Productivité du travail à distance : Comment rester productif lorsque l'on travaille à domicile ?

Ici, à TeamdeckNous avons toujours adhéré au concept de équipes virtuellesL'objectif de cet article de blog est donc normalement de vous aider à comprendre les avantages du travail à domicile.

Certes, nous pensons toujours que le travail à distance est un excellent choix pour les entreprises. Les enquêtes montrent que que cela peut être plus efficace que de garder vos employés au bureau, et que de nombreux travailleurs préfèrent en fait travailler à distance.

Cependant, la réalité est que le travail à distance n'est plus un avantage que certaines entreprises choisissent d'offrir. À l'heure de la pandémie de COVID-19, le travail à domicile n'est plus une question de préférence, mais une nécessité pour des millions de personnes.

Qu'en est-il de la productivité des nouveaux employés à distance ? Elle n'est pas toujours excellente. Un rapport de Slack montre que 31% des personnes qui viennent de commencer à travailler à distance admettent que leur productivité au travail s'en ressent. Ce sentiment est beaucoup moins répandu chez les travailleurs à distance chevronnés : seuls 13% déclarent que le travail à domicile a eu un impact négatif sur leur productivité.

Dans ce billet de blog, nous allons essayer de partager nos conseils de productivité qui s'appliquent aux travailleurs à distance expérimentés et nouveaux. Nous avons divisé nos conseils en deux groupes. Tout d'abord, vous découvrirez comment rendre votre travail plus productif en tant qu'employé à distance. Vers la fin de ce billet de blog, nous partagerons également quelques conseils pour l'entreprise et les chefs d'équipe.

Productivité du travail à distance - conseils pour vous

Nous avons essayé d'adapter tous nos conseils à la situation à laquelle nous sommes confrontés en ce moment. Toutefois, selon votre lieu de résidence et votre mode de travail, les restrictions et les conditions auxquelles vous êtes soumis peuvent varier. N'hésitez pas à suivre nos conseils et à les adapter à votre cas particulier. Et avant tout : soyez bienveillants envers vous-même, surtout en ces temps difficiles. 

Construire son poste de travail

Il y a de fortes chances que votre performance au travail est loin d'être optimale, car vous vous sentez constamment distrait et dépaysé lorsque vous travaillez à distance. Ce n'est pas inhabituel : travailler dans le même endroit que celui où vous passez le reste de votre vie est un véritable défi. Normalement, nous vous suggérons de changer d'environnement en travaillant dans un café ou dans un espace de coworking. Bien sûr, ce n'est pas une option pour la plupart d'entre nous aujourd'hui. Mais même si vous devez rester à la maison avec vos enfants, vos animaux de compagnie, les membres de votre famille, etc., vous pouvez toujours essayer d'améliorer votre bureau à domicile.

Gardez à l'esprit que même si les restrictions sévères sont temporaires, cela ne signifie pas que votre poste de travail à distance doit être mal conçu.

Commencez par rassembler l'équipement dont vous avez besoin pour travailler efficacement. Si vous pouvez physiquement prendre l'équipement (votre ordinateur portable, votre écran, votre clavier, etc.) de votre bureau, profitez-en. N'oubliez pas les écouteurs qui peuvent vous aider à passer en "mode travail".

Choisissez le bon espace de travail : dans l'idéal, vous devez pouvoir "venir" et "repartir" du bureau à domicile tous les jours. Si vous pouvez consacrer une pièce séparée à votre bureau à distance, cela peut être une excellente solution. Bien sûr, tout le monde ne peut pas se le permettre, mais le simple fait d'utiliser un coin de l'une de vos pièces comme "espace de travail" vous aidera à vous sentir plus à l'aise au travail.

Maintenant que vous avez choisi le bon espace, essayez de l'adapter à vos besoins. Peut-être vous sentez-vous improductif lorsque vous êtes assis toute la journée ? Les employés de bureau ont de multiples occasions de bouger : assister réunions et aller déjeuner - lorsque vous travaillez à domicile, il est facile de passer toute la journée dans la même position. Certes, vous ne pourrez peut-être pas recréer l'horaire habituel du bureau, mais vous pouvez utiliser un bureau debout (même improvisé) pour vos appels professionnels et introduire d'autres activités physiques. Votre corps se sentira beaucoup mieux.

