Les défis de la gestion des ressources sont liés à la nature même du travail en équipe. Il est souvent nécessaire de planifier le travail et les ressources. la gestion de plusieurs projets à la fois. L'organisation, le suivi et l'amélioration des processus sont des éléments cruciaux de la gestion des ressources d'un projet, qui peuvent faire le succès ou l'échec de ce dernier. Vous avez l'impression que c'est beaucoup à gérer ? Décomposons ces défis en éléments gérables et voyons comment vous pouvez les surmonter dans votre travail.
Démarrer un nouveau projetPour ce faire, vous devez trouver des employés possédant les bonnes compétences. Aussi simple que cela puisse paraître, cela peut s'avérer difficile si vous n'avez pas une vue d'ensemble claire de vos ressources. Il est utile de disposer d'une liste d'employés que vous pouvez trier en fonction de leurs compétences ou de leur poste, car cela vous permet de trouver rapidement des personnes capables de mener à bien un projet donné.
Ensuite, vérifiez s'ils sont disponibles pendant la période estimée. Vous pouvez également utiliser une matrice de compétences ou un Tableau RACI (alias matrice d'attribution des responsabilités) pour indiquer ce dont ils sont responsables.
La gestion de la disponibilité des employés, leur capacité et leur aptitude à respecter le calendrier sont étroitement liées. Voyons comment vous pouvez gérer les risques tout en planifiant les ressources et le calendrier de votre projet.
En sachant si une personne travaille à temps plein ou si elle est un indépendant facturant à l'heure, vous pouvez évaluer sa disponibilité. Ce qui constitue un véritable défi, c'est que cette disponibilité peut changer au moment le plus opportun pour vous.
Planification des ressourcesEn plus de vérifier la disponibilité de votre équipe, prévoyez un plan B au cas où vous perdriez des ressources.
Y a-t-il un autre employé possédant des compétences similaires qui pourrait se charger de la tâche ? Ou peut-être pouvez-vous confier le travail à un indépendant ?
Quoi qu'il en soit, il est bon de connaître à l'avance les solutions possibles, plutôt que de se retrouver sans ressources pour une tâche au milieu d'un projet. Vous pouvez également vérifier les jours fériés nationaux et les congés personnels planifiés, afin de les inclure dans votre calendrier.
Dans le meilleur des cas, l'utilisation d'une estimation ascendante avec les membres de votre équipe, ils ont peut-être une idée de la durée de chaque mission, sur la base de leur expérience antérieure. Si ce n'est pas le cas, vous devez tenir compte des données historiques.
Vous pouvez ainsi évaluer les délais sur la base des performances passées de votre équipe, ce qui réduit le risque de dépassement de capacité.
Si vous tenez compte de la disponibilité des ressources et de leur capacité, vous pouvez éviter un autre problème : la création de calendriers irréalistes. En sachant quand vos employés sont disponibles et quelle quantité de travail ils peuvent accomplir dans un délai donné, vous pouvez planifier votre projet avec plus de précision.
Il est très important de planifier le travail et de le contrôler pour éviter la sous-utilisation ou la surutilisation afin de garantir la productivité de votre équipe. Sinon, s'ils ont trop de travail, les employés risquent de commencer à se sentir épuisé, tandis que le manque de travail les rend malheureuxégalement.
Ajustez la charge de travail dès que vous constatez qu'une personne est surchargée de travail alors que d'autres n'ont pas autant de tâches à accomplir. Voyez s'il est possible de répartir le travail, par exemple en utilisant le nivellement des ressources. Il s'agit d'un technique d'ordonnancement des projets qui consiste à diviser ou à fusionner les activités en fonction de la disponibilité des ressources. Sachez toutefois que cela peut avoir un impact négatif sur le calendrier et le budget de votre projet.
Lors de la planification du travail et des ressources, il peut être tentant d'ajouter plus de personnel que nécessaire. Ce "juste au cas où" l'allocation des ressources est cependant considérée comme une erreur que les chefs de projet commettent souvent.
Le fait d'ajouter plus de ressources que nécessaire fausse la durée et le budget estimés, bloquant ainsi des employés pour d'autres chefs de projet. Il peut en résulter un surcroît de travail pour ceux qu'ils avaient réservés plus tôt ou des performances insuffisantes.
Essayez de n'affecter que les membres de l'équipe dont vous savez que vous aurez besoin. En cas de changement, il est toujours préférable de négocier le remplacement d'un employé avec un autre GP.
Afin d'éviter les problèmes courants de gestion des ressources, essayez d'intégrer ces idées dans votre travail :
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