En tant que chef de projet, vous savez pertinemment que l'élaboration d'un calendrier optimal pour un projet est un défi, mais vous disposez de beaucoup d'éléments pour le relever. logiciel de gestion de projets et de ressources et des techniques à votre disposition. Néanmoins, il est possible que vous soyez confronté à des problèmes de calendrier. Les choses deviennent encore plus complexes lorsque vous travaillez dans une entreprise responsable de la réalisation de plusieurs projets à la fois. Le risque de chevauchement des horaires et de double emploi est alors encore plus élevé.
Heureusement, vous pouvez éviter la plupart des conflits liés à l'emploi du temps en suivant les bonnes pratiques suivantes gestion des ressources et des projets. Nous avons listé quelques conseils ci-dessous - suivez-les pour gérer vos projets avec plus de succès.
Ces deux termes sont parfaitement connus. Dans le monde des affaires comme dans la vie privée, des situations telles que le chevauchement de deux dates importantes ou de deux événements importants n'ont rien de nouveau dans la vie de tout être humain. Mais la plupart du temps, une telle situation n'améliore jamais les choses, ni ne les rend plus faciles.
D'une manière générale, dans un environnement de gestion de projet, les conflits d'horaires surviennent lorsqu'un membre de l'équipe ou un employé est affecté à plus de deux tâches ou à des doubles équipes simultanément. Une telle situation est à l'origine de deux choses et chacune d'entre elles a ses propres défis à relever.
De nombreuses recherches portant sur les problèmes liés à l'abandon d'un emploi indiquent que les cinq principales raisons sont toujours une question d'emploi du temps ou, en d'autres termes, de flexibilité. Si vous lisez le résumé donné par l Centre de recherche PEW ou celui de L'étude de GallupLes conclusions sont les mêmes. L'emploi du temps de l'employé détermine sa décision en termes d'engagement et de loyauté.
Les deux peuvent-ils influencer les entreprises et la réalisation de projets ? Tout à fait. Une bonne gestion des conflits de calendrier est une autre compétence des chefs de projet qui visent plus haut.
Prenons quelques instants pour décrire certaines des causes les plus courantes des problèmes de planification de projet. Une fois que vous les aurez comprises, il vous sera plus facile d'identifier les points à améliorer dans votre processus de gestion de projet.
Il est vrai que certaines circonstances échappent à votre contrôle. Prenons par exemple la situation actuelle. À l'heure où nous publions ce billet (juin 2020), des milliers de projets, voire plus, ont été suspendus ou carrément annulés en raison de la pandémie de coronavirus. Vous ne pouvez pas contrôler tout ce qui peut arriver à votre projet. Cela ne signifie pas que vous ne devez pas introduire des mesures préventives de gestion de projet pour éviter les conflits de calendrier.
Le moyen le plus simple d'accroître la visibilité des activités d'un projet et des membres de l'équipe qui y travaillent est d'introduire une ressource, une calendrier en ligne. Il s'agit d'un espace où tous les employés, ou certains d'entre eux, peuvent voir les projets pour lesquels des personnes ont été réservées, qui a du temps libre (et peut rejoindre une autre équipe qui a du mal à suivre), qui n'est pas du tout disponible, etc. Teamdeck est l'outil que nous avons construit pour aider les entreprises à mieux gérer leurs équipes et leurs projets :
Un calendrier central des ressources sera particulièrement apprécié par les entreprises qui travaillent sur plusieurs projets à la fois. Lorsque vous avez plusieurs calendriers, échéances et équipes de projet, il est d'autant plus difficile d'éviter les conflits ou les chevauchements. Supposons que vous souhaitiez ajouter une nouvelle personne à votre équipe de projet. Si vous ne voyez pas le calendrier des autres projets, vous ne pouvez que supposer qu'ils géreront la charge de travail supplémentaire. Grâce à une source unique de "vérité en matière de planification", chaque gestionnaire de projet peut activement éviter les conflits de planification lorsqu'il planifie un nouveau projet ou ajuste un projet existant.