Si vous êtes aux prises avec des distractions, une solution consisterait à protéger votre espace de travail en installant un panneau "Je suis au travail". Il peut s'agir d'un signe écrit (surtout si vous avez affaire à des membres curieux de votre famille), ou même d'une bougie parfumée que vous allumez au début de la journée. Non seulement cela indiquera que vous êtes actuellement occupé, mais cela deviendra également un petit rituel qui vous incitera à vous concentrer.

Une dernière chose : nettoyez régulièrement votre espace de travail. Cela peut devenir une habitude de l'après-midi ou quelque chose que vous faites le dimanche pour vous préparer pour la semaine. Travailler dans un environnement propre et organisé peut avoir un effet positif sur votre productivité.

Introduire des habitudes qui améliorent la productivité

Si vous n'avez pas l'habitude de travailler à domicile, il est normal que vous vous sentiez un peu perdu et incertain de votre routine de travail. Voici quelques moyens pour les employés à distance d'organiser leur travail et de faire avancer les choses.

• Mettre en œuvre certaines stratégies de gestion du tempsLe travail à distance est différent du travail de bureau, vous devrez donc chercher de nouvelles façons de gérer votre temps. Moi et deux autres employés de Teamdeck avons essayé quelques unes de ces méthodes et nous avons résumé nos expériences dans un article de blog post. Je reconnais que j'ai toujours recours à la technique que j'ai essayée, le travail en profondeur, chaque fois que je dois mener à bien une tâche difficile. Cela m'aide à rester sur la bonne voie et à maintenir mon niveau de productivité à un niveau très élevé, surtout lorsque je travaille à distance.
• Établir des listes de contrôle - pour faire quelque chose, il faut savoir exactement ce qu'il y a à faire ! De nombreuses entreprises utilisent des outils de gestion de projet pour assurer le suivi des tâches, mais les travailleurs à distance peuvent également créer leurs propres listes de contrôle. Notez ce que vous voulez faire un jour, une semaine ou d'ici la fin du mois et cochez les tâches à accomplir - c'est génial !
• Hiérarchiser les tâches - il est toujours utile de pouvoir classer ses tâches par ordre d'importance, mais il est encore plus essentiel d'avoir des priorités claires lorsque l'on travaille à distance. Nous avons récemment publié un article de blog sur priorisation des tâches d'un projetmais les techniques qui y sont décrites vous seront utiles même si vous n'êtes pas un gestionnaire de projet.
• Suivez votre temps - de nombreux employés à distance ont l'impression de ne pas avoir accompli grand-chose au cours de leur journée de travail. Le suivi du temps pourrait être l'occasion a) de reconnaître le dur labeur que vous accomplissez b) de trouver des pistes d'amélioration. Par exemple, si vous consacrez très peu de temps à un travail productif et que vous devez plutôt perdre du temps à fouiller dans des dossiers à la recherche d'éléments visuels importants, c'est l'occasion d'optimiser quelque chose (par ex, nettoyer le disque virtuel de votre équipe afin que vous passiez moins de temps à rechercher des fichiers clés).
• Faites des pauses. Nous savons qu'il est facile de les oublier lorsqu'on reste à la maison. En réalité, il est essentiel de prendre au moins quelques minutes pour recharger ses batteries. Certes, vous ne pourrez peut-être pas aller vous promener ou déjeuner à l'extérieur, mais le moins que vous puissiez faire est de faire quelques exercices d'étirement et de marcher autour de votre maison. En parlant de déjeuner, essayez de ne pas le prendre à côté de votre ordinateur pendant que vous tapez vos courriels. Asseyez-vous plutôt à table et détendez-vous : c'est une pause bien méritée.
• Faites attention à votre façon de communiquer : vous avez peut-être l'impression de toujours exprimer vos pensées de façon très claire, mais... une communication efficace au sein d'une équipe à distance est une toute autre affaire. Vérifiez que vos messages sont compréhensibles et ne laissez aucune place au doute. Cela vous permettra, ainsi qu'aux membres de votre équipe à distance, d'être plus productifs.

