Que vous soyez chef de projet ou dirigeant d'entreprise, votre priorité est de veiller à ce que votre équipe mène à bien ses projets, dans le respect des délais et du budget. D'autre part, vous souhaitez également que les membres de votre équipe soient satisfaits et heureux au travail. Atteindre ces deux objectifs peut sembler compliqué, mais ignorer l'un d'entre eux aurait des conséquences désastreuses pour votre entreprise.

Ce que vous obtiendrez grâce à cet article :

Pour de nombreuses équipes, le processus de gestion des ressources s'est avéré être une stratégie efficace pour atteindre les deux objectifs. Pourquoi le processus de gestion des ressources est-il une stratégie efficace pour atteindre les deux objectifs ? gestion des ressources du projet important ? Il s'agit d'une stratégie qui permet d'obtenir des avantages commerciaux tangibles tout en satisfaisant votre équipe. Avec une gestion efficace des ressources, tout le monde est gagnant. Examinons de plus près les principaux avantages de la gestion des ressources pour les organisations et les ressources.

Quels sont les avantages de la gestion des ressources ?

Avant de passer à l'énumération des avantages, rappelons ce que la gestion des ressources permet de faire, car c'est la base de tous les avantages décrits ci-dessous.

Tout d'abord, en utilisant Logiciel de gestion des ressources Teamdeck (qu'il s'agisse d'une application dédiée ou d'une simple calendrier des ressources), vous savez exactement qui est disponible pour travailler sur votre projet et pour combien de temps. Vous pouvez ainsi affecter des ressources à différentes missions en tenant compte des objectifs de l'entreprise.

Mais la gestion des ressources ne s'arrête pas là l'allocation des ressources-Vous devez également surveiller votre équipe pendant qu'elle travaille sur le projet et prendre des décisions en conséquence, par exemple changer d'équipe ou modifier et mettre à jour le projet. gérer la charge de travail de certaines personnes. En bref, la gestion des ressources vous donne une visibilité approfondie de la capacité, de la charge de travail et des performances de votre équipe.

Que gagnerez-vous en commençant à gérer les ressources de manière stratégique ?

Efficience et efficacité de la mise en œuvre des projets

La gestion des ressources peut avoir une incidence positive sur la réalisation des projets. C'est pourquoi il s'agit d'un aspect essentiel de la gestion de projet. Lorsque vous mettez en œuvre des stratégies de planification des ressources et l'attribution, vous vous assurez que les bonnes personnes travaillent sur les bons projets.

Planification des ressources en fonction des compétences [Écran de Teamdeck].
Par "bonnes personnes", nous n'entendons pas nécessairement "les personnes disponibles pour travailler au cours d'une période donnée". De nombreuses ressources, et même des outils de gestion des ressources vous permettent de saisir davantage d'informations sur votre personnel, par exemple sur ses compétences. Cela vous permettra de mieux répartir les ressources : vous pourrez choisir les membres de l'équipe qui excelleront dans un projet donné en raison de leur expertise.

L'efficacité et l'efficience de la mise en œuvre des projets sont également accrues, car vous pouvez repérer les difficultés potentielles (conflits de calendrier(manque de ressources, trop d'heures supplémentaires) à l'avance, et ajustez le calendrier de votre projet avant que ces problèmes ne s'aggravent. Une telle anticipation peut éviter à votre projet d'échouer. Interrogés sur les principales causes d'échec de leurs projets passés en 2017, 23% des Les répondants du Project Management Institute nommée "inadéquate la prévision des ressources"et "dépendance à l'égard des ressources".

Transparence et amélioration de la communication

Les chefs de projet savent que la transparence des projets est essentiel pour maintenir la confiance au sein de leurs équipes. La gestion des ressources favorise grandement des relations saines entre les employés et leurs responsables, mais aussi entre les différents chefs de projet. En effet, lorsque vous avez une vue d'ensemble de la disponibilité des ressources et de la charge de travail prévue, vous ne risquez pas de vous tromper. Par conséquent, vous n'allez pas, par exemple, réserver deux fois certains employés.

Vous n'avez pas non plus besoin de perdre du temps dans des échanges de courriels qui sont plutôt gérés par votre application de gestion des ressources. Par exemple, si vous prévoyez d'ajouter une ressource humaine particulière à votre équipe de projet, mais que le projet lui-même n'est pas 100% validé, vous n'avez pas besoin de contacter d'autres chefs de projet et de demander à certains employés de se joindre à eux. Votre outil doit vous permettre d'ajouter une réservation provisoire à cette personne : les autres responsables verront que cette personne rejoindra probablement votre équipe.

Imaginons un autre scénario : cette fois, il s'agit d'un employé qui souhaite partir en vacances pour une courte durée. Il envoie un courriel à son projet ou à son gestionnaire de ressources ou un autre superviseur, et la chaîne d'e-mails commence. Lorsque vous avez un système de gestion des congés en place, les employés pourront traiter les demandes de congés en quelques clics. De plus, les vacances elles-mêmes seront enregistrées dans le système, de sorte qu'il n'y aura pas de conversations gênantes du type "est-ce que tu travailles aujourd'hui ? Cela nous amène au point suivant : le bonheur de l'équipe.

