Kun työskentelet useiden projektien parissa samaan aikaan, on normaalia, että asiat menevät hieman sekaisin, eikö niin?
Markkinoilla on kuitenkin paljon ratkaisuja, joilla voit pitää projektisi aikataulussa ja varmistaa, että tiimisi työ on hyvin suunniteltua. Projektipäälliköt käyttävät usein resurssien suunnitteluohjelmisto, mutta entä resurssienhallintasovellukset? Onko tarpeen investoida molempiin ratkaisuihin?
Tässä blogikirjoituksessa kerromme joitakin indikaattoreita, joita yrityksesi tulisi vakavasti harkita resurssienhallintaohjelmiston käyttöönottoa, jotta tiimisi työtä voidaan suunnitella ja hallita paremmin.
Jokaisen alla käsiteltävän merkin kohdalla näytät myös, miten vankka resurssienhallintasovellus voisi auttaa sinua.
Ennen kuin keskustelemme yritysten kohtaamista erityiskysymyksistä, kerrataan lyhyesti, mitä resurssienhallintatyökalut ovat.
Resurssienhallintaohjelmisto auttaa sinua suunnittelemaan tiimisi työtä paremmin ja mittaamaan tuloksia. Kuten nimestä voi päätellä, tässä keskitytään tiimiisi:
Useimmat resurssienhallintasovellukset sisältävät resurssien suunnitteluun ja jakamiseen liittyviä ominaisuuksia. Löydät myös kattavampia työkaluja, kuten Teamdeck, jossa yhdistyvät resurssien aikataulutus, ajanseuranta ja lomien hallinta. Jos haluat tutustua siihen, voitte Rekisteröidy ilmaiseen kokeilujaksoon.
Puhutaan nyt haasteista, joita saatat kohdata:
Projektien epäonnistumiseen on useita syitä, mutta resurssienhallinta voi auttaa sinua huomattavasti saamaan projektisi onnistuneesti päätökseen.
Ensiksi on tarkasteltava resurssien jakamista ja varmistaa, että oikeat ihmiset työskentelevät oikeissa hankkeissa.. Se ei ole helppoa, kun sinulla on suuri tiimi ja suuri projektisalkku. Jotta voit varmistaa, että valitset parhaat mahdolliset työntekijät tiettyyn projektiin, on kätevää tehdä koko yrityksen kattava resurssikalenteri.
Tällaisen kalenterin avulla on helppo nähdä, mitkä työntekijät ovat käytettävissä projektissasi. Lisäksi hyvä resurssisuunnittelutyökalu auttaa sinua suodattamaan tiimin jäseniä taitojen, virka-ajan tai sijainnin mukaan. Tämän perusteella sinun pitäisi pystyä osoittamaan oikeat ihmiset projektiin.
Toinen syy epäonnistuneisiin hankkeisiin on kyvyttömyys seurata niiden edistymistä. Projektinhallintaohjelmisto mahdollistaa usein Gantt-kaavioiden luomisen projektin aikataulun havainnollistamiseksi. Sinun pitäisi kuitenkin seurata tiimisi työtä myös työaikataulujen avulla. Miksi? Jos esimerkiksi huomaat, että ihmiset työskentelevät tietyn tehtävän parissa paljon suunniteltua kauemmin, se voi olla merkki siitä, että koko hanke saattaa viivästyä.
Miksi resurssien käyttö niin tärkeää tiimisi hyvinvoinnille ja projektisi kunnolle? Toisaalta työnantajana et halua, että tiimisi ovat ylikuormitettuja. Teamdeckin kaltaisen resurssisuunnitteluohjelmiston avulla voit välittömästi havaita ylityöt työntekijöidesi työaikakirjanpitoon ja seurata heidän työmäärä reaaliajassa.
