Quel est l'objectif ultime des chefs de projet ? Réussir leurs projets. Les gestionnaires de projet eux-mêmes admettent que cela n'arrive pas très souvent : selon la dernière enquête Pulse of the Profession, moins de 60% des projets sont achevés dans les délais ou dans le respect du budget initial.
Qu'allez-vous retirer de cet article ?
Rôle de la logiciel de gestion des ressources dans les processus de planification de la capacité des ressources
L'objectif de la planification de la capacité des ressources
Connaissance de la différence entre planification des ressources et la planification des capacités
Que faire pour améliorer l'efficacité de la planification des capacités ?
Une gestion efficace de la capacité des ressources peut aider les entreprises à augmenter ces chiffres. Dans cet article, vous en apprendrez davantage sur la planification de la capacité des ressources dans le cadre de la gestion de projet, mais nous aborderons également les avantages de la gestion de la capacité au niveau de l'entreprise. Commençons par quelques définitions nécessaires.
Recherche et affectation de personnes à des tâches en fonction de leurs compétences [Écran d'un logiciel de planification des ressources].
Sans faire d'introduction inutile, la capacité fait référence à l'aptitude à réaliser, à accomplir ou à produire. Si l'on se place du point de vue de l'entreprise, il s'agit de l'aptitude à réaliser ou à produire dans un laps de temps donné. Mais si nous creusons plus profondément et utilisons un point de vue opérationnel, nous découvrirons que la capacité est comprise comme une quantité de ressources d'entrée disponibles pour produire un résultat relatif sur une période de temps - nous pouvons le lire sur managementstudyguide.com. On parle souvent de capacité de production, qui englobe le niveau de capacité des ressources nécessaires pour répondre à la demande des clients, y compris les matières premières, l'équipement et la main-d'œuvre.
Mais ce n'est pas la seule signification liée au sujet de ce chapitre. Comparons quelques autres interprétations de la planification des capacités.
Sur Projectmanager.com, nous lisons que la planification des capacités est un processus qui stabilise les ressources disponibles pour répondre aux demandes ou aux besoins de capacité de la tâche. Ce qui peut être compris comme une sorte de lien entre quelqu'un qui a accès à des ressources suffisantes et les demandes des projets et leurs attentes en matière de ressources.
Il semble que Saviom, notre concurrent sur le marché des logiciels de planification de la capacité des ressources, partage le même point de vue : La planification de la capacité des ressources consiste à prévoir l'écart entre la capacité et la demande de ressources. Du point de vue de Mavenlink, la planification de la capacité des ressources comprend trois aspects de ce processus. Premièrement, la définition de la quantité de travail que les ressources sont capables d'effectuer. Deuxièmement, l'identification et l'indication du type de travail que ces ressources peuvent effectuer. Le troisième aspect est la mise en adéquation de ces ressources avec les ressources actuellement utilisées pour répondre aux attentes et aux demandes du projet.
Comme on peut le lire sur le blog de Wrike : La planification des capacités est le processus d'anticipation des besoins futurs d'une organisation ou d'un client. La planification des capacités vise également à s'assurer que les ressources disposant des compétences nécessaires sont mises à disposition pour répondre à l'évolution des demandes des clients et de l'entreprise. Dans cette perspective - qui représente également notre approche - les ressources ne sont pas synonymes d'équipements, de logiciels, d'ordinateurs portables, de matériaux de construction, de salles, de budget, etc. Lorsque l'on s'intéresse à la planification des capacités dans le cadre de la gestion de projet, on pense à l'individu, au membre de l'équipe et à l'employé. Il s'agit d'individus dotés d'un ensemble particulier de compétences. Quelqu'un qui possède les compétences nécessaires pour répondre aux exigences d'un projet.
Une planification efficace des capacités consiste à s'assurer que les ressources disposent d'un ensemble de compétences appropriées et spécifiques.
Au niveau d'un projet, la planification des capacités consiste à déterminer si l'on dispose de suffisamment de ressources pour mener à bien un projet donné. Son rôle est de s'assurer que l'entreprise (ou l'association) dispose des ressources attendues pour un projet ou une tâche, à un moment prévu, et qu'elle est en mesure de terminer le projet avec les exigences attendues au moment prévu.
En d'autres termes, le planificateur de la capacité des ressources doit être en mesure de donner un aperçu clair du nombre de ressources nécessaires pour atteindre un objectif donné (une sous-tâche, une tâche, un projet).
