Idées pour une réunion quotidienne efficace

La tenue d'une réunion quotidienne de Scrum est une tradition que de nombreuses équipes suivent. Certaines d'entre elles voient des résultats tangibles de ces réunions, tandis que d'autres luttent pour maintenir l'élan. Peut-être faites-vous partie de l'un de ces groupes ou peut-être n'organisez-vous même pas de réunions quotidiennes pour votre équipe Scrum. Aujourd'hui, nous allons essayer de vous montrer comment vous pouvez commencer ou améliorer le Daily Scrum de votre équipe.

Commençons par nous référer à la Guide Scrumqui est une excellente source d'information sur tout ce qui concerne Scrum, y compris les réunions Scrum. Il définit la mêlée quotidienne comme un "événement de 15 minutes pour l'équipe de développement. La Mêlée quotidienne a lieu chaque jour du Sprint. L'équipe de développement y planifie le travail pour les 24 heures à venir".

Si l'on considère cette définition, la réunion quotidienne de Scrum semble assez simple. Cependant, des détails subtils peuvent faire dérailler vos réunions d'équipe et les transformer en mises à jour improductives. Pour en avoir le cœur net, nous commencerons par rappeler les objectifs de ces réunions quotidiennes.

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Quel est l'objectif de la réunion quotidienne de la mêlée ?

La mêlée quotidienne est l'occasion pour votre équipe de.. :

• Inspecter la progression vers l'objectif du sprint. C'est sur ce point que devraient porter les réunions de votre équipe : où en sommes-nous par rapport à l'objectif du sprint en cours ?
• Synchroniser les activités et planifier les prochaines 24 heures. Faites attention à cela, car vous verrez bientôt que cet objectif d'une réunion Scrum quotidienne est souvent négligé et que les gens se concentrent plutôt sur le travail qui a déjà été fait.
• Identifier les obstacles susceptibles d'entraver la progression du travail. Sur le papier, c'est une bonne chose que les membres de l'équipe aient l'occasion de réexaminer les problèmes chaque jour. Cela donne à chacun une longueur d'avance et une chance de les résoudre avant qu'ils ne s'aggravent. En réalité, certaines équipes ont malheureusement tendance à ignorer cette partie des réunions quotidiennes de Scrum.
• Éliminez les autres réunions. Lorsque vous établissez un plan pour les 24 heures à venir en 15 minutes, vous économisez beaucoup de temps de réunion. N'oubliez pas de consulter notre guide pour gestion efficace des réunions et apprenez comment rendre vos réunions non-Scrum productives.
• Favoriser la transparence et améliorer la communication. Une réunion quotidienne de la mêlée est un excellent moyen pour votre équipe de comprendre clairement ce qui se passe dans le projet. projet et discuter d'une stratégie pour atteindre l'objectif de Sprint.

Un Scrum master doit-il être présent lors de la réunion quotidienne de Scrum ?

Le rôle du Scrum Master est de s'assurer que chaque membre de l'équipe comprend l'objectif de ces réunions, mais l'équipe de développement est responsable de la conduite du standup quotidien. Cette approche favorise la responsabilisation de l'équipe et l'esprit d'auto-organisation. En fin de compte, lorsque l'équipe est en mesure de mener des sessions quotidiennes de Scrum efficaces et efficientes, le Scrum master n'a même pas besoin d'être présent pendant toute la durée de la session.

En quoi une réunion Daily Scrum est-elle différente d'une réunion d'état ?

De nombreux praticiens Scrum insistent sur le fait qu'il est essentiel de ne pas laisser les réunions quotidiennes Scrum de votre équipe se transformer en réunions d'état. Le problème est que de nombreuses personnes ne voient pas de différence significative entre ces deux types de réunions. Nous allons essayer de clarifier les choses.

Lorsque vous pensez à des mises à jour de statut (réunions ou, par exemple, écrites rapports sur l'état d'avancement du projet), vous vous imaginez probablement, vous et votre équipe, en train de rendre compte à quelqu'un, qu'il s'agisse d'un responsable ou d'un client. Or, c'est justement là que le bât blesse : lors d'un standup quotidien, votre équipe ne rend de comptes à personne. Au contraire, elle travaille ensemble à l'élaboration d'un plan pour les 24 heures à venir.