Resurssien tasapainoinen käyttö on ratkaisevan tärkeää myös liiketoiminnan kannalta. Sinulla ei yksinkertaisesti ole varaa siihen, että tiimissäsi on ihmisiä, joilla ei ole tarpeeksi tekemistä. Nämä tiimin jäsenet ovat myös itse todennäköisesti turhautuvat heidän toimeksiantojensa puutteesta. Valitettavasti saatat helposti unohtaa joitakin henkilöitä, kun sinulla ei ole keskitettyä resurssien aikataulutustyökalua. Resurssien käytön säännöllinen mittaaminen tiimissäsi on tärkeää, jotta työntekijäsi pysyvät tyytyväisinä ja yrityksesi kannattavana.
Mistä tiedät, että projektisi sujuvat hyvin? Yksi vaihtoehto on tarkistaa tiimisi tehtävienhallinnan "tehty"-osio, mutta suosittelemme, että kiinnität huomiota myös siihen, kuinka paljon aikaa tiimisi käyttää tiettyyn projektiin.
On hyvä idea verrata arvioituja projektitunteja tiimisi todelliseen aikaan. Ihannetapauksessa katsot, miten arvot muuttuvat ajan myötä. Katso tätä Teamdeckin projektiraportointipaketin avulla luotua kaaviota:
Tummanvihreät pylväät edustavat tiimisi varauksia - arvioituja työtunteja. Vaaleanvihreät pylväät ovat todellisia tunteja, jotka on kirjattu ajanseurantasovelluksen avulla. Näet, että projektin alusta lähtien ihmiset ovat seuranneet hieman enemmän tunteja kuin alun perin arvioitiin. Ero arvioitujen ja toteutuneiden tuntien välillä oli näkyvä, mutta ei kovin suuri. Tammikuun 17. päivänä tiimi kuitenkin seurasi kaksi kertaa arvioitua enemmän tunteja. Johtajille se on merkki siitä, että projektissa on jotain pielessä. Kenties asiakkaalta tuli odottamaton muutospyyntö? Tai ehkä jokin tehtävä osoittautui paljon odotettua vaikeammaksi? Toki parin lisätunnin ei pitäisi olla suuri asia suuressa mittakaavassa, mutta kuvittele, että tämä tilanne jatkuu viikkoja tai kuukausia. Ilman ajanseurannan hyödyntämistä ja resurssienhallintaohjelmiston seurantaa et ehkä huomaa, että projekti ei ole oikealla tiellä.
Useimmat yritykset käyttävät jonkinlaista projektinhallintasovellusta. Se voi olla yksinkertainen Kanban-taulu tai kattava ratkaisu, jossa on resurssisuunnittelutoiminnot. Jos PM-työkalusi keskittyy kuitenkin vain tehtäviin ja projektin välitavoitteisiin, tarvitset toisen sovelluksen, jolla voit hallita projektia ja tiimiä yhtä hyvin.
Onneksi resurssienhallintatyökaluilla on yleensä sisäänrakennettu integraatio projektinhallintasovelluksiin, julkinen API tai Zapier sovellukset.
Tähän voi olla useita syitä. Olemme jo maininneet resurssien kohdentamisen huomattavana haasteena projektipäälliköille. Toinen ongelma on se, että monet yritykset työskentelevät useiden hankkeiden parissa samanaikaisesti. Ilman resurssisuunnittelutyökalua saatetaan helposti varata ihmisiä kahteen kertaan tai aiheuttaa hankkeen aikatauluristiriidat. Lopuksi, projektisuunnittelu on erittäin vaikeaa, kun ei ole näkyvyyttä työntekijöiden saatavuuteen ja suunniteltuihin poissaoloihin. Kuvittele, että varaat ohjelmoijan nopeatempoiseen projektiin ja huomaat, että hänellä on kahden viikon loma kesken projektin.
Kuten voit kuvitella, resurssienhallintasovellukset voivat säästää sinut kaikilta näiltä ongelmilta, kunhan ne tarjoavat resurssisuunnitteluominaisuuksien lisäksi lomien hallintaominaisuuksia.
Teamdeckin avulla voit näyttää kaikkien aikataulut, saatavuuden ja lomat. Näin voit suunnitella projekteja varmemmin. Entä jos joudut tekemään muutoksia? Teamdeckissä on raahaa ja pudota online-kalenterisuunnittelija, joten voit helposti muokata aikataulua ja palata tiimisi hallintaan.
