notre article de blog pour en savoir plus sur la les meilleures pratiques de communication à distance.
Il est compréhensible que ce type de problèmes de gestion de projet puisse rapidement faire dérailler l'ensemble du projet. Lorsque votre entreprise n'est responsable que d'un seul projet à la fois, il peut sembler plus facile de éviter les conflits de calendrier.
Toutefois, si vous ne coordonnez pas les réservations de votre projet avec la disponibilité de vos ressources, vous risquez de rencontrer des difficultés. Que se passe-t-il si l'un des membres clés de votre équipe de projet a prévu deux semaines de vacances et que vous n'en avez pas tenu compte lors de la planification du calendrier ?
Lorsque plusieurs projets sont en jeu, il peut être encore plus difficile d'éviter les conflits de calendrier, mais c'est possible. Le plus important est de donner à tous les chefs de projet une visibilité sur le calendrier de chaque projet et sur la disponibilité des ressources.
Avec ces informations à portée de main, les problèmes de programmation sont moins susceptibles de se produire. Vous pouvez utiliser un calendrier en ligne pour planifier plusieurs projets sans qu'ils se chevauchent.
Tout chef de projet doit être en mesure de suivre l'état d'avancement du projet. Cela présente plusieurs avantages : vous pouvez garder un œil sur le budget, vérifier la charge de travail de votre équipe et éventuellement identifier des domaines d'amélioration. Par exemple, les gestionnaires de projets de marketing peuvent utiliser un Outil de référencement avec logiciel de planification des ressources pour analyser l'efficacité des employés et repérer les lacunes dans leurs performances. Le fait de savoir où les choses se passent vous permet de prendre des décisions de gestion de projet fondées sur des données. Vous pouvez également réagir plus rapidement lorsque les choses ne se déroulent pas comme prévu.
Il existe de nombreuses façons de mesurer l'état de santé de votre projet. Nous vous recommandons de suivre les indicateurs suivants :
Outils de planification de projet sont censés vous aider, vous et votre équipe, à mener à bien vos projets. Mais pour cela, vous devez utiliser les bons outils pour votre entreprise. Sinon, vous risquez de perdre beaucoup de temps à initier vos employés à des applications qui n'ont pas d'effets tangibles sur leur travail.
Imaginez une situation où certains membres de votre équipe de projet passent du temps en déplacement, par exemple pour se rendre chez le client. Si vous leur demandez de suivre leur temps avec un logiciel de gestion de projet qui n'a pas de version mobile, ce sera très gênant. De plus, leurs feuilles de temps ne seront probablement pas très précises, car elles seront remplies a posteriori.
Avant de décider d'ajouter une nouvelle application à la boîte à outils de votre équipe, commencez par dresser la liste de vos besoins. Vérifiez ensuite si un outil donné y répond. S'intègre-t-il aux autres outils utilisés par votre équipe ? Peut-il être personnalisé pour refléter les processus de votre entreprise ? L'utilisation d'outils qui soutiennent le flux de travail de votre équipe facilitera la vie de l'équipe et du chef de projet.
Même si vous disposez d'une formation à la gestion de projet ême si vous avez une expérience professionnelle considérable, les problèmes décrits ci-dessus peuvent facilement vous mettre des bâtons dans les roues et avoir un impact négatif sur votre projet. En tant que chef de projet, il est utile de savoir comment prévenir ou surmonter leurs conséquences.
Cet article de blog est comme un point de départ : nous avons décrit quelques défis courants en matière de gestion de projet, mais il est toujours utile de lire sur chaque sujet particulier. Nous espérons que les liens que nous avons listés à côté de chaque défi mentionné ci-dessus vous aideront à développer votre expertise en matière de gestion de projet.
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