Projektien kannattavuuden seuraaminen on välttämätöntä toimistoille, ohjelmistoyrityksille ja kaikenlaisille konsulttiyrityksille. Kun työskentelet useiden asiakkaiden kanssa useiden projektien toteuttamiseksi, sinun on yksinkertaisesti varmistettava, että työsi tuottaa voittoa. Lisäksi projektien kannattavuuden analysointi auttaa sinua parantamaan hinnoittelustrategiaasi ja tulevia kassavirtojasi. Saattaa esimerkiksi käydä ilmi, että veloitat liian vähän tai käytät liikaa laskuttamattomia tunteja.
Mitä opit tästä artikkelista:
Kannattavuutta kannattaa seurata myös projektin edetessä, ei vasta sen päätyttyä. Miksi? Koska mitä nopeammin havaitset parannusalueita, esimerkiksi sen, että työntekijäsi käyttävät paljon laskuttamatonta aikaa asiakastapaamisiin, sitä nopeammin voit puuttua näihin ongelmiin.
Tarvitsetko erikoistuneita kirjanpitotyökaluja projektisi voittojen seuraamiseen? Ei välttämättä. Tässä blogikirjoituksessa näytämme, miten resurssien aikataulutus- ja työntekijän ajanseuranta ohjelmisto, Teamdeck, voi olla kätevä väline, jolla voi seurata hankkeen kustannuksia ja voittoja.
Ennen kuin aloitat hankkeen kannattavuusraportin laatimisen, sinun on tehtävä seuraavat asiat rekisteröityä Teamdeckiin (voit kokeilla sitä ilmaiseksi 7 päivän ajan, luottokorttia ei tarvita). Olet hyvässä seurassa: yli 3500 asiakasta interaktiivisista toimistoista, ohjelmistoyrityksistä ja startup-yrityksistä. käyttää Teamdeckiä suunnittelemaan ja johtamaan tiimiensä työtä päivittäin.
Nyt siirrytään hankkeen kannattavuusraporttiin. Käsittelemme kahta tyypillistä projektibudjettityyppiä: kiinteähintaista sekä aika- ja materiaalibudjettia. 
Kun käytät kiinteää budjettia, sinun tarvitsee vain seurata projektin kustannuksia ja vähentää ne kokonaishinnasta. Kulujen, kuten ohjelmistolisenssien tai matkakulujen, seuranta on yleensä suhteellisen helppoa, koska kirjanpito-osasto valvoo niitä. Suurin osa projektin kustannuksista muodostuu kuitenkin tiimisi työvoimasta. Miten näitä kustannuksia voi seurata?
Helpoin tapa tehdä se on ottaa aikaseuranta käyttöön yrityksessäsi. Se on monia edutYksi niistä on se, että seuraat projektin kuluja tarkasti. Jotta työaikakirjanpitosi olisi luotettava, tiimisi pitäisi tietenkin seurata aikaansa säännöllisesti, mieluiten reaaliajassa. Teamdeckin kaltaiset vankat ajanseurantatyökalut tarjoavat käteviä tiimin aikaseurantalaitteet web- ja mobiili laitteet.
Kun tiimisi seuraavat eri projekteihin käyttämäänsä aikaa, voit helposti luoda hankkeen kustannusraportti Teamdeckissä:
1. Siirry ylävalikkopalkin raportointisarjaan ja napsauta "luo uusi" plus-kuvaketta. Valitse "create custom" (luo mukautettu) -vaihtoehto, koska haluamme luoda raportin tyhjästä ilman mallia.
2. Lisää uusi taulukko. Oletusarvoisesti siinä näkyvät kaikki yrityksesi projektit sekä työaikatauluja, varauksia ja lomia koskevat tiedot. Jos haluat seurata tiimisi työvoimakustannuksia, tarvitset vain työaikatauluja, joten voit poistaa muut sarakkeet. Taulukkosi pitäisi näyttää tältä (vain, että projektisi on lueteltu vasemmassa sarakkeessa):
[/vc_column_text]
3. Koska haluat seurata vain yhden hankkeen kustannuksia, voit suodattaa muut pois. Napsauta "Suodattimet" ja lisää uusi suodatin, jonka on tarkoitus suodattaa tiedot projektien nimien mukaan. Kirjoita sen projektin nimi, jota haluat analysoida, ja napsauta "apply".
4. Seuraavaksi lasketaan kustannukset, jotka aiheutuvat kustakin hankkeessa työskentelevästä työntekijästä. Näet heidän työaikataulunsa, kun napsautat taulukossa olevaa pientä nuolta projektin nimen vieressä:
5. Oletamme, että jokaisella heistä on erilainen tuntihinta. Lisätään uusi sarake, johon voimme syöttää kyseisen arvon. Siirry kohtaan metriikka -> Lisää mukautettu -> Lisää mukautetut arvot -sarake. Kirjoita sitten uuden sarakkeen nimi (vaikkapa: "Sisäinen tuntihinta") ja valitse valuuttatietotyyppi. Näet, että taulukkoon ilmestyy uusi sarake, jossa on tyhjiä soluja.
6. Mukautetut arvot -sarake toimii kuten taulukkolaskentaohjelman sarake. Voit napsauttaa solua ja lisätä siihen numeron manuaalisesti. Täytetään tämä sarake tiimisi hinnoilla. Voit jättää ensimmäisen rivin tyhjäksi, koska meillä ei ole vakiotuntihintaa koko tiimille.
