Pidätkö itseäsi kiireisenä johtajana?
Jos on, mikä kuvaus sopii sinuun paremmin?
Toivottavasti huomaat, että näillä kahdella tavalla selittää termi "kiireinen" on hyvin erilaisia merkityksiä. On todennäköistä, että esimiehenä olet usein kiireinen siinä mielessä, että sinulla on tekemistä. Sinulla on tavoitteita ja prioriteetteja, ja tiimisi kysyy sinulta neuvoa. Aina kiireisenä oleminen on kuitenkin asia, jonka voit ehdottomasti välttää menestyksekkäällä ajanhallintastrategiat.
Tässä blogikirjoituksessa jaamme ajanhallintavinkkejämme. Joitakin niistä on suhteellisen helppo soveltaa, ja toiset vaativat sinua arvioimaan työtapojasi vakavasti uudelleen. Olemme kuitenkin vakuuttuneita siitä, että tehokas ajankäytön hallinta on vaivan arvoista.
Suosittelemme, että aloitat ajanhallintataitojesi parantamisen analysoimalla työtapojasi. Miksi olet kiireinen? Ehkä vietät joka päivä tunteja istuen kokouksissa? Tai vaihdat usein asiayhteyttä yrittäessäsi tarttua uusiin tehtäviin ja haasteisiin heti, kun ne saapuvat? Yritä arvioida työskentelytapojasi ja havaitse mahdolliset parannuskohteet.
Miten tällainen analyysi tehdään? Jos yrityksesi käyttää työntekijän ajanseuranta ohjelmisto, voit ehkä luottaa historiatietoihin. Muussa tapauksessa varaa pari päivää aikaa siihen, että kirjaat ylös, mitä teet ja kuinka paljon aikaa siihen kuluu. Voit myös yrittää poimia punaisia lippuja: stressiä, negatiivista palautetta tiimiltäsi, sitä, ettet pysty toimittamaan tärkeitä tehtäviä ajoissa. Yritämme edelleen vakuuttaa sinut siitä, että sinun on omaksuttava kunnollinen ajanseuranta (ks. vinkki #7), mutta nopeat muistiinpanot voivat olla hyvä alku ymmärtää, miksi olet niin kiireinen.
Voisitko heti alkuun luetella tärkeimmät tavoitteet, jotka haluat saavuttaa tällä viikolla/kuukaudella/vuosineljänneksellä? Osaatko sanoa, mihin yleistavoitteeseen nykyinen tehtäväsi vaikuttaa? Ollaksesi tuottava johtaja sinulla pitäisi olla selkeät tavoitteet, jotka ovat linjassa yrityksen ja tiimin tavoitteiden kanssa. Jos käytät pari päivää tavoitteiden suunnitteluun tiimillesi ja itsellesi, voit säästää paljon aikaa pitkällä aikavälillä. On helpompi pysyä keskittyneenä ja motivoituneena, kun tiedät, että työskentelet kohti tiettyä, mitattavissa olevaa tavoitetta. Tämän lisäksi voit onnistuneesti välttää ajanhukkaa - toimintaa, joka saattaa vaikuttaa kiireelliseltä, mutta jolla ei todellisuudessa ole juurikaan tekemistä tiimisi menestyksen kanssa.
Nyt kun olet määritellyt tavoitteet, sinun pitäisi hahmotella ja asettaa tärkeysjärjestykseen tehtävät, joiden avulla pääset tavoitteisiin. Johtajana työskentelet todennäköisesti vain joidenkin tehtävien parissa, joten yritä varmistaa, että valitset ne, jotka todella vaativat asiantuntemustasi. Jos haluat lukea lisää priorisointitekniikoista, tutustu oppaaseemme osoitteessa projektin tehtävien priorisointi.
Kun nyt puhumme prioriteeteista ja ajankäytön hallinnasta, on ehdottoman tärkeää muistaa, että sinun on pidettävä kiinni prioriteeteistasi. Vaikka kuulostaakin ehkä typerältä: älä tee töitä vain siksi, että ne ovat jännittäviä!
Kuvitellaanpa skenaario: kuvittele, että olet luovan toimiston ylempi johtaja. Olet aloittanut UX-suunnittelijan ura, ja arvostat edelleen virtauksen tunnetta, kun työskentelet rautalankamallien parissa. Nykyinen työsi edellyttää, että tarkastelet kaikkia toimistosi tekemiä luovia ehdotuksia ja työskentelet UX-asiantuntijoiden ja kuvittajien tiimin kanssa. Uskot, että he ovat hyviä työssään, mutta haluat silti aina silloin tällöin hypätä mukaan ja ottaa haltuun joitain suunnitelmia. Tällainen käyttäytyminen on merkki mikromanageroinnista, mutta se voi myös olla kauhea tuottavuutesi kannalta.
