Il est difficile d'imaginer une agence, un éditeur de logiciels ou même une startup axée sur les produits sans chef de projet. Il veille à ce que les projets, quelle que soit leur définition dans une entreprise donnée, soient menés à bien : dans le respect des délais et du budget. Les chefs de projet jouent un rôle essentiel dans la conduite du projet, du début à la fin, en veillant à ce que tous les membres de l'équipe soient alignés sur les objectifs et à ce que les ressources soient utilisées de manière efficace. Dans cet article, nous allons mettre en lumière le rôle et les responsabilités du gestionnaire de ressources et peut-être même vous convaincre que le fait d'avoir une personne exclusivement chargée de la gestion et de la planification des ressources d'un projet est un investissement précieux pour votre organisation.
Gestionnaire de ressources pendant le processus de gestion de projet - affectation des ressources [Écran de Teamdeck - logiciel de gestion des ressources].
Le gestionnaire de ressources, en revanche, est un rôle que l'on ne retrouve pas aussi souvent dans les équipes de gestion de projet. Ce n'est pas parce que son travail n'est pas aussi important, bien au contraire. Le plus souvent, cependant, les efforts de gestion des ressources d'un projet sont répartis entre plusieurs rôles. Dans cet article, nous allons faire la lumière sur le rôle d'un gestionnaire de ressources et peut-être même vous convaincre que le fait d'avoir une description de poste de gestionnaire de ressources qui soit uniquement responsable de la gestion et de la planification des ressources du projet est un investissement précieux pour votre organisation.
Avant de comprendre l'importance, les compétences, les connaissances et les tâches liées à un gestionnaire de ressources, vous devez savoir où elles se situent dans le contexte d'un projet et de la gestion de projet.
Comme beaucoup le savent, par projet - en particulier dans la société de gestion de projet - nous entendons beaucoup de choses qui impliquent de nombreuses ressources différentes. Qu'il s'agisse de matériaux, d'équipements ou, plus important encore, de personnes et de leurs compétences. En ce qui concerne le projet, vous pouvez imaginer : le développement d'un site web, la refonte du design des bouteilles - par exemple - dans l'industrie de la bière ; l'expansion des ventes sur un nouveau marché, la construction d'un barrage sur un cours d'eau, etc. Comme vous pouvez l'imaginer, chaque projet est constitué d'un grand nombre de personnes, de métiers, de sous-traitants, de dispositifs, d'outils, de configurations, de dépendances, de petites étapes et de tâches. Mais aucun projet n'existe sans l'élément le plus important : les personnes. Les personnes - celles qui commandent le projet et celles qui l'exécutent. Comme le suggère le Project Management Institute : La gestion de projet est l'utilisation de connaissances, de compétences, d'outils et de techniques spécifiques pour fournir quelque chose de valeur à des personnes. Des dirigeants à la main-d'œuvre et aux sous-traitants. Des personnes qui planifient aux personnes qui sont sélectionnées pour participer à une étape du projet. Bien entendu, les projets ne se ressemblent pas et requièrent de nombreuses compétences différentes. Mais même s'il existe de nombreuses différences entre eux, ils ont quelque chose en commun.
Que vous soyez un spécialiste ou un leader de la gestion de projets marketing, que vous représentiez la gestion de projets pour des agences créatives, chaque projet est un processus arrangé et organisé. Pour l'illustrer de manière simple, utilisons la définition suivante projectmanager.com: La gestion de projet est la discipline qui consiste à planifier, exécuter et terminer des projets. Chaque terme de cette définition pourrait prétendre être un sujet à part entière, mais ce n'est pas ce sur quoi nous souhaitons insister. Ce qu'il faut voir, c'est le processus.
La définition ci-dessus considère la gestion de projet comme un processus composé de trois étapes. Mais ce processus peut être décomposé en quatre, cinq et six étapes. Néanmoins, chacune d'entre elles comprend quelques autres groupes d'éléments, des processus plus petits, des missions et, bien sûr, des défis. Le processus a son propre terme. Il s'agit du cycle de vie de la gestion de projet. La version la plus répandue est celle qui comporte cinq phases. Développée par le Project Management Institute, elle comprend la conception et l'initiation, la planification, l'exécution, la performance/le suivi et la clôture du projet.
