Yksi vaikeimmista tehtävistä yritysten omistajille ja resurssien hallinnoijille on työvuorosuunnittelu. Voi olla melko haastavaa ja aikaa vievää suunnitella, kuka työskentelee milloin ja millä työvuorolla henkilökohtaisten mieltymysten ja saatavuuden perusteella. Tämä pätee erityisesti, jos sinulla on valtava tiimi ja useita työntekijöitä, joilla on omat erilaiset aikataulutarpeensa.
Mitä saat kiitos tämän artikkelin:
Kuten termi antaa ymmärtää, tiimi tai työntekijä tai projektin aikataulutusohjelmisto on työkalu, jolla yritykset voivat tehostaa työntekijöidensä aikatauluttamista. Ajan myötä niistä on tullut yksi markkinoiden suosituimmista yritystyökaluista.
Niiden määrä on kasvanut räjähdysmäisesti viime vuosina, kun yritykset ovat yhä useammin havainneet, että työntekijöiden aikatauluttamiseen tarvitaan tehokkaampi tapa. Se yksinkertaistaa prosessia ja antaa sinun hoitaa kaikki aikataulutustarpeet yhdessä paikassa.
Hyödyt digitaalinen muutos ovat kiistattomia, mutta monet organisaatiot eivät ole vielä täysin siirtyneet levykkeettömään työvoimaan. Kenttähuolto- tai tukitehtävissä työskenteleville työntekijöille, jotka tarvitsevat älykkäitä aikataulutustyökaluja, joissa on viestintä- ja muistiinpano-ominaisuuksia sekä pääsy organisaation tietopankkeihin keskeyttämättä heidän työpäiväänsä.
On useita syitä siihen, miksi tiimien aikataulutusohjelmistot ovat yhä suositumpia nykyaikaisissa yrityksissä:
1. Useimmilla tiimien aikataulusovelluksilla voit luoda ja jakaa aikatauluja muutamalla napsautuksella. Niiden avulla voit myös seurata työntekijöiden saatavuutta, lähettää automaattiset jatkotoimetja paljon muuta.
2. Se auttaa parantamaan näkyvyyttä henkilöstöä koskevissa asioissa. Työntekijät kokevat aikatauluprosessin turhauttavaksi muun muassa sen, miten paljon se voi muuttua viikosta toiseen tai miten työvuorojen muutokset voivat tapahtua viime hetkellä, joskus ilman ennakkoilmoitusta. Ohjelmistot helpottavat tätä harmia tekemällä selväksi, mitä on tapahtumassa, ketkä ovat aikataulussa ja mitä muutoksia voi tapahtua.
3. Useimmat nykyaikaiset tiimien aikataulutusohjelmistot helpottavat sekä työntekijöiden että työnantajien hallinnointia aikatauluristiriidat ja työntekijöiden työvuorot. Esimiehet näkevät esimerkiksi usein, milloin tiimin jäsenet pyytävät vapaata, ja voivat hyväksyä tai hylätä nämä pyynnöt sen mukaisesti. Tämä auttaa varmistamaan, että kaikki ovat samalla sivulla aikataulujen suunnittelussa, mikä voi minimoida konfliktit ja turhautumisen.
4. Perinteiset menetelmät, kuten Excel, ovat tunnetusti tehottomia. Aikataulujen suunnittelu ja jakelu voi olla painajainen Excelin avulla.
5. Ryhmäsuunnitteluohjelmistoista on tulossa yhä edullisempia. Markkinoiden kasvaessa myös kaikenkokoisten yritysten vaihtoehdot kasvavat. Nykyään on olemassa tiimiaikataulusovelluksia, jotka palvelevat kaikenmuotoisia ja -kokoisia yrityksiä, ja niissä on erilaisia hinnoitteluvaihtoehtoja, jotka sopivat mihin tahansa budjettiin.
6. Ryhmäaikatauluohjelmisto voi ilmoittaa työntekijöille automaattisesti, kun heidän työvuoronsa on käynnissä tai kun siihen on tehty muutos. Näin varmistetaan, että työntekijät ovat aina tietoisia aikatauluistaan ja voivat suunnitella sen mukaisesti.
7. Sillä on myös tärkeä rooli projektinhallinnassa. Se auttaa tiimin jäseniä pysymään järjestyksessä ja aikataulussa tarjoamalla visuaalisen tiimitaulun, joka näyttää kaikkien työmäärän (lue aiheesta työmäärän hallinta). Näin on helppo nähdä, kuka on käytettävissä ja kuka ei, jotta voit optimoida tiimisi käytön (lue lisää aiheesta resurssien käyttö).
8. Tiimin aikataulutusohjelmisto auttaa kartoittamaan tiimisi taidot ja tunnistamaan alueet, joilla tiimisi taitoja on kehitettävä. Käyttämällä tiimin aikataulutusohjelmistoa voit sanoa hyvästit arvailulle ja ylikuormitetuille konsulteille.
Tyypilliset tiimien aikataulutusohjelmistot tarjoavat myös monia lisäominaisuuksia, jotka auttavat sinua seuraavissa asioissa tiiminhallinta. Se voi olla mitä tahansa multimediaesitykset uusien työntekijöiden perehdyttämisestä suorituskykymittareihin, joilla parhaat työntekijät palkitaan kuukauden lopussa.