En d'autres termes, la planification de la capacité des ressources consiste à prévoir l'intervalle entre la capacité et la demande de ressources. Les responsables de la planification des capacités vont donc prendre en compte des facteurs tels que les heures de travail, la maîtrise, les compétences et la durée moyenne du travail. Pour calculer la capacité de votre équipe, vous devez connaître sa disponibilité et sa charge de travail actuelle.
L'une des étapes du processus de planification de la capacité des ressources [Écran de Teamdeck].
En clair : si l'on compare planification des capacités et des ressources à la gestion des ressources, la première peut être réduite à "l'anticipation des besoins futurs de l'entreprise et à la gestion des ressources". s'assurer que nous disposons des ressources nécessaires pour démarrer un projet". Tout en La planification des ressources consiste à "choisir et affecter des ressources spécifiques pour et pendant un projet ou une tâche".
On peut également dire que la planification des capacités consiste à vérifier si les membres de l'équipe, les rôles et les compétences nécessaires sont disponibles pour effectuer le travail à venir avant de le programmer. La planification des ressources, quant à elle, consiste à choisir, à affecter et à planifier les ressources à partir de cette boîte de sélection. La stratégie de pointe consiste à créer une capacité excédentaire pour répondre à la demande prévue, en veillant à ce que les ressources soient disponibles pour faire face à l'augmentation de la demande et aux projets futurs.
Comparaison entre la planification des capacités, la planification des ressources et l'ordonnancement des ressources. [Source : www.kelloo.com]
La planification des ressources consiste davantage à coordonner les effectifs en temps réel : vous affectez des personnes à des projets tout en contrôlant l'utilisation des ressources. Comme nous le voyons, la planification des ressources signifie la gestion, la direction et la coordination des ressources nécessaires à la réalisation d'une tâche ou d'un projet.
Que faites-vous habituellement lorsqu'on vous confie la gestion d'un nouveau projet ? Comment constituez-vous une équipe et vous assurez-vous que la disponibilité des membres de votre équipe est suffisante pour mener à bien toutes les tâches ? Les chefs de projet qui veulent s'assurer qu'ils disposent de ressources suffisantes doivent suivre les étapes suivantes :
Recueillir les exigences et les estimations du projet. Vous devez comprendre ce qui doit être fait pour mener à bien le projet. Quel est le champ d'application technique ? Quels sont les rôles nécessaires pour l'équipe de projet ? Quelles sont les estimations de temps pour ce projet ?
Identifier les ressources disponibles. Analysez la disponibilité des ressources et déterminez quelles personnes répondant aux critères de votre projet peuvent rejoindre votre équipe de projet.
Aligner la capacité sur les besoins du projet. Décidez des personnes qui seront affectées au projet et du nombre d'heures pour lesquelles elles doivent être réservées. Idéalement, vous devriez réserver ces ressources, même si votre projet n'a pas encore démarré. Envisagez d'utiliser une stratégie de décalage, qui consiste à répondre à la demande réelle plutôt qu'à la demande prévue.
Pour illustrer la planification des capacités, prenons l'exemple d'un fabricant de produits alimentaires qui doit augmenter sa production pendant les saisons de pointe. Il planifie sa main-d'œuvre et ses ressources pour répondre à la demande accrue. De même, une agence informatique peut affecter des développeurs supplémentaires à un projet afin de garantir une livraison dans les délais.
Remarque : dans certaines entreprises, le gestionnaire des ressources est responsable de l'essentiel du processus de planification des capacités. Le chef de projet est invité à demander des rôles ou des compétences spécifiques, et le gestionnaire de ressources analyse la capacité des ressources.
Les chefs de projet devraient être en mesure d'évaluer les besoins de leurs projets, mais l'analyse de la disponibilité des ressources pourrait s'avérer plus difficile sans visibilité sur le pool d'employés. Heureusement, les organisations disposent souvent d'un planificateur de capacité des ressources, qui peut rationaliser l'ensemble du processus de planification des ressources. gestion des ressources du projet de travailler efficacement sur plusieurs projets et de préparer des stratégies de planification des capacités à long terme.
La planification de la capacité des outils est essentielle pour garantir et allouer les outils et les équipements nécessaires aux travaux futurs. Il s'agit de prévoir les besoins en ressources, de comprendre quels nouveaux outils pourraient être nécessaires et de s'assurer que les outils sont utilisés correctement et qu'ils valent l'investissement.
Les planificateurs de capacité de ressources, tels que Teamdeck, vous fournissent un pool de ressources unique avec des informations sur la disponibilité et la charge de travail de chacun (lire à propos de gestion de la charge de travail). En tant que chef de projet, vous pouvez filtrer les rôles nécessaires pour répondre aux exigences de votre projet et vérifier quand ces personnes sont disponibles.