Pour réussir avec l'allocation des ressourcesPour ce faire, vous devez déterminer le type de personnes dont vous avez besoin pour votre équipe. Quelles sont les compétences souhaitées ? L'expérience professionnelle jouera-t-elle un rôle important ? Peut-être est-il préférable de choisir des lieux géographiques particuliers parce que les employés devront rencontrer le client en personne ? Il se peut que vous ayez plusieurs exigences pour votre "équipe de rêve", et il est important de les préciser. Si vous réservez le premier groupe de personnes disponibles sans tenir compte des facteurs énumérés ci-dessus, vous risquez de devoir réaffecter des ressources ultérieurement et de provoquer des problèmes de calendrier.
Bien entendu, vous devez également vérifier si les emplois du temps personnels de votre équipe sont alignés sur le calendrier du projet. Vous pouvez le faire facilement si votre projet outil de planification stocke également les données relatives aux absences (Teamdeck le fait). Bien sûr, vous ne pouvez pas toujours planifier votre emploi du temps en fonction des vacances des employés : l'essentiel est d'être au courant de ces absences, sinon vous risquez d'avoir un problème avec l'emploi du temps.
Une communication ouverte et un sens de la la transparence des projets aidera les membres de votre équipe dès la phase d'estimation du projet. Bien qu'il ne faille pas s'attendre à ce que les membres de l'équipe trouvent 100% précis, il n'en reste pas moins qu'ils ont besoin d'une bonne dose d'aide. estimationsLes hypothèses qu'ils fournissent doivent être au moins dans le domaine du possible. Comment pouvez-vous aider ? L'une des choses que les chefs de projet peuvent faire pour soutenir l'estimation d'un projet est de s'assurer que l'équipe comprend parfaitement le projet : les objectifs de l'entreprise, les besoins de l'utilisateur final et toutes les exigences fonctionnelles et non fonctionnelles. Cela devrait aider vos employés à établir des estimations plus réalistes.
C'est une chose de garder à l'esprit les dépendances entre les différentes tâches, mais vous devez aussi vous souvenir des dépendances entre les différents rôles dans le projet. Votre développeur frontal ne pourra travailler pleinement sur le projet que lorsque le concepteur aura livré sa part du travail. Si une personne est en retard dans l'exécution de ses tâches, d'autres personnes risquent de faire de même, simplement en raison des dépendances entre leurs rôles.
Assurez-vous que votre équipe est consciente de ces dépendances. Cette prise de conscience les aidera à prendre de meilleures décisions au stade de l'estimation et à hiérarchiser leurs tâches par la suite.
Nous avons déjà mentionné que vous avez besoin d'une certaine visibilité sur les calendriers des autres projets de votre entreprise, en particulier si vous utilisez le même pool de ressources. Mais comment pouvez-vous avoir une visibilité sur les intentions des autres ? Imaginons que vous prépariez un nouveau projet et que vous soyez sur le point de constituer l'équipe. Vous parcourez la liste des employés et repérez quelqu'un qui conviendrait parfaitement. Vous décidez de l'affecter au projet dès que vous aurez reçu du client la confirmation officielle du lancement. Ce jour-là, vous avez une mauvaise surprise : un autre chef de projet a déjà réservé cet employé pour son projet. Si seulement vous aviez la possibilité de réserver un membre de l'équipe en particulier...
Avec Teamdeck, vous êtes en mesure de communiquer vos intentions et de réserver des employés à titre provisoire - il suffit d'ajouter une étiquette dédiée à votre réservation. Vous pouvez également créer des étiquettes personnalisées pour, par exemple, exprimer différents niveaux d'urgence ou de confiance dans une réservation donnée. Tout cela afin d'éviter les conflits avec le calendrier d'un autre projet.
Le suivi de l'avancement du projet et l'établissement de rapports sont des éléments essentiels de la gestion de projet : ils vous permettent de tenir les parties prenantes au courant, mais aussi de mieux comprendre la santé du projet vous-même. Ressources et logiciel de planification de projetLes logiciels de gestion de projet, y compris Teamdeck, permettent souvent de créer des rapports sur les activités du projet, le temps passé, l'utilisation des ressources, etc. Utilisez-les pour éviter d'avoir à ajuster votre planning.
Par exemple, vous devez régulièrement vérifier le temps réellement passé par vos employés et le comparer aux estimations initiales. Tout se passe plus ou moins comme prévu ? C'est très bien ! En revanche, un écart entre les estimations et les heures effectives peut être un indicateur de problèmes de planification futurs.
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