Prenez soin de vous

Lorsque vous travaillez à domicile, il est facile de ne plus savoir où se termine le travail et où commence la vie, et par conséquent de sacrifier votre vie privée. l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. C'est pourquoi il est important de se rappeler que travailler à distance n'est pas synonyme de travailler en permanence. Respectez vos horaires de travail traditionnels ou prévoyez des périodes pendant lesquelles vous travaillerez. Informez vos coéquipiers de la fin de votre journée de travail. Vous pouvez le faire en leur envoyant un message ou en définissant un statut approprié sur votre application de chat.

Il est également essentiel de rester en contact avec vos collègues. De nombreux employés de bureau ressentiront certainement le manque d'interactions amicales lorsqu'ils passeront au travail à distance. Prenez le temps de discuter avec vos collègues et prenez de leurs nouvelles.

Enfin et surtout, prenez soin de vous. Il est absolument essentiel que, pendant ces périodes difficiles, vous trouviez des activités qui vous permettent de vous sentir mieux. Écoutez votre podcast préféré, faites-vous faire un soin du visage ou une bonne séance d'entraînement : faites ce qui vous permet de garder le moral.

Que peuvent faire les dirigeants pour améliorer la productivité de leurs équipes à distance ?

Passer d'un travail de bureau à travail à distance peut s'avérer difficile pour vous et vos employés de bureau devenus employés à distance. Heureusement, il y a des choses que vous pouvez faire pour faciliter la transition et augmenter la productivité de vos travailleurs à distance.

• Définir clairement les rôles et les objectifs. C'est toujours important, mais c'est d'autant plus vrai pour les personnes qui travaillent dans des lieux différents. Lorsque vos employés savent ce que l'on attend d'eux et ce qu'ils doivent accomplir, il leur est plus facile de planifier et de hiérarchiser les tâches.
• Communiquez la stratégie de l'entreprise à vos travailleurs à distance. Les personnes qui travaillent à domicile peuvent éprouver des difficultés à se concentrer sur différentes tâches lorsqu'elles ne voient pas l'objectif global qui les sous-tend. Veillez à ce que vos employés sachent ce qu'ils doivent faire et pourquoi ils doivent le faire.
• Faciliter la communication non liée au travail. Les travailleurs à distance qui avaient l'habitude de travailler ensemble peuvent avoir du mal à bénéficier du même niveau d'interaction humaine décontractée. Heureusement, vous pouvez organiser des réunions en ligne pour vos coéquipiers, afin qu'ils puissent passer du temps ensemble et discuter de leur vie. Apptension, l'éditeur du logiciel Teamdeck, a commencé à organiser des cafés virtuels. <br>eaks (nous adorons notre jargon de programmation). Chacune de ces réunions porte sur un thème différent lié au style de vie (par exemple la méditation ou le fitness) et les employés peuvent partager leurs expériences et simplement discuter entre eux.
• Utilisez des outils qui favorisent la collaboration et la communication à distance. Les applications de chat et d'appel vidéo sont essentielles, mais il existe d'autres types de logiciels que vous devriez envisager. Les applications de gestion de projet peuvent aider vos employés à gérer des projets et à en suivre l'évolution. Les outils de gestion des ressources, quant à eux, permettent d'équilibrer la charge de travail et de planifier le travail de vos équipes.
  Vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont la gestion des ressources peut aider votre entreprise à passer au travail à distance ? Utiliser cette invitation pour planifier une consultation gratuite avec les experts en succès client de Teamdeck. Nous vous montrerons comment votre entreprise peut bénéficier d'une bonne planification des ressources, d'un suivi du temps et d'une gestion de la disponibilité des employés à distance dans un seul outil.
• Sensibilisez votre équipe - parlez-lui des bonnes pratiques et partagez des ressources intéressantes. Vous trouverez sur notre blog plusieurs articles qui pourraient vous être utiles, à vous et à vos employés : un guide sur l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée pour les chefs de projet, des conseils pour une communication à distance efficace, des idées pour renforcement de l'esprit d'équipe à distance.

Nous espérons que cet article de blog vous a donné quelques idées pour augmenter la productivité des travailleurs à distance, que vous soyez un chef d'équipe ou un employé qui travaille à domicile. Avez-vous d'autres conseils sur ce sujet ? Partagez-les dans le chat - nous serions ravis d'entendre ce que vous avez à dire. Soyez prudents et continuez à bien travailler !