Gestion des capacités est une stratégie utilisée par les entreprises pour utiliser au mieux l'efficacité de la production par rapport à la demande d'un service ou d'un produit. L'objectif final de la gestion des capacités est de :
Identifier et supprimer les goulets d'étranglement qui entravent le processus de fabrication ou de prestation de services.
Augmenter la vitesse de production optimiser les ressources Les activités de l'entreprise peuvent être menées à bien en éliminant les temps improductifs et les autres contraintes susceptibles d'affecter négativement la capacité de l'entreprise.
La gestion des capacités aide les entreprises à relever les défis qui se présentent lorsqu'elles doivent répondre aux demandes des clients, que ce soit à court ou à moyen terme. Elle permet également de gérer les opérations de la chaîne d'approvisionnement et d'élaborer des plans d'organisation pour l'avenir.
Les organisations doivent évaluer la quantité de leurs ressources disponibles pour s'assurer qu'elles atteignent le niveau de production au cours d'une période donnée. Les secteurs de la fabrication, de la vente au détail, des services et des technologies de l'information ont largement recours à la gestion des capacités.
En bref, voici les objectifs clés d'une bonne gestion des capacités :
Reconnaître les besoins en capacité pour répondre aux charges de travail prévues, actuelles et futures.
Créer et maintenir un plan solide de gestion des capacités.
Veiller à ce que les objectifs de performance soient dûment atteints dans le respect des délais et du budget.
Contrôler en permanence la capacité afin d'aider à la gestion du niveau de service.
Aide à la détermination et à la résolution des incidents.
Examiner l'impact des variations sur la capacité et prendre les mesures appropriées pour améliorer les performances là où c'est le plus rentable.
La gestion des capacités est un élément important d'une organisation, mais pourquoi ? La définition de la gestion des capacités fait référence à la stratégie utilisée par les entreprises pour gérer la production en réponse à la demande du marché, en assurant une utilisation optimale des ressources et en identifiant et en éliminant les goulets d'étranglement afin d'obtenir un profit maximal. Voici quelques éléments de discussion à ce sujet :
Évaluation des coûts: La gestion des capacités aide les organisations à améliorer leur capacité à évaluer les coûts, en particulier pendant les périodes de croissance ou de récession. Elle permet d'identifier les variations soudaines des prix et d'agir en fonction de la situation.
Efficacité de la production: Planifier les cycles de production à l'avance et optimiser l'efficacité de la production.
Réduction des coûts: Réduire les coûts généraux de l'activité économique.
Gestion des stocks: Aide à mieux gérer les stocks et à traiter les problèmes au sein de la chaîne d'approvisionnement.
Allocation des ressources: Affecter les ressources humaines et matérielles de manière plus efficace.
Mise à l'échelle: Plus important encore, la gestion des capacités aide à la mise à l'échelle de l'entreprise. Elle fournit une analyse approfondie de la manière d'opérer avant de développer l'entreprise.
Voici à quoi peut ressembler un processus typique de gestion des capacités. Un processus de gestion des capacités adéquat garantit une saisie précise des données, une gestion efficace des capacités, ainsi que l'efficacité et la productivité globales de l'organisation. Toutefois, ces processus diffèrent d'une organisation à l'autre.
Les prévisions et les filières d'opportunités aident à comprendre le type de demande qui se présentera au cours des saisons à venir. Par exemple, il est nécessaire d'embaucher plus de personnel, de disposer de plus de machines ou de réparer ou d'entretenir les machines existantes.
Les tendances du marché et les demandes des clients évoluent constamment. Cela permet de créer un pipeline d'opportunités. Il est essentiel de comprendre si des événements imprévus ou des facteurs saisonniers affectent la demande.
Avant d'augmenter la production en fonction du nouveau plan, l'organisation doit évaluer si la capacité des ressources ou l'infrastructure existante peut gérer cette production. Si ce n'est pas le cas, il peut être nécessaire d'acheter ou de louer de nouvelles machines, de nouveaux dispositifs ou de nouveaux équipements.
Une fois qu'un plan approprié est en place, il est temps de le mettre en œuvre et de l'exécuter. S'il est nécessaire d'introduire davantage d'appareils ou de machines pour accroître la production, le plan doit consister à acheter de nouvelles machines ou de nouveaux appareils, à les installer, à lancer le travail et à répondre aux exigences supplémentaires dans les délais impartis.
Enfin, si vous ne surveillez pas et n'examinez pas en permanence la capacité de production, vous risquez de passer à côté de facteurs importants. En outre, comme pour tout autre processus, il est toujours possible d'apporter des améliorations.
Il y a souvent une confusion entre la gestion de la capacité et la gestion de l'information. planification des capacités. Bien qu'elles soient similaires à certains égards, elles sont également très différentes. La gestion de la capacité est un terme général, tandis que la planification de la capacité peut être considérée comme un sous-ensemble de la gestion de la capacité. Cependant, l'objectif final des deux est de s'assurer que la capacité est suffisante au bon moment pour répondre à la demande.