Emme yritä sanoa, että sinun pitäisi omistaa päiväsi arkipäiväisille tehtäville - ihanteellista on, että olet innostunut myös ensisijaisista johtotehtävistäsi. Tärkeintä on pysyä kärryillä ja päästä askeleen lähemmäs tavoitteidesi saavuttamista. Jos kuitenkin tunnet turhautumista nykyisiin tehtäviisi ja haluaisit mieluummin tutkia eri urapolku muissa teknologioissa, se saattaa olla merkki siitä, että sinun on syytä tarkastella tätä tarvetta lähemmin.
Uudet sähköpostit ilmestyvät postilaatikkoosi, Slack-ilmoitukset, työntekijät tulevat toimistoosi ja kysyvät "voinko puhua hetken?". - Useimmat johtajat voivat varmasti luetella monia mahdollisia keskeytyksiä, joita heidän työpäivänsä aikana tapahtuu. Esimiehenä et luultavasti pysty välttämään kaikkia häiriötekijöitä, mutta voit hallita niitä tehokkaammin. Aseta sääntöjä sekä itsellesi että tiimillesi. Voit esimerkiksi päättää, että tarkistat sähköpostisi vain kahdesti päivässä ja käsittelet kaikki kiireelliset sähköpostiviestit välittömästi sen sijaan, että "tähdität" ne ja jätät ne myöhemmäksi. Toinen ajatus olisi varata kalenteriin "älä keskeytä" -jakso. Se voi tehdä ihmeitä tuottavuudellesi, kunhan käytät sen keskittyneeseen työhön.
Jotkut ihmiset tekevät parhaan työnsä kuunnellessaan musiikkia äänieristetyillä kuulokkeilla. Toiset arvostavat pieniä rituaaleja keskittyneen työskentelyn alussa - esimerkiksi vihreän teen keittämistä. Voitko tunnistaa asioita ja olosuhteita, jotka tukevat keskittymistäsi? Sen tietäminen, mikä saa sinut flow-tilaan, auttaa valtavasti ajanhallinnassa, kunhan noudatat myös seuraavaa vinkkiä.
Kun ymmärrät, mikä tukee tuottavuuttasi, hyödynnä sitä. Jos olet tuottavin ennen keskipäivää, määritä syvälliseen työskentelyyn varattu aikablokki. Jos sinulla on vaikeuksia luovien tehtävien kanssa työpäiväsi jälkipuoliskolla, sijoita ne varhaisiin tunteihin. Tuottavuusmallien tunteminen ja niiden hyödyntäminen on erinomaisen ajankäytön hallinnan perusta.
Olemme puhuneet paljon työtapojesi ja tuottavuusmallien analysoinnista. Tiedätkö, mikä auttaa sinua huomaamaan ne? Ajanseuranta. Emme toki puhu työaikakirjanpidosta, jonka allekirjoitat viikon tai kuukauden lopussa vain noudattaaksesi organisaatiosi ohjeita. Ne ovat usein hyödyttömiä minkään mittaamiseen. Mutta jos täytät työaikataulusi reaaliaikaisesti käyttämällä vankkaa ajanseurantasovellus, voit oppia paljon näistä tiedoista. Näet, miten käytät aikaasi työssä: kuinka paljon aikaa kuluu nykyisiin tehtäviin, tiiminhallintaan tai mahdollisiin häiriötekijöihin. Kun sinulla on tämä tieto käsissäsi, voit tehdä optimointeja: omaksua tehokas kokoushallinto, kokeile erilaisia ajanhallintatekniikatja siirrä asioita kalenterissasi.
Lisäetu: jos käytät työajanseurantaa koko tiimin tasolla, saat myös enemmän tietoa työntekijöidesi tuottavuudesta ja voit seurata heidän projektiensa edistymistä. Lue lisää työaikataulujen hallinta.
Kun etsit optimointia aikatauluusi, sinun ei pidä unohtaa tiimiäsi. Tarvitset luonnollisesti edelleen aikaa keskustella heidän kanssaan, antaa heille palautetta ja auttaa heitä kasvamaan ammatillisesti. On hyvä ajatus varata aikaa kahdenkeskisille tapaamisille etukäteen, jotta et unohda niitä tai ajoita niitä epäoptimaaliseen aikaan. Yhteydenpito ja viestintä tiimisi kanssa on tärkeää monista syistä, mutta yksi niistä liittyy suoraan ajankäyttöön. Kun tiedät enemmän tiimikaverisi vahvuuksista ja heikkouksista, tiedät paremmin, kenelle sinun pitäisi delegoida tietty tehtävä.