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Un calendrier des ressources à l'échelle de l'entreprise est un outil essentiel pour une planification réussie des capacités.
Afin d'éviter les conflits de ressources, vous pouvez réserver à l'avance certains membres de l'équipe. Si votre projet n'est pas encore confirmé, vous pouvez ajouter des réservations provisoires. Les autres chefs de projet verront que ces personnes sont susceptibles d'être affectées à votre projet s'il se concrétise. Une fois que vous aurez obtenu le feu vert, vous disposerez d'un groupe de personnes prêtes à commencer à travailler sur le projet et d'un calendrier visible par les autres gestionnaires dans l'application de gestion des ressources de votre entreprise.
Ajoutez des réservations provisoires pour planifier le calendrier de votre projet longtemps à l'avance.
Logiciel de gestion des ressources** facilite l'évaluation de la capacité des ressources. Non seulement vous pouvez voir si des personnes ont déjà été affectées à d'autres projets, mais vous pouvez également prendre leurs vacances ou leurs jours fériés dans votre compte. Vous pourrez ainsi calculer la capacité réelle de votre équipe et décider si vous êtes prêt à livrer le projet dans le délai proposé**.
Vous aurez également la possibilité de prendre en compte les aspects financiers. Certaines applications de gestion des ressources (dont Teamdeck) vous permettent de stocker des informations sur les tarifs de votre équipe. Utilisez les rapports de Teamdeck pour calculer le montant que vous devez allouer au budget afin d'obtenir le personnel que vous souhaitez engager pour votre projet. Avant de vous engager avec cette équipe, assurez-vous que vous pouvez la payer avec le budget actuel de votre projet. Le recoupement de la capacité des ressources avec les coûts estimés est un autre moyen de garantir la réussite de votre projet.
Les deux équipes disposent d'une capacité suffisante pour mener à bien un projet donné. Les coûts estimés, cependant, diffèrent considérablement. Heureusement, vous pouvez évaluer plusieurs scénarios avec Teamdeck.
La planification des capacités devrait vous aider à éviter de surcharger ou de sous-utiliser votre équipe. Il est toutefois utile de contrôler régulièrement l'utilisation des ressources dès le lancement du projet. Consultez notre guide pour mesurer l'utilisation de l'équipe. Ou, si vous êtes curieux de connaître certains aspects de la gestion de projet, lisez le site Web de la Commission européenne. outils de planification des capacités et des techniques.
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Aligner la demande d'un projet sur la capacité de votre équipe est une partie essentielle des efforts de gestion de projet, mais une stratégie de planification de la capacité bénéficie à l'ensemble de l'organisation, et pas seulement aux équipes de production. Si vous gérez un vaste portefeuille de projets, vous ne devez pas oublier la gestion des capacités. Elle vous permettra de prendre de meilleures décisions en matière d'affectation des ressources, mais aussi de soutenir d'autres secteurs de votre entreprise :
La planification de la capacité de la main-d'œuvre est essentielle pour s'assurer qu'il y a un nombre suffisant d'employés ayant les bonnes compétences et occupant les bons postes pour répondre à la demande. Elle permet également d'identifier les besoins en personnel, d'envisager des réductions d'effectifs ou de redéployer les employés afin d'atteindre les objectifs de l'organisation et de prévenir l'épuisement professionnel.
Les équipes RH ont une vision claire des besoins en recrutement et disposent de suffisamment de temps pour embaucher ou former de nouveaux employés. La planification des capacités permet d'éviter les goulets d'étranglement dans les ressources à l'avenir.
Les équipes de vente bénéficient d'une meilleure visibilité sur le pipeline de production, ce qui leur permet de savoir s'il y a de la place pour d'autres projets au cours d'une période donnée.
Les spécialistes des finances peuvent calculer les prévisions de bénéfices sur la base de la capacité planifiée et des projets réels attribués au personnel.
Réfléchissez : Votre entreprise dispose-t-elle de procédures établies en cas d'équipe trop ou pas assez nombreuse ? Si ce n'est pas le cas, soulevez la question lors de la prochaine réunion de votre équipe de gestion de projet. Peut-être pourriez-vous trouver des solutions, comme des initiatives de R&D, pour les cas où vous avez des employés disponibles mais pas de projets sur lesquels travailler ? Après tout.., sous-utilisation n'est pas très bon pour le moral des employés.
