Toimiston omistajana tai luovan tiimin johtajana olet todennäköisesti jo kuullut, että ajanseuranta lisää toimiston tuottavuutta ja antaa yrityksellesi merkittävän sysäyksen. Jotkin tiimit suhtautuvat kuitenkin varauksellisesti ajanseurantaan, koska se voi tuntua tungettelevalta. Loppujen lopuksi kuitenkin, jos valitset paras työntekijän ajanseuranta ohjelmisto tiimisi tarpeisiin ja edistää ajanseurannan kulttuuria, se on erittäin hyödyllinen työkalu. Tässä blogikirjoituksessa käymme läpi erilaisia etuja, joita virastosi voi huomata, kun aloitat ajanseurannan.
Jos pyydät työntekijöitäsi seuraamaan aikaansa, saat erinomaisen kuvan siitä, miten luovat tiimit käyttävät aikaansa. Tiedät, kuka on ylityöllistetty ja kenellä on liian vähän tehtäviä. Tiedät myös, mitkä asiakkaiden projektit ovat vaarassa viivästyä tai ylittää budjetin. Näiden tietojen avulla voit:
Jos et käytä työaikakirjanpitoa laskuttaessasi asiakkaitasi, on todennäköistä, että laskutat heitä liian vähän. Monet työntekijät unohtavat kirjata, että he käyttivät ylimääräisen tunnin tai kaksi tietyn projektin parissa. Valitettavasti nämä laskuttamatta jääneet tunnit kasaantuvat, jos tarkastellaan kuukausi- tai vuositasolla. Toimistona sinulla ei ole varaa vastaaviin rahavirtoihin. Tarkkojen työaikataulujen avulla näet, mitä kaikki ovat tehneet. Yksikään asiakastyö ei jää huomaamatta.
[/vc_column_text]
Toimistoelämä voi olla hektistä, eikä useimmille työntekijöille ole vierasta tehdä ylimääräisiä työtunteja. Silti virastojen ei pitäisi jättää huomiotta työntekijöidensä työtaakkaa, sillä ylikuormituksen seuraukset voivat olla hyvin vakavia. Samaan aikaan työntekijät, joilla ei yksinkertaisesti ole tarpeeksi erityisiä tehtäviä täyttääkseen päivänsä, voivat olla ovat myös tyytymättömiä. Ryhmänjohtajana sinun tulisi pyrkiä ylläpitämään tasapainoista resurssien käyttö. Työaikataulujen ansiosta voit helposti havaita, kenellä on liikaa töitä ja kuka on vajaakäytössä.
Monet toimistot laskuttavat asiakkaitaan aika- ja materiaalimallin mukaan. Jos näin on, sinulla ei ole mitään tekosyytä olla seuraamatta tiimisi jäsenten aikaa. Kun sinulla on tarkat työaikakirjanpitolomakkeet, on hyvin helppoa laatia lasku niiden perusteella. Talousosastosi arvostaa varmasti sitä, että sinulla on käytössään kattavat tiedot projektityöstä.
Resurssien ennustaminen tarkoittaa sen ennustamista, kuinka paljon resursseja tarvitset ja milloin. Tiimisi työaikakirjanpidosta kerätyt historiatiedot auttavat sinua tässä valtavasti. Katso, kuinka paljon aikaa tiimisi on käyttänyt eri kuukausina tai viikkoina, ja huomaat todennäköisesti kuvioita (esim. enemmän tunteja on kirjattu talvilomakampanjoiden parissa työskenneltäessä). Sen sijaan, että kiirehdit tänä vuonna palkkaamaan uusia työntekijöitä tai palkkaamaan kalliimpia freelancereita, osaat varmistaa enemmän henkilöstöresursseja etukäteen.
Toimistot työskentelevät usein alihankkijoiden tai freelancereiden kanssa. Pyydä heitä seuraamaan aikaa yhdessä tiimisi kanssa, niin näet, kuinka paljon aikaa he käyttävät projektiisi ja kuinka paljon sinun pitäisi maksaa heille. Jos käytät Teamdeck, voit myös pyytää näitä ihmisiä kirjaamaan päivittäisen saatavuutensa. Tiedät tarkalleen, kuinka paljon aikaa he voivat käyttää projektiin ja milloin.
Arviot ovat toki harvoin *todella* tarkkoja, mutta ajanseuranta auttaa sinua parantamaan toimistosi arviointiprosessia. Analysoi ensin aiempia projektejasi tarkastelemalla arvioita ja toteutuneita lukuja (suunnitellut tunnit ja seurattu aika). Yritä tunnistaa kaavat: voi esimerkiksi käydä ilmi, että tiimisi aliarvioi usein projektin suunnitteluvaiheen. Kun sinulla on tämä näkemys, voit laatia seuraavat arviot varmemmin.
