Le premier élément de une équipe de projet efficace et la gestion d'équipe consiste à connaître la structure de son équipe. Cela est essentiel pour planifier correctement les ressources et distribuer les tâches, et pour mettre en œuvre les processus les plus efficaces pour les besoins des différents rôles. Les rôles de base dans un une équipe complète de gestion de projet, sont:
Chef de projet
Qu'il s'agisse de la gestion de projets informatiques ou de la gestion d'un projet d'entreprise, il n'y a pas de différence entre les deux. gestion des ressources marketingEn revanche, le rôle du chef de file est le même. Il s'agit du rôle principal dans le projet, axé sur la prise de décision, la répartition des tâches, le contrôle des progrès, le transfert d'informations entre le client, la direction et les membres de l'équipe, et la garantie que le projet atteint ses objectifs et son champ d'application. Si l'équipe était un orchestre, le chef de projet en serait le chef d'orchestre.
Dans les petites entreprises comme dans les plus grandes, les logiciels sont un élément irremplaçable de la gestion des équipes de projet.
C'est la personne qui porte la plus grande responsabilité et qui doit s'assurer que tout se passe comme il se doit. La nécessité de s'occuper de tant d'aspects du projet ne serait pas possible sans un soutien adéquat, c'est pourquoi le logiciel de gestion du travail qui aide à contrôler le cycle de vie du projet, le calendrier, les tâches et l'avancement est indispensable.
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Chef d'équipe
Il est difficile de gérer simultanément tous les aspects d'un projet très complexe, c'est pourquoi les personnes qui y travaillent sont généralement divisées en équipes. Chaque équipe s'occupe d'une partie du produit et, tandis que le chef de projet est responsable de la vue d'ensemble, ce sont les chefs d'équipe qui supervisent les différentes parties.
Il s'agit d'un rôle très important car le chef d'équipe est directement impliqué dans l'ensemble du processus et y participe avec les autres membres de l'équipe. Il participe aux réunions quotidiennes et aux réunions de projet ou d'équipe. planification des ressourcesIl est le premier contact en cas de problème et sert d'intermédiaire entre l'équipe et le chef de projet. Il donne aux équipes plus de fluidité et d'autonomie, en évitant la micro-gestion et les situations où toutes les décisions dépendent d'une seule personne.
Le chef d'équipe joue un rôle essentiel dans la création d'un sentiment d'appartenance et le maintien d'un moral élevé, même dans les situations de crise. Des stratégies de gestion d'équipe adéquates, que nous aborderons plus loin dans cet article, constitueront une aide précieuse dans le travail quotidien d'un chef d'équipe.
Membre de l'équipe
Les membres de l'équipe constituent le cœur du projet et sont responsables de la partie exécution du travail. Ce sont des spécialistes dans différents domaines : développeurs, concepteurs, rédacteurs et testeurs, dont la tâche consiste à mettre en œuvre des aspects particuliers du produit. Leurs connaissances spécialisées et leur expérience permettent de créer l'application ou le logiciel.
Chacun d'entre eux possède des compétences et des spécialisations différentes et doit donc coopérer pour atteindre l'objectif fixé. Une bonne gestion d'équipe permet d'exploiter pleinement leur potentiel, tandis qu'une mauvaise gestion est source de frustration et d'épuisement.
A gestionnaire de ressources est une personne responsable de la l'allocation des ressources dans l'entreprise. travaille en étroite collaboration avec le chef de projet et le département des ressources humaines. RS connaît les exigences du projet et les compétences des employés, ce qui lui permet de constituer habilement des équipes de projet et de signaler les besoins en matière de recrutement. Le logiciel de gestion des ressources est un outil de travail quotidien pour ce poste.
Souvent, les responsabilités du gestionnaire de ressources sont réparties entre le gestionnaire de projet et le département des ressources humaines. Toutefois, dans le cas de grandes entreprises et de projets plus avancés, le soutien d'un poste distinct est inestimable.
Analyste d'affaires
Cet expert est chargé de définir le potentiel commercial du projet, d'évaluer sa rentabilité et d'analyser la position sur le marché, y compris la demande et la concurrence. Il contribue également à l'optimisation du budget pour les activités du projet.
