Planificateur de calendrier en ligne - Planifiez mieux l'emploi du temps de votre équipe

Les équipes du monde entier sont confrontées à des défis similaires lorsqu'il s'agit de planifier le calendrier de leur équipe. La création d'un plan de projet est difficile en soi, et il est encore plus compliqué de la tenir à jour et de réagir aux changements. La situation devient encore plus exigeante lorsque de nombreux employés travaillent à distance.

Que retiendrez-vous de cet article ?

• Comment un calendrier en ligne aide à la gestion de projet

• Comment Logiciel de gestion des ressources Teamdeck est utilisé dans la planification en ligne

• Différences entre un planificateur d'horaires en ligne et un planificateur de calendrier en ligne

Le calendrier en ligne et sa famille

Avant de vous donner un aperçu du fonctionnement d'un agenda en ligne, vous devez savoir à quoi ressemble le marché.

Tout d'abord, un agenda en ligne, un logiciel d'agenda, outil de planification de projetCalendrier de planification de projet, calendrier outil de planification, planificateur d'horaires en ligne, ou logiciel de planification des ressources - ont le même rôle. Ils doivent vous aider à organiser votre travail et celui des membres de votre équipe.

Calendrier en ligne ou calendrier traditionnel ?

Deuxièmement, il est toujours nécessaire de prendre en compte les processus de gestion de projet et la diversité des défis et des attentes qui y sont liés. Lorsque les gestionnaires utilisent une solution de gestion de projet ou simplement un planificateur d'horaires en ligne, ils prêtent attention à des fonctions telles que :

• Transparence totale de l'équipe, des tâches et du temps (notre secteur d'activité l'utilise pour communiquer grâce à l'expression "vue à vol d'oiseau").

• Capacités de personnalisation et rapports personnalisables

• Suivi du temps de travail des employés la gestion des feuilles de temps, y compris le soutien aux processus de facturation

• Processus de planification d'équipe et d'attribution des tâches plus facile qu'auparavant

• Capacité à gérer des employés provenant de différents fuseaux horaires

• Gestion des disponibilités ou des absences

• Fonctionnalités de marquage, de codage couleur et de hiérarchisation

• Logiciel de gestion des congés - car tout le projet doit être réalisé dans les délais

Le troisième, un agenda en ligne, n'est qu'une partie de la grande famille des outils de gestion de projet. Selon l'article de Wrike - notre concurrent sur le marché des agendas en ligne - le logiciel de gestion de projet propose 4 types d'agendas en ligne.

1. Listes de choses à faire

2. Planificateurs de calendriers en ligne

Qu'il s'agisse d'un calendrier en ligne, d'un agenda en ligne ou d'un planificateur d'emploi du temps en ligne, tous ces outils ont en commun un tableau, des tâches et des personnes qui leur sont assignés. Ces planificateurs sont souvent dotés de la fonctionnalité "glisser-déposer", qui permet aux utilisateurs d'attribuer facilement des tâches et de réorganiser les emplois du temps.

[Source : Teamdeck - logiciel de gestion des ressources basé sur le calendrier en ligne]

3. Diagramme de Gantt

Un diagramme de Gantt est un diagramme à deux axes. L'axe horizontal montre la chronologie d'un projet. L'axe vertical montre toutes les tâches qui ressemblent à des barres.

4. Tableaux Kanban

Un tableau visuel sépare les tâches/projets en différentes catégories, et chaque catégorie illustre les différentes les étapes d'un projet. La configuration la plus typique est "à faire", "en cours" et "terminé", complétée par d'autres.

[Source : Trello - solution de gestion d'équipe avec vue sur le calendrier].

Qu'est-ce qu'un agenda en ligne ?

Malgré les différences, l'objectif est le même. Un agenda en ligne ou, comme nous le préférons, un agenda en ligne est un outil logiciel qui vous permet de planifier et d'ajouter des tâches, des projets et des événements sur un calendrier ou un tableau de calendrier. 

Cela semble simple, jusqu'à ce que nous utilisions un autre terme, celui de "planificateur de calendrier". Et c'est une impulsion qui devrait déclencher une nouvelle question : y a-t-il une différence ? En quoi un agenda diffère-t-il d'un calendrier en ligne (par exemple, Google Calendar) ?

Ces deux types d'applications ont des objectifs différents :

• un calendrier vous permet de planifier des événements (par exemple, des réunions) et de les rappeler,

• un planificateur en ligne vous permet également de planifier des événements (par exemple, ajouter des tâches, définir des rappels, ajouter des événements, modifier des événements, ajouter des notes), mais il est en outre doté de puissantes fonctions de planification du travail. Ces fonctionnalités peuvent inclure la gestion des disponibilités, le suivi des dépendances entre les tâches, le suivi du temps et l'analyse des projets.