Kaiken kaikkiaan tiimien aikataulutusohjelmistoilla on tärkeä rooli sen varmistamisessa, että yritykset toimivat sujuvasti ja tehokkaasti. Aikatauluprosessin näkyvyyden ja viestinnän parantaminen vähentää turhautumista ja lisää tuottavuutta. Nyt kun olemme ymmärtäneet tiimiaikatauluohjelmistojen merkityksen, mitä eri vaihtoehtoja markkinoilla on tarjolla?
Seuraavassa on 5 parasta joukkueen aikataulutusohjelmistoa, joita kannattaa etsiä vuonna 2022. Se auttaa sinua säästämään aikaa vertailemalla parhaita aikataulutusohjelmistoja, jotta voit valita yrityksesi tarpeisiin parhaiten sopivan.
Homebase on kattava ratkaisu pienyritysten omistajille. Siihen on julkaistu lukuisia päivityksiä sen jälkeen, kun se perustettiin vuonna 2020. Sen ilmainen suunnitelma tarjoaa kaiken, mitä tarvitset vuorojen suunnittelun aloittamiseen, kun taas maksulliset suunnitelmat ovat edullisia, mutta täynnä ominaisuuksia. Kun sen mobiilisovellukseen on lisätty turvallisuusselvitykset, Homebase on parhaan yleisen aikataulutusohjelmiston listamme kärjessä.
Joitakin ilmaispaketin ominaisuuksia ovat:
Paycor on vanhin ja luotetuin henkilöstöhallinnon alusta. Se tarjoaa kattavat aikataulutustyökalut yhdistettynä palkanlaskentaominaisuuksiin, mikä tekee siitä yhden parhaista valinnoista tiiminhallintaohjelmistoksi, olitpa sitten pienyritys tai minkä tahansa kokoinen organisaatio!
Muutamia sen tarjoamia ominaisuuksia ovat:
Shiftboardin tiimiaikatauluohjelmisto voi auttaa sinua ratkaisemaan useita liiketoiminnan haasteita, kuten parantamaan työntekijöiden sitoutumista, vähentämään työvoimakustannuksia ja varmistamaan vaatimustenmukaisuuden. Tämä ohjelmisto sopii parhaiten aloille, kuten öljy- ja kaasuteollisuuteen, valmistusteollisuuteen ja terveydenhuoltoon, koska niiden aikataulut ovat ympärivuorokautisia.
Shiftboard voi myös auttaa sinua luomaan, julkaisemaan ja hallinnoimaan työntekijöiden viikoittaisia työaikatauluja, jotka perustuvat saatavuuteen ja työvuoroasetuksiin. Tämän lisäksi Shiftboard tarjoaa pyynnöstä räätälöityjä hintoja!
Sen perustamisesta lähtien vuonna 2014, 7-vuorot on ollut tunnettu nimi alalla, erityisesti ravintola-alalla. Se on sopivin ohjelmisto ravintoloille, jotka tarvitsevat mobiileja aikataulutustyökaluja, koska se on raahaa ja pudota aikataulunrakentaja ja mobiiliominaisuuksiensa ansiosta.
7shifts tarjoaa neljä suunnitelmaa, mukaan lukien ilmainen ohjelma. Kaikki versiot sisältävät vankat aikataulutusominaisuudet, kuten:
QuickBooks Time on pilvipohjainen SaaS ajanseurantasovellus, joka korvaa erinomaisesti paperisen tai minkä tahansa muun seurantakirjan muodon. Se on täysin sähköinen aikatietojärjestelmä, joka auttaa työntekijöitä kellottamaan työtilansa milloin tahansa, missä tahansa ja millä tahansa laitteella. Se auttaa myös yksinkertaistamaan palkanlaskentaa ja laskutusta, seuraamaan GPS-pisteitä ja synkronoimaan kaikki tiedot niin, että geofencing-tiedoista saadaan reaaliaikainen näkymä.
QuickBooksissa on useita ominaisuuksia, joiden avulla yritykset voivat seurata, missä niiden työntekijät tällä hetkellä työskentelevät ja mitä he parhaillaan tekevät. Aikataulutusosion avulla käyttäjät voivat määrittää tehtäviä, vetää ja pudottaa työvuoroja ja lähettää tarvittavat hälytykset esimiehille, jos työntekijät eivät ole vielä kellottaneet.
Nykymaailmassa tiimien aikataulutusohjelmisto on tunnin tarve. Se ei ainoastaan auta organisaatioita hallinnoimaan resurssejaan paremmin, vaan myös parantaa työntekijöiden tuottavuutta.
Joukkueen aikataulutusohjelmiston valitseminen on tärkeää, mutta niin on myös oikean ohjelmiston valitseminen yrityksellesi. Ei ole olemassa yhtä ainoaa sopivaa mallia. Oikea sopivuus perustuu organisaatiosi tarpeisiin ja vaatimuksiin.
Ohjelmistotalona olemme testanneet monia, ehkä parhaita ajanhallintasovelluksia. IT- ja ohjelmistobisneksessä - jolla on pääasiassa yritysasiakkaita Yhdysvalloista ja Yhdistyneestä kuningaskunnasta - olemme tottuneet työskentelemään täysin...