Partie prenante
Une partie prenante est une personne qui sera affectée d'une manière ou d'une autre par un projet. Il peut s'agir d'un utilisateur cible, d'un client, d'une entreprise partenaire, d'un investisseur, d'un employé ou d'un fournisseur. Même si les parties prenantes ne sont pas des décideurs ou des cadres, leur voix est très importante dans le processus de création d'un produit performant.
Client
Souvent, le client est considéré comme une personne extérieure qui ne fait pas partie de l'équipe. Cependant, s'il n'y avait pas de client, il n'y aurait pas non plus de projet, car c'est le client qui fait la demande, définit les objectifs et donne l'argent.
Dans la réussite du projet et le processus de développement, toutes les parties impliquées doivent donc considérer le client ou le propriétaire du produit comme un membre important de l'équipe, qui participe aux réunions et décide de ce qui est nécessaire. La nature de cette collaboration est, bien sûr, différente de celle qui existe entre les employés d'une même organisation, mais vous pouvez être sûr que le fait d'inclure le client dans le cycle de vie d'un projet et dans le processus de développement et d'établir de bonnes relations améliorera votre coopération.
Une équipe performante est un groupe composé de plusieurs mains et d'un seul esprit".
Bill Bethel
Vous pouvez gérer une équipe de différentes manières. Ces méthodes sont appelées styles de gestion ou styles de leadership. Il s'agit d'une combinaison de facteurs tels que la hiérarchie dans l'organisation, l'augmentation de la motivation, la division des responsabilités, la communication et une approche générale des règles de coopération. Étant donné que seuls 48% des employés considèrent que le leadership de leur entreprise est de "haute qualité" (Zippia, 2022), l'adoption d'un style efficace est très importante pour l'ensemble du flux de travail et la gestion de l'équipe. Il existe plusieurs styles de management.
1. Autocratique, ce qui signifie "vous ferez ce que je dis"
Dans ce style, il y a un patron et non un leader. La communication va dans un seul sens, du superviseur aux employés. La hiérarchie au sein de l'équipe est très clairement marquée, il n'y a pas de structure plate. Le déroulement du travail est étroitement contrôlé et les employés sont principalement tenus responsables des résultats et des performances.
Dans ce style, les membres de l'équipe ne sont pas encouragés à poser des questions, à proposer des initiatives ou à faire part de leurs doutes - ils sont des exécutants plutôt que des décideurs ou des entités créatives. Le domaine de ce style est la microgestion ; le patron régit chaque élément du travail et les employés n'ont pas confiance et ne s'approprient pas le travail.
Ce style de management peut être utile dans les endroits où la discipline et les procédures strictes sont primordiales, par exemple si vous êtes chirurgien et que vous dirigez une opération. Ou si vous formez des recrues dans l'armée. Mais dans une équipe de développement ? Réfléchissez-y à deux fois. Ou n'y pensez pas du tout.
Pour
Cons
2. Laissez-faire ou "vous faites ce que vous voulez"
Dans cette approche, le manager ne fait pas vraiment... de la gestion. L'équipe a le contrôle total des décisions relatives à l'introduction de solutions et à la résolution des problèmes parce que le dirigeant a confiance en ses compétences et son expérience. L'appropriation est la devise de ce style.
Le rôle du manager est de coordonner et de distribuer les tâches, d'inspirer et de créer la vision, de motiver et de vérifier si le projet progresse, mais toute la partie exécution repose également sur les épaules de l'équipe.
Le manager intervient lorsque l'équipe a besoin de son aide ou de son soutien, mais n'interfère pas dans le processus créatif. Comme il n'est pas aussi actif, il peut être impliqué dans plusieurs projets à la fois. Ce style permet une structure vraiment plate et fonctionne bien lorsque l'équipe est expérimentée, indépendante et bien informée.
Pour
Cons
3. Démocratique, ce qui signifie "nous faisons ce que nous pensons être le mieux"
Ce style se situe entre l'autocratie et le laisser-faire. Le manager demande aux membres de l'équipe un retour d'information, tient compte de leur opinion et encourage leur participation et leurs suggestions d'idées. Toutefois, le dirigeant prend les décisions et est responsable du résultat final.
