Ad Agen mukaan, vuosi 2019 on osoittautunut "heikoimpana vuonna virastojen kasvun kannalta sitten suuren laman". Ja sitten asiat kääntyivät huonompaan suuntaan. Vuosi 2020 on yllättänyt digitoimistot monilla haasteilla ja epävarmuustekijöillä. Tätä silmällä pitäen ei ehkä ole yllätys, että yritykset panostavat kannattavuutensa kasvattamiseen ja asiakkaiden ilahduttamiseen onnistuneilla projekteilla.
Mitä opit tästä artikkelista:
Yksi askel kohti digitaalisen toimiston suorituskyvyn parantamista on arvioida tapaa, jolla suunnittelet ja hallinnoit luovia projekteja. Onko tiimilläsi vaikeuksia arvioida työpanostaan tarkasti? Ylittävätkö he tunnetusti budjetin tai toimittavatko he projekteja myöhässä? Ilmaisevatko työntekijäsi tyytymättömyytensä? Kaikki nämä merkit voivat viitata ongelmiin, jotka liittyvät toimistosi projektinhallintaprosesseihin ja -työkaluihin.
Tiimisi projektinhallintataitojen parantaminen voi toki vaatia, että palkkaat hyviä projektipäälliköitä ja suunnittelet erilaisia prosesseja uudelleen. Saatat kuitenkin myös nähdä nopeaa hyötyä seuraavien toimien toteuttamisesta. luovien projektien suunnittelua ja hallintaa tukevat työkalut.
Jokaisella virastolla, erityisesti niillä, joissa on hajallaan olevaa henkilöstöä, pitäisi olla vahva projektinhallintapaketti - joukko sovelluksia, jotka auttavat heitä tekemään yhteistyötä ja käynnistämään projekteja menestyksekkäästi.
Tässä blogikirjoituksessa esitellään eri työkaluryhmiä, jotka kannattaa sisällyttää tiimisi projektinhallintapakettiin. Kun tiedät, mitkä osa-alueet tarvitsevat apua, on helpompi löytää tarpeisiisi sopiva ohjelmisto. Mutta jos tarvitset viraston projektinhallintatyökalutmeillä on sinutkin turvassa.
Aluksi: yritimme valita projektinhallinnan osa-alueet, jotka ovat tuttuja useimmille digitaalitoimistoille. Riippuen tiimisi rooleista ja siitä, minkä tyyppisten projektien parissa yleensä työskentelet, saatat tietysti huomata, että vain muutama näistä sovellusluokista on hyödyllinen toimistollesi.
Ei se mitään! Valitse ne, jotka voivat tehdä tiimisi työstä tehokkaampaa ja tuloksellisempaa, ja nauti täsmälleen tarpeisiisi räätälöidyn projektinhallintapaketin eduista.
Riippumatta siitä, millaisia projekteja tiimisi toteuttaa, tarvitset työkaluja tarvittavien valmistelujen tekemiseen ennen kuin projekti edes käynnistyy.
Projektisuunnittelutyökalu auttaa sinua organisoimaan projektin vaatimukset, määrittelemään hankkeen laajuusja suunnitella työaikataulu. Monien PM-sovellusten avulla voit visualisoida projektisi suunnitelman esimerkiksi Gantt-kaavion muodossa.
Sovellukset, jotka haluat ehkä tarkistaa: siirry blogikirjoitukseen, jossa me arvioitu projektisuunnittelutyökalut
Markkinointiresurssien hallinta on oma luokkansa ohjelmistojen joukossa markkinoinnin projektinhallinta. Tarvitsetko resurssisuunnittelijaa, kun sinulla on jo käytössäsi projektisuunnittelutyökalu? Kyllä tarvitset! Projektin laajuuden ja aikataulun suunnittelu on yksi asia, mutta sinun on myös suunniteltava tiimisi jäsenten työ...resurssien tehokas kohdentaminen on ratkaisevan tärkeää projektinhallinnassa.
Sovellukset, jotka saatat haluta tarkistaa: Teamdeck - oma resurssisuunnitteluratkaisumme luoville tiimeille.
[/vc_column_text]
Kanssa resurssikalenteri kuten Teamdeckissä, voit suunnitella työntekijöillesi tasapainoisen työmäärän.
Mitä työkaluja saatat tarvita projektin käynnistämisen jälkeen? Pohjimmiltaan sinun pitäisi etsiä sovelluksia, jotka auttavat sinua hoitamaan projektiryhmän päivittäisiä toimintoja ja viemään projektia eteenpäin.
Tehtävien hallinta
Se on työkalu, jonka avulla tiimisi voi hallita tehtäviään (esim. Kanban-taulun avulla). Se on elintärkeä projektinhallintasovellus, sillä voit helposti seurata projektin edistymistä ja havaita mahdolliset pullonkaulat.
Sovellukset, jotka saatat haluta tarkistaa: Molemmat ovat paljon muutakin kuin pelkkiä tehtävienhallintaohjelmia, mutta niissä on ominaisuuksia, joiden avulla tiimit voivat päivittää tehtäviensä tilaa.
Asanan avulla voit visualisoida projektisi aikataulun ja saada kokonaiskuvan siitä, mitä tiimisi tarvitsee tehdä.
Tämä sovellus on erityisen hyödyllinen, jos toimistosi laskuttaa asiakkaita projektiin käytettyjen työtuntien perusteella. Ajanseurantalaitteet auttavat sinua laskemaan, kuinka paljon laskutettavaa ja laskuttamatonta aikaa työntekijäsi kirjaavat.
