L'accueil des nouveaux employés ? Assurez-vous qu'ils comprennent rapidement le logiciel utilisé par votre équipe. Teamdeck étant utilisé quotidiennement par la plupart des employés de nos clients, il est important qu'ils comprennent la structure de l'outil le plus rapidement possible.
Simplifiez le processus d'orientation dans votre entreprise en partageant ce guide avec vos nouveaux employés. Vous pouvez également télécharger une version pdf ici et l'envoyer à votre équipe. Cet article sera également utile à vos employés existants lorsque votre entreprise commence à utiliser Teamdeck.
Note : Ce guide s'adresse aux utilisateurs ayant les autorisations régulières des membres de l'équipe, les employés qui peuvent voir leur horaire, suivre leur temps, demander des congés, mais qui ne peuvent pas gérer d'autres personnes avec Teamdeck.
Teamdeck est une solution complète de gestion des ressources. Elle permet aux entreprises de planifier le travail de leurs équipes, de suivre leur charge de travail et d'analyser les performances de l'entreprise.
Notre mission est de permettre aux entreprises de fonctionner plus efficacement tout en préservant le bonheur des équipes. Nous pensons que cela peut se faire par le biais d'une charge de travail optimale, de la transparence du lieu de travail et de l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Teamdeck est conçu pour favoriser ces trois aspects.
Du point de vue de l'employé, Teamdeck est un outil qui lui permet de.. :
Nous allons vous présenter les fonctionnalités de Teamdeck, en commençant par l'élément central de cet outil : un calendrier qui vous permet de planifier et de suivre votre temps.
Mais d'abord, vous devez activer votre compte pour y accéder.
Tout commence par un courriel intitulé Vous êtes invité à l'espace de travail Teamdeck. Cela signifie que quelqu'un veut que vous rejoigniez le compte Teamdeck de son entreprise.
Ouvrez le courriel et cliquez sur le bouton commencer bouton. L'étape suivante consiste à créer votre compte Teamdeck (si vous êtes nouveau sur Teamdeck) ou à vous connecter avec vos identifiants existants. Une fois connecté, il vous sera demandé de cliquer sur accepter l'invitationet, par conséquent, s'inscrire sur le compte de votre entreprise.
Lorsque vous accédez à l'onglet Calendrier (disponible dans le menu supérieur), vous voyez votre nom et, éventuellement, les noms des membres de votre équipe. Cela dépend de la politique de votre entreprise.
À côté de chaque nom, il y a des rangées signifiées par différentes icônes. Passons-les en revue une à une :
Réservations - c'est ici que vous verrez vos réservations, c'est-à-dire vos affectations de travail. Elles peuvent être ajoutées et modifiées par vos responsables. Cliquez sur une réservation pour obtenir plus de détails sur vos tâches à venir.
Feuilles de temps - Il s'agit de l'espace réservé à vos entrées de temps enregistrées, le temps que vous avez passé à travailler sur un projet donné. Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des entrées de la ligne timesheets. Dans la section suivante de cet article, vous en apprendrez plus sur le suivi de votre temps avec Teamdeck en utilisant une feuille de temps. suivi du temps de travail par téléphone portable app.
Disponibilité - le nombre d'heures de travail pour lesquelles vous êtes disponible un jour donné. Si vous êtes employé à temps plein, cette ligne ne sera pas modifiable.
Vacances - l'espace réservé à vos congés personnels. Toutes les absences, rémunérées ou non, apparaîtront ici.
Inscriptions par rapport à la disponibilité (B/A) & Feuilles de temps par rapport à la disponibilité (T/A) - ces lignes permettent de repérer facilement les heures supplémentaires potentielles et réelles. Lorsque les réservations et les feuilles de temps dépassent votre disponibilité quotidienne, les barres B/A et T/A deviennent rouges.
Créer une vue personnalisée du calendrier
Vous pouvez modifier le niveau d'information affiché sur votre calendrier Teamdeck. Afin de modifier votre vue par défaut ou d'en ajouter une nouvelle, cliquez sur l'icône en forme de crayon dans le coin supérieur gauche de votre calendrier. Ensuite, vous pourrez choisir les éléments que vous souhaitez conserver dans la vue de votre calendrier.
Vous pouvez également décider de passer d'une vue des personnes à une vue des projets : si vous choisissez cette dernière, vous verrez une liste de projets et de réservations portant le nom des personnes.
Il y a deux façons de remplir vos feuilles de temps :
Teamdeck est utilisé pour gestion des absences par de nombreuses entreprises. C'est pratique, car les employés peuvent demander eux-mêmes des congés. Les responsables n'ont plus qu'à approuver ou refuser ces demandes : tout se passe dans l'application, il n'y a donc plus besoin de fils de discussion par courriel, etc.
Votre absence sera reconnue par vos chefs d'équipe et remarquée par les personnes chargées de la planification des ressources. Cela permet aux entreprises d'éliminer une fois pour toutes les conflits de planification.
Pour demander un congé, vous devez cliquer sur une date (ou une série de dates) dans votre calendrier (dans la section Vacances rangée). Ensuite, remplissez un formulaire de demande et attendez une notification du système concernant le statut de votre demande.
ASTUCE : Si vous savez qui est en charge de vos demandes de vacances, vous pouvez choisir cette personne dans la liste déroulante. Sinon, votre demande sera reçue par tous les utilisateurs de Teamdeck avec gestionnaire et propriétaire dans votre organisation.
Maintenant que vous connaissez les principales caractéristiques de Teamdeck, vous pouvez explorer l'outil plus en profondeur. Il y a deux autres options que nous allons examiner aujourd'hui :
Cette fonction est généralement réservée aux employés à temps partiel et aux indépendants. Si vous êtes employé à temps plein, il y a de fortes chances que vous n'ayez pas besoin de l'utiliser.
Le disponibilité La rangée de votre calendrier est l'endroit où vous pouvez définir votre disponibilité quotidienne. Ajoutez des périodes pendant lesquelles vous êtes libre de travailler. Vous pouvez créer plusieurs périodes de disponibilité par jour. Avez-vous un horaire fixe ? Vos périodes de disponibilité peuvent être répétées chaque semaine.
Rapports vous permettent d'approfondir vos données. Vous pouvez suivre vos heures facturables ou comparer les réservations avec le temps réel passé à travailler sur un projet donné afin d'évaluer vos estimations.
Si vous facturez votre entreprise sur la base de vos feuilles de temps, vous pouvez facilement calculer le montant dans les rapports.
Notre équipe d'assistance à la clientèle se fera un plaisir de répondre à vos questions concernant notre application. Vous pouvez toujours nous envoyer un message dans le chat.
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