Le manager ne régit pas tous les aspects du travail ; il donne des lignes directrices et distribue les tâches, mais les employés ont un certain niveau d'appropriation et exécutent les tâches de manière indépendante. Le manager coordonne le travail, contrôle les étapes du projet et planifie la stratégie et la gestion du projet. calendrier du projet. De cette manière, le travail est structuré et hiérarchisé, mais il laisse aussi une place à la créativité et à l'initiative.
Pour
Cons
La gestion d'une équipe est une compétence, mais aussi un art. 86% des employés occupant des postes de direction considèrent le manque de collaboration comme la principale raison des échecs sur le lieu de travail. (Zippia, 2022).
Un groupe de personnes bien motivées, capables de travailler ensemble, heureuses et ayant un sentiment d'appartenance à l'entreprise peut tout réaliser et atteindre ses objectifs plus rapidement, plus efficacement et mieux qu'une équipe mal gérée.
La question est de savoir comment trouver l'équilibre parfait, adapter le style de management à la nature de l'équipe et ne pas se laisser submerger par une surcharge d'informations et de responsabilités. Nous vous proposons quelques techniques qui feront de la gestion d'une équipe un jeu d'enfant.
Il n'existe pas de solution unique. Lorsque vous planifiez une stratégie de marketing, vous tenez compte des objectifs du client, de la situation du marché, de la concurrence, du budget et du public cible. Il en va de même lorsque vous créez une feuille de route pour un produit.
L'approche dépend des variables. Il en va de même pour la gestion d'équipe : pour bien faire, il faut des données. Et ces données sont des informations sur l'identité des employés, leurs compétences, leur style de travail, leurs relations mutuelles, ce qu'ils aiment faire et ce qui les irrite. Même s'il n'est pas toujours possible de trouver une solution qui convienne à tout le monde, le fait de connaître votre équipe vous aidera à trouver la meilleure solution possible.
Une équipe est une structure dynamique. Les projets changent et, avec eux, la demande de compétences spécifiques. Le recrutement est donc un élément clé de la gestion d'une équipe de projet. Le bon choix vous permettra de développer votre potentiel et de travailler plus efficacement, tandis que le mauvais choix peut conduire à la frustration et à la crise.
Trouver le candidat idéal est avant tout dans l'intérêt des chefs d'équipe et des managers, il faut donc s'impliquer dans le processus. Menez un entretien individuel, organisez une réunion avec d'autres membres de l'équipe, donnez une mission de recrutement et parlez au candidat de son expérience, mais aussi de ses valeurs, de ses besoins, de ses aspirations, de ses forces et de ses faiblesses. Même le meilleur recruteur et le meilleur professionnel des ressources humaines ne connaissent pas mieux votre équipe que vous, alors faites du processus d'embauche l'une de vos priorités.
Il est bon d'avoir des aspirations. Il est bon de fixer des objectifs ambitieux qui révèlent les couches les plus profondes du potentiel et du talent d'une personne - c'est une grande motivation. MAIS les objectifs irréalistes ont l'effet inverse : ils montrent aux gens que le travail ne s'arrête jamais et que, quels que soient les efforts déployés, ils ne seront jamais suffisants.
Il faut donc diviser les grands objectifs en étapes plus petites, et ces étapes en tâches et sous-tâches individuelles. Un outil de planification du travail sera très utile à cet égard, car il vous permettra de décomposer les tâches et de fixer des étapes, dont l'achèvement sera l'occasion d'une célébration et d'une réunion de renforcement de l'esprit d'équipe.
Les personnes occupant les mêmes postes peuvent avoir des compétences différentes. Cela est particulièrement visible dans une structure organisationnelle plate, où, au lieu d'avoir des juniors, des intermédiaires et des seniors, vous avez simplement des spécialistes qui ont de l'expérience dans d'autres domaines de travail.
L'un des éléments les plus importants d'une bonne gestion d'équipe consiste donc à attribuer les bonnes tâches aux bonnes personnes. Les développeurs connaissent différents langages de programmation et se spécialisent dans différents produits, tandis que les rédacteurs se sentent plus à l'aise avec les articles, le contenu des médias sociaux, la documentation ou la rédaction web. Pour optimiser votre travail, développez le potentiel de votre équipe.