Selon Mike Wise, auteur du blog Microsoft DataDriven, "l'une des grandes différences entre la planification des capacités et la gestion des capacités réside dans le fait que la planification des capacités a une qualité "jetable". En d'autres termes, la planification des capacités est quelque chose qui se fait en amont. Il s'agit de l'identification et de l'évaluation des besoins, alors que la gestion des capacités correspond à l'ensemble du cycle de vie de la surveillance, de la collecte et de l'analyse des données, de l'optimisation de l'infrastructure et de la reprise de la surveillance".
Les organisations numériques qui prévoient de mettre en place une stratégie gagnante de planification et de gestion des capacités doivent considérer ces termes comme des entités distinctes.
Avant de se lancer dans la gestion des capacités, il est important d'en faire une priorité et d'y accorder toute son attention. Une gestion efficace des capacités comprend les éléments suivants :
Reportez-vous aux problèmes antérieurs rencontrés dans la gestion des capacités et recherchez des schémas similaires. Peut-être y a-t-il eu un mois ou une saison spécifique où la gestion de la capacité a été difficile ?
Tenez compte du nombre de personnes qui sont parties depuis le dernier cycle de gestion des capacités et évaluez l'impact de ces départs sur une période qui serait chargée en travail. Vous devez également assurer le suivi des personnes que vous avez recrutées à l'extérieur pour une courte durée.
Une gestion efficace des ressources humaines est essentielle pour répartir les tâches en fonction des points forts des membres de l'équipe, prévenir l'épuisement professionnel, respecter les délais des projets et fidéliser les employés et les clients.
Examinez et gérez tous les facteurs opérationnels susceptibles d'influencer la manière dont la capacité de travail est gérée. Par exemple, la mise en œuvre d'un logiciel de centre de contact en nuage peut améliorer l'efficacité des opérations de service à la clientèle en offrant des fonctionnalités telles que le routage automatique des appels, l'analyse en temps réel et l'intégration avec d'autres canaux de communication.
Les équipes peuvent ainsi se concentrer sur l'essentiel et sur les projets présentant un meilleur potentiel de retour sur investissement grâce à la mise en œuvre d'une gestion efficace des capacités de l'entreprise.
Il est essentiel de savoir quelles sont les demandes adressées aux équipes. Qu'il s'agisse de clients qui achètent des services ou de projets internes qui débloquent la croissance de l'entreprise. Une bonne connaissance de la demande garantit que l'offre de ressources reste à un niveau adéquat.
En matière de travail, il y a toujours de multiples variables en jeu. Il est essentiel de comprendre quelles sont ces variantes et comment elles peuvent influer sur la capacité. Cela permet de s'assurer que la solution apportée à ces scénarios est la plus efficace.
Comme nous le savons, la planification des capacités repose principalement sur des estimations et des prévisions. Malheureusement, les prévisions ne sont pas toujours exactes. C'est pourquoi la planification de la gestion de la capacité nécessite des ajustements réguliers.
La gestion des capacités est un vaste concept qui comprend divers termes dont vous n'avez pas forcément connaissance. Nous définirons une composante, une capacité, un rapport de capacité, un système d'information sur la gestion des capacités (SIGC), une performance, des gestionnaires de capacité et un plan de capacité.
Selon l'Institut CIPS, "un composant est une structure fondamentale d'un service particulier, une partie essentielle d'un service". Par exemple, une base de données est le "composant" d'un serveur. Les composants sont importants et doivent donc être achetés, construits, entretenus et contrôlés.
Selon la définition de l'Institut CIPS, la capacité "représente les ressources disponibles qui peuvent être utilisées pour répondre à un certain niveau de demande". Par exemple, dans un restaurant, la capacité correspond au nombre d'employés disponibles, au nombre de tables et de chaises disponibles et à la durée d'ouverture du restaurant.
Il s'agit essentiellement de définir des scénarios pour les demandes attendues. Par exemple, les ressources nécessaires dans un certain laps de temps. Les plans de capacité aident les entreprises à fournir le bon service à la clientèle.
Document contenant des données relatives au service fourni, aux ressources déployées et à la performance globale de l'équipe. Les rapports de capacité aident les gestionnaires à prendre les bonnes décisions.
Un référentiel virtuel pour rassembler et stocker les données relatives à la capacité.
Dans le cadre de la gestion des capacités, la gestion des performances est une mesure qui reflète la rapidité avec laquelle un système peut répondre aux demandes.
La gestion des capacités est une tâche essentielle au sein d'un espace de travail. Une gestion efficace de la capacité est cruciale pour répondre à la demande tout en optimisant les ressources et la gestion de projet. Mais ce n'est pas une tâche facile. Selon Forbes, les défis les plus courants rencontrés au cours du processus de gestion des capacités sont décrits ci-dessous. Examinons-les en détail.