Une autre différence entre la mêlée quotidienne et les réunions d'état est ce qui est discuté au cours de ces dernières. Les mises à jour de l'état d'avancement sont souvent des récapitulations de qui a fait quoi et quel a été le résultat de cette action. C'est là que les choses peuvent devenir un peu floues. Après tout, les participants à une réunion Daily Scrum discutent également du travail effectué. La différence est que le résultat principal des réunions quotidiennes ne doit pas être une liste de choses qui ont été faites mais une vision collaborative de la façon dont l'équipe Scrum peut travailler pendant les prochaines 24 heures pour atteindre les objectifs du Sprint.

Ces différences peuvent sembler mineures, mais il y a un réel avantage à ne pas transformer les réunions quotidiennes de votre équipe en réunions d'état. Respectez le guide Scrum : vos réunions seront plus efficaces. De plus, les membres de votre équipe en verront l'intérêt et y participeront activement.

Idées pour optimiser les réunions quotidiennes de votre équipe

Même si chaque réunion Scrum est régie par certaines règles, il existe encore beaucoup de flexibilité dont vous et votre équipe pouvez bénéficier. Nous avons présenté ci-dessous quelques conseils pour optimiser les réunions Scrum quotidiennes de votre équipe. Nous ne nous sommes pas concentrés sur des techniques particulières (le standup quotidien de la planche, quelqu'un ?), mais nous avons plutôt énuméré de petites choses que vous pouvez envisager pour rendre le travail de votre équipe plus efficace.

• Assurez-vous que chaque membre de l'équipe comprend les objectifs de cette réunion Scrum. S'ils ne savent pas pourquoi ils se réunissent tous les jours, les choses peuvent rapidement aller dans le sens de la réunion d'état. D'ailleurs, les mêmes conseils sont valables pour d'autres réunions Scrum : vous pouvez lire notre idées de rétrospectives ici.
• Faites confiance à votre équipe. Encore une fois, plus vous essayez de contrôler la réunion, plus elle risque de ressembler à une mise à jour du statut. Laissez les membres de votre équipe animer leurs réunions Scrum quotidiennes. Laissez-les définir le plan pour le reste de la journée.
• Encouragez les gens à parler ouvertement des obstacles actuels. Nous avons déjà mentionné plus haut que certaines équipes ne se sentent pas à l'aise pour partager les défis auxquels elles sont confrontées. Lorsque vous constatez que la progression vers l'objectif du sprint n'est pas aussi fluide que prévu, mais que les membres de l'équipe ne mentionnent aucun obstacle, vous savez que communication et la transparence devrait probablement être abordée.
• Allez au-delà des trois questions. Votre équipe suit probablement la formule des trois questions pour sa réunion quotidienne (Qu'ai-je fait hier ? Que vais-je faire aujourd'hui ? Y a-t-il des obstacles sur mon chemin ?) Il s'agit d'une recette fiable pour garder les choses organisées. Il faut juste s'assurer que les gens ne se contentent pas de répondre à ces trois questions. Après tout, ils doivent encore décider s'il est nécessaire d'ajuster leur plan. Sinon, cette réunion Scrum n'est pas très différente d'une mise à jour de l'état d'avancement. Vous savez très bien que ce n'est pas le cas. Si vous sentez qu'il y a une certaine "lassitude des 3 questions" parmi les membres de votre équipe, vous pouvez pimenter les choses en changeant l'ordre des questions ou en les reformulant légèrement.
• Ne vous concentrez pas sur le fait que tout le monde soit occupé. Les participants à une réunion quotidienne de Scrum peuvent avoir l'impression d'être stigmatisés s'ils n'indiquent pas qu'ils travaillent sur de nombreuses tâches ou qu'ils ne sont pas occupés. Il ne devrait pas en être ainsi : la priorité est d'atteindre l'objectif du sprint, et non de maximiser les capacités de chacun. En tant que personnes à l'origine d'un application de gestion des ressourcesNous sommes conscients de l'importance de le suivi de l'utilisation des ressourcesIl s'agit d'un système qui peut être modifié lorsque vous estimez que le flux de travail est efficace, et non l'inverse.
• Introduisez un parking pour les idées qui surgissent pendant le standup quotidien, mais qui ne sont pas pertinentes pour cette réunion Scrum. Votre équipe ne dispose que de 15 minutes pour évaluer les progrès et établir un plan pour les prochaines 24 heures. Une conversation hors sujet peut faire dérailler toute la réunion. La mise en place d'un parking permet aux participants de poursuivre la réunion. Vous ne perdez pas d'idées potentiellement importantes et vous pouvez en discuter plus tard.

Augmentez la visibilité des membres de votre équipe pour que les réunions quotidiennes soient efficaces.

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