Le sujet principal de cet article étant l'opposition entre deux rôles - un chef de projet et un gestionnaire de ressources - il convient de s'attarder un peu et d'observer attentivement l'image ci-dessus. Pourquoi ? Parce qu'un gestionnaire de ressources participe à un grand nombre des phases décrites ci-dessus et des processus impliqués dans chacune d'elles.
[Source : rapport annuel "The State of Project Management", Wellington 2020].
Pour visualiser l'importance de la gestion des ressources (ou du gestionnaire de ressources - pour parler franchement), utilisons un résumé de l'étude annuelle The State of Project Management (L'état de la gestion de projet) introduite par la société Wellington. Grâce à l'APM Body of Knowledge, la gestion de l'utilisation des ressources est définie comme suit :
"(...) l'acquisition, l'affectation et la gestion des ressources, telles que les individus et leurs compétences, les finances, la technologie, les matériaux, les machines et les ressources naturelles nécessaires à la réalisation d'un projet. La gestion des ressources garantit que les ressources internes et externes sont utilisées efficacement, dans les délais impartis et dans le respect du budget".
Ce n'est pas la définition la plus simple qui soit, en raison de ses termes ambigus, mais elle pourrait faire l'objet d'une dissertation universitaire. Mais sans aller trop loin, le rôle général de la description du poste de gestionnaire des ressources est de planifier, programmer et allouer les ressources les plus utiles et les plus appropriées (principalement des employés ou des sous-traitants dûment qualifiés) pour mener à bien un projet en respectant les attentes, les délais et le budget prédéfinis.
Lorsque nous comparons les définitions de la gestion de projet et de la gestion des ressources, nous constatons - à première vue - de nombreuses similitudes entre les descriptions de poste de ces deux types d'activités. Quels sont donc les liens entre un gestionnaire de projet et un gestionnaire de ressources ?
La manière la plus simple de comprendre la différence entre les gestionnaires de ressources humaines et les gestionnaires de projets est probablement d'analyser le niveau auquel ils opèrent :
Un autre aspect qui différencie les GP des GR est le fait qu'un gestionnaire de projet s'occupe généralement d'une série de processus limités dans le temps. Ses projets ont des échéances fixes ou, par exemple, des calendriers de sprints qu'il doit respecter. Le gestionnaire de ressources, quant à lui, travaille en continu, car il est généralement impliqué dans tous les projets en cours dans une entreprise donnée.
Un gestionnaire de ressources est généralement responsable de la gestion des ressources !
Les gestionnaires de ressources jouent un rôle crucial en supervisant l'affectation des ressources, en répondant aux demandes de ressources et en garantissant la réussite des projets, contribuant ainsi de manière significative à la productivité et aux objectifs stratégiques de l'organisation.
Les gestionnaires de ressources collaborent avec plusieurs équipes de ressources humaines au sein des organisations :
Les gestionnaires de ressources peuvent également être amenés à travailler avec d'autres services, en fonction des ressources, de la taille et de la structure de l'entreprise. Comme l'a dit Neil Whitten : LE GESTIONNAIRE DES RESSOURCES a un travail presque impossible - avec des demandes venant de toutes les directions imaginables - mais un travail qui peut avoir un impact profond sur le succès de l'organisation.
Une gestion efficace des ressources est un facteur crucial pour une gestion de projet réussie. Il est beaucoup plus facile de coordonner un projet lorsque l'on dispose d'une équipe capable de répondre à ses propres besoins en ressources (tant en termes de compétences que de disponibilité). Les entreprises commencent généralement à remarquer les conséquences négatives d'une mauvaise gestion des ressources lorsqu'elles se développent. Dans une petite organisation, il est tout à fait possible pour les chefs de projet d'affecter leurs propres équipes ou de demander conseil à la direction en cas de conflit de ressources. Lorsqu'il y a plus de projets, plus d'employés et plus de chefs de projet, c'est le bon moment pour introduire un gestionnaire de ressources dans votre équipe.