Chaque jour, les responsables de la planification des capacités doivent faire face à une multitude d'informations qui doivent être ajoutées à la base de données de la Commission européenne. feuilles de calcul pour les projetsLa plupart du temps, il s'agit d'un travail manuel. Pour que le processus de gestion des capacités se déroule sans heurts, les données ajoutées doivent être exactes et mentionnées dans un format approprié.
Un défi de complexité est assez similaire à un défi de données. Étant donné que la planification des capacités implique que les gestionnaires travaillent avec d'innombrables calculs et formules complexes, des erreurs sont inévitables. Par exemple, l'ajout de données inexactes dans la feuille de calcul. Malheureusement, de telles erreurs peuvent compromettre l'ensemble du processus.
La communication est la pierre angulaire de toute entreprise prospère. Un manque de communication ou, pire, une communication inadéquate peut entraîner une multitude de problèmes. Pour éviter de tels scénarios, il est essentiel que tous les employés qui participent au processus de gestion des capacités échangent régulièrement des informations.
Les gestionnaires du monde entier ont élaboré quelques stratégies de gestion des capacités afin d'obtenir de meilleurs résultats. Jetez un coup d'œil à ces stratégies de gestion de la capacité largement utilisées :
Dans le cadre de cette stratégie conservatrice et réactive, le gestionnaire commence par évaluer la capacité, puis attend que la demande augmente de manière régulière. Ensuite, il augmente la production à un niveau spécifique suffisant pour répondre aux besoins du marché à ce moment-là.
Si la stratégie de retard est plus subtile et comporte moins de risques, la stratégie d'avance en est presque le contraire. Dans ce cas, l'entreprise augmente sa capacité de production avant même qu'il y ait une augmentation de la demande.
La stratégie dynamique s'appuie sur des prévisions et principalement sur les tendances actuelles du marché. Dans ce cas, le gestionnaire prend en compte les données relatives aux ventes et les tendances actuelles, et les analyse ensemble afin d'apporter des ajustements à la production.
La stratégie d'adéquation est un mélange de stratégies d'avance et de retard. Dans ce cas, l'entreprise augmente sa capacité après avoir examiné les demandes actuelles du marché. Lorsqu'il apparaît que la demande va augmenter, l'entreprise augmente progressivement sa production.
La gestion de la capacité est utilisée par les sociétés de logiciels et les équipes chargées des opérations financières, agences de créationL'objectif est de permettre aux équipes de production et de fabrication de maximiser leur production et de répondre à la demande de manière efficace. Prenons l'exemple d'un fabricant de téléviseurs. Deux choses sont en place pour un fabricant de téléviseurs :
Ils doivent s'assurer qu'ils peuvent répondre aux demandes des consommateurs tout au long de l'année avec les ressources disponibles.
Récemment, l'entreprise a prévu que la demande de téléviseurs pourrait exploser en raison de la Coupe du monde de football qui débute dans huit mois.
Étant donné que la demande va exploser, les dirigeants de l'entreprise doivent comprendre le nombre approximatif de téléviseurs qu'il faut vendre pour répondre à la demande croissante. Une telle analyse peut indiquer qu'ils auront besoin de plus de ressources et de main-d'œuvre pour faire face à la demande croissante, mais on prévoit également que la demande pourrait diminuer dès la fin de la Coupe du monde.
Dans ce cas, l'entreprise peut donc préférer louer les machines ou travailler avec différents entrepreneurs pendant cette période, plutôt que d'acheter de nouvelles machines ou d'embaucher du personnel. Dès que la location et la main-d'œuvre sont en place, la production peut commencer. Toutefois, l'entreprise devra la lancer au moins 2 à 3 mois avant le début de la Coupe du monde. Cela permettra de s'assurer que les téléviseurs ont atteint les canaux de vente au détail et qu'ils sont disponibles exactement au moment où la demande augmente.
Une agence de création peut fournir 700 modèles par semaine.
Une boulangerie peut cuire 80 tartes par jour.
Une ligne de production automobile peut assembler 200 voitures par mois.
La gestion des capacités est plus qu'un simple processus stratégique : c'est une pratique vitale qui permet aux entreprises de répondre aux demandes de manière efficace et durable. En gérant efficacement les capacités, les organisations peuvent optimiser leurs ressourcesElle permet de réduire les coûts et de maintenir des niveaux de service élevés, même pendant les périodes de fluctuation de la demande. Elle implique un cycle continu de planification, de suivi et d'adaptation aux changements internes et externes. Alors que les entreprises s'efforcent d'évoluer et de répondre à la dynamique du marché, une solide stratégie de gestion des capacités sera déterminante pour atteindre l'excellence opérationnelle et soutenir la croissance. L'adoption des meilleures pratiques et l'exploitation de stratégies adaptées à des besoins spécifiques permettront aux organisations de relever les défis et de saisir les opportunités, améliorant ainsi leurs performances globales et leur compétitivité.
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