Mitä kalenterillesi tapahtuu, kun sinulla on "tyhjä" päivä? Todennäköisesti ihmiset alkavat suunnitella kokouksia, aivoriihiä, työhaastatteluja mahdollisten työntekijöiden kanssa jne. Toki joskus sinun on yksinkertaisesti pakko osallistua kokoukseen, mutta voit tehdä sen omilla ehdoillasi. Käytä verkkokalenteriasi blokkaamaan aikaa, jonka jo tiedät omistavasi tietylle toiminnalle, esimerkiksi keskittyneille työistunnoillesi. Se ei tarkoita, että sinun pitäisi blokata koko päiväsi vain siksi, ettet halua häiritä kokouksia tai muita pyyntöjä. Kuten sanoimme, et pysty välttämään niitä lopullisesti. Se, mitä voit ehdottomasti tehdä, on se, että laitat tärkeimmät aktiviteettisi kalenteriin ja jätät jonkin verran aikaa muiden varattavaksi.
Tavoitteet hahmoteltu? Tehtävät priorisoitu? Hienoa! Nyt on aika varmistaa, että sinulla ja tiimikavereillasi on tarpeeksi töitä päivän aikana. Optimaalisen resurssien käyttö on ratkaisevan tärkeää: et halua ylikuormittaa työntekijöitäsi (tai itseäsi), mutta sinun on myös vältettävä vajaakäyttöä.
Miten se vaikuttaa ajanhallintaasi? Esimiehenä sinun pitäisi olla valmis delegoimaan joitakin tehtäviä tiimitovereillesi. Kun et ole varma heidän työmäärästään, voit tahattomasti asettaa lisäpaineita sellaiselle, jolla on jo ennestään paljon tekemistä.
Nyt saatat miettiä: miten minun pitäisi seurata työvoimani työmäärää ja käyttöä? Kyse ei ole siitä, että katsot työntekijöitäsi syvälle silmiin etsien merkkejä väsymyksestä. A resurssisuunnittelija kuten Teamdeck antaa sinulle vankan tavan seurata ihmisten aikatauluja ja optimoida niitä tuottavuuden parantamiseksi. Pystyt myös seuraamaan omaa aikatauluasi, ja kun huomaat, että aikataulu alkaa käydä tiukaksi, voit delegoida tehtäviä tiimillesi etukäteen.
Teamdeckin kaltaiset resurssisuunnittelutyökalut antavat sinulle hyvän näkyvyyden tiimisi työmäärään, työaikatauluihin ja lomiin. Kuulostaa hyvältä ratkaisulta tiimillesi? Lähetä meille viesti ja varaa aika tuote-esittelyyn Joannan kanssa.
Ylityöllistäminen on kamalaa hyvinvoinnillesi, ja se voi vaikuttaa myös yksityiselämääsi. Kiireiset johtajat ovat myös huonompia työssään: tiimien johtamisessa. Tutkimus ("Tutkimus: When Managers Are Overworked, They Treat Employees Less Fairly", 2018) osoittaa, että "pomot, joilla oli raskaampi (vs. kevyempi) työmäärä, asettivat tekniset ydintehtävät etusijalle työntekijöiden oikeudenmukaisen kohtelun edelle, minkä seurauksena työntekijät ilmoittivat harvemmin toimivansa oikeudenmukaisesti".
Et varmasti halua olla sellainen johtaja. Käytä ajanhallintavinkkien luetteloa ja valitse pari kohtaa, jotka puhuttelevat sinua eniten. Työskentele sitten niiden toteuttamiseksi seuraavien parin viikon aikana. Huomaat todennäköisesti pian todellisen eron. Onnea matkaan!
Yksi yritysten omistajien ja resurssien hallinnoijien vaikeimmista tehtävistä on työvuorosuunnittelu. Voi olla melko haastavaa ja aikaa vievää suunnitella, kenen pitäisi työskennellä milloin ja millä työvuoroilla, perustuen heidän henkilökohtaisiin mieltymyksiinsä ja...
Ohjelmistotalona olemme testanneet monia, ehkä parhaita ajanhallintasovelluksia. IT- ja ohjelmistobisneksessä - jolla on pääasiassa yritysasiakkaita Yhdysvalloista ja Yhdistyneestä kuningaskunnasta - olemme tottuneet työskentelemään täysin...