Edellisissä kohdissa mainitsimme mallit, jotka näkyvät usein työaikatauluissa. Kun tarkastelet tiimisi työaikamerkintöjä, voit myös havaita joitakin parannuskohteita tiimisi tuottavuuden suhteen. Saatat esimerkiksi yllättyä siitä, kuinka monta tuntia työntekijäsi viettävät istumassa kokoukset. Saat todennäköisesti heti ideoita yrityksesi sisäisten prosessien optimoimiseksi tai projektinhallintatekniikoiden hiomiseksi. Vielä hyödyllisempää on, kun tiimisi seuraa aikaa ja merkitsee sekä laskuttamattomat että laskutettavat tunnit. Näin näet yhdellä silmäyksellä, mitkä toiminnot maksavat sinulle eniten.
Laskutettavista työtunneista puheen ollen, ne ovat erittäin tärkeitä myös silloin, kun on kyse projektisi kannattavuuden arvioinnista. Saattaa olla, että tiimisi työskentelee kovasti jonkin projektin parissa, onnistuu toimittamaan sen ajallaan, mutta silti toimistosi ei juuri tuota voittoa. Jos näin on, sinun pitäisi ehdottomasti etsiä mahdollisuuksia hinnoittelun optimointiin tai sopimusehtojen neuvottelemiseen. Jos esimerkiksi käsittelet asiakkaan pyytämien muutosten toteuttamista laskuttamattomana aikana, mutta se kuitenkin muodostaa suurimman osan tiimisi työaikatauluista, ehkä sinun pitäisi sittenkin veloittaa siitä. Ajanseurannan avulla voit selittää ja perustella nämä päätökset asiakkaillesi.
Haluat, että virastosi tiimi on tyytyväinen ja sitoutunut työhönsä. Se on sanomattakin selvää. Kun seuraat heidän aikaansa, voit olla varma, että heidän työmääränsä pysyy kurissa. Onko joku alkanut hiljattain kirjaamaan vakavasti ylityöt? Näet tämän työaikataulusta ja voit reagoida tai parantaa nykyistä toimintaa. ylitöiden hallinta. Tiimisi arvostaa työskentelyä yrityksessä, jossa heidän panoksensa huomataan. He huomaavat todennäköisesti myös, että ajanseurannalla on myönteinen vaikutus heidän henkilökohtaiseen tuottavuuteensa.
Markkinoilla on monia projektinhallintatyökaluja (myös luovalle alalle tarkoitettuja) tai - tarkemmin sanottuna - ajanseurantasovelluksia. Kokonaisvaltaisesta alustasta tiettyihin tehtäviin ja vastuualueisiin keskittyviin työkaluihin. Jokaisella on hieman erilaiset ominaisuudet ja käyttötapaukset, ja toisinaan kaikki tarvittavat ominaisuudet ovat samassa, kohtuullisessa hinnassa.
Eräässä viimeaikaisessa artikkelissamme listasimme vinkkejä siitä, miten miten valita työntekijän ajanseurantaohjelmisto. Lyhyesti sanottuna sinun on selvitettävä, mitä haluat saavuttaa seurantasovelluksella ja miten tiimisi käyttää sitä. Valitse sitten työkalu, joka sopii parhaiten tarpeisiisi.
Osoitteessa Teamdeck, kätevä työajanseuranta on osa täydellistä resurssienhallintaohjelmistoa, joka voi auttaa sinua myös resurssien aikataulutuksessa tai lomien hallinnassa. Jos haluat tutustua sovellukseemme lähemmin, saat 30 päivän ilmaisen kokeilujakson tai varaa aika konsultaatioon Anielan kanssa, asiakassuhdeasiantuntijamme.
Tehokas resurssisuunnittelu on ratkaisevan tärkeä tavoite kaikenkokoisille yrityksille riippumatta siitä, toimivatko ne verkossa vai perinteisillä toimialoilla. Koska resurssisuunnittelua vaativia yrityksiä on niin monenlaisia, on haastavaa antaa kaikille sopivaa suositusta....
Joukkueet ympäri maailmaa kohtaavat samanlaisia haasteita suunnitellessaan joukkueensa aikataulua. Projektisuunnitelman laatiminen on jo itsessään vaikeaa, ja sen ajan tasalla pitäminen ja muutoksiin reagoiminen on vielä...
Ohjelmistotalona olemme testanneet monia, ehkä parhaita ajanhallintasovelluksia. IT- ja ohjelmistobisneksessä - jolla on pääasiassa yritysasiakkaita Yhdysvalloista ja Yhdistyneestä kuningaskunnasta - olemme tottuneet työskentelemään täysin...