Utiliser un outil de travail ou logiciel de planification des ressources où vous complétez le profil de chaque employé avec des informations sur ses compétences. De cette manière, vous pouvez être sûr que le travail sera confié à l'employé qui le fait le mieux.
Ce n'est pas parce que vos collaborateurs travaillent plus longtemps qu'ils sont plus efficaces. Au contraire, la surcharge et les heures supplémentaires entraînent une baisse de la motivation et de la productivité, une baisse de la concentration, une augmentation de la frustration et même un roulement du personnel. Veillez à ce que votre équipe dispose de l'espace nécessaire pour faire une pause et se reposer. Utiliser les feuilles de temps et le suivi du temps pour vérifier si vos employés ont trop de tâches et s'ils ont besoin d'aide. Le système de gestion des congés sera également très utile. Vous veillerez ainsi à ce que tout le monde puisse prendre des vacances bien méritées et à ce que le flux de travail se poursuive. l'allocation des ressources à bon escient.
Un grand nombre de malentendus et d'erreurs au sein de l'équipe sont dus à une mauvaise communication. Les gens ne connaissent pas bien le processus, ils disposent d'informations incomplètes et peuvent donc exécuter des tâches de manière incorrecte ou même travailler simultanément sur la même chose.
L'amélioration de la communication est particulièrement importante à l'époque du travail à distance, où le partage d'informations et d'idées est plus difficile. Assurez-vous d'avoir le bon système, tel qu'un lecteur partagé structuré et un canal Slack que tout le monde consulte régulièrement.
La gestion moderne d'une équipe repose sur la confiance et l'appropriation. Vos collaborateurs ne sont pas des robots censés suivre les ordres, mais des spécialistes qualifiés qui connaissent leur travail et sont vos partenaires commerciaux les plus importants. Donnez-leur le sentiment qu'ils ont leur mot à dire dans le processus de prise de décision. Organisez des séances de brainstorming et des réunions au cours desquelles vous recherchez les meilleures solutions.
Demandez-leur également de vous parler des inspirations et des projets intéressants qu'ils ont vus - peut-être l'un d'entre eux s'avérera-t-il utile pour votre travail ? Vous pouvez être sûr que la motivation et la satisfaction de votre équipe augmenteront lorsqu'elle sentira que vous l'appréciez et la respectez.
Imaginez que vous travailliez dans une entreprise où vous ne savez jamais si vous avez fait quelque chose de bien ou de mal ou si quelqu'un a un problème avec votre attitude ou préférerait que vous fassiez quelque chose différemment. Vous ne le savez pas, mais vous le sentez parce que l'atmosphère ou vos relations avec les autres changent. Cette situation est source de confusion et vous empêche de progresser parce que vous ne savez pas quelle est la bonne direction à prendre.
C'est pourquoi le retour d'information est un élément important de la gestion d'une équipe. En parlant à vos employés de leurs performances, de leurs observations et de leurs impressions, vous leur donnez confiance. Les employés qui reçoivent un retour d'information peuvent s'améliorer, faire leur travail plus efficacement et mieux comprendre ce que vous attendez d'eux.
Il s'agit d'un processus très important pour créer une communication transparente et éviter les malentendus. Par exemple, si un membre de l'équipe commence soudainement à travailler moins bien, est en retard aux réunions et commet des erreurs, votre première réaction sera probablement le mécontentement. Vous risquez de devenir plus critique, de perdre confiance en la personne et même d'envisager de la licencier.
D'autre part, si vous donnez le feedback immédiatement, vous pouvez découvrir qu'il/elle a une situation personnelle difficile, qu'il/elle se sent surchargé(e) et que cela affecte son travail. Dans ce cas, vous pouvez chercher ensemble une solution, renforcer la confiance mutuelle et, à long terme, améliorer la qualité du travail.
N'oubliez pas que le retour d'information ne fonctionne pas à sens unique. Vos employés doivent également avoir la possibilité de vous dire ouvertement s'ils n'aiment pas quelque chose et d'exprimer leurs besoins et leurs opinions.