Sovellukset, jotka saatat haluta tarkistaa: Teamdeck, Toggl
Lomien hallinnointi
Tiimisi poissaolojen ja käytettävyyden seuraaminen on paljon helpompaa, kun käytössäsi on oma lomien hallintasovellus. Voit hallita tiimisi lomarahoja paremmin ja säästää paljon aikaa digitaalisten vapaapyyntöjen avulla.
Sovellukset, jotka saatat haluta tarkistaa: Teamdeck, Sage HR
Sisäinen viestintä parantaa tiimin yhteistyötä
Työskentelivätpä tiimisi sitten etänä tai toimistossa, he tarvitsevat työkalun, jonka avulla he voivat kommunikoida tehokkaasti. Yritykset käyttävät usein sekä chat-pohjaisia että videoviestintäsovelluksia.
Sovellukset, jotka saatat haluta tarkistaa: Slack, Google Meet
Ota yhteyttä asiakkaaseen
Sinun ja projektipäällikköjesi on saatava yhteys asiakkaaseen. Jotkin markkinointiprojektien hallintaohjelmistot tarjoavat ominaisuuksia, joiden avulla voit käydä ja tallentaa asiakaskeskusteluja sovelluksen sisällä.
Sovellukset, jotka saatat haluta tarkistaa: Basecamp, Slack
Basecampin avulla voit päättää, mitkä viestit asiakkaasi näkevät ja mitkä näkyvät vain projektiryhmälle.
Tiedostonhallinta / Tiedoston jakaminen
Sopimuksesta ja työselostus luoviin aineistoihin, tiimisi tarvitsee järjestelmän projektitiedostojen järjestämiseen ja jakamiseen.
Sovellukset, jotka saatat haluta tarkistaa: Dropbox, Google Drive
Tämä luokka on omistettu työkaluille, joita tiimisi jäsenet käyttävät työskennelläkseen tehokkaasti koko projektin elinkaaren ajan. Seuraavat työkalut eivät ehkä ole päällimmäisenä mielessäsi, kun ajattelet "projektinhallintapinoa", mutta ne auttavat projektiryhmääsi hallitsemaan tehtäviään ja toimittamaan projektit onnistuneesti.
Aivoriihi luovaa työtä varten
Projektin ideointivaiheessa ja myöhemmissä vaiheissa tiimisi arvostaa työkalua, jonka avulla he voivat jakaa ideoitaan saumattomasti etäryhmän jäsenten, asiakkaiden tai muiden yhteistyökumppaneiden kanssa.
Sovellukset, jotka saatat haluta tarkistaa: Miro, Conceptboard
Miro toimii tiimisi virtuaalisena valkotauluna, jotta tiimisi voi tehdä yhteistyötä helposti etänä.
Luova tiimiyhteistyö
On paljon sovelluksia, joiden avulla tiimisi voi työskennellä luovien resurssien parissa tuottavammin: ne yksinkertaistavat palauteprosessia, kehittäjien vaihtoa ja nopeaa prototyyppien kehittämistä.
Sovellukset, jotka saatat haluta tarkistaa: InVision, Figma
Koodinhallinta
Tämäntyyppiset sovellukset ovat hyödyllisiä digitaalisille toimistoille, joilla on omat IT-tiiminsä. Kuvittele, että insinöörisi työskentelevät omien koodikappaleidensa parissa, mutta heidän kaikkien on tehtävä yhteistyötä luodakseen virheettömän sovelluksen asiakkaalle. Koodinhallintatyökalujen avulla ohjelmoijat voivat tarkastella toistensa koodia ja suunnitella sujuvat käyttöönotot.
Sovellukset, jotka saatat haluta tarkistaa: Bitbucket, GitHub
On todennäköistä, että luettuasi edellisiä osioita teit muistiinpanoja, kuten "tarvitsen tämäntyyppisen työkalun ja myös tuon tyyppisen". Se on hienoa, mutta sinun on ymmärrettävä, että tehokkaan toimiston työkalupakin on sisällettävä sovelluksia, jotka toimivat loistavasti yhdessä. On ratkaisevan tärkeää miettiä, miten voit yhdistää tiimisi jäsenten käyttämät työkalut.
Voit esimerkiksi integroida tehtävienhallintasi tiimisi viestintäsovellukseen ja saada ilmoituksia äskettäin suoritetuista tehtävistä suoraan esimerkiksi valitsemallesi Slack-kanavalle. Toinen idea olisi vetää automaattisesti projektinimet PM-pääsovelluksesta ja käyttää niitä resurssisuunnittelijassa tai ajanseurantatyökalussa.
Sovellusten yhdistämiseen on pari vaihtoehtoa:
Valitse Teamdeck.io. - the resurssien ja hankkeiden hallinta Hill-Knowltonin, Wunderman Thompsonin ja Circus Maximuksen valitsemat ohjelmistot.
Tehokas resurssisuunnittelu on ratkaisevan tärkeä tavoite kaikenkokoisille yrityksille riippumatta siitä, toimivatko ne verkossa vai perinteisillä toimialoilla. Koska resurssisuunnittelua vaativia yrityksiä on niin monenlaisia, on haastavaa antaa kaikille sopivaa suositusta....
Joukkueet ympäri maailmaa kohtaavat samanlaisia haasteita suunnitellessaan joukkueensa aikataulua. Projektisuunnitelman laatiminen on jo itsessään vaikeaa, ja sen ajan tasalla pitäminen ja muutoksiin reagoiminen on vielä...
Ohjelmistotalona olemme testanneet monia, ehkä parhaita ajanhallintasovelluksia. IT- ja ohjelmistobisneksessä - jolla on pääasiassa yritysasiakkaita Yhdysvalloista ja Yhdistyneestä kuningaskunnasta - olemme tottuneet työskentelemään täysin...