Tiedät jo, että joissakin resurssisuunnittelutyökaluissa yhdistyvät aikataulutus ja vapaiden hallinta (lomien hallintajärjestelmä). Tämä on loistava tilaisuus viedä yrityksesi HR-prosessit seuraavalle tasolle.
Valitettavasti monet tiimit turvautuvat edelleen taulukkolaskentataulukoihin ja strukturoimattomaan viestintään vapaiden hallinnassa. Se ei ole tehokasta kenellekään prosessiin osallistuvalle: työntekijöiden mielestä loma-anomuksen lähettäminen on aikaa vievää, ja esimiehet voivat helposti eksyä kaaokseen.
Tämän seurauksena projektipäälliköillä voi olla hyvin vähän tietoa resurssien saatavuudesta ja suunnitelluista poissaoloista. Tämä voi tietysti johtaa kalliisiin aikatauluvirheisiin. Tehokas resurssien hallinta ja kapasiteetin suunnittelu on mahdollista vain, kun tiedät, kuka tiimistäsi on käytettävissäsi ja milloin.
Teamdeckin avulla työntekijät voivat pyytää vapaata vain parilla napsautuksella. Jokainen hyväksytty poissaolo näkyy resurssikalenterissa, joten projektipäälliköt voivat ottaa sen huomioon uusia projekteja suunnitellessaan.
Sen ymmärtäminen, kuinka monta laskutettavaa ja ei-laskutettavaa tuntia tiimisi seuraavat, on olennaisen tärkeää, jotta voit hankkeen kannattavuuden seuranta. Kun näet tuntien jakautumisen, voit yrittää etsiä optimointeja ja esimerkiksi vähentää laskuttamattomia tunteja seuraavasti. tiimisi kokousten tehokkuuden lisääminen.
Miten laskutettavat tunnit lasketaan? Teamdeckissä työntekijät voivat antaa työaikamerkintöihinsä merkintöjä, kuten "ei laskutettava", kun he seuraavat aikaa. Johtajana sinun tarvitsee vain luoda yksinkertainen raportti, jossa voit analysoida valittuja tiimejä tai projekteja. Lisäksi voit käyttää samaa raporttia työntekijöiden palkanlaskennan tai asiakkaalta veloitettavan summan laskemiseen.
Toivottavasti huomaat, että resurssienhallintaohjelmisto voi olla loistava lisä tiimisi työkalupakkiin. Nyt sinun on löydettävä oikea työkalu tiimillesi. Suosittelemme aloittamaan lukemalla yleiskatsaus suosittuihin resurssisuunnittelutyökaluihin. Vertaile sen avulla markkinoilla olevien eri pilvipohjaisten työkalujen ominaisuuksia ja hintoja.
Ehkä pidit siitä, mitä näit tässä blogikirjoituksessa, ja haluat oppia lisää Teamdeckistä erityisesti? Aikatauluta puhelu Anielan kanssa, Asiakassuhdeasiantuntijamme. Hän esittelee Teamdeckin tärkeimmät ominaisuudet ja kertoo, miten voit optimoida yrityksesi prosesseja ottamalla resurssienhallinnan käyttöön.
Tehokas resurssisuunnittelu on ratkaisevan tärkeä tavoite kaikenkokoisille yrityksille riippumatta siitä, toimivatko ne verkossa vai perinteisillä toimialoilla. Koska resurssisuunnittelua vaativia yrityksiä on niin monenlaisia, on haastavaa antaa kaikille sopivaa suositusta....
Joukkueet ympäri maailmaa kohtaavat samanlaisia haasteita suunnitellessaan joukkueensa aikataulua. Projektisuunnitelman laatiminen on jo itsessään vaikeaa, ja sen ajan tasalla pitäminen ja muutoksiin reagoiminen on vielä...
Ohjelmistotalona olemme testanneet monia, ehkä parhaita ajanhallintasovelluksia. IT- ja ohjelmistobisneksessä - jolla on pääasiassa yritysasiakkaita Yhdysvalloista ja Yhdistyneestä kuningaskunnasta - olemme tottuneet työskentelemään täysin...