Le bonheur en équipe

Imaginez qu'aujourd'hui soit votre jour de congé. Vous avez prévu quelque chose, ou peut-être vous préparez-vous à vous prélasser toute la journée. Quoi qu'il en soit, je pense qu'il serait assez ennuyeux de recevoir des courriels ou des messages Slack de vos collègues comme si vous étiez au travail ce jour-là. On aurait l'impression qu'ils ne remarquent pas vraiment votre emploi du temps. Il en va de même lorsque vous êtes débordé de travail, mais que l'on vous confie de plus en plus de tâches. Ou lorsque vous êtes un employé à temps partiel qui est notoirement invité à des réunions se déroulant en dehors de ses heures de travail.

Ces situations peuvent être évitées si vous utilisez une calendrier des ressources et suivre les meilleures pratiques de gestion des ressources. Il est impératif de faire sentir à vos ressources humaines qu'elles sont remarquées et que leur emploi du temps est respecté. Lorsque vous avez facilement accès à cet emploi du temps, il est beaucoup plus facile d'être attentif à leur emploi du temps. Ce qui, à son tour, peut accroître le bonheur de vos employés.

Les membres de votre équipe apprécieront également une charge de travail optimale, qui leur permet d'être productifs au travail tout en conservant un niveau de vie élevé. l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Lorsque, en tant que manager, vous connaissez la charge de travail de chacun, vous pouvez repérer les excès ou les manques. sous-utilisé les gens tout de suite.

Planification stratégique et amélioration de la prise de décision

Lorsque vous avez une visibilité sur les ressources de votre entreprise, leur emploi du temps et leur disponibilité, vous pouvez prendre de meilleures décisions sur des aspects fondamentaux de votre activité.

Par exemple, vous saurez avec certitude si votre équipe dispose d'un capacité pour un nouveau projet. Même si vous ne pouvez pas repérer immédiatement quelque chose dans le calendrier des ressources, vous pouvez utiliser les données pour prendre une décision éclairée. Analysez les feuilles de temps de certains projets antérieurs pour voir les tendances de leurs performances ou vérifier les résultats actuels de l'entreprise. l'utilisation des ressources-La gestion des ressources vous offre des outils précieux pour vous aider à prendre des décisions difficiles.

Vous êtes également en mesure de mieux planifier les recrutements futurs : voici comment utiliser les rapports sur l'utilisation des équipes et les données historiques pour prévisions en matière de ressources humaines.

Réduire les coûts

Vous savez déjà que la gestion des ressources améliorera la communication au sein de votre équipe et, par conséquent, vous permettra d'économiser de l'argent. Ce qui est également important, c'est que l'utilisation d'un logiciel spécialisé vous aidera à réduire certains coûts administratifs inutiles (remplir des feuilles de temps sur papier ou des formulaires de demande d'emploi du temps). le suivi des absences manuellement). Si vous souhaitez savoir comment économiser de l'argent grâce aux outils de gestion des ressources, vous devriez absolument consulter le site suivant L'étude de cas d'Apptension. Ils ont réussi à économiser près de $10k par mois depuis qu'ils ont mis en place Teamdeck dans l'organisation.

Qu'est-ce qu'une gestion efficace des ressources ?

Les avantages décrits ci-dessus sont assortis d'un astérisque : ils ne sont visibles que si votre processus de gestion des ressources est efficace. Vous vous demandez peut-être : comment puis-je m'assurer que mes efforts sont couronnés de succès ? La réponse est simple : suivez les meilleures pratiques et contrôlez régulièrement vos résultats. Voici comment procéder.

Ici, sur le blog de Teamdeck, nous publions régulièrement des guides sur la gestion des ressources et des projets pour les novices et les professionnels. Si vous voulez en savoir plus sur la gestion efficace des ressources, vous pouvez commencer par ceci gestion des ressources du projet guide.

Ces articles de blog vous aideront également à améliorer votre gestion des ressources :

Mesurez vos efforts en matière de gestion des ressources

Le suivi de vos résultats est le meilleur moyen d'identifier les domaines d'amélioration et de voir ce qui fonctionne bien en termes de gestion des ressources de votre projet.

Que pouvez-vous mesurer ?

Il est vrai qu'il est impossible de suivre ces indicateurs si vous ne recueillez pas de données sur la disponibilité, les réservations, le temps de travail ou les vacances de votre équipe. Certains outils de gestion de projet disposent de fonctions dédiées à la gestion des ressources, mais vous pouvez également utiliser un logiciel de gestion des ressources spécialisé pour analyser vos processus.

Teamdeck est un logiciel de gestion des ressources qui vous permet de planifier les ressources sur plusieurs projets. Les employés eux-mêmes peuvent planifier leurs vacances, enregistrer leurs disponibilités et suivre le temps qu'ils ont passé à travailler sur différentes missions. Les fonctions de reporting de Teamdeck vous permettent de créer des tableaux de bord analytiques à mise à jour automatique que vous pouvez ensuite partager avec vos responsables ou vos clients. Vous pouvez vous inscrire et tester l'application gratuitement. ici.

Si vous cherchez des modèles de rapport de projet et des idées, vous devriez consulter ces articles :

Prêt à introduire la gestion des ressources dans votre organisation ?

Nous espérons que cet article de blog vous a convaincu que la gestion des ressources pouvait apporter des avantages substantiels à votre entreprise. En même temps, nous comprenons que la mise en œuvre d'un nouveau processus à l'échelle de l'entreprise peut être une tâche difficile. Si c'est votre cas, vous pouvez planifier un appel avec Anielanotre experte en matière de réussite des clients. Elle vous aidera à déterminer les besoins de votre entreprise en matière de gestion des ressources, vous montrera comment gérer efficacement les ressources à l'aide d'un outil dédié et établira un plan pour introduire cette stratégie dans votre organisation.

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