On peut dire que les outils de calendrier en ligne peuvent aussi vous aider à planifier votre travail. C'est vrai, du moins pour un usage personnel. Cependant, lorsque vous devez respecter des délais ou créer un calendrier pour votre équipe (ou plusieurs équipes), vous avez besoin de plus de fonctionnalités que celles offertes par la plupart des calendriers.

Ce qu'un chef de projet évite lorsqu'il utilise un agenda en ligne

Parlons des avantages : quels sont les avantages concrets de l'utilisation des agendas en ligne ? Nous avons décidé de les répartir en deux catégories :

1. Perte de temps et d'argent 

Vous êtes-vous déjà demandé combien d'heures votre équipe consacre à des échanges inutiles concernant leurs missions actuelles ou les tâches à venir ? Apptension, une entreprise de 50 personnes société de développement de logiciels a calculé qu'elle perdait plus de $11k chaque mois sur des questions telles que "sur quoi dois-je travailler aujourd'hui ?", "ma demande de congés a-t-elle été approuvée ?". Grâce à un agenda en ligne, ils ont réussi à réduire ce chiffre de près de $10k ! 

2. Le manque de transparence

Lorsque vous décidez de mettre en place un planificateur en ligne dans votre organisation/équipe, il devient la seule source de vérité concernant les horaires, les projets, les progrès, les responsabilités, etc. Dans de nombreux planificateurs, la partie gauche de l'interface comprend une colonne "assigné" qui permet de suivre l'avancement du travail et de planifier les tâches. Il est essentiel, en particulier pour les équipes distribuées, d'avoir une vue d'ensemble transparente du travail effectué au sein d'une équipe.

Affectation (réservation) des employés en fonction de leurs compétences et de leur disponibilité. La vue et l'affectation de chaque semaine apparaissent dans le calendrier en ligne. [Source : Teamdeck]

3. Projets sous contrôle insuffisant

Nous recommandons vivement d'utiliser des planificateurs en ligne plutôt que de planifier le travail dans Excel ou sur papier. En effet, en cas de changement - ce qui est presque inévitable -, vous pouvez réagir rapidement et modifier facilement le plan à l'aide d'un outil interactif. Les feuilles de calcul et les documents texte peuvent devenir rapidement obsolètes si vous ne les mettez pas régulièrement à jour.

4. Collaboration approximative

Imaginez que votre entreprise mène plusieurs projets de front. Chaque chef de projet doit constituer une équipe et planifier la date de démarrage d'un projet en fonction de ses disponibilités. Grâce à un planificateur de calendrier, ils peuvent également voir ce que d'autres gestionnaires de projet planifient et éviter ainsi de se retrouver dans une situation de conflit d'intérêts. les conflits de calendrier des projets.

5. Surutilisation, sous-utilisation

Projet et planification des ressources Les applications sont des outils qui permettent de constituer une équipe heureuse. Les employés veulent être au courant de leurs prochaines missions. Ils se sentent également mieux lorsque les managers peuvent voir et planifier leur disponibilité ou leur charge de travail. Les risques d'heures supplémentaires ou de sous-utilisation sont beaucoup plus faibles lorsque vous utilisez un planificateur en ligne robuste. Lire comment mesurer l'utilisation des ressources et son rôle dans les processus de gestion de projet. 

Comment planifier le travail de votre équipe avec Teamdeck et son agenda en ligne pour la planification d'équipe ?

Maintenant que vous connaissez les principaux avantages de la planification du travail avec des outils de calendrier en ligne, nous voulons vous montrer comment vous pouvez le faire en pratique, en utilisant Teamdeck.

Teamdeck est un agenda en ligne (ou un - un logiciel de gestion des ressources, ) qui combine les fonctionnalités d'un agenda en ligne avec d'autres fonctions puissantes telles que le suivi du temps, la gestion des absences et les rapports de projet.

Voici comment la planification de la semaine pour votre équipe peut être plus facile avec Teamdeck :

1. Voir qui est disponible et qui est occupé

Avant de commencer à élaborer votre plan hebdomadaire, vous devez avoir une vue d'ensemble de la disponibilité de votre équipe. C'est très simple : il vous suffit de consulter la rubrique calendrier des ressources.

Vous pouvez également utiliser des champs personnalisés pour capturer et organiser des informations supplémentaires telles que les rôles, les responsabilités et les attributs spécifiques du projet.

Ici, vous pouvez suivre les détails de la disponibilité de votre équipe à deux niveaux différents :

• la disponibilité quotidienne/les heures de travail (particulièrement utile si vous travaillez avec des employés à temps partiel et des indépendants),

• les vacances planifiées et les différents types de congés (par exemple, les congés de maternité).

Vous pouvez également vérifier les affectations actuelles des personnes et voir si elles sont affectées à des projets et pour combien de temps. Lorsque les personnes ont déjà beaucoup de tâches à accomplir, il est préférable de ne pas les surcharger de travail.

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