En ce qui concerne le retour d'information, il n'est pas nécessaire qu'il soit toujours négatif. Malheureusement, les réunions individuelles avec un chef d'équipe sont souvent associées à des aspects négatifs. Les gens sont stressés, s'attendent à des critiques et ont peur de s'exprimer ouvertement. Il est très important de montrer aux autres membres de l'équipe que vous communiquez et que vous appréciez leur engagement et leur travail. Donnez un retour d'information positif individuellement, mais aussi en groupe. Un simple "Bravo l'équipe, merci pour vos efforts ces derniers temps, nous y sommes arrivés !" favorise le sentiment d'appartenance, les indicateurs de réussite et le travail d'équipe.
Quand travailler à distanceDe nombreuses personnes au sein de l'entreprise se sentent anonymes. Et pourtant, elles font des choses importantes et nécessaires ! Profitez des réunions d'entreprise pour raconter ce que votre équipe a fait et félicitez-la devant tout le monde.
Un employé arrive dans une entreprise avec un ensemble de compétences suffisantes pour son poste. Mais après tout, un emploi ne consiste pas seulement à faire ce que l'on sait déjà faire. C'est l'occasion de développer ses compétences et d'en acquérir de nouvelles.
Demandez aux employés ce qu'ils aimeraient apprendre et confiez-leur des tâches qui leur permettront de déployer leurs ailes. Ce sera également l'occasion de resserrer les liens au sein de l'équipe, car les employés peuvent se soutenir mutuellement dans le développement de leurs compétences et l'échange de connaissances. Il est également judicieux de créer un budget de développement que vos employés pourront utiliser pour des formations intéressantes, des conférences, des cours, des programmes et des livres.
Même dans le meilleur des métiers, il y a des crises et des moments difficiles. Cependant, n'oubliez pas que votre rôle en tant que chef d'équipe est de soutenir l'équipe et de montrer qu'il n'y a pas de problème que vous ne puissiez gérer.
À ce stade, il est très important de maintenir un équilibre entre l'honnêteté et le sang-froid. Si une situation difficile survient, parlez-en à votre équipe, dites-leur ce qui s'est passé et ce que vous pouvez faire. Impliquez-les dans le processus de recherche d'une solution, mais donnez-leur aussi un sentiment de sécurité. Les gens ont besoin de savoir qu'il existe une solution quelque part - il suffit de la trouver.
Les organisations modernes sont des structures tellement complexes que leur gestion nécessite l'appui d'outils numériques, en particulier outils de gestion de projet. De nombreux projets, chacun divisé en étapes, tâches et sous-tâches, des centaines d'employés et d'indépendants aux compétences et disponibilités différentes, des jours de congé, des réunions et des ressources - voilà une énorme quantité d'informations et de variables qui influencent les décisions et les flux de travail.
Pour optimiser votre gestion d'équipe, vous avez besoin d'un système qui rendra vos processus simples et transparents. Réfléchissez à vos besoins et choisissez l'outil idéal pour rendre votre gestion d'équipe efficace.
A ce stade, permettez-nous un peu d'autopromotion 😉 Nous aimerions vous montrer comment notre logiciel aide les chefs d'équipe à gérer leur travail. Teamdeck est un logiciel de gestion des ressources développé par une équipe de conception de produits et de société de développement de logiciels est conçu pour répondre aux besoins des organisations les plus complexes, où tous les éléments doivent fonctionner ensemble.
Notre objectif est de faciliter votre travail, pas d'ajouter un autre outil avec lequel vous devrez vous débattre, c'est pourquoi nous mettons l'accent sur une interface conviviale et intuitive. Nous pensons que plus n'est pas toujours mieux, c'est pourquoi dans Teamdeck vous ne trouverez que les fonctionnalités vraiment utiles, au lieu de dizaines d'ajouts inutiles qui ne font que compliquer la navigation dans le système.
...mais cela en vaut vraiment la peine, car les enjeux sont importants. Une productivité accrue, de meilleures relations au sein de l'équipe, des employés plus heureux, des économies de temps et d'argent, l'amélioration de vos compétences en matière d'organisation et de leadership, et votre autonomisation en tant que leader, et non en tant que chef, ne sont que quelques-uns des avantages d'une excellente gestion d'équipe. Et ce sont déjà des raisons plus que suffisantes pour le faire !
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