La planification des capacités est également appréciée par les employés. Une telle approche stratégique de la gestion des ressources signifie que les membres de l'équipe ne sont pas censés travailler au-delà de leurs capacités. De plus, les employés savent que leur disponibilité est visible et respectée par les responsables. Ils ne risquent pas d'être affectés à un projet urgent au milieu de leurs vacances d'été.
En outre, l'intégration d'une capacité excédentaire dans votre planification peut vous aider à couvrir une demande accrue et à prévenir les dérives, en veillant à ce que les besoins en ressources prévus par la prévision de la demande soient satisfaits.
Enfin, si votre entreprise utilise une application de gestion des ressources, vos employés savent ce qui les attend dans leur emploi du temps : quel est le prochain projet sur lequel ils travailleront, combien de temps il prendra, etc.
Nous espérons que cet article vous a convaincu que la planification des capacités est à la fois gérable et nécessaire. Si vous oubliez de vérifier la capacité de votre équipe, votre projet est en danger : vous ne pourrez probablement pas le livrer à temps si vous ne disposez pas d'un nombre suffisant de personnes qualifiées. Dans le même temps, vous risquez de dépasser votre budget si vous finissez par externaliser une main-d'œuvre supplémentaire. Heureusement, ces deux scénarios peuvent être évités si vous comparez la capacité à la demande. N'oubliez pas de tirer parti d'un logiciel de gestion des ressources de projet pour rendre l'ensemble du processus plus solide.
Vous voulez voir à quel point la planification de la capacité est simple avec Teamdeck ? Planifier un appel avec Anielal'une de nos expertes en matière de réussite des clients. Elle vous montrera comment vous pouvez prendre de meilleures décisions stratégiques grâce à une gestion efficace des ressources du projet.
Une planification efficace des capacités n'est pas une activité isolée ; elle doit être intégrée dans le cadre stratégique plus large de l'organisation. En alignant la planification des capacités sur les objectifs globaux de l'entreprise, les organisations peuvent s'assurer que leurs efforts de gestion de projet contribuent au succès à long terme. Voici comment intégrer stratégiquement la planification des capacités dans votre organisation :
S'aligner sur les objectifs stratégiques: La planification des capacités doit soutenir les objectifs stratégiques de l'organisation. Il s'agit de comprendre comment l'affectation des ressources s'aligne sur les objectifs généraux de l'entreprise, tels que l'expansion du marché, le développement de produits ou l'efficacité opérationnelle. Veillez à ce que les projets planifiés soient conformes à ces objectifs stratégiques et adaptez l'allocation des ressources en conséquence.
Favoriser la collaboration entre les services: Une planification efficace des capacités nécessite une collaboration entre les différents services. Par exemple, l'équipe financière doit aligner les prévisions budgétaires sur l'allocation des ressources, tandis que les ressources humaines doivent coordonner les efforts de recrutement et de formation. Encouragez une communication et une collaboration régulières entre les départements afin de garantir que la planification des ressources est complète et alignée sur les besoins globaux de l'entreprise.
Mettre en œuvre des pratiques agiles: L'intégration de pratiques agiles dans la planification des capacités peut améliorer la flexibilité et la réactivité. Les méthodologies agiles mettent l'accent sur la planification itérative et l'adaptabilité, ce qui permet aux équipes d'ajuster les ressources en fonction de l'évolution des exigences du projet. Cette approche permet de gérer l'incertitude et d'améliorer la capacité à répondre aux demandes changeantes des projets.
Tirer parti de l'analyse des données: Utiliser l'analyse des données pour éclairer les décisions en matière de planification des capacités. Les données historiques des projets, les mesures d'utilisation des ressources et les analyses de performance peuvent fournir des informations précieuses sur les besoins et les tendances en matière de ressources. Des outils d'analyse avancés peuvent aider à prévoir les besoins futurs en capacité et à optimiser l'allocation des ressources sur la base d'informations fondées sur des données.
Élaborer un cadre de planification des capacités: Établir un cadre formel de planification des capacités qui définisse les processus, les responsabilités et les outils. Ce cadre doit comprendre des lignes directrices pour les prévisions, l'affectation des ressources et le suivi. Une approche structurée garantit la cohérence et l'efficacité des efforts de planification des capacités dans l'ensemble de l'organisation.
Malgré son importance, la planification des capacités présente souvent plusieurs défis. Une réponse efficace à ces défis peut améliorer de manière significative les résultats de la planification :
Demande imprévisible: L'un des plus grands défis de la planification des capacités est la gestion d'une demande imprévisible. Pour y remédier, intégrez de la flexibilité dans vos processus de planification des capacités. Utilisez la planification de scénarios pour vous préparer à divers scénarios de demande et élaborez des plans d'urgence pour faire face aux fluctuations potentielles des exigences du projet.