Gardez à l'esprit qu'un gestionnaire de ressources dédié est une aide précieuse, mais que ce n'est pas le seul moyen de prendre de meilleures décisions en matière de planification des ressources. Avant même d'embaucher votre premier gestionnaire de ressources, vous pouvez soutenir vos chefs de projet en leur donnant accès à un logiciel de gestion des ressources SaaS.
Les experts en planification de ressources et les gestionnaires de projets prospères désignent Teamdeck comme leur outil de gestion de ressources préféré. Notre application aide à planifier les ressources, à surveiller leur charge de travail et à mesurer leur performance. Le calendrier des ressources de Teamdeck montre qui est disponible, qui est occupé et qui est en vacances : l'affectation des personnes aux projets est beaucoup plus facile de cette façon. Vous voulez voir notre outil en action ? Planifiez un appel avec Aniela.
Un logiciel de gestion des ressources comme Teamdeck aide à rationaliser le processus d'allocation des ressources, ce qui facilite la gestion efficace des ressources. Il réduit les risques de surutilisation et garantit que les ressources sont allouées de manière optimale.
L'utilisation d'outils de gestion des ressources peut améliorer considérablement l'efficacité de la gestion des projets. Ces outils offrent une vision claire de la disponibilité, des compétences et de l'affectation des ressources, ce qui permet d'améliorer la planification et l'exécution des projets.
La technologie joue un rôle crucial dans la gestion des ressources. Les solutions logicielles avancées offrent des fonctionnalités telles que le suivi en temps réel, la planification automatisée et des rapports détaillés, qui permettent de prendre des décisions éclairées concernant l'affectation des ressources.
La gestion des ressources n'est pas sans poser de problèmes. Des questions telles que la rareté, la surutilisation et la sous-utilisation des ressources peuvent constituer des obstacles importants. Une gestion efficace des ressources nécessite une planification minutieuse, un suivi continu et une intervention en temps opportun.
Pour relever les défis de la gestion des ressources, les entreprises peuvent adopter plusieurs stratégies. Celles-ci comprennent la planification régulière des capacités, la formation continue et le développement des ressources, ainsi que l'utilisation d'outils avancés de gestion des ressources.
Le domaine de la gestion des ressources est en constante évolution. Les tendances émergentes telles que l'utilisation de l'intelligence artificielle, de l'apprentissage automatique et de l'analyse des données devraient révolutionner la façon dont les ressources sont gérées à l'avenir.
En conclusion, les rôles des gestionnaires de projet et des gestionnaires de ressources sont tous deux essentiels à la réussite des projets au sein de toute organisation. Bien que leurs responsabilités puissent se chevaucher dans certains domaines, chaque rôle apporte un ensemble unique de compétences et de perspectives qui sont essentielles pour atteindre les objectifs du projet. La compréhension de ces rôles et de leur complémentarité est essentielle pour toute entreprise désireuse d'améliorer ses capacités de gestion de projet.
Chefs de projet : Ces professionnels sont responsables de l'exécution et de l'achèvement d'un projet. Ils coordonnent les efforts de l'équipe de projet, gèrent le calendrier du projet, supervisent le budget et veillent à ce que les produits livrables répondent aux normes requises. Les gestionnaires de projet sont les principaux communicateurs au sein d'un projet, assurant la liaison avec les parties prenantes, les membres de l'équipe et les partenaires externes pour veiller à ce que tout le monde soit aligné et travaille pour atteindre les mêmes objectifs. Ils identifient également les risques et les opportunités et prennent des décisions stratégiques pour maintenir le projet sur la bonne voie.