7. Lisätään nyt sarake, joka laskee kunkin projektin parissa työskentelevän työntekijän aiheuttamat kustannukset. Lisää uusi sarake, mutta tällä kertaa valitset "Mukautetut arvot -sarakkeen" sijasta "Lisää mukautettu laskentakenttä", koska meidän on tehtävä tässä hieman matematiikkaa.
Anna sarakkeelle nimi (esim. "Kustannukset"), valitse valuuttatietotyyppi ja syötä kaava:
(Työaikataulut: Aika / 60) * Mukautetut arvot: Sisäinen tuntihinta
Kun alat kirjoittaa sarakkeiden nimiä, Teamdeck ehdottaa oikeaa kenttää kaavaan. Muista jakaa työaikataulut 60:llä, jos haluat käyttää tunteja - aika tallennetaan järjestelmässämme minuutteina.
Siinä on uusi sarake, jossa on kullekin työntekijälle määritetyt kustannukset.
8. Viimeiseksi haluamme laskea yhteen kaikki yksittäisten kustannusten arvot rivillä "Yhteensä". Napsauta sitä ja kirjoita seuraava kaava:
= sum(nested(Group: People, Custom formulas: Costs))
Kun kirjoitat arvoja, Teamdeck ehdottaa sopivia sarakkeiden nimiä.
Juuri noin! Sinulla on tarkka projektikustannusraportti, jota voit verrata kiinteään budjettiisi ja nähdä projektin kannattavuuden.
Voisitko luoda tällaisen taulukon Excel-taulukkoon? Kyllä, mutta se vaatisi säännöllisiä päivityksiä, koska ihmiset seuraavat jatkuvasti aikaansa. Teamdeckin avulla saat aina tarkat työaikataulutiedot, joten voit seurata kustannuksia lähes reaaliaikaisesti. Se on vain paljon kätevämpää ja nopeampaa kuin taulukkolaskentaan perustuvan raportin ylläpitäminen.
Kun laskutat asiakkaitasi aika- ja materiaalimallin mukaan, seuraat todennäköisesti jo tiimisi aikaa. Tarkat työaikatiedot ovat olennaisen tärkeitä, jotta voit laskuttaa asiakkaita tarkasti.
Teamdeckin avulla tiimisi jäsenet voivat helposti seurata omaa aikaansa, ja sinä voit seurata projektin tuottoa erittäin tarkasti. Heti kun joku kirjaa uuden aikamerkinnän työaikatauluunsa, projektin kannattavuusraportissasi on ajantasaiset tiedot.
Projektin voitot laskevan raportin luominen edellyttää, että toistat tämän blogikirjoituksen ensimmäisessä osassa kuvatun kiinteähintaisen raportin vaiheet 1-6. Tämä raportti sisältää myös kiinteähintaisen raportin.
Tässä vaiheessa sinulla on jo taulukko, jossa näkyvät tiimisi työaikataulut ja heidän sisäiset tuntihintansa (eli raha, jonka maksat heille jokaisesta työtunnista). Nyt on aika lisätä sarake heidän ulkoisia tuntihintojaan varten (eli rahaa, jonka veloitat asiakkaaltasi tietyn työntekijän työtunnista). Voit tehdä sen lisäämällä uuden mukautettujen arvojen sarakkeen ja kirjoittamalla arvot soluihin.
Yrityksesi voitto on ulkoisen ja sisäisen kurssin erotus. Luodaan sarake, joka laskee voiton, ja kerrotaan se työntekijöidesi tähän projektiin tekemillä työtunneilla. Lisää uusi "mukautettu laskentakenttä". Anna sille nimi (esim. "Voitot"), valitse valuuttatyyppi ja syötä seuraava kaava:
(Mukautetut arvot: ulkoinen tuntipalkka - Mukautetut arvot: sisäinen tuntipalkka) * (Työaikataulut:Time/60)
Viimeisenä tehtävänä on laskea yhteen työntekijän voitot rivillä yhteensä. Klikkaa sitä ja syötä:
Loppupöytäsi pitäisi näyttää tältä:
Tietenkin voit muokata edelleen suodattamalla tietoja tai lisäämällä uusia sarakkeita. Teamdeckin raportit ovat erittäin tehokkaita, joten sinun pitäisi pystyä räätälöimään ne organisaatiosi tarpeisiin.
Haluaisitko keskustella Teamdeckin lisäämisestä yrityksesi projektinhallintaan? Aikatauluta puhelu Anielan kanssa, asiakassuhdeasiantuntijamme. Hän esittelee sovelluksen ja auttaa sinua sen käyttöönotossa tiimillesi.
Tehokas resurssisuunnittelu on ratkaisevan tärkeä tavoite kaikenkokoisille yrityksille riippumatta siitä, toimivatko ne verkossa vai perinteisillä toimialoilla. Koska resurssisuunnittelua vaativia yrityksiä on niin monenlaisia, on haastavaa antaa kaikille sopivaa suositusta....
Yritykset panostavat yleensä paljon resurssien jakamiseen. Kaikki halutaan pitää kiireisinä ja samalla varmistaa, että heidän tehtävänsä ovat yritykselle arvokkaita (mikä usein tarkoittaa laskutettavaa). Tilanne muuttuu todella hankalaksi, kun tiimisi...
Joukkueet ympäri maailmaa kohtaavat samanlaisia haasteita suunnitellessaan joukkueensa aikataulua. Projektisuunnitelman laatiminen on jo itsessään vaikeaa, ja sen ajan tasalla pitäminen ja muutoksiin reagoiminen on vielä...