Contraintes de ressources: Des ressources limitées peuvent limiter votre capacité à répondre aux demandes de projets. Hiérarchisez les projets en fonction de leur importance stratégique et affectez les ressources en conséquence. Envisagez la formation polyvalente des employés afin d'accroître la polyvalence des ressources et de réduire la dépendance à l'égard d'ensembles de compétences spécifiques.
Précision des données: Des données précises sont essentielles pour une planification efficace des capacités. Veillez à ce que les données utilisées pour la planification soient actuelles et fiables. Mettez en œuvre des processus de mise à jour et de validation régulières des données afin de maintenir l'exactitude des informations relatives à la disponibilité des ressources et à la charge de travail.
Lacunes en matière de communication: Les lacunes en matière de communication entre les chefs de projet et les autres parties prenantes peuvent entraîner une mauvaise affectation des ressources. Il convient d'établir des canaux de communication clairs et de procéder à des vérifications régulières pour s'assurer que toutes les parties prenantes sont informées des besoins en ressources et des exigences du projet.
Intégration avec les systèmes existants: L'intégration de la planification des capacités dans les systèmes existants de gestion de projet et de gestion des ressources peut s'avérer difficile. Veillez à ce que vos outils de planification des capacités soient compatibles avec les autres systèmes et à ce que les données circulent de manière transparente entre eux afin d'éviter les doublons et les erreurs.
Avec l'évolution des technologies et des pratiques de gestion de projet, plusieurs tendances façonnent l'avenir de la planification des capacités de ressources :
Intelligence artificielle et apprentissage automatique: L'IA et l'apprentissage automatique sont de plus en plus utilisés pour améliorer la planification des capacités. Ces technologies peuvent analyser de grandes quantités de données pour prédire les besoins en ressources, optimiser l'allocation et identifier les problèmes potentiels avant qu'ils ne surviennent. Les outils pilotés par l'IA peuvent offrir des prévisions et des recommandations plus précises basées sur des données historiques et des modèles.
Plateformes de gestion intégrée des ressources: La tendance à l'utilisation de plateformes de gestion intégrée des ressources s'accentue. Ces plateformes combinent la gestion de projet, la planification des ressources et la gestion financière en une seule solution. Cette intégration permet d'améliorer la visibilité, de rationaliser les processus et d'améliorer la prise de décision en fournissant une vue d'ensemble de la capacité des ressources et des demandes de projets.
Modèles de travail à distance et hybrides: L'essor des modèles de travail à distance et hybrides introduit de nouvelles considérations pour la planification de la capacité des ressources. Les organisations doivent adapter leurs processus de planification pour tenir compte des membres de l'équipe à distance, des fuseaux horaires variables et des modalités de travail flexibles. Les outils et les stratégies qui soutiennent la collaboration virtuelle et la gestion des ressources deviendront de plus en plus importants.
Une attention accrue au bien-être des employés: La planification des capacités met de plus en plus l'accent sur le bien-être des employés. Les organisations reconnaissent l'importance de l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée et intègrent ces considérations dans leurs processus de planification des ressources. Cette tendance comprend le contrôle de la charge de travail pour prévenir l'épuisement professionnel et veiller à ce que l'allocation des ressources soutienne un environnement de travail sain.
Suivi des ressources en temps réel: Le suivi des ressources en temps réel est de plus en plus répandu, ce qui permet aux organisations de surveiller en permanence l'utilisation et la disponibilité des ressources. Cette capacité permet une planification plus dynamique et plus réactive des capacités, car les responsables peuvent procéder à des ajustements en fonction des données en temps réel et des besoins émergents.
La planification de la capacité des ressources est une composante essentielle d'une gestion de projet réussie, et son importance va au-delà des projets individuels pour avoir un impact sur l'ensemble de l'organisation. En intégrant stratégiquement la planification des capacités dans des pratiques commerciales plus larges, en relevant les défis courants et en se tenant au courant des tendances futures, les organisations peuvent améliorer leur capacité à réaliser des projets dans les délais et dans les limites du budget. L'utilisation d'outils et de technologies de pointe, la promotion de la collaboration entre les services et la prise en compte du bien-être des employés sont autant d'éléments essentiels à une planification efficace des capacités en matière de ressources. L'adoption de ces pratiques se traduira par des projets plus réussis, une utilisation optimisée des ressources et une meilleure performance globale de l'organisation.
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