Gestionnaires de ressources : D'autre part, les gestionnaires de ressources opèrent à un niveau plus large. Ils supervisent l'affectation et la gestion des ressources dans le cadre de plusieurs projets au sein de l'organisation. Ils veillent avant tout à ce que les bonnes ressources soient disponibles au bon moment et qu'elles possèdent les compétences nécessaires pour répondre aux exigences du projet. Les gestionnaires de ressources travaillent en étroite collaboration avec les chefs de projet pour résoudre les conflits, réaffecter les ressources si nécessaire et soutenir le processus global de planification des ressources. Ils jouent également un rôle crucial dans la planification des capacités, le développement des effectifs et parfois même dans les tâches liées aux ressources humaines, telles que l'embauche et la formation.
La synergie entre les gestionnaires de projets et les gestionnaires de ressources : La collaboration entre les gestionnaires de projets et les gestionnaires de ressources est cruciale pour obtenir des résultats optimaux. Alors que les gestionnaires de projet se concentrent sur les spécificités de chaque projet, les gestionnaires de ressources veillent à ce que les ressources de l'organisation soient utilisées efficacement dans tous les projets. Cette synergie permet d'équilibrer les charges de travail, d'éviter les pénuries de ressources et de maximiser la productivité de l'équipe de projet. Elle permet également une planification plus stratégique et une meilleure anticipation, car les gestionnaires de ressources peuvent fournir une vision plus large de la disponibilité et des contraintes des ressources.
Importance des logiciels de gestion des ressources : L'utilisation d'un logiciel de gestion des ressources spécialisé, tel que Teamdeck, peut considérablement améliorer l'efficacité des chefs de projet et des gestionnaires de ressources. Ces outils fournissent une plateforme centralisée pour le suivi de la disponibilité des ressources, des compétences et des affectations. Ils offrent des informations en temps réel, une planification automatisée et des rapports détaillés, qui sont d'une valeur inestimable pour prendre des décisions éclairées. En tirant parti de ces logiciels, les organisations peuvent améliorer leurs processus de planification des ressources, réduire le risque de surutilisation ou de sous-utilisation et veiller à ce que les projets soient dotés d'un personnel adéquat.
Relever les défis et les tendances futures : Une gestion efficace des ressources n'est pas sans poser de problèmes. Les organisations doivent faire face à des problèmes tels que la rareté des ressources, l'évolution des exigences des projets et le maintien d'un équilibre entre plusieurs projets. Toutefois, avec les stratégies et les outils appropriés, ces défis peuvent être gérés efficacement. La planification régulière des capacités, la formation et le développement continus, et l'utilisation de technologies avancées comme l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique sont quelques-unes des stratégies qui peuvent aider les organisations à garder une longueur d'avance.
À l'avenir, le domaine de la gestion des ressources devrait encore évoluer grâce à l'intégration des technologies émergentes. L'IA et l'apprentissage automatique, par exemple, peuvent fournir des analyses prédictives, aidant les gestionnaires à prévoir les besoins en ressources et à identifier les problèmes potentiels avant qu'ils ne surviennent. Cette approche proactive de la gestion des ressources peut conduire à une exécution plus efficace des projets et à de meilleurs résultats.
Réflexions finales : En fin de compte, les gestionnaires de projet et les gestionnaires de ressources sont tous deux indispensables au cadre de gestion de projet d'une organisation. En comprenant leurs rôles distincts et en tirant parti de leurs atouts uniques, les entreprises peuvent adopter une approche plus cohérente et plus efficace de la gestion des projets. Investir dans des outils et des stratégies de gestion des ressources permet non seulement de soutenir ces rôles, mais aussi d'améliorer l'efficacité et la réussite globales de l'organisation. Grâce à une collaboration efficace et à une planification stratégique, les chefs de projet et les gestionnaires de ressources peuvent mener les projets à bien, en veillant à ce que les ressources soient utilisées de manière optimale et à ce que les objectifs soient atteints dans les délais et les budgets prévus. Cette approche holistique de la gestion des projets et des ressources est essentielle pour favoriser un environnement de projet productif et durable dans toute organisation.
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